Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital4Productivity und dieses Mal wieder einmal der Betrachtung von iPads. Allerdings immer mit der Frage, weshalb denn iPads produktiver oder leider auch oft unproduktiver ein Unternehmen machen. Denn das ist meine Erfahrung, leider. Und wenn ich gucke, ich hatte ja vor kurzem einen Beitrag zum Thema, weshalb Microsoft 365 die Organisationen meist unproduktiver macht, und ein weiteres parade Beispiel dafür ist oft wirklich falsch eingeführte iPads.
Warum werden iPads unproduktiv im Unternehmen eingesetzt?
Ja, was ist so aus meiner Beobachtung das, was ich immer wieder wahrnehme? Ich nehme doch immer wieder wahr, dass iPads meistens so aus dem Spieltrieb der Führungskräfte heraus eingeführt werden. Und Spieltrieb, verstehen Sie mich nicht falsch, ist durchaus nicht verkehrt im Umgang mit IT. Allerdings bitte immer nur in der Kommunikation und Kombination mit der Frage, wie kann IT dabei helfen, strategische Ziele im Unternehmen umzusetzen. IT sollte aus meiner Sicht vor allen Dingen dabei helfen, produktiver zu machen und/oder die Kunden mehr zu begeistern und damit die bestehenden Geschäftsmodelle zu optimieren und neue Geschäftsmodelle zu schaffen. Was ich aber eben doch häufig eben erlebe, ist, dass einfach iPads beschafft werden, ohne sich vorher zu überlegen, welche Abläufe damit abgebildet oder optimiert werden sollen. Zum zweiten beobachte ich oft, dass iPads nicht zentral einheitlich vorkonfiguriert und mit einheitlichen Apps für produktives Arbeiten bestückt werden. Es wäre ungefähr so, wie wenn Sie jetzt am ersten Arbeitstag einer Mitarbeiterin, einem Mitarbeiter einen leeren PC hinstellen würden und sagen hier, die E-Mails hast du drauf in dein Kalender, aber auf Daten zugreifen, das ist ja viel zu gefährlich, das haben wir mal abgeschafft. Sie können sich aber Apps aus dem Internet runterladen, wie sie lustig sind und viel Spaß dabei. Ich glaube, niemand würde auf die Idee kommen, PC-Zoos einzuführen. Wenn Sie mal überlegen, wie iPads in den meisten Firmen eingeführt werden, genau so, nämlich, dass die einfach ausgegeben werden. Jeder hat den offenen AppStore und kann sich installieren, was er mag. Dann beschäftigen sich die Mitarbeitenden eher damit, welche neuen coolen Apps es damit gibt. Und sie haben irgendwann Wildwuchs, der weder für Produktivität noch für IT-Sicherheit entsprechend führt. Im Regelfall ist es sogar so, dass sie dann auch noch ihren Support Aufwand boosten, weil Sie dann nicht nur zu einer PDF-App, sondern zu fünf PDF-Apps Support Anfragen bekommen. Und die Anwendenden natürlich erwarten, weil es ein Firmen-iPad ist, dass sie dafür auch Support erhalten. Das macht dann aus meiner Sicht leider keinen Sinn.
Was ich auch erlebe, dass eben aus falsch verstandem Sicherheitsbewusstsein die iPads leider keinen Zugriff auf die Dateien der PCs der Anwendeden haben. Also das heißt, hier muss dann einfach durch E-Mail oder sonstige kreative oder weniger kreative Lösungen Datenaustausch geschaffen werden. Und gerade mit dem Thema Microsoft 365 ist das doch viel einfacher möglich. Im schlimmsten Fall habe ich auch schon erlebt, da werden dann Sachen an private E-Mailadressen gemailt. Da wird dann eine private Dropbox genutzt und dann sind Sie außerhalb der Kontrolle der dienstlichen IT. Das nennt man dann Schatten-IT.
Ja, daran anknüpfend werden iPads oft zugenagelt, wie ich das immer so schön sage und sind darüber kaum produktiv nutzbar. Da werden dann beispielsweise eben die E-Mails kontenerisiert aus dem richtigen Ziel ja, dass man sagt, man möchte die Daten, die dienstlichen Daten schützen. Und früher ging das auch nur über Container-Lösungen. Mittlerweile können Sie das auch wunderbar mit den nativen E-Mail-Applikationen machen. Und wenn Sie beispielsweise mal eben etwas scannen wollen und rausschicken wollen, dann ist eben der native E-Mail-Client besser geeignet. Und jetzt sagen viele, ja, aber Outlook ist leistungsfähiger. Ja, es gibt auch Dinge, Gerade wenn Sie Teams beispielsweise nutzen, dann können Sie im Outlook sofort, wenn Sie eine Anlage haben, sagen, ich füge was aus den Teams hinzu und können dann sogar einen Link statt einer Teilanlage schicken. Meine Empfehlung ist, beides zu deployen über ein Mobile-Device-Management-System. Und dann haben Sie nämlich Best of both Worlds, und private E-Mails, die können Sie beispielsweise über Spark Containerisieren. Da haben Sie dann nämlich sogar die Möglichkeit, dass Sie die Mitarbeitenden dazu eben auch ermutigen können, Ihre E-Mails in Spark zu machen. Da können die Mitarbeitenden sogar die Spark E-Mail-Applikationen kennwortschützen, so dass die IT auch nicht auf die privaten E-Mail zugreifen kann.
Also ich bin ein großer Freund und meistens habe ich die gleichen Ziele wie die IT. Es gibt nur oft etwas smartere Wege und das ist gar keine Frage von Nicht-Willen der IT, sondern früher ging das einfach nicht und man kann auch nicht bei allen Systemen immer up-to-speed sein. Deswegen ergänze ich einfach dort punktuell das Know-how der internen IT-Abteilung gerne.
Ja, dann last-but-not-least werden die Anwender häufig nicht ausreichend im Umgang mit den Systemen geschult. Natürlich sage ich immer, sind viele Dinge auf dem iPad selbsterklärend. Aber ehrlich gesagt, wie Sie beispielsweise mehrere Fotos in eine PDF umwandeln können und die dann noch mal komprimieren können, bevor Sie sie entweder auf ein gemeinsames Netzaufwerk hochladen oder per E-Mail mit unter 5 MB Größe verschicken. Das sind so Dinge, die weiß dann doch nicht jeder. Und das sind so kleine Produktivitätshacks, die meistens aber deutlich die Produktivität steigern.
Wie setzen einige Unternehmen die iPads produktiver ein?
- iPads strategisch einsetzen bis hin zu iPad-only
Ja, was sind eben Unternehmen, die iPads produktiv einsetzen? Worauf achten die vor allen Dingen? Die achten vor allen Dingen auf den klaren strategischen Einsatz bis hin zu iPad-only. Macht natürlich nicht in der Steuerberatung beispielsweise Sinn, da ersetzt das iPad nicht das iPad, aber den PC, aber CocaCola beispielsweise, Transgourmet, die ehemalige Rewe Food Service, die haben eben im Außendienst komplett gesagt, wir stellen von Notebooks auf iPads. Ich habe andere Organisationen begleitet, die sagen, beim Kunden arbeiten wir im Regelfall mit iPads und im Homeoffice kann man gegebenenfalls noch mal mit PCs arbeiten. Also im Küchen-Außendienst, wenn es darum geht Planungen zu machen, da sind sicherlich noch Lösungen auf dem PC geeigneter. Wenn es dann aber darum geht, im Küchen-Studio einfach nur diese Planung noch mal auf den großen Bildschirm zu schmeißen, das geht sogar besser mit dem iPad.
- Der Einsatz von Mobile-Device-Management
Ja, zweiter Punkt neben dem klaren strategischen Einsatz das Thema einheitliches Mobile-Device-Management. MDM ist mittlerweile sogar als Modul von Microsoft 365 zu buchbar. Der Name davon ist Intune. Das ist nicht ganz unkomplex. Und wenn Sie, ich sage mal, bis zu 10 iPads ist der Aufwand des Managements meistens größer als der Nutzen, den Sie durchs zentrale Management haben. Eine Alternative, die Sie sich mal angucken können, ist JAMF. Jamf ist mittlerweile von Apple gekauft. Eine sehr kompakte Lösung, um iPad und iPhones zu managen. Die kommen so ursprünglich aus dem Apple-Bereich, kann man mit JAMF wunderbar klein starten und das ist sehr unkomplex und man kann wunderbar damit schön ein gutes, einfaches Mobile-Device-Management-System aufsetzen.
In größeren Organisationen sollten sich auf alle Fälle, gerade wenn sie Microsoft 365 einführen, mit dem Thema Intune beschäftigen. Denn das ist sehr gut integriert und hier können Sie auch Inhaltsbezogene Policies noch mal machen. Gerade wenn es das Thema Schutz von Daten anbelangt, haben Sie da noch mal wirklich mehr Möglichkeiten.
Ja, dann sollten eben alle Outlook-, alle OneNote-, also Notizdaten, alle Office-Dateien, alle Dokumente über Microsoft 365 oder alternative Cloud Lösungen bei Bedarf ergänzt durch hochsichere Bord-Lösungen eben synchronisiert werden. Das heißt, hier wichtig ist, dass einfach gerade bei Microsoft 365 haben Sie mittlerweile die Möglichkeit, auch über deutsche Rechenzentrums-Bereiche Daten immer zu synchronisieren. Und das Schöne ist, dass die Microsoft-Lösungen-Hersteller übergreifend sowohl in der Android-Welt als auch in der Apple-Welt als auch in der Windows-Welt wunderbar funktionieren. Das heißt, also wenn Sie sich heute für eine Windows-Umgebung entscheiden und ein Apple-Tablet, können Sie auch morgens mit einem Mac- und einem Android-Gerät arbeiten. Wunderbar, gar kein Thema. Also man sollte immer darauf achten, dass man möglichst keine Einbahnstraßen wählt, sondern idealerweise plattformübergreifende Lösungen.
- Die Nutzung von nativen Apps
Ja, dann die Nutzung der Apple nativen Apps nach Möglichkeiten und dass man eher, wenn man kontentorisiert, private Funktionsbereiche mit privaten Container-Apps wie beispielsweise Spark eben nutzt. Das empfehle ich dann entsprechend eher. Sie können sehr schön über Policy steuern. Es sind immer zwei Dinge wichtig, dass Sie sagen, es dürfen keine Daten aus dem Dienstlichen in den privaten Bereich übergeben werden. Damit schützen Sie sich vor Datenabfluss und auch nicht vom Privaten in den Dienstlichen. Da schützen Sie sich vor allen Dingen vor Schadsoftware, vor Viren, vor Phishing-Attacken auf Ihr Unternehmen.
- Professionelle Schulungen von Anwendern
Ja, und dann last-but-not-least die professionelle Schulung von Anwendern. Ich höre oft ja, Schulung ist teuer. Meine Erfahrung ist nicht schulen ist deutlich teurer durch die mangelnde Produktivität und Doppelarbeit, die Sie dann in Unternehmen haben.
Ja, gerade, und da schließen sich die Kreise auch immer wieder, wenn Sie eben Microsoft 365 haben, dann können eben iPads die Produktivität sogar signifikant steigern. Allerdings sollte man es einfach immer richtig machen. Also ich gebe Ihnen mal so das krasse Beispiel für schlechte Digitalisierung, ist,1868 wurde die das Tastatur-Layout der Schreibmaschinen mal erfunden von einem Herrn Scholz. Und dieser Herr hatte ein Ziel, nämlich dass die Buchstaben, die in der englischen Sprache häufig direkt nacheinander vorkommen, dass die möglichst weit auseinander auf der Tastatur sind, damit sich diese Schlaghebel der Schreibmaschine nicht verhaken, wenn man die unmittelbar nebeneinander liegend schnell eben macht. Das heißt, die Idee war, die Dinge, die Sie eben möglichst eng zusammen brauchen, möglichst weit aufeinander auf der Tastatur zu machen, aus dem Grund der mechanischen Verhakerier dieser Schreibmaschinen-Anschlagshebel. So, jetzt zum einen ist die Frage okay, englische Zeichen, deutsche Zeichen ist so die Frage schon mal, macht es überhaupt Sinn, eine englische Tastatur so zu übernehmen? Das ist schon mal das erste Fragezeichen. Das zweite Fragezeichen ist, Sie haben heute nicht mehr das Problem dieser Hebel. Das heißt, idealerweise sollten doch die Buchstaben, die möglichst zusammen sind, auch möglichst eng zusammen sein. Was machen wir, unreflektiert haben wir einfach nur eins zu eins diese Tastatur übernommen, obwohl sie gar keinen Sinn machen. So wie der liebe Josef Pölt in dem Interview von letzter Woche gesagt hat, wir versuchen immer alten Wein in neue Schläuche zu packen. Also nutzen Sie bitte immer die Chance, auch wenn Sie iPads einführen, wenn Sie Microsoft 365 einführen, sich bitte nicht zu nähern von der Frage, was kann denn diese App oder was kann denn dieses System? Was kann denn entsprechend diese Softwarelösung von Microsoft, dieses Microsoft 365 Modul, sondern stellen sich immer die Frage, wie können wir denn Abläufe möglichst optimieren?
Klassisches Beispiel für mich immer dieses Thema regelmäßige Besprechungen. Hier ist der erste Impuls immer so was halt in OneNote zu machen und zu sagen Ja, jetzt können wir statt der manuellen Notizen, machen wir das halt in digital. Für mich ein sehr schlechtes Beispiel. Da bin ich immer eher ein großer Freund davon, Planner-Boards zu nutzen, wo Sie dann so wie in der Produktion einfach Spalten haben, wo Sie sagen, was ist der Themenpool, was sind die Themen, die wir in diesem Meeting besprechen, was ist in Arbeit, wo wird noch auf was gewartet, was ist erledigt und was haben wir wo dokumentiert? Kann man wunderbar in einem einzigen Kanban-Board machen und damit haben Sie alles, was zu den Themen gehört, immer auf einer Karte. Ist das ungewohnt? Ja. Erfordert das eine Schulung der Mitarbeitenden? Ja, weil es ist einfach eine andere Arbeitsweise. Aber alleine schon, wenn Sie den Mitarbeitenden sagen, die meisten von ihnen haben sicherlich keine Lust auf Protokoll schreiben, hier gibt es eine deutlich einfache Methode, dann haben Sie auch eine Motivation für das Team, das zu ändern. Und ein Stück weit gehört zur Führung auch Mitarbeitende zu Erfahrungen ein Stück weit zu zwingen und auch zu sagen, jo, wir machen das jetzt einfach mal für ein, zwei Monate und gucken mal, wie sich die Ergebnisse dann dort zeigen. Und meine Erfahrung ist, wenn Sie Mitarbeitenden auch ab und zu mal mit einer gewissen Konsequenz auch dazu mal zwingen zu sagen, bestimmte Erfahrungen zu machen. Und dann werden Sie merken, ho Moment mal, da kriegen Sie das Feedback. Wissen Sie was, liebe Chefin, lieber Chef, am Anfang war ich zwar nicht so begeistert, aber ich habe es jetzt einfach mal so wie Sie gesagt mal gemacht und ich merke, das macht mir das Leben leichter. Denn das sollte die Idee von IT sein, dass IT Ihnen das Leben leichter macht. Denn darum geht es in diesem Podcast. Darum geht es mir auch in der Begleitung von Führungskräften. Denn Sie wissen ja, mein Thema ist IT-Fitness für Führungskräfte.
Fazit
In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie auch nächste Woche wieder mit dabei sind. Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Woche.
Ihr Thorsten Jekel