Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital for Productivity. Wundern Sie sich nicht über die Hintergrundgeräusche. Ich bin on the road. In In dieser Episode bekommen Sie einmal den Mitschnitt meines letzten Vortrags bei Greater. Sie wissen, ich habe ja schon mal bei Gedanken tanken, eben erst vor ein paar Jahren einen Vortrag gehalten. Witzigerweise war Das war das, deutlich vor dem KI-Hype und dort habe ich bereits über KI und darüber gesprochen, dass man voraussichtlich bald keine Programmierer mehr braucht. In diesem Talk bei Greater, dem Nachfolgebrand von Gedanken tanken, geht es vor allen Dingen das Thema, wie man Digitalisierung sinnvoll nutzt. Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei diesem Vortrag.
Technologie macht uns das Leben leichter. Ist das wirklich immer so? Ich glaube, wir sind uns auch alle einig, dass uns Technologie das Leben auch manchmal ganz schön schwer macht. Deshalb erst Hirn einschalten, dann Technik. Vor ein paar Jahren rief mich ein mittelständischer Unternehmer an und sagte: Herr Jekel, Sie müssen mir unbedingt helfen. Ich: Ja, wo kann ich Ihnen helfen? Er sagt: Meine Mitarbeiter bezeichnen mich als den digitalen Dino. Ich so: Wieso digitaler Dino? Ich Lasst mir meine E-Mails ausdrucken. Und genauso wie sie, habe ich im ersten Moment auch den Impuls verspürt, zu lachen. Da der aber am Abend davor bei einer Will auf der Kaus schaß, fand ich den schon ziemlich spannend. Also habe ich nachgefragt. Da habe ich gesagt: Wie arbeiten Sie denn? Und dann sagt er: Wissen Sie was? Ich habe seit fast 30 Jahren eine Sekretärin und wenn die morgens ins Büro kommt, dann guckt die erst mal meine E-Mails durch. Alles, was sie löschen kann, löscht sie. Alles, was sie selbst erledigen kann, erledigt sie selbst. Alles, was sie weiterleiten kann an Mitarbeiter von mir, leidet sie weiter. Und wenn ich dann so nach der Mittagspause im Suppenkoma an meinen Schreibtisch komme, dann habe ich drei Pult Ordner auf meinem Schreibtisch.
Der eine sind Unterschriften, der andere sind wichtige Informationen und der dritte, Herr Jekel, würden Sie wahrscheinlich bezeichnen als Newsletter. Und eine ergänzende Information noch mal, auch wenn ich ein paar Tage unterwegs bin: Meine Sekretärin hat die klare Anweisung, wenn dieser Ordner mit den Newslettern, mit den Informationen, voll ist, sie darf keinen zweiten dazu packen, sondern sie muss entscheiden, was sie davon wegschmeißt. Ich nehme nur einen. Ich habe mir das kurz angeguckt, habe mir überlegt und habe gesagt: Wissen Sie was? Sie sind vielleicht nicht der effizienteste Nutzer Ihres E-Mail-Systems im Hause. Der hatte gar keinen Computer. So was Neumodisches brauchte der gar nicht. Aber ich glaube, sie sind als Führungskraft sehr viel wirksamer als die vielen e-Mail-abhängigen Post-U-Shops. Und ihr sagt auch klar: Mein Thema und meine Aufgabe als Unternehmer sehe ich darin, die richtigen Leute an Bord zu und mein Unternehmen nach draußen darzustellen. Was haben wir mit dem Thema DigitalDino gemacht? Haben wir den zum Push-E-Mail-Junkie gemacht? Nein. Was haben wir gemacht? Er hat ein iPad bekommen und bei diesem iPad hat er drei Unterordner gehabt. Dreimal dürfen Sie raten, welche. Natürlich: Unterschriften, wichtige Informationen, Newslettern. Dann sagt: Oh, wie toll, da ist ja so eine rote Zahl.
Da sage ich: Entschuldigung, habe ich vergessen auszustellen. Das Erste, was ich entsprechend ausstelle. Die Sekretärin hat mich gleich gekneutscht und hat gesagt: Wie geil ist das denn? Ich muss keine E-Mails mehr ausdrucken. Dann sagte der Chef: Wissen Sie was? Meine Frau wird das lieben. Dann sage ich: Wieso wird Ihre Frau das lieben? ja, weil wenn ich von der mehrtägigen Geschäftsreise nach Hause komme, dann bin ich sonst immer noch mal ins Büro gegangen und musste meine Postname machen. Und jetzt kann ich es eben schon eher in der Launch machen oder im Flieger oder im Zug. Das ist erst Hirn einschalten, dann Technik. Und wenn wir gerade beim Thema E-Mail sind, lasst uns doch mal übersetzen, was Push-E-Mail in die analoge Welt ist. Push-e-mail in der analogen Welt heißt, Sie sitzen gerade am Schreibtisch, wollen konzentriert arbeiten und dann kommt einer vorbei und schmeißt Ihnen Post auf den Tisch. Natürlich sind sie erst mal raus. Da gucken Sie, ist was Wichtiges dabei? Sie fangen gerade wieder an zu arbeiten, kommt der nächste rein, schmeißt Ihnen Post auf den Tisch. Sie sind wieder am Arbeiten, kommt der Dritte rein, schmeißt Ihnen Post auf den Tisch. Spätestens beim dritten Mal würden Sie sich das Was machen wir in der digitalen Welt?
Wir lassen uns dauernd digital Post auf den Tisch schmeißen. Die Erfindung von Push-E-Mails ist einer der größten Produktivitätskiller in deutschen Büros. Ihr Das Hirn einschalten, dann Technik. Oder lassen Sie uns mal in die Produktion schauen. Stellen Sie sich mal vor, Sie stehen am Band und schrauben so gerade den Reifen da irgendwie fest. Dann macht es bing im Büro und Sie rennen ins Büro zurück, weil Sie da E-Mails checken müssen. Dann rennen Sie wieder zurück zum Band und natürlich ist es auch ein Stück weiter gerannt und dann musst du wieder schrauben. Dann haben wir es wieder bing, Sie rennen wieder zurück, Sie rennen wieder zum Band, Sie rennen wieder zurück. Spätestens beim dritten, vierten Mal würde Ihr Meister sagen: Weißt du was? Ich glaube, wir müssen uns mal hier über Produktivitäten Arbeitsorganisationen unterhalten. Im Büro springen wir dauernd zwischen dem Fließband und zwischen dem Büro. Wenn wir in der Produktion so arbeiten würden wie im Büro, würde, glaube ich, nie ein Auto irgendwo eine Produktionsstraße verlassen. Erst Hirn einschalten, dann Technik. Und wenn Sie heute Abend nach Hause kommen oder nach Hause gekommen sind vielleicht, dann haben Sie bestimmt so was wie einen klassischen Briefkasten aus Holz, aus Blech, aus Kunststoff in verschiedener Form.
Und wenn Sie den aufmachen, fliegen Ihnen dann 2-4-6-8 Briefe entgegen, ein Teil davon schon geöffnet, ein Teil nicht davon geöffnet. Dann gucken Sie: Ach, den habe ich schon mal. Ja, den stecke ich mal ein, da komme ich dazu. ach, den habe ich jetzt mal aufgerissen. Den lege ich jetzt wieder zurück. Und dann stopfen Sie 2.462 Briefe wieder rein. Ich glaube, wenn Sie das so machen würden, dann würde Ihr Nachbar fragen, was Sie für ein Gras geraucht haben und wo man das Zeug kriegt. Und wenn wir uns über Arbeitsorganisationen unterhalten, ist eben das erste wichtige Thema erst Hirneinschalten, dann Technik. Und wenn das Hirn eingeschaltet ist, dann erlebe ich immer wieder Situationen wie die, als ich vor zwei, drei Monaten in einer Versicherungsagentur war und hier hat der Agenturleiter jeden Freitag seine Zahlen sich angeguckt. Eigentlich eine gute Idee. Das Problem war nur, der hat drei Stunden gebraucht, alle diese Informationen zusammenzusammeln, weil jeder Vertriebsmitarbeiter immer bei jedem Auftrag eine Excel-Tabelle ausfüllen müsste. Die hat er gemeldet bekommen und dann hat er drei Stunden gebraucht, das Ganze zusammenzuführen. Hochkomplexes System und so weiter. Ich sage: Okay, die Frage ist, was ist wichtiger? sich mit dem Thema, wie ich die Zahlen zusammenkriege, beschäftigen oder Sich mit den Zahlen beschäftigen?
Was haben wir gemacht? Wir haben das Ganze in Microsoft Forms umgebaut, weil er hatte nämlich, damals hieß es noch Office 365, jetzt heißt es Microsoft 365. Und der wusste überhaupt nicht, dass es mit Microsoft Forms ein Formulartool gibt, mit dem die Mitarbeiter den gleichen Aufwand haben, die Daten einzugeben, nämlich auf dem Telefon, auf dem Tablet, auf dem Handy entsprechend einzugeben, aber er nicht den Aufwand hat, das Ganze zusammenzuführen. Und klassisches Thema: 80% der Unternehmen in Deutschland, die Microsoft 365 einsetzen, wissen überhaupt nicht, dass es so was wie Forms beispielsweise gibt. Und sie zahlen es. Und das ist genau das zweite Thema: Nicht nur erstherneinschaltende an Technik, sondern Technik einfach nutzen. Oder wissen Sie, was die häufigste Todesursache im deutschen Unternehmen ist? Zwei sind es: Dead by Meeting und Dead by E-Mail. Und die kommen meistens ziemlich gut zusammen. Und ich erlebe das immer wieder, vor kurzem erst im Rahmen einer Vorstandsrunde in In der Bank. Typisches Thema, Montagsrunde neben den ganzen politischen Themen natürlich auch viel Vorbereitung im Sinne von E-Mails vorher einsammeln, Dokumente vorher einsammeln, Agenda machen. Und ich sprach so mit der Vorstandssekretär und sagte: Sagen wir mal, wie Wie viele E-Mails haben Sie denn so, bis so eine Vorstandssitzung so steht?
Da sagt sie: Jede Woche, so 80 bis 100, ohne Probleme. Und so richtig glücklich war die nicht? Was haben wir uns angeschaut? Gibt ihr Möglichkeit, mit einem Personal-Kann-Bahn-Tool Das ist übrigens ein Tool, was aus der Produktion kommt, zu sagen: Lassen uns doch einmal für diese Runde ein digitales weißes Brett machen oder schwarzes Brett. Und hier gibt es verschiedene Spalten, zu sagen, es gibt einen Themenpool, an die man digitale Karten dranhängen kann. Es gibt Themen, aktuelles Meeting, an die man digitale Karten dran hat. Und zu jedem dieser Punkte kann jeder vorher Fragen stellen, kommentieren, Dokumente dranhängen. Und wenn dann dieses Thema geschoben wird – auf das diskutieren wir jetzt –, müssen die Teilnehmer eben nicht zwischen ihren ganzen E-Mails raussuchen, wo das entsprechend ist und wo noch mal dieses Thema war, sondern es tut so komplett hier alles zusammen. Wenn Sie Microsoft 365 haben, heißt das Tool Planner. Wenn Sie sagen: Microsoft 365 finde ich doof, will ich gar nicht haben, gibt es ein Tool, das heißt Meistertask. Und das ist ein schönes Beispiel, weil ich höre oft: Ja, Datenschutz. Und ist Ist denn datenschutzmäßig konform? Ich erlebe oft in Deutschland, dass Datenschutz, Datenschutz ist.
Und wichtig ist, sich zu fragen: Okay, welche Daten sind es denn? Wo sind denn diese Daten entsprechend? Und sind sie DSGVO-konform auch verarbeitbar? Bei MasterTask ist das beispielsweise der Fall. Erst Hirn einschalten, dann Technik. Und alle Jahre wieder gibt es natürlich auch wieder neue iPads. Und wenn es neue iPads gibt, erlebe ich immer wieder, dass jeder natürlich das neueste Modell haben muss. Wir treffen ja nur rationale Entscheidungen. Das Schöne ist aber, wenn ich dann gucke, wie viele iPad-User nutzen denn schon wirklich die Dateien-App auf dem iPad, mit dem sie schon seit über drei Jahren alle ihre Dateien auf dem iPad immer synchron mit ihrem PC dabei haben können. Automatische Datensicherung, Zugriff auf Netzlaufwerke, tut ihr komplett nicht. Wenn ich das meinen Kunden zeige, dann gucken die mich immer an wie ein Kaninchen, wenn es blitzt und sagen: Das geht? Das geht schon seit drei Jahren. Erst Hirn einschalten, dann Technik. Und natürlich muss es auch immer die neueste Smartwatch sein. Und was wird aber mit den Smartwatch Hast du das gemacht? Es wird die Zeit abgelesen. Und ehrlich gesagt, Sie haben es vielleicht schon gesehen, ich bin der Verrückte mit den zwei Uhren, weil ich die analoge Welt liebe und ich liebe die digitale Welt.
Und ganz ehrlich, die Urzeit abzulesen, das mache ich viel schneller in der analogen Welt. Es gibt viele, viele Dinge, die in der digitalen Welt viel verbessert gehen. Und nur weil es technologisch und nur weil es digital geht, muss man es doch lange nicht digital machen. Wozu ist so ein Ding gut? So ein Ding ist beispielsweise gut, damit ich gleich per Vibrationsalarm daran erinnert werde, dass meine Redezeit vorbei ist. So ein Ding ist unheimlich gut, wenn meine Frau länger schlafen kann und ich mit einem Stummvibrationsalarm aufstehen kann, ohne dass ich sie wecke. So ein Ding ist gut, meine Gewohnheiten zu tracken. So ein Ding ist gut, damit ich nicht mehr so einen komischen Brustgurt beim Laufen brauche. Wunderbar. Es gibt viele tolle Wege, wie man so was wunderbar nutzen kann. Aber auch hier wieder: Erst Hirn einschalten, dann Technik. Und verstehen Sie mich nicht falsch? Viele sagen: Ja, Moment mal. Bist du jetzt IT-Berater? Hilfst du jetzt Unternehmen, Technik einfach zu nutzen? Du sagst ja immer: Jekel und Team, immer eine clevere IT voraus. Und jetzt sagst du immer eine clevere IT zurück? Nein. Erst Hirneinschalten, dann Technik. Technik einfach nutzen und dann durchaus auch neue Dinge ausprobieren.
Selbstverständlich. Wir waren beispielsweise, ich glaube, die ersten in Deutschland, die ein Alexa zu Hause hatten. Und konnte man mit dem Ding am Anfang was anfangen? So richtig nicht. Über Siri und Homepots unterhalten wir uns mal gar nicht. Böse Zungen sagen ja, Alexa ist wie Siri nur mit Abitur. Nur wenn ich gucke, wie häufig ich schon zu Hause unser Alexa angefläht habe, doch endlich das Licht anzumachen, oder ich versucht habe, nur einen Musiktitel abzurufen und es kam natürlich immer was anderes. Funktioniert das alles immer schon? Nein. Aber hilft es mir, eine Idee davon zu bekommen, was denn technologisch möglich ist und wie ich es als Unternehmen einsetzen kann? Ja. Und es gibt, wie bei vielen modernen Technologien, immer Dinge, die besonders gut funktionieren. Also was beispielsweise super funktioniert. Als ich gestern gepackt habe hier für Köln, habe ich Alexa gefragt: Wie wird das Wetter morgen in Köln? Während ich gepackt habe. Das heißt, ich musste gar nicht groß suchen und ich wusste, ob ich einen Regenschirm einpacken muss oder nicht. Ich kann Alexa sogar fragen: Brauche ich morgen einen Regenschirm? Wunderbar. Es gibt Dinge, die nicht so gut funktionieren. Also mir ist es beispielsweise nicht gelungen, meinen Toner nachzubestellen über Amazon.
Das versuchen die mir zwar immer wieder zu verkaufen, aber manchmal sitzt das Problem vielleicht auch hinter dem Bildschirm. Was ich aber immer wieder sehe, Dinge, die früher überhaupt nicht funktioniert haben, die funktionieren auf einmal. Und Sie erinnern sich, ich habe gerade vorhin auch gesagt, Alexa ist wie Siri mit Abitur. Und wenn ich gucke, mit jedem Update werden diese Systeme immer intelligenter. Wir haben vorhin über die Apple Watch gesprochen. Ich kann auch mit der Apple Watch mittlerweile reden. Und dann macht das Sinn. Wie neulich, als wir im Lokal saßen und jemand fragte eben zu sagen: Mensch, wie ist denn morgen das Wetter in Köln? Dann habe ich einfach nur kurz auf die Krone draufgetippt und habe es entsprechend gefragt. Macht es Sinn, jedem technologischen Trend nachzurennen? Nein. Aber das Geniale ist, wir unterhalten uns über Zukunftsszenarien, über Augmented Reality, über Dinge, die überlagert werden, über Virtual Reality, Dinge, die wir nur in der virtuellen Welt sehen. Gibt es alles schon. Schauen Sie sich den aktuellen IKEA-Katalog an. Da können Sie mit Ihrem Smartphone das IKEA-Sofa wunderbar schon in Ihr Wohnzimmer packen. Sie können, wenn Sie Lust haben und zu COVID-19-Zeiten ja heute etwas schwierig, auf den Rummel zu gehen, Achterbahn zu fahren, können Sie per Virtual Reality machen.
Alles wunderbar. Und aktuell gibt es viele Unternehmen, die virtuelle Messen machen, die Chatpots nutzen. Und dann macht es auch Sinn, sich wirklich mit dem Thema Technologie zu beschäftigen. Aber immer mit der Frage zu sagen: Wozu kann denn diese Technologie dienen? Immer zu sagen: Was bringt mir das? Wenn Sie beispielsweise den ehemaligen Chef von Coca-Cola, Ulrich Nehmer, anschauen, der hat es sich mal Er hat die Frage gestellt: Okay, wir haben hier einen Kühlschrank, den wir zum Kunden rausstellen und wir brauchen von dem Moment, wo der Kunde sagt: Ich möchte einen Coca-Cola-Kühlschrank, bis zu dem Moment, wo der Ware hat, vier Wochen. Was hat er gemacht? Er hat sich vor die Mannschaft gestellt und hat gesagt: Was müssen wir tun, einen Kühlschrank nicht innerhalb von vier Wochen, sondern innerhalb von 24 Stunden zum Kunden zu bringen? Und er hat gesagt: Lass uns darüber diskutieren, welche Technologie wir dafür brauchen, welche organisatorischen Möglichkeiten wir brauchen, welche Ressourcen wir dafür brauchen, aber ich bin nicht bereit, über das Ziel zu diskutieren. Und auch hier wurde beispielsweise Augmented Reality genutzt. Er ist Hirn einschalten, dann Technik. Und zum Schluss habe ich noch drei Fragen für Sie: Was werden Sie digital nicht mehr tun?
Was werden Sie digital besser tun? Und was werden Sie digital neu tun? Ganz im Sinne von “Erst Hirneinschalten, dann Technik.
Ihr Thorsten Jekel.