Einführung
Herzlich willkommen zu Digital for Productivity, dem Podcast für produktive Digitalisierung. Von und mit Thorsten Jekel. Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital for Productivity. Letzte Woche gab es den ersten Teil des Interviews mit Peter Blum aus dem Performance Manager Podcast. Sollten Sie diesen Teil noch nicht gehört haben, am besten die vorherige Episode noch mal hören. Und jetzt geht es in den zweiten und letzten Teil dieses Interviews über mein aktuelles Buch, Digitale Tools effektiv einsetzen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß und gute Ideen beim Hören.
Thorsten Jekel
Manchmal können Lösungen ganz einfach aussehen. Du hast es gesagt, vom Know-how ins Do-how zu kommen und das durch ein einfaches Sternchen. Das ist Pragmatismus und so sind deine Tipps auch manchmal gestrickt, weil du möchtest, dass wir vorankommen und nicht uns in irgendwelchen philosophischen Diskussionen verrennen. Ein weiteres großes Thema sind Notizen und da sieht man natürlich heute ganz, ganz viele Unterschiede. Es gibt Menschen, die nutzen digitale Notizen mit digitalen Tools, aber man sieht dann auch immer wieder Papier. Man sieht sogar so Papierklatten teilweise bei Menschen auf Schreibtischen, die entsprechend Seite für Seite für Seite nutzen und dann stolz darauf sind, in Anführungsstrichen, wenn mal wieder so eine glatte Notizglatte voll ist, die nächste zu starten. Vielleicht kannst du ein bisschen was zu diesem Thema sagen, welche Vorteile, welche Probleme stecken aber auch in digitalen Notizen gegenüber traditionellen Papiernotizen?
Peter Bluhm
Ich bin weit davon entfernt, zu sagen, es gibt keinen Use Case für eine handschriftliche Notizen. Also gerade in der Selbstreflexion beispielsweise gibt es durchaus sinnvolle Anwendungen, dass ich jeden Morgen mir beispielsweise durchaus in einem Papiernotizbuch einfach noch mal aufschreibe: Was sind so die Sachen, meine zehn Ziele, die ich mir die nächsten zwölf Monate vorgenommen habe? Was habe ich heute als Eintagesziel vor? Und am Ende des Tages zu reflektieren: Was habe ich erreicht? Wie weit bin ich in meinen Themen weitergekommen? Also dieses Thema Journaling. Und da ist der Prozess fast wichtiger als das Ergebnis. Und da kann auch das Thema mit Handschrift – und ich bin ja auch ein Freund von schönen Schreib Geräten. Also deswegen, so was kann durchaus analog sinnvoll sein. Anstehen tut man bei dem Thema in dem Moment, wo ich sage: „Hey, du hast es gerade angesprochen. Das Notizbuch ist voll. Jetzt brauche ich mein Notizbuch vom letzten Jahr. Ich habe in meinem OneNote, was ich, glaube ich, schon seit 20 Jahren nutze, habe ich Notizen, die sind teilweise schon 15 Jahre alt, von Seminaren, die ich vor 15 Jahren besucht habe, wo ich neulich erst wieder gesagt habe: „Jetzt brauche ich etwas aus diesem Seminar, habe ich in meinem OneNote, weil ich damit schon alle Seminare entsprechend immer mit dabei habe.
Peter Bluhm
Ich habe nicht oder selten die Chance, eben 15 Klatten, wenn ich jedes Jahr eine neue Klatte habe, mitzunehmen. Also das heißt, ich selbst habe sie schon nicht immer im Zugriff. Punkt Nummer zwei: Ich habe mir vielleicht was im Büro notiert, habe das Notizbuch aus dem Büro mit nach Hause genommen oder andersherum. Das heißt, ich habe nicht überall Zugriff darauf. Der nächste ist, was ist, wenn andere darauf Zugriff brauchen? Also das Sekretariat, Kolleginnen und Kollegen. Und nicht umsonst ist in Microsoft Teams bei jedem neuen Team mittlerweile eben ein OneNote-Notizbuch automatisch mit dabei. Und ein weiterer Punkt ist, ich kann eben bei OneNote, auch wenn ich eine Webseite habe, eben sagen, diese Webseite möchte ich mir abspeichern in einem Notizbuch. Jetzt sagt der eine oder die andere: Kann ich doch als Lesezeichen machen. Ja, aber ich kann es als Lesezeichen nicht im Volltext den Inhalt durchsuchen. Zum Zweiten kennt der eine oder die andere immer das Thema: Ich finde das nie wieder, was ich mal auf Google irgendwie mir als Lesezeichen gepackt habe, oder die Seite ist vielleicht gar nicht mehr da. In OneNote bleibt sie entsprechend verfügbar. Also es macht Sinn, als Informations Abspeicher für eben Seminare, für Vorträge, wo ich bin.
Peter Bluhm
Es macht Sinn, wenn ich mir Webseiten abspeichere. Es macht Sinn, wenn ich eben Notizen habe, die nicht in ein Dokument reinpassen, die unstrukturiert sind. Im privaten Bereich, wir haben einen Camper-Man, wie du weißt, Also wenn ich beispielsweise, wenn wir irgendwo einen guten Stellplatz gefunden haben, dann mache ich mir eben gleich auf dem Smartphone gleich eine Notiz mit den GPS-Koordinaten. Das geht digital deutlich einfacher und habe eben, auch wenn ich mein Gerät verliere, habe ich diese Information immer dadurch da, dass ich nur mein Microsoft 365-Konto neu anmelden muss. Das heißt, man verliert die Sachen nicht, man hat eine automatische Datensicherung, man kann auf alles zugreifen. Eine der größten Herausforderungen bei diesem Thema ist, dass viele Menschen nicht die Möglichkeit nutzen, dass sie es auf all ihren Geräten auch synchronisiert haben. Also so ein Notizsystem macht nur dann Sinn, wenn man es eben auf dem Smartphone, auf dem Tablet und auf dem PC oder Mac und im Webbrowser zur Verfügung hat. Ich werde nicht von Microsoft gesponsert, gehört, aber ich sage jetzt mal, alles außer Microsoft OneNote ist Spielkram. Also ich sage mal, das ist im privaten Bereich okay. Jetzt mögen Sie den Monopolanspruch von Microsoft mögen oder nicht, aber letztendlich, das System gibt es schon seit, glaube ich, 25 Jahren oder 30 Jahren, Das wird es auch in Zukunft noch geben.
Peter Bluhm
Sie wollen ja auch nicht ihr System dauernd ändern. Ich habe das schon über x verschiedene Hardware-Plattformen mitgenommen, meine Notizen, was eben auch wichtig ist, dieses Thema. Aber auch wieder, zurückzukommen auf das, was ich vorhin schon mal sagte: Bitte nicht eben schlechte analoge Gewohnheiten in digitaler Eins zu Eins umsetzen. Der ehemalige Chef der Telefonica wird immer gerne zitiert mit dem Spruch: „Wenn man einen beschissenen analogen Prozess digitalisiert, dann habe ich einen beschissenen digitalen Prozess. Und das ist so ein klassisches Beispiel, wenn ich eben ein Notizbuch analog habe und mir eben Besprechsnotizen und Besprechungsnotizen gemacht habe. Da war es früher schon schwierig, Aufgaben und To-Dos nachzuhalten. Das wird jetzt in OneNote nicht einfacher. Dafür nutzt man dann andere Tools. Aber Notizen sind ein wesentlicher Baustein und idealerweise eben digital. Und wenn ich dann Links habe, dann kann ich natürlich auch viel leichter als in einer Papierklatte darauf eben zugreifen. Also für mich gehören Notizen als einen Baustein auch in eine vernünftige digitale Selbst-und Teamorganisation.
Thorsten Jekel
Ich habe mitgenommen, es gibt keinen Königsweg. Auch Papier hat noch seine Berechtigung, auch vielleicht für Dinge, die man sich mal kurz notiert und dann wegschmeißt, die man überhaupt nicht archivieren möchte. Und das Thema bekommt natürlich noch eine weitere Dynamik. Wenn man nun beispielsweise in einem Team mit digitalen Notizen arbeitet – du hattest Microsoft Teams OneNote angesprochen. Ich habe beispielsweise persönlich auch die Erfahrung gemacht, wenn man in einer Teambesprechung Teams nutzt beziehungsweise OneNote nutzt und eben das, was man bespricht, auch sozusagen live mit protokolliert, dass dann natürlich auch sozusagen die Abgrenzung der Protokollierung manchmal gar nicht mehr so klar vorhanden ist und dass dann am Ende, wenn man sich hier nicht klare Regeln gibt, was man jetzt wirklich konkret festhält, vielleicht möglicherweise auch sogar im Nebel ist: Was haben wir denn eigentlich jetzt beschlossen? Weil Diskussion und Beschluss irgendwo in einer OneNote stehen. Ganz konkretes Thema. Das heißt, Regeln sind dann an der Stelle natürlich vonnöten.
Peter Bluhm
Ganz, ganz wichtig. Und das ist natürlich auch eine Unterscheidung zwischen eben ein Verlaufsprotokoll und ein Ergebnisprotokoll. Ist ein wesentlicher Unterschied. Es gibt immer noch Menschen, die schreiben Verlaufsprotokolle. Braucht man in wenigsten Bereichen, dass man sagt: „So, das „Das wurde diskutiert, das wurde diskutiert und so weiter. Das Intelligente ist, wenn man so was beispielsweise heute in Online-Meetings macht, dann macht das mittlerweile die KI. Das heißt, es gibt die Möglichkeit, dass ich eben über den Copilot in Microsoft Teams beispielsweise am Ende einer Konkurrenz sagen kann: „So, was sind die Beschlüsse, die wir hier eben definiert haben? Und was wurde auch diskutiert? Da kann ich mir sogar eine Tabelle von der KI machen lassen und kann sagen: „Was waren die Pros, die Contrast zu den bestimmten Themen? Was haben wir gemacht? Und die Ergebnisse sind heute schon so, dass ich sage … Also das ist nicht alles vom Co-Pilot, begeistert mich schon, aber die Integration in Teams ist wirklich extremst gut. Also die funktioniert hervorragend. Da kann man viel Zeit sparen und ich bin ja auch viel in dem Bereich Fox-und Raiffeisenbanken beispielsweise unterwegs, wo es ja das Thema geht, dass bestimmte Dinge im Vorstandsbereich noch dokumentiert werden müssen.
Peter Bluhm
Ja, da sagen dann auch viele: „Da brauche ich doch wieder was und deswegen habe ich ja OneNote. Stopp, in OneNote kann ich immer nur ein komplettes Notizbuch freigeben. Ich kann aber nicht eine einzelne Notiz freigeben. Deswegen ist in dem Fall dann es sinnvoller, eben ein Word-Dokument durchaus dafür anzulegen in einem klaren Format, das im Teams zu haben und dann einen Link in dem entsprechenden Planner Board. Und das kann man sogar automatisieren. Also auch noch ein Stichwort, wo ich sage, viele Menschen nutzen die Möglichkeiten nicht, die es eben beispielsweise bei Microsoft 365 gibt. Da gibt es eben mit Power automate die Möglichkeit, dass ich sage, dass ich dann eben Dinge automatisch dann auch gleich auch revisionssicher dokumentieren kann.
Thorsten Jekel
An dieser Stelle eine kurze Unterbrechung in eigener Sache. Wir bei Advisio erweitern unser Consulting-Team. Wenn Sie Business-intelligence-Tools und Projekte in der Praxis erleben möchten, dann werden Sie Teil unseres Teams und bewerben sich als Consultant, Junior Consultant oder auch für ein Praktikum. Alle Informationen finden Sie unter www. Advisio. De/karriere. Ich freue mich, auf unser Kennenlernen und weiter geht es im Podcast. Jetzt hast du Stichwort schon gegeben zu einem Thema, was ich auch mit dir besprechen wollte und dass wir ganz am Anfang ja dieses Podcast auch angekündigt haben, nämlich das Thema künstliche Intelligenz. Du hast Copilot angesprochen. Jetzt werden manche sagen: „Was für ein Copilot? Habe ich noch nie von gehört. Chatgpt ist mir bekannt. Was ist denn das jetzt schon wieder für ein Ding? Vielleicht bringst du da erst mal so ein bisschen Licht ins Dunkel.
Peter Bluhm
Ja, Microsoft etwas sehr Intelligentes gemacht. Die haben sich strategisch beteiligt an OpenAI, dem Erfinder von ChatGPT, und haben, was auch andere Firmen auch im BI-Bereich mehr und mehr machen – da bist du sicherlich sogar noch viel tiefer drin als ich –, dass viele Unternehmen sagen: „Okay, künstliche Intelligenz ist natürlich schön, wenn ich einen Browser aufmache und ich gehe in ChatGPT, aber wäre es nicht viel produktiver, wenn ich in meinen bestehenden Business-Applikationen eben künstliche Intelligenz mit integriert hätte? Und das ist genau die Idee des Co-Pilotes von Microsoft. Und hier gibt es drei Abstufungen. Das heißt, es gibt einmal die Abstufung, dass jeder von Ihnen und von euch im Browser schon gehen kann und auf die Bing-Suche gehen kann. Mittlerweile geht es sogar nicht nur im Edge-Browser, sondern auch in anderen. Und ohne dass man sich anmeldet, hat man sogar die Möglichkeit, auch mobilen Endgeräten, sogar mit ChatGPT 4, schon eben Abfragen zu stellen. Schritt Nummer zwei ist, wenn man einen Microsoft 365 Account hat, kann man sich im Browser anmelden mit dem Microsoft 365 Account und dann kickt eine Data Protection ein. Das heißt, dann werden diese Daten nicht zurückgeliefert an OpenAI. Gerade im Controlling-Bereich ist natürlich ein wichtiges Thema, zu sagen, mit welchen sensiblen Daten möchte ich denn die KI füttern?
Peter Bluhm
Das heißt, wenn ich ein Microsoft Microsoft 365 Account habe, werden die Daten nicht zurückgeführt. Und die dritte Stufe ist, dass ich eine weitere Lizenz, das ist userbezogen, dazubuchen kann. Also ich muss es nicht für die ganze Firma machen. Vielleicht weiß der eine oder andere noch diese 300er Lizenzzahl im Hinterkopf, mit der Microsoft ursprünglich rausgegangen ist. Microsoft hat gesagt, ab 300 Lizenzen könnt ihr auch den Co-Pilot noch mal in einer verbesserten Version haben, wo es integriert ist. Dieses 300 Lizenzlimit ist gefallen. Das heißt, man kann sogar sagen, wenn ich jetzt einen Controller habe in einem kleinen Unternehmen, kann ich dem einen Controller jetzt noch mal eine Copilot Lizenz für Microsoft 365 geben und dann hat man es integriert in Outlook, in Word, in Powerpoint und für die Controller und Controllerin natürlich hochinteressant, in Excel. Das heißt, dann kann ich eben sagen, ich habe eben eine Tabelle und dann kann ich eben sagen: Machen wir mal die und die Auswertungen und die Ergebnisse sind hervorragend, auch in Power BI eben mehr und mehr integriert für diejenigen, die Power BI nutzen. Also das ist die Idee von Copilot, dass ich eben die Intelligenz von ChatGPT dann nicht nur separat, sondern integriert in meine Lösung habe, mit denen ich jeden Tag arbeite.
Thorsten Jekel
Lass uns das doch mal ein bisschen konkreter noch machen. Du hast das gerade schon Und zwar, wie kann man ganz konkret eben diese Art von künstlicher Intelligenz, ChatGPT, Co-Pilot, wie kann man das nun im täglichen Business, in seinem täglichen Arbeitsleben nutzen, effizienter zu werden, produktiver zu werden, sich einfach das Leben auch zu erleichtern?
Peter Bluhm
Ja, also ich kann beispielsweise … Also KI kann vor allen Dingen zwei Sachen, die im Controlling hochrelevant sind. Sie kann auf der einen Seite eben Dinge zusammenfassen, also komprimieren, und sie kann auf der anderen Seite komponieren, also Sachen erstellen. Und deswegen, gerade im Bereich auch Controlling, hat man ja oft einen Wust, eine Vielzahl an Informationen. Oft ist auch im Bereich Finanz-und Rechnungswesencontrolling auch das Thema Revision noch mit aufgehängt. Vielleicht ist der eine oder andere CFO hier auch noch in der Verantwortung für das Thema Revision. Hier geht es ja darum, einen Wust von Daten zu analysieren. Und da kann man eben sagen: „Mensch, ich lade dort PDF-Dokumente, ich habe dort Excel-Dateien, ich habe Word-Dateien und ich kann dann in diesem Copilot, der gibt es eine eigene Registerlasche, dann auch Copilot, kann ich sagen, ich befrage praktisch meine eigenen Daten, die ich in meinem Unternehmen habe. Und das ist hochinteressant. Das heißt, hier, sei es jetzt eben Teams-Daten, Outlook-Daten, Word-Daten, Powerpoint, sei es eben ERP-Daten, die kann ich dort eben befragen. Da kann ich mir Übersichten machen, da kann ich mir Muster erkennen lassen, weil beim Thema Auswertung eben ein ganz wichtiges Thema. Punkt Nummer zwei, kennt der eine oder die andere Controllerin auch, dass man heute durch Pivot-Tabellen öfter mal löst, dass man Auswertungen baut, die man abgestimmt hat und dann kommt doch wieder der Vertrieb und sagt: „Ich brauche die Auswertung doch wieder ein bisschen anders.
Peter Bluhm
Ich brauche die noch mal, ich brauche die noch mal? Hat man früher über Pivot tabellen gelöst, dass ich sage: „So, hier hast du entsprechende Dinge, die du eben auswählen kannst, oder wenn man natürlich mit Business-intelligence-Lösungen arbeitet, dann habe ich das natürlich in einem höheren Niveau mit Qobes und so weiter, dass ich das dann entsprechend machen kann. Und da ist eben die Idee, dass sowohl in den einfachen Lösungen, Excel-basiert über BI-bis in Business-intelligence-Lösungen, es immer mehr möglich sein wird, dass sich eben Ad-hoc-Auswertungen, dass sich unterschiedliche Dinge, wo ich vielleicht heute als Controller, als Controllerin, viel Zeit verballern musste, einfach das für die Adressaten der Reports noch mal so anzupassen, wie sie es brauchen. Das geht einmal mehr in die Richtung, dass es ihnen als Controllerin, als Controller leichter fällt, bis hin zum Thema Selbstservice, dass ich sage: „Okay, die User können sehr viel mehr im Selbstservice machen. Ich glaube, da kannst du fast mehr dazu sagen als ich. Ich glaube, die Systeme gehen immer mehr in die Richtung, dass ich sage: „Entlastet den Controller bitte von den Billo-Aufgaben, im Sinne von „Fällt nach links schieben, fällt nach rechts schieben, sondern die sollen sich wirklich mit den Daten beschäftigen.
Peter Bluhm
Und Mustereinkennung kann KI sehr, sehr gut. Und auf der anderen Seite dann eben daraus auch wieder mir zu formulieren, dass ich sage: „Ich habe einen Report, ich habe eine Entscheidungsempfehlung, dann kann mir KI beispielsweise dabei helfen, zu sagen: „Ich gebe da irgendwie fünf Stichworte rein, dann schreibt er mir einen kompletten Report raus. Oder was eben auch intelligent ist, ich kann sagen: „Ich habe hier mal eine Idee an Empfehlungen. Gibt mir bitte mal fünf Gegenargumente, weshalb das keine gute Idee ist. Also man kann diese KI auch wunderbar dazu nutzen, sich challengen zu lassen, zu sagen: „Ich habe hier mal fünf Empfehlungen. Gib mir bitte mal auf der Basis unserer Daten, gegebenenfalls auf der Daten von externen Daten, noch mal weitere Empfehlungen. Also KI kann analysieren, KI kann erzeugen und KI kann eben auch ein sehr wertvoller Sparrings-Partner sein, weil wir als Menschen einfach eine etwas kleinere Festplatte haben und nicht ganz so viel immer auf die Dinge zuzugreifen haben. Und deswegen, ich mag immer diesen Begriff auch ganz gerne nicht „Artificial Intelligence, sondern ich mag immer gerne diesen Begriff „Augmented Intelligence, dass ich sage, es ist praktisch eine Erweiterung der Controller Intelligenz, dass sie sagen: „Bevor wir mit KI anfangen, ist mir gesunder Menschenverstand immer lieber.
Peter Bluhm
Wenn ich den aber mit künstlichlichen Dingen jetzt noch mal erweitern kann, dann kann Controlling sich eben noch mehr auf das Thema „Entscheidungsunterstützung konzentrieren, was aus meiner Sicht die Kernaufgabe ist.
Thorsten Jekel
Jetzt könnte man natürlich über ChatGPT eine ganze Podcast-Serie machen. Die würde wahrscheinlich auch über Jahr gehen. Das heißt, hier könnten wir einiges noch zu sagen. Ich möchte aber vielleicht die Gelegenheit nutzen, weil du gerade auch ein konkretes Beispiel gegeben hast mit Liefer mir fünf Gegen-Argumente zu einer Argumentation, dass ich immer häufiger sehe, dass eben ein Prompt, also ein Befehl eingegeben wird, eine Anforderung eingegeben wird in ChatGPT. Man bekommt ein Ergebnis und nimmt das entgegen und wenn einem das nicht gefällt, dann wird sozusagen wieder komplett neu angefangen und ein neuer Prompt eingegeben. Und viele verstehen nicht und deswegen auch vielleicht, weil es ja wichtig ist, diese Werkzeuge zu nutzen, dass man sich im Prinzip, wenn man in einem Gespräch, in einem Thread ist mit ChatGPT, dass man hier entsprechend wie in einem Briefing unterwegs ist. Das heißt, man kann durchaus eben sagen: „Pass auf, das gefällt mir nicht, was du hier geliefert hast. Die fünf Argumente sind zu flach. Bitte passe das noch mal an. Das heißt, es ist wie sich unterhalten mit einem Menschen, wie einen Menschen briefen, Feedback geben, neues Ergebnis zu erhalten. Und ich glaube, das ist bei vielen, vielen noch nicht angekommen und das ist aber wichtig.
Peter Bluhm
100% agreed. Also ich vergleichs immer gerne mit einer neuen Mitarbeiterin oder einem neuen Mitarbeiter. Wenn Sie jetzt eine neue Controlling-Mitarbeiterin haben, können Sie sagen: „So, machen wir mal eine Umsatzauswertung. So, Was kommt dann dabei raus? So zu sagen, wenn ich aber sage: „So, ich habe nächste Woche, Freitag ist eben Vertriebsmeeting. So, hier brauche ich eben eine Auswertung über die Regionen. Ich brauche eben Ist, ich brauche Forecast, ich brauche „Plan, über welchen Zeitraum zu sagen, „Welche Aussagen will ich daraus haben? Und ein guter Mitarbeiter fragt hinterher noch mal nach. Also man kann auch durchaus bei einem ChatGPT-Prompt beispielsweise sagen: „Stelle mir bitte noch mal Fragen, den Prompt noch mal zu optimieren. Und ich frage ihn immer vorher: „Hast du alles verstanden? Ist alles richtig? Welche Rückfragen gibt es noch? Da kommen auch Rückfragen. Und das ist genau, wie du richtig sagst. Das ist wie bei einem Mitarbeiter. Da sage ich dem Mitarbeiter: „Mach mir eine Umsatzauswertung, kriege ich natürlich eine ganz andere Information, als wenn ich „Das ist das Ziel, dass die Zielgruppe: „Schau dir bitte diese Dokumente an, schuck dir dieses Muster an. In dieser Art hätte ich das gerne, wie wir das brauchen, beispielsweise, und dann mehrere Schleifen zu machen.
Peter Bluhm
Also bitte auch nicht immer das erste Ergebnis gleich glauben. Das ist ja auch so, wenn Sie einen Menschen fragen. Also bei bestimmten Fragestellungen weiß ich ja auch, wen frage ich lieber nicht. Und vielleicht fragt man auch ab und zu bei zwei oder drei Leute. Also auch mal eine gute Idee, dass man durchaus die Grundprinzipien, die man in der menschlichen Welt hat, auch nicht vergisst in der künstlichen Welt, weil dann kommt oft auch dieser Frustreffekt. Also es gibt ja diesen Gartner Hype-Cycle in verschiedensten Bereichen und die Idee ist ja immer, gerade in Deutschland sind wir besonders gut, es kommt eine neue Technologie und dann sind wir erst mal super begeistert, alles toll, ChatGPT, künstliche Intelligenz kann alles. Und dann kommt dieses Tal der Enttäuschung. Da sind wir gerade drin in Deutschland und in 2024. Miriam Meckel hat gerade ein tolles Buch geschrieben, was ich gelesen habe gerade, wo sie sagt: „Mensch, in 2024 wird es eben eine ganze Menge Enttäuschungen geben in diesem Bereich, weil halt viele Leute sagen: „Ach, da kommen ja dofe Ergebnisse raus, weil sie auch dofe Fragen stellen. So, und dann steigen sie aus, statt eben an diesen Prompt, an der Nutzung, an dem Input zu arbeiten.
Peter Bluhm
Ein Mitarbeiter arbeitet auch umso besser, je besser ich ihn einarbeite, je besser ich ihn briefe, je besser ich Feedback gebe. Und letztendlich ist KI, IK eine intelligente Kollegin und genauso sollte man sie auch nutzen.
Thorsten Jekel
Ich plaudere hier vielleicht auch mal ein bisschen aus dem Nähkistchen. So kann man auch Podcasts vorbereiten bereiten. Man kann KI fragen: „Was könnten zehn Fragen an Thorsten Jekel sein, zu seinem neuen Buch „Digitale Tools effektiv einsetzen? Und dann kommen tatsächlich zehn sehr, sehr brauchbare Fragen raus. Und man kann KI dann sagen oder fragen: „Kennst du das Buch von Thorsten Jekel? Und dann sagt KI witzigerweise: „Nein, Buch kenne ich nicht, aber das sind meine Fragen zum Thema Thorsten Jekel, weil Thorsten Jekel kenne ich ja und das wird schon so einigermaßen passen. Und dann kann man KI sagen: „Mensch, ich gebe dir mal die Gliederung des Buches und dann guck mal, was du daraus machen kannst, zusätzlich noch zu dem, was du bisher so erkannt hast. Dann sagt KI: „Das ist schön, dass du das machen willst, Peter. Und so spricht ja auch KI mit einem: Genauso muss man mit ChatGPT arbeiten und am Ende kommen da sehr, sehr gute Fragen raus. Die muss man dann natürlich noch mal ein bisschen bearbeiten. Da muss man drüber nachdenken: Was will man überhaupt? Aber letzten Endes mal auch ein ganz konkretes Beispiel, wie man dann auch Präsentationen möglicherweise im Unternehmen vorbereiten kann.
Thorsten Jekel
Stichwort Unternehmen. Du bist ja auch viel in mittelständischen Häusern unterwegs und wenn du dir mal anschaust, wie da der Status ist hinsichtlich digitaler Tools. Was würdest du sagen, was sind da so die vielleicht drei größten Felder, wo du von Produktivitätsboostern noch sprechen würdest, die man angehen sollte?
Peter Bluhm
Ja, also für mich ist, und ich kriege da keine Provision dafür, also für mich ist dieses Thema Microsoft 365, wenn es intelligent genutzt wird, wirklich ein Produktivitätstreiber, weil ich dort einfach kollaborativ im Unternehmen und mit Externen weiter schalten kann. Also Punkt Nummer eins. Punkt Nummer zwei ist zu sagen, das bitte nicht einfach nur als System reinzukippen, sondern eben wie bei jeder EDV-Einführung, wie bei Business-intelligence-Lösungen, wo du ja der Profi bist, zu sagen, erst Hirn einschaltet, dann Technik. Also zu sagen, wie nutzen wir das, eben auch Abläufe nicht eins zu eins umzusetzen, sondern entweder zu killen oder besser zu machen? Also bei einer Verwendung bitte nicht nur eins zu eins, sondern dann. Und das große Thema natürlich aktuell, auch in Verbindung schon mit Microsoft 365, aber auch darüber hinaus, künstliche Intelligenz, weil künstliche Intelligenz hat eben die Möglichkeit, bis zu 60% Kosteneinsparungen zum einen in Unternehmen zu generieren, dadurch dass repetitive Tätigkeiten dort automatisiert werden können und man kann eben auch neue Geschäftsfelder damit erzeugen. Also wenn ich gucke, dass man einfach der Engpass hinter häufig Ressourcen … Und ich gebe dir mal ein Beispiel: Ein guter Freund von mir hat gerade bewusst seine Firma im letzten Jahr zu einer AG umgewandelt, weil er gesagt hat, er möchte hier ein Online-MBA-Programm aufbauen und braucht als Ressourcen Kapital, diese Inhalte zu generieren, aufzubauen und so weiter.
Peter Bluhm
So, er hat gesagt, mittlerweile macht er das über KI. So, das heißt, er hätte jetzt gar nicht mehr, diese finanziellen Ressourcen gebraucht. Das heißt hier die Möglichkeit, dass ich eh deutlich Effizienzvorteile habe, aber du kennst wahrscheinlich auch The State of AI von McKinsey. Die gucken sich ja mal an, was machen besonders erfolgreiche Firmen mit dem Thema KI und was machen weniger erfolgreiche Firmen mit dem Thema KI? Und die weniger erfolgreichen fokussieren sich auf das Thema Kosten. Die absoluten Champions, die stellen sich immer die Frage: Wie kann ich sogar in ein neues Geschäftsfeld da reingehen? Wenn ich beispielsweise im Online-Bereich bin oder eben Dinge habe, wo ich eben in Märkte heute nicht reingekommen bin, weil ich die Sprache nicht spreche, dann kann ich eben sagen, kann eben deutsche Videos heute in HeyGen hochladen, da kriege ich sie in Indisch, in Chinesisch, in was weiß ich raus und kann eben sofort einmal in andere Märkte gehen oder auch im Unternehmen besser kommunizieren. Also das sind so die wesentlichen Punkte, wo ich sage eben Microsoft 365, eben das Ganze bitte erst Hirneinschalten, dann Technik, die Prozesse zu nutzen, zum Dritten eben KI dazu nutzen, produtiver zu werden und neue Geschäftsfelder zu erschließen.
Thorsten Jekel
Jetzt spürt man natürlich schon während des gesamten Podcasts, wie dicht die Information in dem Buch rüberkommt. Da kommt ein Punkt nach dem nächsten und da kommt der nächste Punkt und du sprudelst ja gerade zu. All das ist in dem Buch „Digitale Tools effektiv einsetzen, enthalten plus noch das, was wir besprochen haben an umfangreichen Zusatzmaterialien, die im Grunde noch mal einen ganzen Videokurs ausmachen und noch mal ein Buch sozusagen obendrauf setzen. Im Gabalverlag entschieden, liegt die 30 Euro. Also wirklich empfehlenswert für alle, die sagen, ich möchte nicht nur drüber nachdenken, sondern auch wirklich mal konkret ins Handeln kommen und mich optimieren, vielleicht auch ein bisschen aus der Notwendigkeit heraus, dass man merkt: „Mensch, Zeit ist begrenzt. Ich habe auch nur 24 Stunden und die muss ich irgendwie gut nutzen, weil sonst ist das irgendwie auch nicht gesund. Gibt es jetzt noch irgendwas und das ist wahrscheinlich auch eine Frage, die darf ich so gar nicht stellen – in deinem Buch, was wir nicht besprochen haben und was dir besonders am Herzen liegt, wo du sagst: „Mensch, da muss ich jetzt aber noch mal kurz einen Satz zu sagen.
Peter Bluhm
Also was ein wesentliches Thema Was ich gerade auch zu dem Thema Controlling beispielsweise, ist eben, wir hatten gestern, war ich bei einem Kunden, da sagt der Vertriebsverantwortliche: „Mein Traum wäre, wenn ich aus KI heraus automatisiert einen Forecast generieren könnte, ohne dass ich die Vertriebsmannschaft noch mal nerven muss zu diesem Thema. Und da ist der größte Engpass nicht die Technologie, sondern die Datenqualität. Und das ist ein Thema, da renne ich, glaube ich, bei dir offene Türen ein, zu sagen, die Qualität der Auswertungen hängt natürlich an der Frage: Wie gut ist das System? Wie gut sind meine Fragen? Nur wenn ich dann keine Daten habe, keine strukturierten Daten, keine gute Datenqualität, dann wird es eng. Im Vertriebsbereich hat man das oft mit dem Thema CRM. Also das heißt, auch wenn Sie vielleicht sagen, als Hörerinnen, als Hörer. Das Thema KI brennt bei mir noch nicht so, starten Sie schon mal und das hilft immer an Ihrer Datenqualität zur Arbeit, dass Sie einfach die Sensibilität bei den Außendienstern schon mal dafür schaffen, weshalb das so wichtig ist. Man kann ein Stück weit auch KI dazu nutzen, Daten zu bereinigen, aber eben do it right the first time ist eine gute Idee und dort einfach drauf zu meinen.
Peter Bluhm
Ich gehe mal davon aus, es deckt sich auch mit deiner Erfahrung, dass du sagst, es gibt ja immer diesen Spruch „garbage in, „Garbage out und das gilt natürlich für das Thema Daten ganz besonders. Also Datenqualität ist ein Thema, wo man jeden Tag idealerweise ursächlich daran arbeiten sollte.
Thorsten Jekel
Da hast du recht. Automatisiertes Forecasting, das spielt immer wichtige Rolle, eine immer größere Rolle, weil Forecasting fast wichtiger geworden ist als Planung, jährliche Planung. Wir leben in dynamischen Zeiten, da nützt einem der Plan von einem Jahr nichts mehr, sondern man muss sich ständig anpassen. Und diese Anpassung des ständigen Forecasting, das ist natürlich nur möglich, wenn man darüber nachdenkt: „Wie vereinfache ich das? „wie lasse ich das irgendwo auch durch KI unterstützen? „wie automatisiere ich das? Denn ansonsten fehlt im Controlling einfach die Zeit, denn man hat ja jetzt schon nicht Däumchen gedreht, sondern genug zu tun. Und das Spannende und die gute Nachricht ist die, dass es gar kein Blick mehr in die Glaskugel ist, wo die Hexe hintersetzt und dann kommt da irgendwas raus, sondern auch mittelständische Unternehmen gehen das Thema ja ganz pragmatisch an. Man muss ja auch immer man ein großes Fass draus machen, sondern man kann ja auch ganz konkrete einzelne Themen angehen. Wir haben ja auch hier darüber schon in einzelnen Podcast-Episoden gesprochen, wo Kunden dann sagen: Mensch, da haben wir ein ganz konkretes Thema gehabt. Wir haben die Prognosegenauigkeit sogar noch erhöht zu dem, wie wir vorher vorgegangen sind, als wir Menschen befragt haben.
Thorsten Jekel
Die befragen wir immer noch, aber unsere Prognosegenauigkeit ist so viel besser geworden. Und das führt nicht nur dazu, dass wir uns auf die Schulter klopfen, sondern dass wir Euros sparen, das mal ganz platt auch auszudrücken. Und wer sich dafür interessiert, der findet die eine oder andere Podcast-Episode auch genau zu dem Thema, wo Kunden berichten, wie automatisiertes Forecast in kleinen Projektmodulen große Wirkung entfaltet hat in mittelständischen Unternehmen. Ich rede nicht nur von großen Konzernen, die die Dinge sowieso angehen, sondern von mittelständischen Häusern mit limitierten Ressourcen. Da hast du vollkommen recht, dass das ein Kernthema ist. Das ist eine absolut richtige Beobachtung, die ich auch teile. Kommen wir zur letzten Frage des Podcasts, Thorsten. Und zwar: Als ich vor rund sieben Jahren – ist das schon her – den Podcast gestartet habe, da habe ich am Ende immer die Geste gefragt: Was würdest du jungen Controllerinnen und Controllern raten, damit es beruflich nach vorne geht? Das habe ich dann irgendwann mal aufgehört, weil irgendwann war auch alles gesagt. Aber jetzt bin ich angesprochen worden vor einiger Zeit eben auch wieder von Controllerinnen und Controller, die gesagt haben: „Mensch, ja, das hast du vor sieben Jahren gefragt, aber die Welt hat sich ein bisschen verändert.
Thorsten Jekel
Fang bitte noch mal an mit dieser Frage ganz am Ende des Podcasts. Wir wollen hören was deine Experten dazu sagen. Was ist dein Tipp? Was würdest du heute jungen Controllerinnen und Controllern raten, damit es auf den richtigen Weg geht?
Peter Bluhm
Ich finde, das ist eine sehr gute und sehr wichtige Frage. Und manchmal ist es ja so, dass man sich mal wünscht, dass man mit der Erfahrung, die wir jetzt haben, noch mal in den Beruf einsteigen könnte, dann wären einige Dinge leichter, führt mich zu ein paar Tipps, und zwar länger im Job selber kann man nicht zurückgehen, aber wenn man neu anfängt, kann man das Potenzial der erfahreneren Kollegen nutzen. Also das heißt, ich bin ein großer Freund davon, mit Respekt auch eben zuzugehen auf die, die man vielleicht im ersten Moment als digitale Dinos wahrnimmt, zu sagen: „Ja, vielleicht sind die manchmal nicht so digital affin, wie man das erwarten würde. Dafür hat man aber oft den Vorteil, dass die erfahreneren Mitarbeiter das Geschäft extrem gut kennen. Und wenn man dann sagt, es gibt ja durchaus auch Unternehmen, reverse mentoring Programme, die so was sogar institutionalisieren, dass man sagt: Mensch, wie können wir denn mit Respekt voneinander lernen? Also sozusagen eben voneinander lernen. Oft ist es so, dass eben die erfahrenen Mitarbeiter das Geschäft deutlich besser kennen, dass die jüngeren Mitarbeiter vielleicht ein bisschen digital affiner sind. Führt mich zu dem zweiten Punkt, der gestern von der Führungskraft ganz toll gefragt wurde in die Runde: Früher haben wir füreinander gearbeitet.
Peter Bluhm
Aktuell nehme ich wahr, dass wir mehr miteinander arbeiten. Wie können wir denn wieder in eine Kultur des Führeinanders kommen? So, und wenn man jung ist und man geht eben rein, auch von Barack Obama gibt es so ein schönes Video, wo er auch gefragt wird, als vielst du den jüngeren Mitarbeiter? Und da ist eben ein wesentlicher Punkt, zu sagen, eben für andere Menschen auch zu arbeiten. Be helpful, be off service, fucking deliver. Sorry für das F-word, aber zu sagen, einfach liefern, wertvoll sein und letztendlich dann auch etwas, was ich aus meiner eigenen Erfahrung immer gemacht habe, dass sie sagen: „Lieber Entschuldigung bitte, als Erlaubnisfragen. Also bitte auch mutig sein, auch im Zweifelsfall nicht noch mal 35 Absicherungen sich holen, weil ich habe vor kurzem diese Woche auch wieder mal ein Zitat von Steve Jobs gepostet, wo er sinngemäß sagt: „Eben in guten Organisationen gewinnen Ideen, also in schlechten Organisationen gewinnt Politik. Und deswegen das Spiel nicht mitspielen, sondern einfach mal machen und wenn es in die Hose geht, dann klar dazu sagen: „Okay, sorry, habe ich Scheiße gebaut, bin vielleicht ein bisschen übers Ziel hinaus gesprungen. Mache ich nicht noch mal. Das habe ich gelernt und wenn sie eine gute Führungskraft haben, dann unterstützt sie das sogar.
Thorsten Jekel
Das war Thorsten Jekel. Wir haben über sein neuestes Buch gesprochen: Digitale Tools effektiv einsetzen, erschienen im Gabal Verlag. Und ich danke dir, Thorsten, nicht nur, dass wir über dein Buch gesprochen haben, sondern, dass du heute im Podcast die Gelegenheit genutzt hast, inhaltlich richtig rauszuhauen, sage ich mal ganz zum Schluss, sehr salopp. Absolute Kaufempfehlung von mir und wer den Podcast hört, der weiß, das mache ich eigentlich nicht, aber das Buch ist ein Praktika-Buch. Da kann jeder sofort auch seine Effizienzpotenziale rausziehen. Von daher herzlichen Dank für deinen Beitrag heute.
Peter Bluhm
Vielen lieben Dank für deine Einladung, lieber Peter.
Fazit
Das war der zweite Teil des Interviews mit Peter Blum aus dem Performance Manager Podcast. Ich hoffe, Sie haben die eine oder andere gute Anregung dort bekommen und freuen Sie sich auf die nächsten Interview-Episoden, die im Rahmen dieses Interview-Podcasts auch kommen. Ich werde danach auch wieder natürlich auch eigene Solo-Episionen machen, aber ich finde das immer sehr spannend, diesen Austausch auch mit anderen einmal zu haben und Sie im Rahmen meines Podcasts daran teilhaben zu lassen. Lassen Sie mich gerne auch immer wissen, zu welchen Themen Sie mehr Informationen und Podcast-Episoden haben mögen und welche Interview-Gäste Sie sich vielleicht wünschen. In diesem Podcast dann lade ich die gerne für Sie ein. Bis dahin, alles Gute.
Ihr Thorsten Jekel.