Einführung
Herzlich willkommen zu Digital for Productivity, dem Podcast für produktive Digitalisierung. Von und mit Thorsten Jekyll. Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital for Productivity. Und in den nächsten Folgen werden Sie einige Interview-Episoden erleben, wo ich zum Teil eingeladen wurde in andere Podcasts oder andersherum. Freuen Sie sich jetzt auf den ersten Teil des Interviews mit Peter Blum. Außer dem Performance Manager Podcast, den ich übrigens sehr empfehlen kann für alle, die sich mit dem Thema Controlling und Performance Management beschäftigen. Jetzt zum ersten Teil des Interviews mit Peter Blum.
Peter Bluhm
Herzlich willkommen im Performance Manager Podcast. Mein Name ist Peter Blum. Ich bin Geschäftsführer der Business Intelligence Beratung at Visio Consult und ihr Gastgeber im Podcast. Haben Sie auch schon einmal die Digitalisierung verflucht und sich nach dem analogen Zeitalter gesehnt. Manchmal vielleicht, doch nicht wirklich, oder? Aber aus der Digitalisierung resultieren natürlich auch neue Herausforderungen. Viele Haben das Gefühl, dass Arbeitsmenge und Komplexität mehr und mehr steigen. Einigen gelingt es, ihre Produktivität zu erhöhen, effizienter zu werden. Andere haben das Gefühl, immer gestresster zu sein. Liegt das an den digitalen Tool selbst oder auch daran, wie wir sie nutzen? Zu diesem aktuellen und spannenden Thema habe ich heute einen Gast eingeladen, der sich als Experte für digitales Arbeiten wie kein Zweiter mit der Nutzung digitaler Tools auskennt und Unternehmen dabei unterstützt, durch Digitalisierung produktiver zu werden. Er ist Berater für Vorstände, Aufsichtsräte und Unternehmer, Autor und Keynote-Speaker auf Referenzen. Ich begrüße heute Thorsten Jekel und möchte mit ihm über sein neues Buch „Digitale Tools effektiv einsetzen sprechen. Doch bevor wir jetzt einsteigen in den Podcast, herzlich willkommen im Podcast, Thorsten Jekel.
Thorsten Jekel
Vielen herzlichen Dank bei den Bloomy Stars. Für die, denen die Bloomy Stars noch nicht sagen, wir haben auf einer Controlling bei Bantago einmal gemeinsam sogar ein Video produziert. Also von der Seite her dürfen Zahlen-und Controlling-Themen ja auch durchaus mal Spaß machen. Und Spaß machen tut’s auch immer bei dir im Podcast, lieber Peter Blum. Und das, was ich tue, ist, ich bin Personal-IT-Coach Für Führungskräfte. Das heißt, basierend auf mittlerweile fast 36 Jahren Berufserfahrungen, wo ich bei Heinz Nix auf 1988 begonnen habe, Kassen zu verkaufen, beschäftige ich mich immer mit zwei Themen, nämlich einmal mit der Frage, wie man mehr verkaufen kann und auf der anderen Seite, wie man Technik dabei nutzen kann. Das sind so meine beiden Leidenschaften und idealerweise verdient man damit als Unternehmen ja Geld und damit sind wir natürlich sofort beim Thema Performance Management.
Peter Bluhm
Du hast angesprochen, es soll Spaß machen und Spaß machen soll natürlich auch die Arbeit und wenn man digitale Tools nutzen kann, dann soll das auch Spaß machen und nicht zum Stress führen. Und du hast dazu ein ganz aktuelles Buch geschrieben. Das hört auf den Titel „Digitale Tools effektiv einsetzen. Untertitel: Wechseln Sie mit neuen Technologien auf die Überholspur. Und wenn man vor einem weißen Blatt steht, dann fragt man sich natürlich: „Soll ich ein Buch schreiben? Soll ich kein Buch schreiben? Das ist ja auch Aufwand durchaus und Geld verdienen wirst du damit auch nicht groß. Was war für dich der Auslöser, dieses Buch zu schreiben in der jetzigen Zeit?
Thorsten Jekel
Ja, also es ist mittlerweile mein neuntes Buch. Also vor dem Hintergrund habe ich den Prozess schon ein paar Mal durchgemacht und für mich ist die Grundmotivation auch an meiner generellen Arbeit – das spiegelt sich auch im Titelstück weit wieder –, dass ich wahrnehme, dass die meisten Menschen und die meisten Unternehmen Technologie nutzen, als würden sie mit dem neuen 11er Porsche mit 60 Sachen im am ersten Gang auf der rechten Spur fahren. Also wir haben hochleistungsfähige Systeme. Wir haben heute im Zeitalter von künstlicher Intelligenz noch mal eine Erweiterung unserer Möglichkeiten und wir nutzen im einstelligen Prozentbereich überhaupt nur die Möglichkeit Seiten dazu. Und meine Mission ist, Menschen und Unternehmen dabei zu helfen, auf die Überholspur zu wechseln und, so wie du es ja auch angesprochen hast, also ein Stück weit vom digitalen Frust zur digitalen Lust zu kommen, denn häufig gibt es ja diesen Spruch zu sagen, weiß nicht, ob du es kennst? Was Windows und ein U-Bot gemeinsam. Weißt du das?
Peter Bluhm
Nein, weiß ich nicht.
Thorsten Jekel
Das ist ja ganz klar. Sobald du das erste Fenster aufmachst, gehen die Probleme los. Also das heißt, oft sind wir ja eher negativ konnotiert zum Thema EDV. Und ich sage immer, wenn man das Ganze richtig macht, ist dort auch durchaus die Parallele. Ich bin ja mit einer Controlling-Provessorin, wie du weißt, verheiratet. Spätestens mit Nicole und mit dir macht das Thema Controlling auch Spaß und mit mir macht das Thema IT Spaß.
Peter Bluhm
An dieser Stelle eine kurze Unterbrechung in eigener Sache.
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Ich freue mich euch auf unser Kennenlernen und weiter geht es im Podcast. Jetzt hast du es angesprochen: Viele haben einen 911er Porsche in der Garage, fahren damit auch manchmal rum, aber merken gar nicht, wie langsam sie fahren. Und vielen ist eben auch gar nicht bewusst in Bezug auf digitale Tools, welche Möglichkeiten da drinstecken. Die denken durchaus: „Mensch, Was wir machen, das nutzt schon sozusagen die volle Power aus. Und du sagst dann natürlich, mag für den einen der Fall sein, aber für die Masse derjenigen, die es nutzen, ist das definitiv nicht der Fall. Von daher stellt sich vielleicht das Allererstes die Frage auch in Bezug auf dein Buch: Für wen hast du das geschrieben? Wer darf sich das kaufen?
Thorsten Jekel
Ja, kaufen darf es jetzt natürlich jeder selbstverständlich, aber die Zielgruppe sind genauso wie in meiner Arbeit vor allen Dingen Business User, wo es darum geht, wie kann ich Technologie dazu nutzen, zu verkaufen, produktiver zu werden, eine persönliche Selbstorganisation besser zu kriegen. Also der Fokus ist auf dem Thema „Business User, „Führungskräfte, „Projektverantwortliche. Das sind die, die den meisten Nutzen aus diesem Buch ziehen können.
Peter Bluhm
Jetzt werden natürlich manche sagen: „Mensch, redet nicht so lange über das Buch, sondern geht ins Buch rein. Das machen wir natürlich jetzt auch. Vielleicht gibst du zunächst mal einen Überblick: Welche Themen deckst du mit dem Buch ab? Wie ist es überhaupt aufgebaut?
Thorsten Jekel
Ja, also es ist zum einen nicht nur ein Buch, sondern die Gabal-Reihe, der das erschienen ist, Digitales Lernen ist die Reihe, ist, wie ich finde, ein sehr schönes Format. Der André Jünger hat hier ein Format, wo er sagt, es gibt bestimmte Themen wie eben EDV, die so schnelllebig sind und wo auch das Format Video total Sinn macht, weil man Dinge zeigen kann. Das ist eben eine Kombination aus Buch-und Videobereich. Es gibt ein paar hundert Videos sogar zu diesem Buch dazu. Es ist ein gemischtes Ding. Also das ist zum einen vom Format. Zum zweiten geht es einfach die Die wesentlichen Themen, beginnend von dem Thema „Message-Flut, zu sagen, wir ertrinken alle in unseren E-Mails bis hin zum hochaktuellen Thema der künstlichen Intelligenz und dazwischen in allen Bereichen, die man so braucht, nämlich die Frage, wie man eben mit Dokumente umgeht, wie man mit Notizen umgeht, wie man auf allen Geräten die Datensynchron hat, wie man mit einer Assistenzbeischützer zusammenarbeitet. Also da merkt man schon die klassischen Themen, die man so auch im Umfeld des Business hat. Und natürlich auch deshalb, Ich habe ja 2013 ein Buch geschrieben, Digital Working for Manager. Da wird man das eine oder andere an Grundprinzipien wiederfinden, weil es gibt ein paar generative Grundprinzipien, die aus meiner Sicht immer noch gelten.
Thorsten Jekel
Und natürlich sind viele Dinge wie Livestreaming, Onlinekonferenzen natürlich ergänzend dazugekommen über die Jahre.
Peter Bluhm
Da wären wir jetzt gleich auch in einzelne Themenfelder, die du angesprochen hast, natürlich einsteigen, aber ich möchte noch mal wirklich auf das Zusatzmaterial hinweisen, das du auch gerade angesprochen hast, denn Wenn man ein Buch erwirbt, normalerweise, dann gibt es da so zwei, drei PDFs dazu und vielleicht auch noch mal eine Checkliste. Bei dir ist das wirklich anders. Wenn man das Buch erwirbt, erwirbt man quasi hier noch eine ganze Online-Flut, gleich mit an Checklisten, Arbeitspapieren, Videos. Vielleicht magst du da noch mal explizit was zu sagen, weil das wirklich ja etwas ganz besonderes ist.
Thorsten Jekel
Ja, sehr, sehr gerne. Die Idee ist einfach so ein Buch, in dem Moment, wo es gedruckt ist, ist es ja schon nicht mehr aktuell. Das heißt, Ich habe es abgegeben Ende letzten Jahres. Das heißt, es ist Anfang diesen Jahres erschienen. Im Wochenturnus tut sich gerade so im Thema KI ja vieles. Und alleine bei diesem Thema gibt es eben die Möglichkeit, dass wir online viel leichter aktualisieren können. Das heißt, hier gibt es aktuelle Themen dabei. Hier zeige ich Dinge live auf dem Bildschirm, wo man es nachvollziehen kann, wie funktioniert, weil ich auch immer das Grundprinzip habe, dass ich meine Kunden, meine Leserinnen und Leser vom Digital Know-how ins Digital Do-how bringen möchte, weil ich erlebe, gerade beispielsweise Das ist auch beim Thema KI, wenn ich immer frage: Wer hat schon mal was von ChatGPT gehört? Gehen alle Finger hoch. Wenn ich dann weiterfrage: Wer hat denn schon mal GPT überhaupt mal genutzt? Dann, ich sage mal, gehen schon weniger Hände hoch. Und wenn ich dann noch mal frage: Wer hat die bezahlte Version genutzt? Und wer hat schon mal einen eigenen GPT sicherstellt? Dann bleiben nicht mehr viele übrig. Und ich möchte ein Stück weit dazu ermutigen, die technologischen Möglichkeiten, die wir heute haben, eben auch zu nutzen, aber bitte auch mit Hirn zu nutzen.
Peter Bluhm
Es ist gut, dass du das ansprichst, das Thema ChatGPT, weil da werden wir nachher noch mal drauf zurückkommen, denn da steckt so viel drin und du wirst da auch ganz konkrete Tipps geben, auch für CFOs, auch für Controllerinnen und Controller, wie man damit auch im Tagesgeschäft, im Controlling, produktiver werden kann. Das aber zu einem späteren Zeitpunkt. Jetzt habe ich mir natürlich überlegt: „Mensch, wir können nicht alle Themen deines Buches ansprechen. Dann sind wir hier in einer Fünf-Stunden-Klausur unterwegs und hätten wahrscheinlich immer nur alles oberflächlich noch besprochen. Aber ich habe immer einzelne Themen herausgepickt. Und ein Thema, das ist ja ganz akut bei jedem von uns, das ist die Überflutung durch E-Mails. Wenn man kaum mal seinen Arbeitsplatz verlassen hat und in die Küche gegangen ist zum Kaffe holen, man kommt zurück, sind da schon wieder zehn E-Mails eingeflossen und viel Spam natürlich auch. Wie geht man damit um? Wie kann man Nachrichten möglicherweise minimieren und effektiver gestalten?
Thorsten Jekel
Ja, es gibt da mehrere Ansatzpunkte dazu. Es gibt zum einen, wenn ich mal anfange bei der Empfängerseite, dann ist es eben so, wenn ich gerade als Führungskraft am Schreibtisch sitze, lasse ich es zu, dass alle zwei Minuten jemand in mein Büro reinrennt und mir ein Poststapel auf den Schreibtisch knallt. Das würde ich mir verbitten, gerade wenn ich vielleicht an der Analyse arbeite, in Ruhe. Das heißt, dann ist die Tür zu, dann arbeite ich in Ruhe dran, dann würde ich mir keine Post auf den Schreibtisch knallen lassen. So, weshalb lassen wir uns digitale Post auf den Schreibtisch knallen? Also deswegen, ich habe immer die Analogie, zu sagen: Würden wir Dinge in der analogen Welt machen, die wir in der digitalen machen? Kein Mensch würde sich Post auf dem Schreibtisch knallen lassen. Machen Sie es auch nicht in der digitalen Welt. Punkt Nummer zwei: Ich kenne das. Mein Vater war früher Top Manager, bevor es E-Mails gab. So, der hatte ein Sekretariat. Ich bin beispielsweise ein großer Gegner der Abschaffung von Assistenzen. Dann erlebe ich aber, dass selbst Vorstände, CFOs, die Assistenzen haben, die nicht nutzen, ihre digitale Post vorzusortieren. Früher hat doch keine Führungskraft selber die Post aufgerissen.
Thorsten Jekel
Heute reißen wir die digitale Post auf, wo ich sage: „Bitte auch wieder mal überlegen. Deswegen sage ich immer erst Hirn einschalten und dann Technik. Dinge, die man in der analogen Welt als Führungskraft nicht gemacht hat, sollte man bitte auch nicht unbedingt in der digitalen Welt machen. Und eben auch, wenn ich eine andere Analogie, die ich immer gerne habe zum Thema Produktion. Dellen Sie sich mal vor, am Band schraube ich jetzt einen Reifen fest und ein Kollege von mir auf der anderen Seite. So, jetzt macht es Bing, ich renne ins Meisterbüro zurück und check meine E-Mail. Ich renne wieder zum zurück, muss natürlich fünf Meter weiter, weil das Auto schon weitergelaufen ist. Da macht es wieder Bing, ich renne wieder zurück. Spätestens beim dritten Mal würde mich der Kollege fragen, ob ich ein Rad abhabe, im wahrsten Sinn des Wortes. So, das heißt also auch das Thema, wir arbeiten in der Bürosituation oft noch so wie im letzten Jahrtausend, während wir in der Produktion sehr stark optimieren. Und das führt mich zur Senderseite, wenn ich jetzt mal gucke. Anbahn ist eine Technologie, die wir in der Produktion schon in den 40er Jahren des letzten Jahrtausends hat das Toyota erfunden.
Thorsten Jekel
Wenn ich heute sage, in einem Jour fixe beispielsweise, hatte ich vor kurzem, habe ich einen Vorstandssekretariat gefragt: „Wie viele E-Mails haben Sie in der Vorbereitung eines Jour fixes, dass Sie einmal in der Woche haben, 50 mal im Jahr? So und da hat die gesagt: „ Also 20 E-Mails habe ich immer so mindestens Vor-und Nachbereitung. Das heißt, sechs Leute, 50 Meetings, 20 E-Mails, bin ich bei 6000 E-Mails im Jahr, die ich habe. Haben wir ersetzt durch einen Planner, ein Anbahnboard, wo ich sage, ich habe einen Themenspeicher, ich habe Themen, aktuelles Meeting, ich habe To-Do, ich habe erledigt, ich habe dokumentiert. Das Ganze kann man sogar noch so machen, dass Beschlüsse automatisch eben archiviert werden. Das heißt, das ist die Senderseite, wo wir heute Technologie einfach nicht nutzen, weil wir sagen: „Okay, wir haben halt einen Papierbrief und den machen wir jetzt nicht digital, statt dass wir sagen, wir nutzen Kanban-Tools. Oder eben auch, die beste E-Mail ist die, die nicht geschrieben wurde, nämlich zu sagen: „Okay, ich empfehle beispielsweise Unternehmen, intern unhöflich zu sein, sich intern gar nicht mehr zu bedanken. Um noch mal einen ganz konkreten kleinen Tipp zu haben, dass ich sage, wir sind ja oft so sozialisiert, dass wir sagen: „Ich schreibe ihr mal was, und dann schreibt derjenige gesagt: „Danke zurück.
Thorsten Jekel
Wenn ich an 20 Leute eine E-Mail schreibe, kriege ich 20 E-Mails zurück. Das kann ich lassen. Und gerade wenn ich eben Microsoft 365 nutze beispielsweise, dann habe ich sogar schon Kunden, die sagen, es gibt eine In-House-Zero-E-Mail-Policy, dass sie sagen, ich kann es eben anders machen. Und da ist eben wichtig, wenn man neue Technologien einführt, dass ich eben alte Technologien dann auch konsequent abschalte. Also idealerweise schalte ich sogar nicht nur ein altes System ab, sondern ich schalte bei der Einführung eines neuen Systems zwei alte Systeme ab und dann reduziert sich nämlich die Komplexität.
Peter Bluhm
Da steckt dir jetzt natürlich schon so viel drin, Thorsten. Das könnte man zu einem eigenen Podcast noch mal verarbeiten. Ich will das vielleicht noch mal einmal ganz vereinfachen. Du hattest von den Poststapeln gesprochen, die man einfach auf den Schreibtisch sozusagen wirft und das im Minutentakt. Wenn ich dich richtig verstanden habe, dann heißt das, wir leben in einer Online-Welt, aber es ist notwendig, in einer Online-Welt geworden, dass man auch bewusst mal offline geht, dass man den Mut hat in gewisser Weise. Für manche ist das vielleicht auch ein Mut, unter das Selbstbewusstsein, das Selbstverständnis hat, offline zu gehen und einfach mal diese Online-Welt, Online-Welt sein zu lassen, dann wirklich wieder gezielt in einem Zeitzl dort eben online aufzugreifen, was passiert ist, neben dem, was du alles gesagt hast natürlich.
Thorsten Jekel
Absolut. Also wenn ich jetzt mal gucke, die Zielgruppe dieses Podcasts sind ja CFOs, sind Controlling-Verantwortliche. Und ich glaube, bei der Zielgruppe dieses Podcasts gibt es jetzt keinen, der Produktionsstillstände, der IT-Helpdesk oder sonstige Notfälle handeln muss, sondern es geht die strukturierte Analyse, Entscheidungsunterstützung, Entscheidungsempfehlungen, Entscheidung die Bewertung von betriebswirtschaftlichen Maßnahmen. Also natürlich, wenn ich bei der Feuerwehr bin, kann ich nicht sagen, ich habe einen Anrufbeantworter und den rufe ich einmal in der Woche ab, dann ist die Budde abgebrannt, bis ich die abgehört habe am Freitag, die Kiste. Klar, nur im Regel Fall haben wir das nicht. Und ich habe beispielsweise sogar ganz konkreter Tipp: Ich habe in meiner E-Mail-Signatur, steht unten drin: „PS: Ich lese meine E-Mails einmal abends am Ende des Tages, im Regelfall nach meinem Kundentermin. In dringenden Fällen schreiben Sie mir bitte eine iMessage-SMS unter dieser Handynummer. Und du weißt, ich bin ja der Beklopfte mit den zwei Uhren. Also die analoge Uhr hatte ich schon vorher, die wollte ich jetzt nicht wegschmeißen, habe ich lange drauf gespart. Und die Apple Watch, da habe ich eben ein Watch Face, wo ich eben, wenn ich eine SMS bekomme, das sofort sehen kann. Zu Zeiten von WhatsApp schreibt kein Mensch mehr SMS, das ist extrem zuverlässig.
Thorsten Jekel
Und sollte man eben dort keine Apple Watch haben, dann haben die meisten ein Smartphone und können dort beispielsweise sagen, ich deaktiviere alle Benachrichtigungen, außer eben SMS. Das heißt, natürlich ist es wichtig, einen Notfallkanal zu haben, vielleicht auch zwischen Assistenz und zwischen Führungskraft, aber eben nicht alles ist Notfallkanal. Und ich habe gerade vorhin, vor unserem Talk habe ich gerade eine halbe Stunde mich ausgetauscht wieder mit Lothar Seiwert, dem Zeitmanagementpapst, mittlerweile ein guter Freund von mir, mit dem ich auch ein Buch gemeinsam geschrieben habe. Und der hat schon vor 30 Jahren, als ich mir das erste Buch von dir gekauft habe, eben das Eisenhauer Fenster gezeigt, die Eisenhauer Matrix, wo er gesagt hat, es geht wichtig und dringend. Und manchmal sind das natürlich alte Konzepte, aber ich sage mal, Atmen ist auch ein ziemlich altes Konzept, aber es hat sich irgendwie bewährt. Also manchmal ist es gerade in der digitalen Zeit, so wie du sagst, auch mal wirklich gut, sich auch wieder mal auf den Fokus zu konzentrieren, den wir gerade als Führungskräfte so manchmal verlieren bei dem ganzen digitalen Gebimmel.
Peter Bluhm
Lass uns über ein zweites klassisches Thema sprechen. Gar kein neues Thema, aber wirklich ein klassisches Thema, was für viele auch noch ungelöst ist. Und zwar ist das die digitalen Dateiablage-Strukturen. Wir haben Dateien, die werden wir nicht verhindern können, werden wir nicht abschaffen können. Und natürlich gibt es inzwischen auch Werkzeuge, in denen die abgelegt werden können, auch in Teams und wie auch immer oder in SharePoint. Aber es bleibt natürlich, welche Struktur gibt man sich für eine Ablage? Was hast du dazu beizutragen?
Thorsten Jekel
Ja, also ein paar Gedanken. Erster Gedanke immer wieder zu sagen: Was kann ich tun, damit es überhaupt zu keinem Dokument kommt? Also zu sagen: „Okay, was muss ich überhaupt? Das ist die erste Frage: „Wie kann ich es vermeiden? Wenn ich beispielsweise in einem Jour fix ein Planner Board in Teams mache über den Planner, dann brauche ich kein schriftliches Word-Dokument mehr machen, was ich irgendwo ablegen muss, sondern haben alle sechs oder zehn Teilnehmer an diesem Meeting, die Zugriffe auf dieses Planner Board haben, immer den aktuellen Stand, ohne dass es jede Woche ein neues Besprechungsprotokoll gibt. Also erste Stufe ist: Vermeiden von Dokumente. Zweite Stufe ist: Eine klare Struktur zu haben. Und diese Struktur, da gibt es nicht zu sagen: „Das ist die Struktur, die einzig wahre. Ich gebe immer gerne einen Anhaltsplan Punkt, und zwar in der Buchhaltung. Mit dem arbeiten ja einige Kontrolle ab und zu auch mal zusammen, die ja auch diese Daten erzeugen. Oft gibt es ja auch eine gemeinsame Führungsstruktur, dass man sagt, Controlling, Finanz und Rechnungswesen, oft ja in der gemeinsamen Verantwortung. In jeder Buchhaltung gibt es einen Ablageplan. Also das heißt, da gibt es schon immer einen Ablageplan, wo man sagt, wo legt man was ab und da sollte man sich idealerweise daran orientieren.
Thorsten Jekel
Und bei mir ist es zum Beispiel so, dass ich sage, ich habe Kunden, ich habe Interessenten, ich habe Vorträge. Ich habe dann entsprechend das in einer solchen Struktur. Wichtig ist, dass man die Struktur die man in den Dateien hat, auch eins zu eins im E-Mail-System hat und wenn man noch Papierablage hat, auch in dem gleichen, also die gleiche Ablagestruktur in allem. Wenn man in Teams arbeitet, sollte man da Möglichkeit eine zentrale Ablage haben, also auch in der Buchhaltung ist nicht so, dass jeder in der Buchhaltung sich alle Belege noch mal selbst kopiert, sondern es gibt eine zentrale Ablage. Das bitte dann auch in Microsoft Teams, vor allen Dingen, wenn Sie mit aktuellen Systemen arbeiten. Und dann eben noch ein ganz wichtiges Thema ist, zu unterscheiden Gerade in Projekten gibt es drei Arten von Dokumente. Es gibt Dokumente, das sind Ergebnisdokumente, die brauche ich nach eines Projektes. Es gibt Vorlagenorganisationsdokumente, die ich für ein weiteres Projekt vielleicht als Vorlage nutzen möchte. Und – und das ist der größte Teil – es gibt Zwischenstände, die man später nie wieder braucht. Und deswegen sollte man in einem Projekt von vornherein in einem Projekt mindestens diese drei Unterordner haben und am Ende des Projektes kann ich diesen Ordner mit den Zwischenständen, ohne dass ich noch mal reingucken muss, sofort löschen.
Thorsten Jekel
Und das Thema, was ich oft habe, ist, dass Menschen nichts mehr finden in den Systemen und die Hauptursache ist, dass wir einfach viel zu wenig löschen. Und das liegt daran, dass wir meistens kein System haben, wie wir es eben ablegen. Und dann gibt es noch einen ergänzenden Impuls, den ich sowohl beim Thema E-Mail, beim Thema Papierablage, als auch Digitalablage habe. Das ist das Eins-minus-zwei-Prinzip. In dem Moment, wo ich eine E-Mail ablege in einen Unterordner, in dem Moment, wo ich eine Datei ablege in einem Unterordner, gehe ich immer in diesen Unterordner rein und lösche mindestens zwei Dokumente raus. Und das geht immer. Das geht immer. Also früher war es bei mir eine Einbahnstraße und wenn man das macht, dann mistet man nämlich regelmäßig aus und dann werden es weniger. Und jetzt sagen viele beispielsweise auch beim Thema E-Mail-Ablage: „Ja, ich muss doch alles archivieren. Sorry, man muss eben den letzten Stand archivieren, den man entsprechend hat, der dann ja meistens drin ist und ich habe sogar eine höhere Prozessunsicherheit, wenn ich das Risiko habe, dass ich nicht den letzten Stand einer E-Mail am Suchergebnis finde, sondern eben den vorletzten. Und danach gibt es noch drei weitere Iterationen.
Peter Bluhm
Jetzt werden manche sagen: „Mensch, die Tipps, die funktionieren hervorragend. Die habe ich vielleicht auch schon eingesetzt und nutze das. Das funktioniert auf meinem eigenen Laptop, auf meinem eigenen Notebook ganz hervorragend. Aber wenn ein Team ins Spiel kommt und man legt nun in Teams oder in einer Dropbox oder wo auch immer entsprechend Dateien ab, dann haben wir immer die Situation – und ich beobachte das auch bei Teams, in denen ich dabei bin –, dass immer irgendjemand plötzlich irgendeinen Unterordner anlegt und einen Unterordner vom Unterordner und irgendeine Datei mal irgendwo quer schießt und hinlegt, wo sie nicht hingehört. Jeder hat natürlich auch seine eigene Vorstellung von Ablage. Mancher hat eine Vorstellung von chaotischer Ablage, mancher versteht die Ablage auch nicht. Wie wird man dieser Sache etwas gerechter, dass man auch mit einem Team eine vernünftige digitale Dateiablage-Struktur organisieren kann?
Thorsten Jekel
Ja, und zwar, es gibt ja unterschiedliche Verhaltensstile von Mitarbeitenden in den Organisationen. Also Stichwort „Disk sagt ja vielleicht was, dass man sagt, es ist ein Verhaltensmodell, wo man sagt, okay, wie gibt es eben Menschen? Und vereinfacht gesagt, beim Disc sagt man eben, Gibt es Menschen, die eher extrovertiert, also laut sind, aber Leute, die eher introvertiert oder leise sind, sind Menschen eher sachorientiert oder menschenorientiert. Daraus gibt es vier Quadranten und vier Typen. Kein Mensch ist nur ein Typ, aber jeder hat Anteile. Und da gibt es eben einen Typen, der ist eher introvertiert und sachorientiert. Das sind die blauen oder gewissenhaften Typen, der eine oder die andere kennt dieses Modell. Man hat meistens in Teams das Glück, dass man so jemand in seinem Team hat. Und das ist derjenige, also der Rote, der sagt, der ist extrovertiert und sachorientiert. Der sagt: „Wir machen jetzt eine Ablagesstruktur. So, dann gibt es eben den gelben Initiativen, der sagt: „Ach, ich guck mal mit X Abteilung, was es da schon für Dinge gibt und hol mir mal ein paar neue Ideen. Der Blaue, der gewissenhafte, ist der, der im stillen Kämmerlein so ein Thema ausarbeitet. Also das geben Sie bitte nicht so dem Initiativengelben, der wird daran verzweifeln und er liefert auch kein vernünftiges Ergebnis.
Thorsten Jekel
Und dann gibt es den introvertierten, menschenorientierten, den stetigen Typen. Den setzen Sie dann bitte ins Meeting, der jede Woche einmal drüberguckt und sagt: „Moment mal, der liebe Kollege Blau hat ja gesagt, so ist die Struktur, die haben wir auch gemeinsam verabschiedet. Ich achte darauf, dass wir diese Dinge stetig auch einhalten. Das heißt, wichtig ist – da bin ich auch ein großer Freund davon – diese Frage: Wie gut und wie effizient nutzen wir unsere digitalen Systeme? „wie konsequent sind wir in der digitalen Ablage? Gehört für mich als einen Punkt in regelmäßige Jour fixes rein. Und das muss nicht die Führungskraft sein, sondern idealerweise delegiert sie solche Dinge. Das kann auch im Wechsel sein. Also ich bin auch durchaus mal ein Freund, dass man, wenn man Menschen hat, die vielleicht nicht so stark in bestimmten Bereichen sind, dass man mit einer Woche Vorlauf sagt: Mensch, kannst du mal bitte eine halbe Stunde einen Slot machen im Meeting, wo du mal zeigst, wie das funktioniert? Dann zwinge ich denjenigen, uns auch ein Stück weit, sich mit dem Thema mal im Vorfeld des Meetings zu beschäftigen. Also bitte nicht bloßstellen, so ohne Voranmeldung zu sagen: Zeig mal, und die Menschen blamieren.
Thorsten Jekel
Das ist schlechte Führungskultur. Aber Menschen fordern im Sinne von nächste Woche musst du dich mal dort bitte auch mal vor die das präsentieren. Das hilft, wird aus meiner Sicht viel zu selten gemacht. Wir reden viel zu selten über die Frage: „Wie nutzen wir dieses Thema? Und wenn wir es einmal gemacht haben, ist es damit noch lange nicht getan, sondern man braucht immer jemanden und die Rolle kann durchaus wechseln, der oder die dann in einem Meeting auch immer so der eben Ablagebeauftragte ist oder eben Digitalarbeitbeauftragte ist.
Peter Bluhm
Ich glaube, das ist ganz wichtig, was du gesagt hattest. Es wird wahrscheinlich nie die Situation entstehen, dass eine digitale Dateiablage-Struktur in einem Team, in einem großen Team, perfekt funktioniert. Da wird es immer den einen oder den anderen geben, der da etwas für sich Sinnvolles baut, was aber vielleicht für das Team keinen Sinn macht. Und das macht dann eben auch eben Sinn, darüber zu sprechen, weil man dadurch ja auch ein gemeinsames Verständnis für diese Ablage-Struktur entwickelt und auf dem Weg der Optimierung dann ist, dass man nie perfekt ist, aber das immer mehr verstehen, was der Gedanke dieser Struktur ist.
Thorsten Jekel
Vielleicht noch einen letzten konkreten Tipp zu dem Thema. Was ich manchmal auch empfehle, ist, dass man sagt, es gibt eine Ablagesstruktur. Wenn es dann neue Ordner gibt, werden die nur in Abstimmung abgelegt „So, und jetzt sagt man: „Moment mal, ich kann doch nicht eine Woche warten, bis ich einen Ordner ablege. Dann ist ein Tipp, dass man neue Ordner mit dem Sternchen beispielsweise versieht in dem Dateinamen und einmal im Meeting geht man dann diese Sternchenordner durch. Das heißt, der, der den Sternchenordner angelegt hat, sagt: „Hier habe ich einen neuen „Den Ordner angelegt, den brauche ich. Lassen wir den so, dann nehmen wir das Sternchen weg. Ändern wir es. Also auch eine Mischung aus dem Thema, man muss auch zwischendurch mal was ablegen können in irgendeiner Form, aber dann eben mit diesem Sternchen kann man es dann im Meeting einmal institutionalisiert dann einmal festlegen, wie dann die finale Ablagesstruktur ist. Das war der erste Teil dieses spannenden Interviews und freuen sich auf den zweiten Teil in der nächsten Episode. Ihr Thorst Jekel. Das war eine weitere Episode von Digital for Productivity, dem Podcast für Produktive Digitalisierung. Und immer daran denken: Erst Hirn einschalten, dann Technik.
Ihr Thorsten Jekel.