Das Wichtigste in Kürze
- Digitale Dateiablagen wachsen unkontrolliert, weil wir zu selten löschen – anders als bei physischen Aktenschränken gibt es kein natürliches Limit.
- Die 1-2-Regel hilft: Für jedes neu abgelegte Dokument werden mindestens zwei ältere Dokumente aus demselben Ordner gelöscht.
- Ein durchdachter Ablageplan – ähnlich wie in der Buchhaltung – ist die Grundlage für eine saubere digitale Struktur.
- Die Ordnerstruktur sollte über alle Systeme hinweg einheitlich sein, also z. B. in der Dateiablage und im E-Mail-Programm identisch aufgebaut.
- In Projekten lohnt es sich, von Beginn an zwischen Ergebnis-Dokumenten, Prozess-Dokumenten und Zwischenständen zu unterscheiden – so kann man Zwischenstände am Projektende einfach löschen.
- Microsoft 365 bietet Versionierung und einen mehrstufigen Papierkorb (30 Tage + 180 Tage), sodass versehentlich gelöschte Dateien wiederhergestellt werden können.
- Dokumentenmanagement- und CRM-Systeme sollten nativ als App auf mobilen Endgeräten verfügbar sein, um redundante Ablage zu vermeiden.
- Kanban-Tools wie der Microsoft 365 Planner helfen dabei, Aufgaben und Dokumente strukturiert nach Status (Backlog, in Arbeit, erledigt) zu verwalten.
- Dropscan ermöglicht die Digitalisierung eingehender Papierpost, um physische Ablage weitgehend zu eliminieren.
- Kundenbezogene Dokumente gehören idealerweise in ein zentrales CRM-System mit Schnittstellen zu LinkedIn, Newsletter-Tools und Fakturierungs-Software.
Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Folge von Digital 4 Productivity und einem weiteren Kapitel, dem vierten Kapitel des Buches "Digitale Tools effektiv nutzen." Denn im Rahmen dieses Podcasts gehen wir ja einmal durch die wesentlichen Impulse und Ideen dieses Buches durch.
Und heute geht es das Thema Strukturieren Sie Ihre digitale Dateiablage.
Digitale Dateiablage von damals und von heute
Ja, und zum Thema Strukturieren Sie Ihre digitale Dateiablage. Auch dazu gibt es natürlich wieder ein "Kennen Sie das noch?" Alles kam per Post. In mehrfacher Ausfertigung und wurde ebenso wie die ausgehenden Angebote und Bestellungen fein säuberlich abgelegt in riesigen Aktenschränken oder Hängeregistraturen. Dummerweise waren die Aktien aber meistens gerade nicht da. Und wir machen mal das Licht an, denn so langsam wird es hier etwas dunkler. Und ich hoffe auch Ihnen geht ein Licht auf, wenn Sie diese Themen sehen. Wenn Sie mich natürlich hören im Auto, dann sagen Sie, was erzählt der von Licht? Aber genau die Idee ist hier im Video und natürlich soll es auch inhaltlich Ihnen hoffentlich das eine oder andere Licht aufgeben.
Ja, in fein säuberlichen, eben in riesigen Abschränken und da hängen jetzt dummerweise, waren die Akten aber meistens gar nicht da, wo man sie brauchte. Entweder waren sie im Ordner im Büro, wenn man unterwegs war, oder der Kunde rief an und wollte etwas dazu wissen. Und der Kollege hatte den Ordner gerade mit im Homeoffice. Einige haben sich dann eine Handablage für aktuelle Themen geschaffen, um diese immer griffbereit mitzunehmen. Irgendwann wurden dann aber selbst die Piloten-Koffer für diese Handablage zu klein und schnell gefunden hat man auch nichts mehr. Ich weiß, wovon ich spreche. Ich habe zwei Rimowa Piloten-Koffer.
Zum Glück gibt es heute Digitalisierung. Da findet man ja alle seine Angebote im Gesendet-Ordner des PCs und sogar auf dem Tablet und dem Smartphone sind alle E-Mail-Anlagen da. Wenn da nur nicht die Fülle an Suchergebnissen wäre. Ah, hallo Herr Bremer, Ihre Bestellung. Ja, Moment, ich suche gerade schnell das Angebot raus. Kein Problem. Hab ich auch als Datei abgelegt. Hm. Wissen Sie was? Ich rufe Sie gleich zurück. Da sind jetzt auch irgendwie hunderte von Dateien in diesem Ordner. Irgendwie scheint die Digitalisierung auch nicht die Lösung zu sein.
Ja, früher gab es Aktenschränke, heute gibt es Ordner. Das Gute an Aktenschränken war, dass es selbstbegrenzende Systeme waren. Ich erinnere mich noch an meinen ersten Chef, der mir den Schrank zeigte, den ich zur Verfügung hatte. Und das war so ein kleines, so ein halb breites Element. Und da war nur ein Fach frei. Und dann sagte mein Chef, ja, dieses Fach ist ihr Schrank-Bereich. Dann sage ich ja, was ist denn, wenn derr... also erstens nur das eine Fach ja. Zweitens, was ist, wenn das Fach voll ist?, sagte er, dann schmeißen sie alles weg, was Sie nicht brauchen. Und da bin ich ein paar Jahre gut mit klargekommen mit diesem System. Also wenn ich jetzt mal gucke, wenn man schaut, früher habe ich eben einen Aktenordner gehabt, früher habe ich einen Aktenschrank gehabt, heute habe ich eben 128.000 Suchergebnisse. Und natürlich werden die Suchende immer besser. Aber spätestens wenn Sie zu viele Suchergebnisse kriegen, dann wird es Zeit, sich über eine vernünftige Struktur Gedanken zu machen. Und vor allen Dingen geht es darum, dass man dann einfach auch mal konsequent löscht. Denn ich habe so ein schönes Foto auf Facebook mal vor ein paar Jahren gesehen. Urlaubsfotos 2000, es fängt an mit Urlaubsfotos 1987. 36 Bilder. Acht waren schön. Urlaubsfotos 2022. 2436 Bilder. Acht waren schön. Haben wir mehr schöne Fotos? Nein. Finden wir nichts mehr? Yapp. Das ist genau das Thema, weil wir damit und da gab es mal einen schönen Artikel in der Zeit, leider auch in irgendeiner Form vergessen, Entscheidungen zu verlernen, Entscheidungen zu treffen.
Die Hautprobleme mit der digitalen Dateiablage
Also was sind aus meiner Sicht die Hauptprobleme? Zum einen eben, wir haben eine Vielzahl von Fotos und Dokumenten zusammen und wir löschen sie einfach nicht aus der Angst, sie später doch noch mal gebrauchen zu können. Und dann ordnen wir es irgendwie alles ein und so idealerweise jeder für sich und dann hat man es an mehreren Orten für sich teilweise doppelt und im Team natürlich dann mehrfach. Ja, und dann eben auch die Frage, muss ich mich denn auch immer digital bedanken? Brauche ich alle Status-, alle Zwischenmails? Meistens brauchen wir deutlich weniger, als wir uns aufbewahren. Und ich höre immer, ja, man muss doch aus juristischen Gründen heraus Dinge archivieren.
Ja, aber wenn Sie beispielsweise dieses Thema Olympische Disziplin E-Mail-Ping-Pong haben, dann haben Sie in der letzten E Mail erfahrungsgemäß den kompletten Stand immer zu einem Vorgang. Und wenn Sie die vorherigen nicht löschen, erhöhen Sie sogar das Risiko, dass Sie einen nicht fallabschließenden Ergebnis-Punkt haben und dann treffen Sie gegebenenfalls eine Fehlentscheidung, weil Sie nicht den aktuellen Stand gefunden haben. Das passiert dann eben deutlich mehr.
Problem Nr. 1
Heißt, Problem eins: Wir löschen unsere Daten viel zu selten. Also deswegen auch hier einfach wir verlernen wirklich Entscheidungen zu treffen, weil früher, wenn du eben in Urlaub warst, hast du drei vier Filme mitgenommen. Heute ist es so, ja, solange der Speicher nicht voll ist, überhaupt kein Thema. Und dann aber irgendwann ist das Problem, wenn der Speicher dann voll ist, dann wird das Problem richtig groß, weil dann steigt man nicht mehr durch. Das heißt, das Problem wird eine ganze Zeit lang einfach ignoriert, bis es so groß ist, dass Sie es nicht mehr mit vernünftigen Methoden hinbekommen. Also das heißt, es wird einfach immer mühsamer, wenn die Festplatte einfach voll ist und man kriegt eine riesige Menge einfach an Suchergebnissen. Und wenn ich jetzt mal gucke, natürlich KI hilft, künstliche Intelligenz, wenn die menschliche Intelligenz aufhört. Naja. Spaß beiseite. Eine Kombination von beidem ist sicherlich nicht verkehrt. Also deswegen eben ganz, ganz wichtig ist zu sagen Löschen. Und was man eben auch häufig hat, ist, dass (man einfach) oft nicht gelöscht wird, weil man nicht weiß, wohin soll ich denn was ablegen? Was soll ich denn löschen? Wie dokumentiere ich denn, also dass man kein vernünftiges System hat.
Problem Nr. 2
Und deswegen ist es einfach so, und das ist so das zweite große Thema, wir haben kein vernünftiges und durchdachtes Ablagesystem. Also wenn man sich jetzt mal anschaut in der EDV ist das, ich sage mal bekannt, auch in der Buchhaltung. Da würde keiner auf die Idee kommen, ohne einen Ablageplan zu arbeiten. Da wird genau eben strukturiert, was wie wo abgelegt und gebucht wird. Und genauso sollte man auch in anderen Bereichen entsprechend sinnvollerweise eben arbeiten.
Problem Nr. 3
Ja, Punkt Nummer drei. Wir denken einfach nicht langfristig. Also das heißt so dieses Thema, wenn man eben Ex-Kunden hat, wenn man am Ende eines Projektes ist, dass man dann einfach nicht sich im Vorfeld schon Gedanken macht, welche Dokumente brauche ich denn am Ende eines Projektes? Da brauche ich nämlich im Regelfall keine Zwischenschritte, aber ich brauche Ergebnis-Dokumente und ich brauche vielleicht noch welche, die ich für weitere Projekte als Vorlage entsprechend benutzen mag. Also das heißt, die Hauptthemen zu sagen, wir löschen unsere digitalen Daten zu selten, wir haben kein durchdachtes Ablagesystem und wir denken in der Dateiablage nicht langfristig.
Lösungsansätze der drei Hauptprobleme
Ja, was ist die Lösung für Nummer eins? Löschen, löschen, löschen. Und dazu eine Regel, die ich Ihnen gerne mitgeben mag, ist wirklich dieses Thema 1 - 2. Bei mir war früher dieses Thema Ablegen immer eine Einbahnstraße, sowohl bei E-Mails als auch bei Dokumenten. Mittlerweile habe ich mir angewöhnt, in dem Moment, wo ich ein Element in einem Unterordner ablege, gucke ich kurz rein und lösche zwei Elemente aus diesem Unterordner raus. Und dieser Unterordner kann ein E-Mail-Ordner sein, kann ein Papier-Ordner sein, kann ein Dateiablage-Ordner sein. Und wenn Sie das machen, dann wird es nicht mehr, sondern dann wird es weniger. Und meistens kann man das, das heißt, Sie senden an jemand was, schicken es raus, sie kriegen eine Antwort. Ja, dann können Sie doch das, was Sie rausgeschickt haben, können Sie dann entsprechend, was Sie im Wartenordner hatten, können Sie wieder rauslöschen. Also das heißt, hier schaffen Sie sich eben ein System entsprechend dafür. Also deswegen 1 - 2, eine ganz, ganz tolle Regel. Was auch eine gute Idee ist, ist bei uns entstanden aus dem Thema Urlaubsabwesenheiten, dass wir uns Post nachschicken lassen.
Dropscan
Mit Dropscan gibt es auch einen Anbieter, da können Sie sich Ihre Papierpost digitalisieren lassen und dann bekommen Sie die auch entsprechend in der digitalen Form. Das entstresst auch total und Sie können das auch per Regeln oder mit einem Assistenten dann auch entsprechend sich vorsortieren und bearbeiten lassen. Also deswegen auch dieses Thema, wenn ich jetzt mal Papier-Dokumente mir angucke, die restlichen wenigen, die bei mir bleiben, da gibt es für mich eben die drei Optionen. Entweder die Grundablage, Papierkorb.
Handablage
Punkt Nummer zwei habe ich so eine Zehnerfächermappe, so eine Handablage, die eben für aktuelle Themen entsprechend brauchen. Also, und die beschrifte ich mit Deckblatt, beschriftlich ich mit Bleistift. Also geht auch schneller mit Radiergummi Sachen wegzumachen, als immer ein neues Deckblatt zu drucken. Also manchmal macht Papier durchaus Sinn. Oder sonst entsprechend halt einscannen mit meinem doppelseitigen Einzugscanner, den ich auf meinem Schreibtisch schon lange stehen habe. Und es gibt ganz wenige Dokumente, so wie den Sozialversicherungsausweis, den man eben im Original behalten muss. Sonst ist bei mir so ziemlich alles entsprechend digital eingescannt. Und wenn hier die Bude mal abbrennt, was rette ich noch? Die paar Fotoalben, die ich nicht eingescannt habe. Alles andere ist digital. Ja, Lösung Nummer zwei Schaffen Sie sich idealerweise entsprechend hier ein Ablage-System, was für Sie passt. Das muss nicht für alle im Unternehmen gleich sein, sollte aber zumindest in Teams oder in Projekten, wo man gemeinsam arbeitet, aufeinander abgestimmt sein. Also so, dass wenn jemand auch mal im Urlaub ist, so dass jemand krank ist oder wenn man eben Dinge gemeinsam ablegt, dass man sich auf eine gemeinsame Struktur geeinigt hat.
Ein einziger Ablageordner macht da meistens keinen Sinn, denn es gibt das sogenannte WIP-Limit, Work in Progress, kommt aus dem Kanban, dass man sagt, in einem Ordner sollte nicht mehr drin sein, als man auf einen Blick ohne scrollen erkennen kann. Und das schafft man im Regelfall nicht, wenn man nur einen Ordner hat. Und ehrlich gesagt, ich habe noch keinen Menschen erlebt, der keine Unterordner hat und nicht dieses 128.000 Elemente-Problem hatte und dann 28.000 Suchergebnisse. Also ich lasse mir gerne das Gegenteil beweisen. Ich habe es bisher noch nicht erlebt.
Einheitliche Ordnerstruktur
Ja, dann sollte idealerweise die Struktur über alle Systeme möglichst einheitlich sein. Also wenn Sie eine Struktur mit Kunden, Interessenten, Finanzen, Marketing, Produktion haben, wenn Sie die sowohl im Dateiablage-System als auch in der E-Mail gleich haben, dann finden Sie die Dinge eben deutlich leichter. Ja, dann vielleicht auch noch mal so Tipps, was ich gerne habe ist, dass ich so einen Ordner pro Wochentag habe. Da kann mir mein Assistent, da kann ich mir Dinge reinschieben, die ich an bestimmten Wochentagen brauche, die ich, sei es für Meetings benötige, die sei es, die ich an diesem Tag vielleicht in Zug erledigen mag. Ein Ordner für Warten ist immer eine gute Idee, dass ich weiß, da sind Dinge drin, da warte ich noch auf eine Rückantwort beispielsweise. Ja, und dann eben bei den Ablageordnen hängt es natürlich von ihrem Aufgabengebiet ab. Das heißt, hier kann man eben nach Projekten, nach Kunden, nach Mitarbeitenden, nach Lieferanten, nach Tochtergesellschaften, um nur einige Beispiele zu nennen, gliedern. Ja, eine weitere Idee ist nach den Gruppen gliedern und nach den Lebensbereichen. Das habe ich für mich, glaube ich, vor 20 Jahren mittlerweile einmal so eingeführt. LIFE - Leistung, Ich, Familie und Freunde und Entwicklung und eben zu sagen, Leistung und Entwicklung und Familie und Freunde und ich. Und diese vier Dinge sind für mich die oberste Struktur und darunter gliedern sich dann alle unteren Dokumente.
Ja, wichtig ist einfach, dass Sie dann auch wenn Sie in neuen Systemen arbeiten, idealerweise immer schauen, dass Sie mit einer gleichen Struktur arbeiten. Ja, dann eben, wenn man sagt, ich habe keine langfristige Denke, ist eine gute Idee, eben am Anfang schon ans Ende zu denken. Und das ist vor allen Dingen beim Thema Projekten. Da ist eine gute Idee eben, dass man beispielsweise sagt, es gibt eben Ordner für Ergebnis-Dokumente, Prozess-Dokumente und für Zwischenstände. Und wenn ich jetzt sage, ich habe lauter Zwischenstände, die ich eben in einen Zwischenstände-Ordner schiebe, dann weiß ich, dass ich am Ende des Projektes einfach diesen Ordner komplett löschen kann. Weil sonst müsste ich jedes Mal jede einzelne E-Mail durchgehen, brauche ich hier noch, brauche ich sie nicht. Und was dann meistens gemacht wird, dann wird sie eben nicht gelöscht und ich habe X Zwischenstände. Wenn Sie von vornherein eben Unterordner machen, wo Sie beim Reinschieben schon wissen, okay, am Ende eines Meilensteins, am Ende eines Projektes brauche ich diesen Ordner nicht mehr, können Sie diesen Ordner danach einfach löschen. Also deswegen hier die Idee ist und natürlich ist die Welt da nicht schwarz weiß, sie ist grau, aber denken Sie mal drüber nach, wo das vielleicht für Sie sinnvoll sein könnte einzusetzen. Bei mir geht das eben sehr, sehr gut. Und idealerweise sollte man auch eine zentrale Projekt-Ablage haben, so dass nicht jeder seine eigene Ablage hat, sondern dass man so was zentral hat, wo jeder idealerweise synchronisiert darauf zugreifen kann. Also hat natürlich auch eine Idee.
Kanban-Tools nutzen
Ja, dann eben die Idee auch, dass man hier das Ganze kombiniert mit Kanban Tools wie dem Planner in Microsoft 365, dass ihr dort, wie man das in der Scrum-Struktur kennt, eben zu sagen, ich habe einen Backlog, ich habe Dinge, die im aktuellen Sprint gemacht werden. Ich sage, sagen die in Arbeit sind, die erledigt sind, wo es gegebenenfalls Dinge gibt, die noch, wo es noch eine Genehmigung ausstehend ist, Sachen, die erledigt sind. Ja, das heißt hier auch noch mal zum Thema der Dateiordner. Also hier eben auch zu sagen die Angst, Moment mal, bei mir sind Dinge weg. In den meisten Systemen gibt es einen Papierkorb und in Microsoft 365 beispielsweise gibt es eine sehr gute Versionierung. Das heißt, Sie können im Datei-Manager immer sagen, rechte Maustaste, Versionierung, Versionsverlauf, und dann können Sie auf vorherige Versionen zurückgehen. Und es gibt eben, wenn Sie sagen, Onlineansagen, sehen Sie einen Papierkorb, der ist meistens 30 Tage Rücklauf und dann ist meistens 180 Tage noch mal ein endgültiger Papierkorb. Also über den Weg finden Sie Dinge auch wieder.
Dokumentenmanagement-Systeme nutzen
Ja, zwei große Bereiche, wo ich mal sage, wenn Sie die haben, sollten Sie idealerweise, wenn Sie ein Dokumentenmanagement-System haben, ein Dokumentenmanagement-System nutzen, hat man oft im Steuerberatenden-Bereich, bei der DATEV beispielsweise für dich ja einiges mache oder im Bankbereich Atruvia-Systeme. Hier gibt es natürlich immer führende Systeme, wo alles zum Kunden dokumentiert ist. Sollte es solche führende Systeme geben, sollten in diese Dinge die Sachen immer dokumentiert werden. Idealerweise sollten sie dann rausgenommen werden aus der E-Mail, dass man sie da nicht redundant hat. Manchmal erlebe ich das, wenn man auf mobilen Endgeräten keinen Zugriff auf diese Dokumentenmanagement-Systeme hat, dass man sie dann immer noch mal redundant in Outlook drin lässt. Deshalb ist für mich ein großes Entscheidungskriterium für solche Systeme, dass die idealerweise auch nativ als App auf mobilen Endgeräten verfügbar sind. Dann kann ich nämlich eben darauf verzichten, die redundant abzuspeichern, weil ein System nicht synchronisiert wird. Daraus entstehen oft Redundanzen, weil einfach bestimmte Systeme nicht lokal, offline synchronisierbar verfügbar sind. Und das halte ich für keine gute Idee. Gleiche auch bei dem Thema CRM-Systeme. Ich habe beispielsweise mit Daylight ein CRM-System, was eben komplett einfach auch als App auf all meinen Endgeräten nutzbar ist. Das heißt, ich habe eine Schnittstelle in meinem E-Mail-Programm, wo ich sagen kann übergebt mir das bitte an mein CRM, aber auch nicht alles, sondern nur die, die ich bei dem Kunden brauche, die Sachen, alles andere wird entsprechend sofort auch gelöscht. Also deswegen ja auch beim Thema E-Mail. In dem Moment, wo ich eine E-Mail sende, gehe ich sofort in den Gesendet-Ordner rein, ordne das entweder einem Kunden zu, wenn ich es brauche, schieb es in einen Unterordner wie Warten oder in den Wochentag oder ich lösche es entsprechend komplett raus. Weshalb wird oft nicht abgelegt oder nicht gelöscht, weil man nicht weiß, wohin man ablegen soll. Und deswegen ist wichtig, sich da ein System zu schaffen.
CRM (Customer Relationship Management) – System nutzen
Ja, Stichwort CRM. Hier ist auch mal ganz wichtig, dass Sie idealerweise ein System haben, was viele Schnittstellen hat. Ich nenne Ihnen mal ein paar, die aus meiner Erfahrung wichtig sind. Zum einen Social-Media-Plattformen wie LinkedIn. Das heißt, wenn ich mir eben, wenn ich einen neuen Kontakt habe auf LinkedIn, dann wird der automatisch in meinem CRM-System angelegt und andersherum. Eben kann ich mir auch Bilder beispielsweise aus dem Social-Media-System klauen ins CRM-System. Ich kann hier auch sehen, welche Nachrichten in diesen Bereichen kamen.
Karten-Dienste
Ja dann Karten-Dienste. Wenn Sie beispielsweise sagen, ich habe einen Termin in München, dann können Sie sich anzeigen lassen, gib mir mal alle Kunden, die in München sind und dann kann ich da versuchen noch mehr Termine zu machen. Ja dann auch Newsletter-Systeme ganz wichtig. Idealerweise, wenn sich jemand in einen Newsletter einträgt, sollte er auch automatisch bei Ihnen im CRM-System eingetragen werden, so dass diese Systeme nicht auseinanderlaufen.
Fakturierungs-Systeme
Ja, Fakturierungs-Systeme - bei mir Fastbill. Das heißt, wenn ich einen Kunden habe, dem ich eine Rechnung schreibe, dann übergebe ich den einfach aus dem CRM-System, habe ihn gleich in meinem Fakturierungs-System und sehe ja wieder in meinem CRM-System, wie viel Umsatz ich mit dem Kunden gemacht habe, welche Rechnungen gegebenenfalls noch ausstehen.
Telefon-System
Ja, dann Telefon-System. Ich habe hier im Büro ein Festnetztelefon. Das heißt, wenn ich hier ausgehend telefoniere, dann sage ich einfach in meinem CRM-System telefonieren und dann wählt das Ding für mich. Ist, hört sich immer so an, ja, es ist ein bisschen freakig, ist ein bisschen Komfort.
Ja, aber Sie schaffen durchaus noch eine Menge mehr an Telefonaten, wenn Sie nicht jedes Mal wählen müssen. Zeit sparen und damit mehr Kontakte.
Online-Formular-System
Ja, und Online-Formular-System, um Informationen zu sammeln. Also auch noch mal so die Idee. Ja, CRM-Systeme sollten idealerweise so sein, dass sie im Team gemeinsam genutzt werden, also dass man was zu einem Kunden zentral ablegt und jeder darauf auch entsprechenden Zugriff hat.
Zusammenfassung der Top 10-Tipps
Ja, somit last-but-not-least so die Top-10-Tipps aus dem Kapitel 4. Bevor Sie ein Dokument ablegen, prüfen Sie immer, was passieren würde, wenn Sie es löschen. Und meistens ist das gar nicht so schlimm. Nächster Tipp - Wenn Sie ein Dokument ablegen, löschen Sie aus dem Ablageordner immer mindestens zwei Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen. Wenn Sie sich mit dem Löschen von Dokumenten schwertun, nutzen Sie einen Papierkopf auf Probe aus, den Sie alle sechs oder zwölf Monate eben regelmäßig löschen. Schaffen Sie sich einen Ablageplan wie eine Buchhaltung und dokumentieren Sie ihn schriftlich. Idealerweise natürlich auch im Team. Wenn Sie Ordner nicht alphabetisch sortieren wollen, ergänzen Sie den Ordnernamen am Anfang mit einer laufenden Nummer. Idealerweise immer mit einer Fülle null, also null eins bis null neun neunzig, weil sonst ist, wenn Sie da eine elf haben, kommt die 11 vor der 2. Das macht immer keinen großen Sinn. Ja, in Projekten sollten Sie die Ablage ab Beginn und Ergebniss und Prozess-Dokumente und in Zwischen-Stände unterteilen und ziehen sich häufig benutzte Ordner in die Favoriten und Schnellzugriffe. Nutzen Sie Kategorien und Tags, um Dokumente schnell griffbereit zu haben. Und wenn Sie mit einem Dokumentenmanagement-System arbeiten, muss es auf allen Ihren Systemen nutzbar sein.
Ja und legen Sie idealerweise kundenbezogene Dateien idealerweise in einem CRM-System ab. Ja, so viel zum Thema vom Dokumentenfriedhof wirklich zum Dokumenten-Schatz, auf dass Sie Ihre Dokumente immer im Zugriff haben. Und Sie sehen, die Kapitel hängen natürlich immer zusammen.
Fazit
Ich freue mich übrigens auch immer über Kommentare, über Rückfragen und gerne beantworte ich natürlich auch Ihre Fragen, die Sie zu diesem Kapitel haben. Wenn Sie das Buch haben, ich schreibe es in die Shownotes auch noch mal rein, gibt es auch einen Chatbot. Dann können Sie eben auf digitale Tools, Buch hinten als Unterdomain auf meiner Seite können Sie auch noch mal den Chatbot zu all diesen Themen befragen. In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenn wir uns darüber unterhalten, wie Sie mit Digitalisierung noch produktiver werden können.
Bis dahin viel Erfolg.
Ihr Thorsten Jekel.
Häufige Fragen (FAQ)
Warum quillt die digitale Dateiablage schneller über als früher der Aktenschrank?
Digitale Ablagen haben kein natürliches Limit: Solange Speicherplatz vorhanden ist, werden Dateien einfach angesammelt. Früher erzwang ein begrenztes Schrankfach regelmäßiges Ausmustern, während heute Ordner mit Zehntausenden von Elementen entstehen, in denen nichts mehr schnell zu finden ist.
Was ist die 1-2-Regel bei der digitalen Ablage?
Die 1-2-Regel besagt: Immer wenn ein neues Dokument in einen Unterordner abgelegt wird, werden gleichzeitig mindestens zwei nicht mehr benötigte Dokumente aus diesem Ordner gelöscht. So wird die Ablage mit der Zeit kleiner statt größer.
Wie sollte ein sinnvoller Ablageplan aufgebaut sein?
Ein Ablageplan sollte ähnlich strukturiert sein wie ein Buchhaltungsplan: schriftlich dokumentiert, für alle Beteiligten gültig und nach logischen Kategorien gegliedert – beispielsweise nach Kunden, Projekten, Finanzen oder Mitarbeitenden. Idealerweise wird dieselbe Struktur in der Dateiablage und im E-Mail-Programm verwendet.
Welche Ordnerstruktur empfiehlt sich für die persönliche digitale Ablage?
Eine bewährte Oberkategorie-Struktur lautet LIFE: Leistung, Ich, Familie & Freunde und Entwicklung. Darunter werden alle weiteren Dokumente einsortiert. Zusätzlich sind Tagesordner (für wochentags benötigte Unterlagen) und ein Warten-Ordner (für Vorgänge, auf die noch eine Rückantwort aussteht) hilfreich.
Wie geht man bei der Projektablage vor, um am Ende nicht in Zwischenständen zu versinken?
In der Projektablage sollte man von Beginn an drei Ordnertypen anlegen: Ergebnis-Dokumente, Prozess-Dokumente und Zwischenstände. Dokumente, die als Zwischenstände markiert sind, können am Ende eines Meilensteins oder Projektes einfach komplett gelöscht werden, ohne jede einzelne Datei prüfen zu müssen.
Wie schützt Microsoft 365 vor dem versehentlichen Löschen wichtiger Dateien?
Microsoft 365 bietet einen mehrstufigen Papierkorb: Gelöschte Dateien bleiben zunächst 30 Tage im normalen Papierkorb und danach weitere 180 Tage in einem endgültigen Papierkorb. Zusätzlich speichert Microsoft 365 über den Versionsverlauf ältere Dateiversionen, die jederzeit über die rechte Maustaste im Datei-Manager wiederhergestellt werden können.
Warum ist es wichtig, dass ein Dokumentenmanagement-System auch als mobile App verfügbar ist?
Wenn ein Dokumentenmanagement-System nicht auf mobilen Endgeräten verfügbar ist, legen Nutzer Dokumente zusätzlich redundant in E-Mail-Programmen wie Outlook ab. Diese Doppelablage erzeugt genäu die Unordnung, die man vermeiden möchte. Systeme, die nativ als App auf allen Endgeräten synchronisieren, verhindern solche Redundanzen.
Welche Schnittstellen sollte ein CRM-System für effiziente Dateiablage mitbringen?
Ein CRM-System sollte mindestens Schnittstellen zu Social-Media-Plattformen wie LinkedIn (für automatische Kontaktsynchronisation), zu Karten-Diensten (für geografische Kundenansicht), zu Newsletter-Systemen und zu Fakturierungs-Software bieten. So laufen alle kundenbezogenen Informationen zentral zusammen und müssen nicht in mehreren Systemen doppelt gepflegt werden.
Wie kann man eingehende Papierpost in den digitalen Workflow integrieren?
Mit einem Dienst wie Dropscan lässt sich Papierpost digitalisieren: Die Post wird an eine Postadresse geschickt, eingescannt und digital bereitgestellt. Alternativ kann man verbleibende Papierdokumente mit einem doppelseitigen Einzugscanner selbst einscannen; nur wenige Originale wie den Sozialversicherungsausweis muss man physisch aufbewahren.
Wie verhindert man zu viele Suchergebnisse bei der digitalen Suche?
Zu viele Suchergebnisse entstehen, weil Dateien angesammelt statt konsequent gelöscht werden. Die Lösung liegt in regelmäßigem Löschen (z. B. mit der 1-2-Regel), einer klaren Ordnerstruktur mit sinnvollen Unterordnern und dem Prinzip, dass ein Ordner nicht mehr Elemente enthalten sollte, als man auf einen Blick ohne Scrollen erfassen kann (WIP-Limit aus dem Kanban-Ansatz).
Erwähnte Tools & Ressourcen
- Microsoft 365 – Dateiablage mit Versionierung, Papierkorb-Funktion und Planner als Kanban-Tool
- Dropscan – Dienst zur Digitalisierung eingehender Papierpost
- Fastbill – Fakturierungs-System mit CRM-Schnittstelle
- Künstliche Intelligenz (KI) – erwähnt als ergänzendes Mittel bei der Suche in großen Datenmengen
