Binden Sie moderne Assistenzen optimal ein

Einführung

Schön, dass wir wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital 4 Productivity und dem fünften Kapitel, das Buches „Digitale Tools effektiv einsetzen“. Denn Sie wissen ja, einmal pro Woche circa gibt es hier eine Tonzusammenfassung des Kapitels, keine Lesung, sondern so die wesentlichen Impulse.

Und die Idee des fünften Kapitels ist „Binden Sie moderne Assistenzen optimal ein“. Um vielleicht die Essenz dieses Kapitels schon mal vorneweg zu sagen, ich bin ein großer Gegner der Abschaffung von Assistenzen, denn wenn sie richtig genutzt werden, sind sie ein absoluter Produktivitätsbooster. Ich persönlich habe als Angestellter GmbH-Geschäftsführer schon immer Assistenzen genutzt und auch als Selbständiger seit dem ersten Tag arbeite ich mit einem Assistenten und ich möchte ihn nicht mehr missen. Mehr dazu, wie ich das mache als Freiberufler, erzähle ich Ihnen in diesem Kapitel.

Ja, in der bewährten Form die Einstiegsgeschichte. Kennen Sie das? Sie sind Führungskraft und kommen gar nicht mehr zu ihrem Tagesgeschäft. Ihr E-Mail-Posteingang blickt über und seitdem Ihr Sekretär oder Ihre Sekretärin wegrationalisiert wurde, müssen Sie z.B. auch Ihre Reisen selbst organisieren. Natürlich gibt es die zentrale Reisestelle, aber die behindert eher, als dass sie hilft. Und da deren Telefonleitung auch dauerd besetzt ist, geht es letzten Endes schneller, wenn Sie alles allein planen.

Auch die Kundentermine koordinieren Sie selbst und die Meetingräume für Kunden und die müssen Sie ja auch nun immer buchen, bis hin zu Kaffee und Keksen. Neulich hatten sie einmal eine jüngere Kollegin freundlich gefragt, ob sie das übernehmen könne, weil sie totale Zeitnot hatten. Die Kollegin hat sie dann aber so richtig rund gemacht, was Ihnen denn einfiel. Ja, früher, ich kenne das, mein Vater war früher Top-Manager, bin in einem Top-Manager-Haushalt großgeworden und der hatte eine Sekretärin. Das war damals ganz normal. Was mich so ein bisschen immer irritiert hatte, ist, dass mein Vater wörtlich diktiert hat mit Diktiergerät, wo ich mir überlegt habe, kann das nicht irgendwie effizienter sein, dass man das mit Stichworten macht? Aber da ändern sich nun mal auch die Zeiten und die Geschwindigkeiten. Aber das ganze Thema Post Vororganisation, das ganze Thema Reiseorganisation hat alles seine Sekretärin eben damals gemacht.

Ja, heute werden Assistenzen oft einfach abgeschafft, statt sich mal zu überlegen, wie man denn Assistenzen produktiv nutzen kann. Und für mich, ich bleibe dabei, jede Führungskraft, die selbst Reisen bucht, die selbst irgendwelche Charts baut, sorry, sind überbezahlte Sachbearbeiter und das erlebe ich leider viel zu häufig. Führungskräfte sollen nicht Charts bauen und sollen nicht Reisen buchen, sondern sie sollen am Unternehmen vor allen Dingen arbeiten und ihr Team entsprechend weiterentwickeln und die richtigen Rahmenbedingungen zu erschaffen.

Die Hauptprobleme

Ja, also was habe ich so als drei Hauptprobleme in diesem Buch auch identifiziert? Zum einen, Ihre Assistenz wird einfach wegrationalisiert und die Lücke müssen Sie entsprechend füllen, obwohl Sie alle Hände voll zu tun haben. Das Zweite, wo es eine Assistenz gibt, wird Sie für Tätigkeiten eingesetzt, die eben unter der Fähigkeit der Assistenz auch liegen und wird dann abgeschafft, weil Sie ja nichts bringt. Das erlebe ich eben auch oft zu sagen, ich erlebe es manchmal selbst. Der große Haken ist, natürlich kann es keiner so gut machen wie sie und es ist immer auch eine Herausforderung, Dinge zu delegieren und die Zeit sich zu nehmen, eine Mitarbeiterin, einen Mitarbeiter oder eben auch einen externen Assistenten zu briefen, zu entwickeln, so weiterentwickeln, dass sie oder er diese Tätigkeiten übernehmen kann, die Sie bisher übernehmen.

Ja, und das dritte eben zu sagen, auch selbst die Aufgabe der Assistenz kann eben optimiert werden, indem man sie nicht immer die gleichen Lolo-Jobs machen lässt, sondern auch zu sagen, wo auch Jobs automatisiert werden können, die eine Assistenz macht, macht es auf alle Fälle Sinn, die zu automatisieren und auch die Assistenzen entsprechend weiter zu entwickeln.

Ja, wie gesagt, ich habe es eben immer so, auch dieses Thema, dass Assistenzen, das ganze Hierarchieebenen abgeschafft werden. Und dann wundert man sich, dass keine Führung mehr stattfindet, wenn ich dann irgendwann 40-50 Mitarbeitende habe. Mein Vater hat mir früher mal gesagt, erfahrungsgemäß kann man ganz gut maximal zehn Leute führen, wenn jeder zehn Prozent der eigenen Arbeitskraft ungefähr frisst. Das war so der Erfahrungswert meines Vaters. Dann sind wir sogar bei neun, weil sie vielleicht noch 10 Prozent auch brauchen, ihre eigenen Themen noch mal entsprechend weiterzuentwickeln. Also deswegen halte ich überhaupt nichts von so großen Führungsspannen, weil sie dann einfach gar keine Zeit mehr haben für Führung. Führung passiert nicht alleine, sondern Führung ist anstrengend. Ich kenne das jahrelang selbst, größere Mannschaften auch geführt und vor dem Hintergrund ist das Arbeit und das muss auch entsprechend eingeplant werden. Genauso wie das Thema E-Mail-Bearbeitung. Also ich halte dieses Thema auch Führung, wo es heißt, braucht man doch heute nicht, die Jungen können es alle selbst. Ich glaube, eine Führung ist mehr und mehr wichtiger Engpass und umso wichtiger ist es dort auch Führungskräfte frei zu schaufeln für Führungsaufgaben. Und dabei können Assistenzen entsprechend dort auch helfen.

Ja, das zweite eben zu sagen. Viele machen einfach Dinge, wo ich sage, die Assistenzen werden einfach auch selten weiterentwickelt, werden dort eben nicht vernünftig geführt, machen immer die gleichen Dinge, wo man sagt, okay, yhm, um irgendwie einen Termin zu koordinieren, da kann ich auch einen Terminbuchungs-Link beispielsweise nutzen, dann braucht man die Assistenz dafür wirklich nicht. Und eben last, but not least zu sagen, selbst auch die Assistenzen, da werden auch viel zu wenig Automatisierungsmöglichkeiten genutzt. Wenn ich beispielsweise diesen Podcast hier habe, dann ist es so, dass mein Assistent den transkribiert und das macht er nicht, indem er sich stundenlang hinter die Tonaufnahme hängt, sondern er nutzt einen Dienst, der heißt Happy Scribe und dann überarbeitet er die Dinge noch. Also mein Assistent hat mich beispielsweise gefragt, vor ein paar Monaten, ob er durch KI arbeitslos wird. Und ich habe ihm sehr klar gesagt, nNein, aber sie werden, ich erwarte schon, dass sie deutlich produktiver werden, als sie das heute sind, indem sie eben auch unter anderem KI nutzen. Und das ist eben ganz, ganz wichtig.

Assistenzen werden abgeschafft

Ja, das Thema, was eben ich auch habe, dieses Thema, wenn Assistenzen abgeschafft werden oder wenn sie vielleicht ein Unternehmen neu gründen. Als ich mein Unternehmen neu gegründet habe, habe ich relativ schnell für mich entschieden, dass ich dadurch, dass ich fast nur bei Kunden draußen bin, gar kein extra Büro mehr brauche. Diese Fixkosteneinsparung hat mich beispielsweise gut durch Corona getragen, weil ich dort einfach keine Fixkosten an Büro-Miete beispielsweise eben auf der Backe hatte.

Ich habe auch keine Fixkosten zum Thema Personal. Jetzt sagen Sie, Moment mal, du hast doch einen Assistent. Ja, ich habe einen Assistenten als Virtual Private Assistant aus dem Hause Strandschicht. Die Idee habe ich dem Buch “Die 9-Stunden Woche” von Timothy Ferris entnommen und seitdem arbeite ich eben mit solchen Dienstleistern zusammen. Und die gibt es auch in Deutschland. Die sind auch sehr gut. Die sind dann nur vom Stundensatz naturgemäß nicht günstig. Meiner hat mich bis vor kurzem 9 € die Stunde gekostet. Mittlerweile kostet er mich 11 € die Stunde, lebt eben in Osteuropa und hat damit einen ganz anderen Lebenshaltungskostenblock als wir das hier haben. Dadurch ist die Kostendifferenz entsprechend auch nachvollziehbar. Also das ist die Idee der Virtual Private Assistenz. Wenn Sie sagen, ich möchte das Ganze vielleicht nicht eben im Ausland outgesourct haben, ich habe da kein gutes Gefühl. Ich sage immer die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeitender, eine Mitarbeiterin, sie hintergeht, ist deutlich höher als ein externer Dienstleister. Denn hier haben Sie eine klare vertragliche Vereinbarung. Und wenn hier einmal ein Mitarbeiter dort eben Daten veruntreut, Informationen falsch nutzt, sie hintergeht, das ist sofort bei Social Media publik und dann ist dieser Anbieter weg vom Markt. Also Sie haben eine normale ADV, auch das Datenverarbeitungsklausel und diese ganzen Dinge.

Und der Anbieter Stranschicht, mit dem ich zusammenarbeite, ist eine deutsche Firma und die Mitarbeitenden leben in Osteuropa und meiner ist eben ein promovierter Betriebswirt, der in Deutschland promoviert hat. Und wenn Sie die Mails lesen, Sie merken keinen Unterschied, dass das kein native German ist. Also vor dem Hintergrund ganz klar nutzen Sie VPAs, wenn Sie nicht die Freigabe haben, jemanden einzustellen. Oder wenn Sie sagen, so wie ich beispielsweise, ich will keine extra Bürokapazität dafür organisieren oder möchte auch nicht dann zwei gleich einstellen, weil realistischerweise brauchen Sie einen Urlaub, so eine Krankheitsvertretung. Das Schöne ist, bei Strandschicht ist es so, dass hier das Ganze in dem Verantwortungsbereich von Strandschicht ist. Und wenn mein Assistenzh in Urlaub fährt, dann schreibt er mir vorher ein paar Wochen vorher von dann bis ich in Urlaub. Ersatz ist organisiert. Wenn es Themen gibt, die ich jetzt dediziert noch mal bearbeiten soll, dann haben Sie hier die Termine ganz gerne davor und danach. Das funktioniert.

Weiterentwicklung der Assistenz

Ja, Nummer zwei auch zu sagen, bitte entsprechend die Assistenz auch weiterentwickeln. Ich erlebe oft gerade so im Top-Management-Bereich, dass die Assistenzen sogar manchmal wirklich fitter sind als die Führungskräfte. Leider wird dieses Potenzial nicht immer genutzt.

Also entwickeln Sie diese Assistenzen auch weiter, nehmen Sie ihnen die Angst und die beste Jobsicherheit haben Sie durch Weiterentwicklung. Das heißt, wenn Sie beispielsweise Ihre Assistenzen auch im Bereich KI beispielsweise weiter schulen, im Bereich Microsoft 365 ganz, ganz wichtig. Dazu gehört aber auch die Klarheit, wenn Sie jemand haben, eine Assistenz, das gilt für mich bei jedem Mitarbeiter, der sagt, ich will mich aber hier nicht weiterentwickeln, sorry, dann habe ich auch kein Mitleid zu sagen, wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit. Also das ist wirklich immer das Thema. Da bin ich knackenhart, wo ich sage, als Führungskraft habe ich eine klare Verantwortung dafür, Mitarbeitende weiterzuentwickeln, Mitarbeitenden alle Möglichkeiten zu geben, sich weiterzuentwickeln. Das ist die Aufgabe der Führungskraft. Die Aufgabe der Mitarbeitenden ist das auch anzunehmen. Und wenn jemand sich nicht weiterentwickeln möchte, dann ist er auch irgendwann einfach mal abgehängt. Und dann ehrlich gesagt habe ich auch kein Mitleid, wenn jemand sagt, okay, ich habe meinen Job verloren. Also wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.

Ja, dann eben auch zu sagen und da ist für mich immer das Thema Büro Kaizen von Jürgen Kurz eben Jörg Knoblauch ursprünglich mal dieses Thema, die Produktionsprinzipien auf die Büro-Welt zu übertragen, finde ich einen extrem guten Ansatz. Ich sage mal, wenn wir in der Produktion so arbeiten würden, wie wir das im Büro tun, dann würde nie ein Auto fertig werden. Also würde ja keiner auf die Idee kommen, wenn es mal Bing macht, schnell wieder von der Linie ins weiße Büro zurückzurennen, dann wieder zum Band und wieder zurück Bing, wenn die nächste Mail kommt wieder ins Büro. Dann würde eben nie was fertig werden. Und vor dem Hintergrund eine gute Idee, sich einfach mal Produktionsprinzipien abzuschauen und auch eine Assistenz wirklich optimieren, optimieren, optimieren. Also vor dem Hintergrund Tipp, wie gesagt, mein absoluter Favorit zum Thema VPA ist Strandschicht. Ich bin damit sehr zufrieden, kriege hier keine Provision im Rahmen dieses Podcasts, aber kann ich wie gesagt sehr empfehlen. Brickworks, Get My Friday sind die Dienste, die der Timothy Ferres in seinem Buch “Die Vier-Stunden-Woche” empfohlen hat. Mit denen habe ich auch gearbeitet. Das Problem war, dass die keinen deutschsprachigen Service hatten. Und ich kann gut Englisch sprechen, aber ich brauche oft eben Materialien in deutscher Sprache oder auch Kommunikation in deutscher Sprache. Also vor dem Hintergrund eben immer. Wichtig ist, dass Sie dann, wenn Sie mit der Assistenz arbeiten, eine gemeinsame Plattform haben für die Bereiche Termine, E-Mails, Reisen, Charts, Dateien, Projekt-übersichten, Aufgaben, Notizen. Also das heißt hier wirklich, dass Sie sich möglichst wenig E-Mails hin und her schicken. Ich bin ein großer Freund von Microsoft 365, von Teams, von OneNote und ein Dienst, den ich liebe, ist Tripit. Die Idee von Tripit ist, Sie richten sich dort ein Konto ein und wenn von ihrer E-Mail dann eine Reisebestätigung weitergemeldet wird an Tripit, dann wird die automatisch eingetragen in einen Kalender, den Sie sich wieder in Ihrem Outlook- oder im Apple-Kalender oder auf den mobilen Endgeräten abonnieren können. Und das Schöne ist, dann kann die Assistenz die Reisebestätigung weiter mailen. So machen wir es mit meinem Assistenten auch. Und dann habe ich die automatisch entsprechend bei mir im Kalender eingetragen. Also da ist wirklich ein Tripit, eine wunderbare Idee, die wirklich klasse ist.

Automatisierung und die Assistenz

Vielleicht noch mal ein paar Ideen zum Thema Automatisierung, auch mit der Assistenz. Zum einen Get my Invoice ist für mich ein Gamechanger gewesen zum Thema Buchhaltungsvorbereitung. Denn die Idee ist, ich habe so acht Seiten Master-Card-Abrechnung jeden Monat und mit viel Kleinscheiß, mit Amazon- mit Applebelegen. Und hier ist es so, dass automatisiert die Plattform, wenn Sie einmal die Zugangsdaten hinterlegt haben, alle Belege von diesen Plattformen zieht und automatisch über die DATEV-Schnittstelle entsprechend zu ihrem Steuerberater schickt. Und da muss also nichts mehr an Belegen sortiert oder gesucht werden. Also dieses ganze Thema ein extremer Automatisierunghebel.

Ja, kennt es vielleicht noch ergänzend interessant für die Unternehmen, die etwas größer sind und große Skontoverluste haben, hatten wir damals bei Tchibo. Die Idee ist, da kann man sehr schön sagen, wer zeichnet sachlich frei, wer zeichnet rechnerisch frei, wer ist ab bestimmten Beträgen gegebenenfalls da, wird es automatisch weitergeleitet. Das heißt, hier verlieren Sie keine Skonto-Erträge durch interne Laufzeiten in dem Bereich. Also lohnt sich nicht, wenn Sie jetzt ein Einmannruder sind, aber wenn Sie so wie bei Tchibo beispielsweise haben wir sechs-siebenstellige Skonto-Verluste im Jahr mit Sicherheit gehabt.

Zapier

Ja, dann eben Zapier auch noch mal eine klasse Idee. Das heißt, die Idee ist, wenn Sie Systeme haben, die idealerweise Schnittstellen haben zu anderen und nicht jedes System hat eine Schnittstelle zu einem anderen, da ist so die Idee von Zapier, dass Sie eine Daten-Drehscheibe haben. Das heißt Zapier bietet zu vielen Systemen eine Schnittstelle an. Dann kann man praktisch sagen, wenn ein System eine Zapier-Schnittstelle hat, ein anderes hat es auch, dann können die beiden meistens miteinander kommunizieren. So ist es beispielsweise, wenn sich jemand bei mir in den Newsletter einträgt, wird er per Zapier automatisch auch an mein CRM-System eingetragen.

Fazit

Also auch wieder Dinge, wo man die Assistenz entlasten kann. Das ist genauso beim Thema E-Mail. Meine Assistenz bearbeitet meine E-Mails. Aber ich habe natürlich viele Outlook-Regeln, die Dinge wie Newsletter schon vorsortieren. Also nutzen Sie die Kombination auch. Da kommen wir im letzten Kapitel dazu, zwischen menschlicher und zwischen künstlicher Intelligenz. Und genau in der Reihenfolge, denn Sie wissen ja, erst Hirn einschalten, dann Technik. In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenn wir uns dann das nächste Kapitel 6 anschauen, nämlich das Thema “Machen Sie das Beste aus Ihren Videokonferenzen”.

Bis dann. Viel Erfolg.

Ihr Personal-IT-Coach für Führungskräfte, Thorsten Jekel.