Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von – Erst Hirn einschalten und dann Technik. Und diejenigen, die meinen Podcast regelmäßig hören, wissen, dass ich die nächsten Wochen einmal durch mein Buch durchgehe, nämlich das Thema „Digitale Tools effektiv einsetzen“, das vor kurzem im Gabal Verlag erschienen ist.
In der letzten Episode habe ich es so gemacht, dass ich ja einmal durch die Kapitel durchgegangen bin und wir schauen gemeinsam rein, was denn die Kapitel sind. Es sind insgesamt zehn Kapitel und keine Sorge, ich werde jetzt keine Lesung im klassischen Sinne machen, sondern ich schaue einfach noch mal so ein bisschen zwischendurch rein. Es geht um das Thema Stoppen Sie die E-Mail-Flut. Es geht das Thema Stimmen Sie Ihre Endgeräte aufeinander ab. Das dritte Kapitel, geht es das Thema Machen Sie sich effektiv und digital Notizen. Das vierte Strukturieren Sie Ihre digitale Datei-Ablage. Das fünfte, binden Sie moderne Assistenzen optimal ein. Dann Nummer sechs, machen Sie das Beste aus Ihren Videokonferenzen. Nummer sieben, verwandeln Sie Ihre digitale Veranstaltung in ein Livestreaming-Event. Nummer acht, steuern Sie die Informationsflut. Nummer neun, optimieren Sie Ihre Social-Media-Strategie. Und Nummer zehn, setzen Sie KI strategisch ein. Das heißt, das sind diese zehn Kapitel.
Und wie immer habe ich das Ganze nicht in der Theorie geschrieben, sondern aus der Praxis für die Praxis. Was heißt aus der Praxis für die Praxis? Das heißt, Sie wissen ja, ich lasse mir von einem Nicht-Schwimmer nicht erklären, wie man schwimmen lässt und wie man schneller schwimmt. Und deswegen habe ich ja beispielsweise auch hier diese Ray-Ben-Brille beispielsweise, die neue Brille von Meta mir geholt, einfach auszuprobieren, was damit geht. Und dazu möchte ich auch ehrlich gesagt generell ermutigen, zu sagen, es sind immer zwei Dinge wichtig. Zum einen ist immer wichtig, dass Sie generell beim Thema digitale Technologien natürlich erst Hirn einschalten und dann Technik. Das heißt, dass Sie sich Gedanken machen, wo ist denn der Engpass in meinem aktuellen Geschäft? Geht es darum, dass ich meine Kunden noch mehr begeistern kann? Geht es mehr darum, dass ich produktiver und schneller werden kann? Denn dabei kann Digitalisierung idealerweise helfen. Auf der anderen Seite geht es aber auch darum, ein Gefühl dafür zu kriegen, welche technischen Möglichkeiten gibt es denn? Und dazu ist eine gute Idee auch manchmal Technik einfach nutzen, also ein Stück weit andersrum, um dann zu sehen, was kann ich denn damit machen? Die gute Nachricht ist, Sie können sich vor allen Dingen darauf konzentrieren, dass Sie an Ihrer Strategie arbeiten und überlegen, okay, was will ich denn erreichen? Und ich übernehme für Sie den Teil Technik einfach nutzen. Das heißt, Sie kriegen von mir die Abkürzung. Das heißt, Sie brauchen viele Dinge nicht ausprobieren, sondern ich mache das für Sie.
Kapitel 1: Stoppen Sie die Message-Flut
Ja, ich habe ja versprochen, dass ich Ihnen jedes Kapitel einmal durchgehe und Ihnen einfach, keine Sorge, das Buch nicht vorlese, aber Ihnen einfach mal die wichtigsten Impulse einfach mitgebe. Und wenn wir mal anfangen mit dem Thema E-Mail-Lawine plus Messenger-Chaos, da ist für mich immer so dieses Thema, was sind so die Hauptprobleme, die ich immer wahrnehme? Und vielleicht können Sie da andocken, und ich freue mich auch immer über Kommentare, die Sie mir geben zu Ihren Erfahrungen.
Also und so ist ja auch dieses Buch aufgebaut, dass wir immer so mit einer kleinen Geschichte starten und ich dann die drei Hauptprobleme dort aufliste. Ich lese mal sogar in diesem Fall mal vor, was hier steht bei dem Thema der Startgeschichte. Und zwar kennen Sie das. Sie sitzen den ganzen Tag im Büro, arbeiten nonstop und haben trotzdem abends das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Dabei hatten Sie sich für den Tag doch so viel vorgenommen. Doch sobald Sie morgens Outlook öffnen, sind alle Pläne Makulatur. Da kommen E-Mails von der Chefin, von wichtigen Kunden und von Ihrem Arbeitsteam, die Sie natürlich sofort beantworten müssen. Nur noch schnell diese E-Mails beantworten, dann mache ich mich an meine geplanten Aufgaben, denken Sie. Doch immer, wenn sie die letzte E-Mail endlich abgearbeitet haben, kommen die nächsten herein. Am Ende des Tages sind immer noch viele unbeantwortete Nachrichten in Ihrem Posteingang und täglich werden es mehr. Also täglich grüßt nicht das Mummeltier, sondern täglich werden es mehr. Zum Glück ist das ja alles Schnee von gestern. Denn es gibt ja moderne Messenger-Dienste. Seit wir jetzt die WhatsApp nutzen, schaut die Welt ganz anders aus. Anders, aber nicht besser. Oder? Jetzt haben sie täglich nicht nur 400 ungelesene E-Mails, sondern auch 400 ungelesene WhatsApp-Nachrichten von allen möglichen Leuten. Seit Ihre Schwiegermutter WhatsApp für sich entdeckt hat, kennen sie auch endlich alle Emojis, die es dort gibt. Zumindest geht es mir so. So, was sind so die drei Hauptprobleme der digitalen schriftlichen Kommunikation und eben die Lösungen? Und jetzt mal schauen, die drei Hauptdinger. Es gibt eben immer mehr Kommunikationskanäle, die aber eben immer noch mehr Traffic erzeugen. Und da ist eben so, dass wir halt, um dem her zu werden, arbeiten wir immer an den Symptomen. Das heißt, wir haben immer mehr Kanäle, wir optimieren den, statt mal zu fragen, wo sind denn vielleicht die Ursachen, weshalb es nicht funktioniert? Und wir denken einfach immer in Tools statt in Kommunikationsanforderungen. Ja, und wenn wir das eben immer mal anschauen, ich erlebe eben immer wieder dann, dass einfach weitere Kanäle aufgemacht werden. Das heißt, wenn beispielsweise in Unternehmen Microsoft 365 mit Teams eingeführt wird, dann erlebe ich das immer wieder, dass dort dann zusätzlich zu den E-Mails noch kommuniziert wird über die Beiträge in Teams. Zusätzlich zu den Beiträgen in Teams wird auch noch über die Chats kommuniziert und dann wird natürlich auch noch über WhatsApp kommuniziert. Jetzt ist jemand nicht bei WhatsApp dabei, dann müssen wir den oder diejenige noch per Signal, per Threema, per Telegram oder was weiß ich mit einzubinden. Im Extremfall haben wir noch die sogenannte Versorgerkommunikation, dass wir noch andere mit reinnehmen müssen. Also das heißt, es wird eben mehr und mehr und mehr, statt dass man sich dort immer dann die Frage stellt, okay, über welchen Kanal kommunizieren wir denn? Ja, dann eben auch dieses Thema an den Symptomen arbeiten. Das zweite, das heißt, wir experimentieren einfach immer wieder, da gibt es ein neues Tool, wupp, springe ich auf das neue Tool rein. Ich erlebe da immer eine Tool-Diskussion. Und jetzt sagen Sie, Moment mal, der Jekel hat hier geschrieben digitale Tools effektiv einsetzen. Ja, aber ich weiß nicht, ob Ihnen der Unterschied zwischen effektiv und effizient so geläufig ist. Ich habe ganz bewusst nicht geschrieben digitale Tools effizient einsetzen, sondern effektiv. Was ist der Unterschied? Effektiv heißt die Dinge, die richtigen Dinge zu tun. Effizient heißt, die Dinge richtig zu tun. Also so ein Stück weit, wenn Sie eben hier beim Fenster sind, die Bayern und Österreicher kennen das und Sie haben die tollste Leiter, dann sind sie besonders effizient. Nur wenn Sie die leider an der falschen, am falschen Fenster angelegt haben, nämlich am Elternschlafzimmer und Sie kommen bei dem Vater dann vorne am Fenster raus, dann war das zwar effizient, aber nicht effektiv. Also idealerweise machen Sie natürlich beides. Das heißt, Sie stellen die Leiter am richtigen Fenster an und haben dann noch eine gute Leiter, wo Sie sicher und schnell hochkommen. Der größere Hebel ist aber eher die Effektivität vor Effizienz immer ganz, ganz wichtig. Ja, und dann eben auch die Frage zu sagen, wie schaut es denn aus? Wir denken eben in Tools statt in Kommunikationsanforderungen. Also auch ja so die Frage zu sagen Mensch, wie schaut es denn aus? Lassen wir uns eben immer Dinge auf den Tisch knallen? Und da habe ich immer gerne zwei Bilder, zum einen so dieses Bild der Produktion, wo ich sage, würden wir in der Produktion erlauben, dass jemand zwischendurch immer sagt, ich brauche mal was? Nein, da sind Sie am Band und sind eben sehr konsequent in der Abarbeitung der Themen. Und würden Sie sich beispielsweise im Büro immer Post auf den Schreibtisch drauf knallen lassen. Also wer würde denn auf die Idee kommen, wenn Sie jetzt am Schreibtisch sitzen, Sie arbeiten konzentriert, dass Ihnen jemand eben alle zwei Minuten Post auf den Tisch knallen darf. Das würden Sie verbieten. In der digitalen Welt lassen wir das mit dieser roten Zahl eben uns dauernd machen. Das heißt, übernehmen Sie hier die Kontrolle über Ihr Leben. So, das heißt eben zu sagen Lösung für das Problem Nummer eins, nämlich wir öffnen immer neue Kommunikationskanäle. Ganz, ganz wichtig zu sagen, wählen Sie für jedes Thema den richtigen Kommunikationskanal. Und hier gibt es immer zwei Fragen. Zum einen die Frage: Was ist der richtige Kommunikationskanal für Sie? Was ist der richtige Kommunikationskanal für diejenigen, die mit Ihnen zusammenarbeiten? Also wenn Sie in einem Team sind, wenn Sie in einem Projekt arbeiten, dann sollte es idealerweise so sein, dass Sie sich einmal einigen über den Kommunikationskanal, mit dem Sie in diesem Team oder in diesem Projekt kommunizieren. Das muss auch nicht in der gesamten Unternehmung das Gleiche sein, sondern starten Sie da auch gerne klein in Ihrer kleinen Bubble, die Sie selbst beeinflussen können. Ich war mal fünf Jahre bei Tchibo, da konnte ich nicht den gesamten Tchibo-Konzern beeinflussen, aber ich konnte meine Serviceleiter, für die ich verantwortlich war, in den entsprechenden Regionen, da konnte ich klar sagen, wir kommunizieren über diesen Weg. Also finden Sie hier Wege, die für Sie und für Ihr Team passen. Probieren Sie die aus und machen Sie weiter. Und hier vielleicht einmal eine Checkliste, die hier in dem Buch drin ist, die ich hier gerne auch mal vorlese. Zu sagen hier die wichtigsten Fragen, die im Arbeitsteam zu klären sind. Diese Fragen sollte man auch idealerweise jetzt nicht digital, sondern in einem persönlichen Gespräch klären. Und was sind das für welche? Der erste Punkt. Wer benötigt regelmäßig welche Informationen? Welche Systeme sind dafür bereits im Haus vorhanden? Welche Informationen kommen immer mehrfach an, als auch die Frage was nervt? Welche Informationen fehlen? Welche Informationen sind überflüssig? Welche Informationen kommen in einer Form an, mit der man nichts anfangen kann? Welche Informationen könnte man zentral an einer Stelle speichern und allen in der Projektgruppe Zugriff darauf gewähren? Wer arbeitet heute in der Projektgruppe mit welchen Systemen? Was nervt im täglichen Umgang mit den heutigen Systemen und welche Verbesserungsideen gibt es mit den heutigen Systemen? Und wenn ich gucke, was sind so die wichtigsten Kriterien für ein gutes Kommunikationssystem? Punkt Nummer eins: Es sollte auf allen Endgeräten, die für alle verfügbar sind, verfügbar sein. Also egal ob ich jetzt auf einem Smartphone bin, auf dem Tablet bin, auf dem PC bin, ob ich über den Browser verfügbar bin, es sollte überall verfügbar sein. Und da, wo ich ein Endgerät habe, wie ein iPhone, wie ein Android-Smartphone, wie ein Tablet, da sollte es idealerweise auch als App verfügbar sein.
Ich höre immer wieder, ach die Zukunft sind doch Browser-basierte Lösungen. Ich habe heute früh beispielsweise ein Online-Seminar gegeben und habe in diesem Online-Seminar auch live Dinge gezeigt. So, und ich habe erst mal den Planner gezeigt auf dem iPad, auf dem iPhone angeklickt, Bumm, war da. Dann habe ich ihn im Browser gezeigt und dann war erst mal www – world wide wait angesagt. Und das nervt einfach. Und wenn Sie so wie ich viel im Zug unterwegs sind, viel im Flieger unterwegs sind, vielleicht auch bei Kunden, dies noch nicht immer so eine gute Internetverbindung haben, dann ist es auch eine gute Idee, idealerweise die Dinge in Apps zu haben, dass Sie auch offline immer darauf zugreifen können und es einfach auch flotter, selbst wenn sie die Internetverbindung haben. Ja, wichtig ist, dass eben auch Externe mit einbezogen werden. Das heißt, wenn Sie jetzt beispielsweise eben in Teams arbeiten und Sie haben, so wie das in Volks-und Raiffeisenbanken der Fall ist beispielsweise, dass Sie durch die Rechenzentrale der Atruvia im ersten Step noch nicht die Möglichkeit haben, dass eben dort auch Externe mit Ihnen kommunizieren können. Dann muss man gucken, wie findet man Lösungen, mit denen auch Externe kommunizieren können? Also Sie können beispielsweise, könnten Sie sagen, wir kommunizieren mit Externen über Meistertask. Das ist ein Tool, das in Deutschland gehostet wird, Frankfurter Rechenzentren. Und das können Sie in Teams beispielsweise als eine Website mit einbetten. Dann sehen die Internen eben auch in Teams sehen sie dann das Meistertask und Ihr externer Projektentwickler vielleicht sieht eben auch nur seinen Meistertask-Link in dem Fall. Also das heißt, hier achten Sie darauf, dass Sie idealerweise auch Externe haben, dass Sie nicht im schlimmsten Fall was von extern und intern rüber kopieren müssen. Ja, dann eben wichtig ist, dass Sie die Sachen leicht wiederfinden, also dass Sie gute Suchen haben. Kleine Tipp übrigens für Teams. Versuchen Sie mal in Ihrem Suchfeld einen Schrägstrich einzugeben, dann werden Sie merken, da kommen ganz, ganz viele Such-Optionen. Also manchmal sind es die Kleinigkeiten, die Ihnen das Leben leichter machen. Und es sollte natürlich möglichst intuitiv bedienbar sein und damit auch eine hohe Akzeptanz haben. Das so die wichtigsten Kriterien. Und natürlich, wenn Sie sagen, ich kann mir das alles nicht merken, Sie können das alles nachlesen in diesem Buch „Digitale Tools effektiv einsetzen“. Sie können auch auf der Seite, die ich gerne in den Shownotes verlinke und unter dem Video auch hier noch mal dazu packe, für die, die das Video sehen, können Sie das Ganze auch auf der Seite mit einem Chatbot benutzen. Das heißt, Sie können einfach mein Buch befragen. Das geht genauso. Manchmal finde ich aber immer so ein Buch noch mal ganz gut, wo ich den einen oder anderen Impuls auch noch mal mitkriege, an den ich gar nicht gedacht hätte, eine Frage zu stellen.
Ja, dann zu sagen mögliche Kommunikationssysteme sollte man testen. Also hier ist immer so die Idee, dass man sagt, wo kann ich es testen? Entweder in einem kleinen Kernteam. Man kann es testen im privaten Umfeld oder was einige Banken beispielsweise auch haben, sind solche Innovationsteams. Das heißt, hier gibt es die Idee, dass man sagt, man hat einfach ein Team, was dann auch vielleicht mehr Berechtigung hat, bestimmte Dinge testen kann, bis hin zum Thema, dass man es wirklich ausgelagert hat in eine separate Organisation, so wie das bei Coca Cola im Rahmen des Vision Area Projektes gemacht wurde. Und dass man dann sagt, die Elemente, die funktionieren, übernimmt man dann in die echte Organisation. Ja, also Test im Kernteam immer eine gute Idee. Im privaten Umfeld manchmal auch gar nicht doof, dass man sagt, wenn gerade mobile Endgeräte auch so sind, dass man richtigerweise nicht jeder Software installieren kann, wie er lustig ist, dann kann man das auch mal auf dem privaten Endgerät testen und dann die Dinge entsprechend mit reinbringen. Also das sind so die Ideen und eben, dass man dann sagt, bei den Kommunikations-Tools dann einfach auch Spielregeln gemeinsam festlegen und zu sagen okay, wie arbeite ich mit was. Ja, wie komme ich jetzt gegen die E-Mail-Flut an? Und da ist so für mich so ein paar Stichworte.
„1-2“-Regel für E-Mails
Das eine und das gilt nicht nur für E-Mails ist die „1-2“-Regel. Was meine ich mit der „1-2“-Regel? Die „1-2“-Regel heißt in dem Moment, wo ich ein Element ablege, lösche ich in diesem Ablageort 2 raus. In der Praxis. Ich habe eine E-Mail, ich lege die in einem Unterordner ab. Dann gehe ich in diesen Unterordner rein und lösche dort 2 E-Mails raus. Und das geht immer. Früher war das für mich immer so eine Einbahnstraße, wo ich immer nur was reingeschoben habe. Es wurden immer mehr. Und das Geniale ist einfach, dass Sie damit einfach mit der „1-2“-Regel weniger Ablage bekommen. Und Sie haben praktisch ein dauerhaftes Ausmistsystem. Die Idee ist übrigens nicht von mir. Die ist aus dem Buch „Simplify Your Life“ von Tiky Küstenmacher gemeinsam geschrieben mit Lothar Seibert. Finde ich eine tolle Idee. Kann man für alles benutzen. Das heißt, Sie kaufen sich ein neues Hemd, Sie schmeißen zwei weg. So, Sie legen ein Papier-Dokument ab. Sie gucken in dem Ordner kann ich zwei rausschmeißen? Sie legen eine Datei ab. Sie gucken, welche zwei kann ich wieder rauslöschen? Es geht immer. Also Sie können immer 1-2 geht immer. Und eben auch dieses Thema zu sagen, verhindern Sie einfach schon mal E-Mails. Also was meine ich damit? Typisches Beispiel, jemand schreibt intern eine E-Mail und führt ein Protokoll zu einer Besprechung. Dann sage ich, der erste Fehler ist schon mal, ich kann so eine Besprechung wunderbar über ein Kanban-Board organisieren, da brauche ich null E-Mails. Wenn ich so weit noch nicht bin und ich mache es noch über E-Mails, dann kann ich aber zumindest intern zum Beispiel sagen, wir bedanken uns nicht auf E-Mails, sondern wir gehen davon aus, dass die E-Mails alle ankommen und wir können uns gerne mal bei der Kaffeemaschine bedanken. Aber wir müssen das nicht eben machen. Also das ist so die Idee. Dann, wenn ich was so vielen Dank bekomme, kann ich es gleich löschen. Wenn ich eine E-Mail bekomme, ich beantworte sie ja, dann kann ich die eingehende E-Mail sofort löschen. Wenn ich Ping-Pong mache, dann brauche ich immer nur die letzte Version der E-Mail. Die vorherige kann ich immer löschen. Jetzt sagen Sie, nein, ich kann auch keine E-Mails löschen. Also wenn ich jetzt zehnmal hin und her Ping-Pong mache, hätte ich jetzt zehn E-Mails. In der letzten sind die ganzen vorherigen E-Mails drin. Somit habe ich da die komplette Historie und ich reduziere sogar das Risiko, dass ich bei einer Suche nicht auf die letzte neueste E-Mail treffe, sondern eine vorherige und gar nicht den letzten aktuellen Stand habe. Also löschen ist eine ziemlich gute Idee. Und jetzt sagen Si ja, ich brauche doch nicht löschen. Ich habe eine Suche. Ja, aber wenn Sie dann irgendwann mal mehr Suchergebnisse haben, als Sie auf eine Seite kriegen, dann verlieren Sie den Überblick. Also ganz, ganz klar. Und eben auch zu sagen, ich habe nicht nur Inbox-Zero, sondern ich habe auch Outbox-Zero. Ich sehe, bei vielen ist immer der Posteingang entsprechend voll und aber auch gesendet wird bei vielen gar nie reingeguckt. Und wann ist der beste Moment zu entscheiden, was ich mit einer E-Mail mache? Dann, wenn ich gerade an dieser E-Mail dran bin. Das heißt, wenn ich eine E-Mail bekomme und ich beantworte sie, dann kann ich die eingegangene sofort löschen. Dann gehe ich in den Gesendet-Ordner rein und sage, was muss ich jetzt mit dieser E-Mail machen? Wenn ich da nur einen vielen Dank schreibe, kann ich sie gleich löschen. Ist sie weg. Warte ich auf eine Rückantwort, dann schiebe ich sie in einen Unterordner warten. Dann gehe ich in diesen Unterordner warten rein und guck, welche zwei kann ich rauslöschen? Ich habe gerade hier diese Meta-Brille beispielsweise geschickt bekommen. So was habe ich gemacht. Die Versandbestätigung, die Bestellbestätigung war da noch drin, habe ich gelöscht. Also das heißt, hier kann ich eben, wenn ich sie brauche in einer Ablage, dann packe ich sie in mein CRM-System. Wenn sie ein Geschäftsvorfall ein relevanter ist, dann archiviere ich sie natürlich. Aber wir archivieren viel zu viel und automatisches Archivieren höre ich auch mal wieder. Ja, unser System archiviert alles automatisch. Ja, super. Dann haben Sie irgendwie 35 Vielen Dank E-Mails und 35 Handelsblatt-Newsletter, die Sie überhaupt nicht archivieren müssen. Also wir archivieren viel zu viel, wir löschen viel zu wenig. Also deswegen auch dieses ganze Thema zu sagen, Mensch, ich warte auf eine Antwort, kommt sie in Warten, ich brauche sie an einem bestimmten Tag, dann habe ich bei mir Unterordner Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, dann schiebe ich sie in den Tag. Das heißt, wenn ich ein Seminar gebe oder eine Videokonferenz habe, ich habe da Zugangsdaten, dann schiebe ich sie in den Tag. Und mein Assistent, zu dem Kapitel kommen wir noch, der schiebt mir Sachen auch in diesen Unterordner. Also Sie sehen, der Engpass ist dann nicht die Technik. Der Engpass ist eher der Mensch, wie gut Sie da organisiert sind und wie konsequent Sie sind. Weiteres Thema Posteingangsregeln. Und bei Posteingangsregeln ist es eben so, die krasseste, die ich mal jahrelang bei Tchibo hatte, war, dass ich eben gesagt habe, jede Mail, die ich per CC bekomme, wird automatisch gelöscht, außer sie kommen von meinem Chef. Und da hat mich einmal im Monat jemand angeruft und hat gesagt, wieso liest du meine E-Mails nicht? Du habe ich wahrscheinlich aus Versehen übersehen. Schickst mir gerne noch mal. Dann habe ich es ja direkt bekommen. Das heißt hier CC’s entweder so konsequent sein und gleich löschen. Wenn Sie nicht ganz so konsequent sein wollen, machen Sie sich einen Unterordner und schieben Sie es per Posteingangsregel rein. Es gibt zu diesem Buch übrigens eine ganze Menge an Videomaterial. Da gibt es auch ein Video, wie diese Posteingangsregeln funktionieren, können Sie auch in dem Bonus-Material zu diesem Buch sehen. Also auch wenn der eine oder andere hat mich angesprochen, boah, ist dieses Buch aber teuer, 30 € auch für eine Kindle-Edition zu sagen, da sind irgendwie drei Tage Videomaterial dabei an Spieldauer. Also von der Seite her ist das noch sehr viel günstiger als Sie normalerweise für einen Tagessatz bei mir investieren. Also wenn Sie mich als Vortragsredner buchen, dann sind Sie bei 55 aktuell plus Reisekosten, wenn Sie mich als Trainer und Berater buchen, sind Sie bei 39 plus 500 Reisekosten. Also von der Seite sind Sie mit 30 Euro sehr günstig unterwegs. Ja, also wichtig ist hier mit diesen Dingen eben mit den Posteingangsregeln arbeiten. Und es gibt noch eine Idee, eine Autoarchivierung. Und zwar die Autoarchivierung ist eben so, in dem Moment, wo ich Newsletter habe, die ich eben auch per Posteingangsregel in einen Newsletterordner unterschiebe, mache ich das Nummer eins, Newsletterordner anlegen per Posteingangsregel Newsletter in einen Unterordner schieben. Regel Nummer zwei. Sie gehen in die Ordner-Einstellung zu diesem Newsletterordner und sagen dann rechte Maustaste Autoarchivierung. Und dann habe ich bei mir anscheinend jeder Newsletter, jede Mail, die ich nicht innerhalb von 14 Tagen gelesen habe, wird automatisch gelöscht. Weil ein Newsletter, den Sie nach 14 Tagen nicht gelesen haben, den haben Sie nie gelesen, den lesen Sie nicht. Also ich mag diese Idee von selbst begrenzten Systemen. Da hat der Jürgen Kurz eben beispielsweise auch ein sehr geschätzter Kollege immer aufgeräumt, immer aufgeräumt, auch digital. Der hat beispielsweise diesen Tipp zum Thema Zeitschriftenstapel, wenn Sie die haben, dass man die nicht quer, sondern eben hochkant, zwischen zwei Regalböden packt. Und immer wenn Sie oben anstoßen, dann nehmen Sie unten einfach den Packen raus, den Sie nicht mehr lesen und schmeißen den weg. Und das kann man eben wunderbar mit dieser Lösung auch machen, dass man sagt, nach 14 Tagen wird alles automatisch gelöscht und jeder seriöse Newsletter hat ein Newsletterarchiv und damit können Sie es wunderbar entsprechend auch wieder im Zugriff haben. Ja, was Sie natürlich immer machen sollten, ist, dass Sie Ihre E-Mails automatisch synchronisieren sollten. Natürlich immer mit Exchange sinnigerweise, dann ist es auf allen Endgeräten synchron. Und wenn Sie viel mit mobilen Endgeräten arbeiten, dann eben über Exchange werden diese Regeln auch gezogen, wenn Sie eben auch Ihren PC oder Ihren Mac nicht auf haben.
Posteingangsregeln
Wenn Sie mit dem Mac-Client Mail arbeiten, können Sie auch Posteingangsregeln machen, aber die werden nur gezogen, wenn Sie den Mac-Client auch auf haben. Die sind nämlich auf dem Gerät in der Applikation werden die gezogen. Bei Outlook Exchange ist es eben so, dass die eben auf dem Server gezogen werden. Wenn Sie ausschließlich mobil unterwegs sind, dann gibt es einen Dienst, der heißt Zane-Box, also Zane Box geschrieben ohne H. Und da können Sie eben sehr intelligent, da müssen Sie gar keine Regeln machen, sondern Sie haben Unterordner. Und wenn Sie es dann eben in einen Unterordner Zane Blackhole z.B. B. schieben, das ist der Spamordner, dann merkt der sich das. Und damit können Sie auch auf mobilen Endgeräten das wunderbar noch mal damit machen. Und natürlich bin ich ein großer Freund auch von Virtual Private Assistenz. Das heißt, dass Sie dort entsprechend auch einen Assistenten haben, der gegebenenfalls hier noch mal auch E-Mails vorbearbeitet. Weil wenn ich gucke, mein Vater war früher Top-Manager bei Braun und bei Quelle, als es denen noch gut ging. Und da war es eben so, dass mein Vater hätte nie seine Post selber aufgerissen. So, der hat eine Sekretärin gehabt, die hat die Post vorsortiert, vorbearbeitet und das macht auch Sinn. Weshalb machen wir es in der digitalen Welt nicht, dass wir eine Assistenz unsere digitale Post vorbearbeiten lassen? Also ich halte die Abschaffung von Assistenzen auch für völligen Schwachsinn, weil dann werden Manager überbezahlte Sachbearbeiter und das macht überhaupt keinen Sinn. Also eine gute Assistenz ist Gold wert. Dazu später mehr.
Ja, beim Thema WhatsApp. Also da ist immer so die Frage, die Hauptthemen eben, wie gehe ich damit wenn ich zwar per WhatsApp erreichbar sein will, aber meine Mobilfunknummer nicht kommentieren mag? Wie kann ich WhatsApp auch auf dem PC oder auf dem Mac nutzen? Und wie kann ich Sprachnachrichten am besten verarbeiten? Also zum einen Browser. Also wenn Sie dort Ihre WhatsApp, Ihre Handynummer nicht rausgeben mögen. Es gibt WhatsApp for Business. Whatsapp for Business. Darüber können Sie Ihre Festnetznummer verbinden und können dann beispielsweise einen zentralen Posteingang auch durchaus im Büro organisieren und dann auf einem sicheren Kanal antworten. Denn viel weiter draußen parken als mit WhatsApp können Sie zum Datenschutz-Thema nicht. Also deswegen empfehle ich es für die Business-Kommunikation eher sehr begrenzt. Zum Thema, wie man es auch am PC oder Mac nutzen kann. Zum einen Sie können sowohl das normale WhatsApp als auch das Business WhatsApp nutzen, auch über den Browser einfach über einen QR-Code gescannt können Sie es dann verbinden. Und es gibt eine Software, die heißt Franz. Finden Sie unter Meet Franz, können Sie alle Ihre Messenger-Dienste wunderbar, so wie Sie Outlook für alle Ihre E-Mail-Konten haben, nutzen Sie Franz für alle Ihre Messenger-Dienste und da haben Sie einen wunderbaren Posteingang, können auch Sachen hin und her kopieren und können dann beispielsweise sagen, ich kopiere mir eine eingegangene WhatsApp- Nachricht und beantworte sie per unverschlüsselter oder verschlüsselter Mail. Ja, wenn es das Thema Sprachnachrichten geht. Also ich hasse Sprachnachrichten. Der liebe Ralf Schmidt, sehr geschätzter Kollege und guter Freund, der hat in seinem Status schon drinstehen, ich lese, ich höre keine Sprachnachrichten, finde ich noch konsequenter, finde ich sehr gut.
Wichtig ist, dass Sie in dem Zuge so machen, dass Sie auf der einen Seite denjenigen, die Ihnen Sprachnachrichten schicken, noch mal sagen Leute in WhatsApp, könnt ihr nicht sofort aufs erste Mikrofon nur drauf tippen, sondern in dem Texteingabefeld reintippen, dann geht die Tastatur auf auf dem Telefon und unten gibts nochmal ein Mikrofon. Das ist die Diktierfunktion des iPhones und die ist hervorragend. Und zack, Sie können sprechen und der Empfänger kann lesen.
Voice Pop
Wenn Sie jetzt eine Sprachnachricht bekommen und Sie wollen die in Meetings lesen, dann gibt es eine Applikation, die heißt Voice Pop und mit Voice Pop ist es so, dass Sie dort einfach eine Nachricht übergeben an Voice Pop und Sie können es entsprechend lesen. Das Ganze geht übrigens auch mit Voice-Box- Nachrichten, die Sie auf Ihrem Smartphone kriegen, darüber geht Voice Pop auch. Geht übrigens auch auf Android. Hatte ich heute erst als Frage wieder dabei.
Ja, dann, wenn Sie mit Kollaborationstools arbeiten, dann sollten Sie idealerweise eben die mit Microsoft Teams eben nutzen. Hier bitte aber auch sehr strukturiert, dass Sie sagen, wenn Sie kommunizieren, dann bitte den Chat idealerweise meiden wie der Teufel das Weihwasser, sondern nutzen Sie die Beiträge. Weshalb? Die Beiträge in den Teams sind so, dass die sehr schön an den Berechtigungen entsprechend hängen. Bei den Chats haben Sie die Herausforderung, wenn jetzt jemand eine Datei beispielsweise freigibt, dann ist es so, dass sie automatisch das auf das OneDrive desjenigen hochgeladen werden und eine Freigabe dafür gibt. Jetzt löschen Sie den Chat, die Freigabe bleibt. Wenn Sie jemand aus einem Teams rausnehmen, dann ist der überall raus. Also aus den Beiträgen, aus dem Thema Notizen, aus dem Thema Dateien, aus dem Thema Planner. Also arbeiten Sie immer auf der Basis der Konversation. Der Chat ist wirklich nur dann gut, wenn die Chat-Nachricht eben kürzere Lebensdauer hat als die Mitarbeiter, die dabei sind. Also wenn Sie sicher sein können, okay, jetzt nur schnell was fürs nächste Mittagessen, fürs nächste Abendessen. Aber selbst da bin ich dann manchmal sogar ein Freund, einfach ein allgemeines Team noch mal zu haben, wo man solche Dinge dann einfach noch mal nutzen kann. Also Chats bin ich gar kein großer Freund. In der Atruvia übrigens, wenn Sie Volks- und Raiffeisen-Bank sind, ist es so, dass diese Chats automatisch nach zwei Jahren gelöscht werden, während sonst die Daten eben nicht gelöscht werden in Teams und in den Konversationen. Ich würde es sogar so machen, dass sie nach drei Monaten schon gelöscht werden. Also von der Seite. Ja, wichtig ist auch beim Thema Teams noch mal nicht unkontrolliert, sondern zentral Kanäle und Teams entsprechend machen. Denken Sie bei Teams übrigens auch gerne daran, dass wenn Sie eben dort geschützte Kanäle haben, tendenziell eine gute Idee, dass Sie sagen, das kann nur die Geschäftsleitung zum Beispiel darauf zugreifen. Das Problem, was Sie dabei haben, ist, dass die sehr funktionseingeschränkt sind. Was heißt das? Das heißt, Sie haben die Herausforderung, dass Sie zum Beispiel ein Video-Meeting spontan abhalten können. Sie können aber kein Video-Meeting planen. Sie können keinen Planner einrichten. Also Sie sind da leider sehr funktionseingeschränkt. Vor dem Hintergrund empfehle ich eben die privaten Kanäle eher nicht zu nutzen. Lieber noch mal ein privates Team. Ja, dann, wenn Sie sichergehen wollen, dass jemand eben dort auch gesehen wird, müssen Sie mit dem Klammer…immer taggen und dann kann man eben Aktivitäts-Feed, den man links oben hat, immer starten und sehen, wo bin ich dort benachrichtigt worden und dann gehe ich entsprechend durch.
Top 10 Tipps
Ja, vielleicht noch mal zum Abschluss die Top 10 Tipps aus dem Kapitel 1. Erstens, erst Hirn einschalten, dann Technik. Zweitens, vereinbaren Sie im Arbeitsteam, mit welchen Systemen Sie wie kommunizieren. Drittens, testen Sie Systeme, bevor Sie sie einführen und auch nochmals in regelmäßigen Abständen. Punkt Nummer vier: Mit der „1-2″-Regel missten Sie automatisch aus. Punkt Nummer fünf: Nutzen Sie einen Ordner „Warten“ und einen Wochentagsordner, mit denen Sie Ihre Wiedervorlage organisieren. Punkt Nummer sechs: Planen Sie täglich einen Arbeitsblock für das Abarbeiten von E-Mails und anderen Nachrichten ein und stellen Sie die Benachrichtigung ab. Sie brauchen nämlich circa so zwei Stunden am Tag für E-Mails. Schreiben Sie sich die als Termin in Ihren Terminkalender wirklich rein. MS Teams können Sie auch auf Ihrem Handy nutzen. Also letztendlich genauso komfortabel wie WhatsApp. Mit WhatsApp for Business können Sie WhatsApp auch dienstlich produktiver nutzen und vom Privaten trennen und die Menge an Nachrichten eindämmen. Punkt Nummer neun: Mit Franz können Sie alle Ihre Messenger Dienste in einem Programm auf dem Rechner bündeln. Und Punkt Nummer 10, Kanban-Tools wie den MS Planner schaffen, noch mehr Übersichtlichkeit und ersetzen E-Mails und Chat-Nachrichten?
Fazit
Ja, ich hoffe, mit diesem ersten Kapitel sind schon die ein oder anderen Umsetzungsimpulse für Sie dabei, wo Sie sagen, oh, vielleicht kann ich da ja noch etwas effektiver und effizienter arbeiten.
Und ich freue mich, wenn Sie das nächste Mal mit dabei sind, wenn wir uns über die Frage unterhalten, wie Sie Ihre Endgeräte alle miteinander abstimmen.
Sollten Sie Fragen haben, schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de und sollten Sie in Ihrem Hause Unterstützung zum einen beim Thema Sinnvolle Digitalisierung, also im Sinne von zu sagen: Wie machen wir denn was sinnvollerweise dort, Beratungsunterstützung brauchen, freue ich mich, wenn Sie mich anfunken. Funken Sie mich auch gerne an, wenn es das Thema Vorträge in Ihrem Haus geht oder wenn Sie sagen, Sie möchten das Thema Personal IT-Coaching für Führungskräfte, nämlich dass ich wirklich eins zu eins auch CEOs begleite bei dem Thema, wie können Sie mit Digitalisierung für Ihr Unternehmen und auch für sich persönlich einen persönlichen Karrierevorsprung generieren?
Ich freue mich dabei, Sie auch persönlich dabei zu unterstützen.
Bis zum nächsten Mal. Ihr Thorsten Jekel.