Einführung
Schön, dass wir wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital 4 Productivity und es geht wieder das Buch „Digitale Tools effektiv einsetzen.“ In der vorletzten Episode hatte ich Ihnen ja einen Überblick über das Gesamtbuch gegeben und in der letzten Episode haben wir uns das erste Kapitel angeschaut. Worum ging es im ersten Kapitel?
Im ersten Kapitel ging es das Thema „Stoppen Sie die Message-Flut“. Das heißt hier einfach zu sagen, wie kann ich denn es verhindern, dass durch neue Kanäle immer mehr Zeug dazu kommt, statt dass es denn weniger wird? Denn das ist mal meine Beobachtung, dass wir neue Tools immer gerne mit dazunehmen. Und ich bleibe immer gerne bei meinem Spruch „Fool with the tool is still a fool“. Und vielleicht einmal als Recap noch mal die wichtigsten Tipps aus dem letzten Kapitel, wo es wirklich das Thema ging, eben Message-Flut reduzieren. Damit steigen wir mal ein, bevor wir ins nächste Kapitel reingehen.
Top 10 Tipps aus dem Kapital 1
Ja, die Top 10 Kapitel aus die Top 10 Tipps aus dem Kapitel 1. Erst Hirn einschalten, dann Technik. Und das ist sicherlich im ersten Kapitel bewusst an erster Stelle, gilt aber für alle Punkte in diesem Buch natürlich immer im Umgang mit digitalen Tools. Dann vereinbaren Sie im Arbeitsteam, mit welchem System Sie wie kommunizieren. Wichtig ja auch, dass man das in einem Arbeitsteam, in einem Projektteam, man muss es nicht für die ganze Firma gleich vereinbaren. Wenn Sie in einem größeren Konzern sind, werden Sie dort nicht immer Einfluss auf den gesamten Konzern haben, aber auf Ihre Abteilung. Drittens, testen Sie Systeme, bevor Sie sie einführen und nochmals in regelmäßigen Abständen. Wichtig ist, durchaus regelmäßig mal zu gucken, was es Neues gibt, dann aber bitte auch bei den Dingen zu bleiben, für die Sie sich entschieden haben. Mit der 1-2-Regel missten Sie automatisch aus. Die wird uns das ganze Buch lang begleiten, weil immer, wenn Sie ein neues System einführen, sollten Sie mindestens eins, besser zwei, abklemmen. Immer wenn Sie eine Nachricht ablegen, sollten Sie aus diesem Ordner 2 löschen, immer 1 -2, da wird es weniger. Ja, nutzen Sie einen Ordner „Warten§, einen „Wochentagsordner, mit dem Sie Ihre Wiedervorlage organisieren, somit immer ganz gut, dass man weiß, wo hängt noch was entsprechend drin? An welchem Tag muss ich was machen? Planen Sie täglich einen Arbeitsblock für das Abarbeiten von E-Mails und andere Nachrichten ein und stellen Sie Benachrichtigung ab. Denn erfahrungsgemäß brauchen Sie circa zwei Stunden am Tag für E-Mails und die wenigsten von Ihnen werden die sicherlich einplanen und deswegen fliegen Ihnen gerne auch die … um die Ohren. Es sind immer zwei Ursachen oder zwei Hauptursachen. Die eine Ursache ist, dass man sich die Zeit nicht einplant. Die zweite Ursache ist oft, dass wir keinen Ablageort haben, wo E-Mails, wo Nachrichten hin sollen. Und dadurch, dass sie nicht wissen, wo sie hinkommen, bleiben sie einfach im Posteingang. Ja, MS Teams können Sie auch auf Ihrem Handy nutzen, ist letztendlich genauso komfortabel wie WhatsApp. Manchmal finde ich sogar komfortabler. Teams ist manchmal ein bisschen zickig, bis man es eingerichtet hat, wenn man es eingerichtet hat, läuft es aber. Mit WhatsApp for Business können Sie WhatsApp auch dienstlich produktiver nutzen, vom Privaten trennen, die Menge an Nachrichten eindämmen. Sie können damit auch beispielsweise Ihre dienstliche Festnetznummer verbinden, wenn Sie Ihre private Handynummer nicht rausgeben wollen oder bewusst nicht auf WhatsApp erreichbar sein wollen. Bei mir ist das beispielsweise so. Mit Franz können Sie alle Ihre Messenger-Dienste in einem Programm auf dem Rechner bündeln. Das ist eine Software, die es sowohl für Mac als auch für den PC gibt, wo sie immer die Dinge schön zusammen haben. Ja und Kanban-Tools, die MS Planer schaffen auch mehr Übersichtlichkeit, ersetzen E-Mails und Chat-Nachrichten. Das noch mal der Recap aus der letzten Woche.
Und jetzt sagen Sie im Moment mal, damit habe ich doch die letzte Episode beendet. Ja, das stimmt. Und eine Wiederholung tut beim Lernen immer wieder gut. Denn so lernen wir, dass wir auf der einen Seite durch Wiederholung lernen. Ich glaube, keiner von Ihnen ist einmal aufgestanden, hat gesagt Soll das mit dem Laufen? Das machen wir jetzt mal und es hat sofort geklappt, sondern meistens haben wir doch ein paar mehr Wiederholung gebraucht. Punkt Nummer eins. Punkt Nummer zwei gibt es vielleicht den einen oder die andere, die sagt, ja, das ist doch, kenne ich doch alles die Themen. Die Frage, die ich mir immer wieder stelle, ist zu sagen, wie konsequent setze ich denn die Dinge um die ich schon weiß? Und ich bin persönlich, ehrlich gesagt, ein Wissens-Riese, aber in vielen Bereichen ein Umsetzungs-Zwerg.
Kapitel 2: Stimmen Sie Ihre Endgeräte aufeinander ab
Ja, wir kommen zum zweiten Kapitel. Stimmen Sie Ihre Endgeräte aufeinander ab? Ja, und Endgeräte aufeinander ab? Und dazu vielleicht einmal in bewährter Form den Einstieg ins Kapitel „Der PC und noch viel mehr?“ Kennen Sie das noch? Sie saßen in einem Meeting und benötigten unbedingt eine Datei. Doch die war auf ihrem PC. Und der stand Stockwerke unter Ihnen auf ihrem Schreibtisch. Da kamen Sie gerade nicht dran. Natürlich wollten Sie sich vorher alles ausdrucken, was Sie benötigen würden. Doch gerade bei dieser einen Datei gab es kein Papier mehr im Drucker und Sie hatten keine Zeit mehr, Neues zu holen und nachzulegen. Oder der Klassiker, Management- Meeting am Montagvormittag. Und kurz vorher haben Sie noch einen Tippfehler in Ihrer Overheadfolie entdeckt. Schnell noch zum Farbdrucker die korrigierte Version neu ausdrucken. Wie oft war dann keine Folie da oder die Farbpatronen waren leer. Ich erinnere mich sogar an Meetings, bei denen ich kurz vorher mit einer Rasierklinge noch falsche Zahlen von Folien gekratzt und mit einem Folienstift neu geschrieben habe. So ging es uns früher auf den Meetings. Zum Glück ist das alles Schnee von gestern. Heute haben Sie Ihr Tablet und Ihr brandneues, topaktuelles Smartphone immer dabei. Da kann sowas nicht mehr passieren. Dachten Sie. Dummerweise hat die Firmen-IT Ihr iPad so eingerichtet, dass Sie nicht auf die Netzlaufwerke kommen, auf denen die relevanten Dokumente stehen. Und die Notiz, die Sie geradezu gestern auf Ihrem Smartphone gemacht haben, nützt Ihnen auch gerade nichts, denn der Akku ist leer und der PC steht immer noch Stockwerke von Ihnen entfernt. Jetzt haben Sie so viele Geräte und dennoch fehlt immer irgendwie genau das, was Sie gerade brauchen. Das ist eine Beobachtung, die ich immer wieder mache, dass viele Menschen ein Smartphone, ein Tablet, ein Notebook, einen festen PC haben, also drei oder vier oder fünf Geräte, die Apple Watch noch mit dazu, mehr Geräte als man Hände hat. Und trotzdem ist es dann doch oftmals so, dass nicht auf allen Geräten immer Daten eingegeben werden können und auf allen Geräten Daten eben abgerufen werden können. Und das ist für mich immer so, wenn ich mal gucke, was sind denn so die Probleme?
Problem Nr. 1: Endgeräte als Statussymbole
Also Punkt Nummer eins ist, die Endgeräte sind für uns oft ein eher ein Statussymbol statt ein Arbeitstool. Natürlich ist es eben wichtig, dass man sofort immer das neueste iPhone 15 pro Mac in maximaler Ausstattung hat. Also ich lasse immer mindestens eine Generation aus und ich bekenne mich schuldig. Ich habe jetzt vom 13er auch aufs 15er upgegraded, hatte dafür aber auch einen relevanten Grund. Und zwar war ich in einem Vortrag, den ich gehalten habe und wo ich andere noch mitgefilmt habe. Und ich habe das 13 Mini und hatte einfach das Problem, wenn ich dort ein Mikrofon dran hänge, dann kann ich bei der aktuellen Lightning-Situation nicht gleichzeitig laden und ein externes Mikrofon dranhängen und dann reicht mir der Akku nicht. Wenn ich jetzt eben ein USB-C-fähiges iPhone 15 Max Pro habe, erstens hält mir der Akku deutlich länger. Zweitens kann ich durch USB-C einfach laden und entsprechende Mikrofone dranhängen. Also damit habe ich mehr Möglichkeiten. Somit und ein Stück weit ist es natürlich auch selbst bei mir Rechtfertigung, weil ich Spaß habe an diesen neuen Geräten. Aber ich kaufe mir immer dann neue Geräte, wenn ich merke, es gibt entweder technische Möglichkeiten, die ich auf diesem neuen Gerät nicht mehr zeigen kann. Ich hatte mir beispielsweise 13 Mini geholt. Ich hatte vorher das 10S Max, da hatte ich mir 13 Mini geholt, als ich eben die Air Tags nicht mehr zeigen konnte. Unabhängig davon finde ich die Air Tags persönlich auch sehr sinnvoll. Was beim 15 Max Pro natürlich auch sehr gut ist, ist dieser Knopf, den man übrigens, dieser Action Button, den kann man wunderbar eben programmieren. Und das ist ein schönes Beispiel. Viele sagen ja, ich brauche das neue Gerät, aber sich dann damit mal zu beschäftigen und zu sagen, wie kann ich denn diesen Action Button beispielsweise nutzen, ihn mit unterschiedlichen Funktionalitäten sogar zu belegen, je nachdem, welche Tageszeit es ist, je nachdem, ob das iPhone in der Hosentasche ist, ob es über Kopf, unter Kopf ist. Also man kann das sehr, sehr fein, gratuliert einstellen. Und das sind solche Themen, wo die meisten sich lieber ein neues Gerät holen und Ihre Hardware Upgraden, statt sich selbst upzugraden. Natürlich dürfen es auch Statussymbole sein. Wie Sie wissen, bin ich der Bekloppte mit den zwei Uhren. Und ich sage mal, die eine Uhr ist wirklich so, dass sie natürlich, ich sage mal völlig überzogen teuer ist. Aber ich fand diese schöne Uhr einfach wunderschön und auch ich bin nicht frei von dem Thema Status. Nur ich sage immer, für technische Spielzeuge, die man sich dort regelmäßig kauft, also die Uhr habe ich mir vor 23 Jahren einmal gekauft, die werde ich wahrscheinlich noch an meine Kinder mit entsprechend vererben können und meine Tochter wird die weiter vererben können, so lange wird die halten. Ein iPhone muss jetzt nicht jedes Jahr unbedingt ersetzt werden.
Problem Nr. 2: Kein automatischer Datenabgleich
Ja, das zweite Problem ist, findet einfach oft kein automatischer Datenabgleich statt. Da werden Daten gemailt, da werden Daten auch nur auf mobilen Endgeräten gelassen. Wir kommen bei dem Thema Notizen noch mit dazu. Da erlebe ich es dann immer wieder, dass ich hektische Anrufe bekomme zu sagen, oh, die Rechenzentrale hat unser GoodNotes gelöscht, jetzt waren alle Notizen weg. Das ist genau das, was passiert, wenn man Daten nur auf mobilen Endgeräten abspeichert. Etwas, was ich nie empfehle, sondern immer zu sagen, egal auf welchem Gerät sie sind, sie sollten natürlich Daten immer offline haben. Auf den Geräten, die sich aber bitte immer automatisiert, immer synchronisieren mit entweder Cloud-Diensten oder eigenen Netzlaufwerken, so dass sie immer auf allen Geräten darauf Zugriff haben, sie zum zweiten auch noch mal eine Möglichkeit der Datensicherung haben und dass Sie zum dritten entsprechend auch unter Umständen andere Menschen haben, die dort auch so auf zugreifen können. Ja, das dritte Thema zu sagen, eben Problem drei, wir schützen unsere Daten nicht adäquat. Jetzt sagen sie beispielsweise, Moment mal, jetzt sagst du ja mal Cloud? Ja, was ich einfach oft immer erlebe ist, dass es leider dort immer einen Tatenschutz statt einen Datenschutz gibt. Und ich erlebe immer, dass die Leitplanken quer auf die Straße gesetzt werden statt links und rechts. Also da wird beispielsweise von der IT in einer guten Absicht gesagt, nein, Mitarbeitende dürfen nicht auf Daten zugreifen, weil das ist viel zu gefährlich. Das ist so ein bisschen, wie wenn man bei der mittelalterlichen Burg immer die Zugbrücke hochzieht und sagt, nein, da darf keiner rein, darf keiner raus. Das Problem ist, irgendwann verhungert man und irgendwann erstickt man in seinen Müll. Und das übersetze ich meinen Daten. Irgendwann kann man einfach nicht mehr produktiv arbeiten, weil man Daten nicht rein und raus bekommt. Das heißt, man stirbt draußen vor der Mauer, weil man nicht reinkommt. Oder man stirbt innerhalb der Burgmauern, weil man entsprechend nicht fair und entsorgt wird. Das Problem dabei ist, dass in der Praxis vorne die Zugbrücke zu ist und hinten gehen auf so einer Holzplanke geht die ganze Burgbevölkerung entspannt immer rein und raus. Das nennt man dann Schatten-IT und das erlebe ich immer wieder. Also beispielsweise hatte ich in einem Außendienstunternehmen die Situation, dass ich sehr, sehr lange Diskussionen hatte mit der IT, nein, die Außendienstler dürfen nicht auf Prospekt-Material auf Netzlaufwerke zugreifen, wo ich sagte Leute, das ist Prospekte von Lagnese, von Nestle. Also zu sagen, hallo, das sind im Internet öffentlich verfügbare Informationen, nicht personenbezogen. Da sind wir raus aus dem Thema Datenschutz, da sind wir im Thema Tatenschutz, was ihr ja gerade macht. Nein, das dürfen wir nicht. Wir haben dann eben lange diskutiert und ich habe zum Glück durchgesetzt, dass diese Daten für die Außendienstmitarbeiter verfügbar sind, weil die Aussage von der IT war immer zu sagen, die haben das schon die letzten 20 Jahre nicht gebraucht, die brauchen das auch in Zukunft nicht. Und ich habe dagegen gehalten, habe gesagt, ich bin mir zu 100% sicher, dass die Außendienstler in irgendeiner Form private Mittel und Wege gefunden haben, draußen im Vertriebsgespräch einfach die Daten dabei zu haben. Nein, das ist nicht. Und so weiter. Schauen wir mal. Dann waren die ersten Schulungen und ich habe das vorgestellt, wie sie auf die Daten zugreifen können. Dann sagten die Außendienstler, wie geil ist das denn jetzt? Jetzt brauche ich meine private Dropbox nicht mehr.
Ja, das ist genau das Thema, was ich regelmäßig habe. Das heißt, das ist Schatten-IT. Wenn Sie Systeme zulageln, dann werden Mitarbeitende konstruktiv und kreativ und schaffen ihre eigene IT. Und ich finde es immer, wenn ich jetzt mal gucke. Stellen Sie sich mal vor, Sie würden praktisch so machen, dass Sie einen neuen PC jemand zur Verfügung stellen würden. Sie würden sagen, da Sie haben auf ihre E-Mails Zugriff. Das ist okay. Auf Dateien haben sie keinen Zugriff. Sie haben auch keine Programme installiert, aber sie haben jetzt einen AppStore drauf und sie können sich alles installieren, was sie wollen. Ich glaube, wenn jemand PCs so ausrollen würde, dann würde der zu Recht die eine oder andere Rückfrage bekommen, weil das würde kein Mensch so tun. 95% aller iPads wären genau so ausgerollt. Und ich bin ein großer Gegner davon, eine Leitplanke quer draufzusetzen, nämlich kein Zugriff auf Daten. Ich sage, Zugriff auf Datei muss überall sein. Aber ich bin genauso wenig ein Freund davon, links und rechts keine Leitplanken zu haben, weil ich sage dann hey, Moment mal, zum einen, es gibt nur Applikationen aus dem Apple AppStore, die zentral verteilt werden. So, das heißt, hier ist es nicht so, dass der eine die PDF-Applikation nutzt, der andere die andere, sondern es gibt ganz klar ein Company AppStore. Es gibt eine zentrale Richtlinie, die wird einheitlich durchgeführt und nur das wird mit den Dingen gemacht. Und dann gibt es eine klare Trennung zwischen den privaten und den dienstlichen Dateien. Aber bitte so, dass der Fokus auf der Produktivität im dienstlichen Bereich liegt. Und auch hier wieder falsch verstandene Sicherheitsbedürfnis und -verständnis. Früher war es so, dass man nur mit Container Lösungen wirklich sicher und gut arbeiten konnte. Schon seit iOS 11 und wir sind jetzt gerade bei iOS 17, schon seit iOS 11 kann man die nativen Applikationen kontenisieren, so dass man eben auch mit den nativen E-Mail-Applikationen sicherstellen kann, dass nichts von Privatbereich in dienstlichen Bereichen und andersherum übergeben werden kann. Das ist leider noch nicht in allen IT Abteilungen angekommen. Da wird dann immer aus falsch verstandenen Sicherheitsbewusstsein und veralteten Halbwissen heraus argumentiert. Wir müssen kontonerisieren. Nö, wir müssen die privaten und die dienstlichen Daten voneinander trennen, um auf der einen Seite keinen Datenabfluss zu haben in private Bereiche und auf der anderen Seite kein Risiko, dass Incomming Traffics mit Viren verseuchten Dateien zu haben. Das ist das Thema, was man sicherstellen muss. Das geht auch mit den nativen Dateien. Lassen Sie sich da bitte nicht bequatschen. Also ich finde das immer schade, dass hier leider, je niedriger das Wissen ist, desto klarer heißt es immer so ist es, und leider zweifeln immer diejenigen, die mehr wissen, mehr als die, die weniger wissen. Also deswegen. Und auch ich beschäftige mich regelmäßig damit und hinterfrage immer wieder. Und das sollten Sie bitte auch tun. Ja, was gibt es für Lösungen? Also Punkt Nummer eins zu sagen, Sie sollten eben Geräte strategisch einführen. Also zu sagen, für was brauche ich das Ganze denn? Und welche Systeme brauche ich? Das heißt nicht, dass das iPad immer das richtige System ist. Das heißt aber, wenn Sie beispielsweise im Außendienst iPads einführen, dann sollte man sich durchaus die Frage stellen Brauche ich denn dann noch Laptops? Und es gibt einige Organisationen, da braucht man Laptops. Also wenn ich gucke, ich habe ein Stück weit die Schüler Möbelwerke begleitet im Außendienst, die müssen im Homeoffice teilweise Küchenplanung machen, dafür brauche ich einen PC. Wenn die aber dann im Küchenhaus sind, dann zeigen sie es nur auf dem iPad, dann konstruieren sie nicht, dann nehmen sie nur das iPad mit. Es gibt andere Organisationen wie Coca Cola beispielsweise, die haben eben sehr konsequent gesagt okay, wir arbeiten iPad-only und wir ziehen die Notebooks ein. Und das hat ein gewaltiges Produktivitäts-Effekt gehabt. Das ganze Ding. Natürlich ist da nicht jeder immer begeistert, wenn wir anders arbeiten müssen. Aber wichtig ist, einfach strategisch die Dinge einzuführen und zu überlegen Was brauchen wir nicht mehr, wenn wir was Neues machen?
Systeme immer synchron halten
Punkt Nummer zwei, halten Sie Ihre Systeme wirklich alle immer synchron? Und jetzt ist ja die Frage, welche Dateien oder welche Systeme sollte man synchron halten? Ich habe hier mal eine Liste für Sie. Also zum einen die Outlook-Daten, also alle E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben und Textnotizen. Sie können in Outlook auch Textnotizen machen, wenn Sie die nicht woanders machen.
Machen die Nutzung von Cloud-Diensten Sinn?
Ja, Dateien über eigene Server oder Cloud Dienste wie beispielsweise Dropbox oder wie beispielsweise OneDrive. Bei Dropbox höre ich immer Dropbox, Teufelszeug, amerikanisch. Also bei Dropbox ist es so, wenn Sie Dropbox for Business haben und 30 Lizenzen haben aufwärts im Unternehmen, dann können Sie auch den Server Standort Deutschland wählen. Und DSGVO ist das durchaus auch in Amerika machbar. Was nicht DSGVO-konform nutzbar ist, ist zumindest mein aktueller Stand, ist iCloud, weil Sie alleine schon keine ADV, also auf das Datenverarbeitung mit Apple Vereinbarung dort schließen können.
Notizen
Ja, dann zu sagen Notizen über Systeme wie entweder Evernote, wie Notion oder ich bin ein großer Freund von OneNote als Bestandteil von Microsoft 365. Denn gerade wenn Sie Microsoft 365 einsetzen, zahlen Sie die Lizenz ohnehin und dann nutzen Sie doch bitte. Und OneNote ist ein System, was auf allen Systemen, auf Mac, auf Windows, auf Android-Telefonen, auf Apple-Telefonen, auf allen Tablets überall funktioniert, sogar im Browser.
Lesezeichen
Ja, dann Internet-Lesezeichen entweder über iCloud, wenn Sie komplett veräppelt sind, was ich im dienstlichen Bereich nicht empfehle, über den Chrome, über den Edge-Browser. Der bietet es im Rahmen von Microsoft 365 an und der neue Edge Browser übrigens ist, es gibt immer die Unterscheidung zwischen dem alten Edge Browser und dem neuen. Der alte Edge Browser war gruselig, denn der aktuelle Edge-Browser ist im Prinzip ein aufgepimpter Chrome. Der ist sehr leistungsfähig. Da können Sie alle Ihre Lesezeichen synchron halten oder sonst empfehle ich Rain Drop. Das ist die Applikation, die webbasiert ist, die ich nutze, wofür es auch Apps gibt für die gängigen Smartphones und Tablets, mit denen Sie Ihre Lesezeichen synchron halten können.
Musik & Fotos
Ja, idealerweise auch Musik, egal auf welchem Gerät ich bin. Ich möchte meine Musik haben über Apple Music oder über Spotify beispielsweise. Fotos, da bin ich ein riesiger Freund der iCloud Fotomediathek. Leider ist sie im Bereich Windows, ich sage mal nicht so 100% toll unterstützt, aber wenn Sie in der Apple Welt sind da natürlich super. Es gibt allerdings auch Alternativen. Aber wichtig ist, man sollte sich dafür Systeme schaffen und eben abonnierte Info Dienste wie zum Beispiel RSS Feeds. Also es gibt aktuell keinen Dienst, der alles, ich sage mal so komplett allumfänglich macht. Wenn Sie in der Apple-Welt sind, ist es iCloud letztendlich, da sind Sie fast vollumfänglich. Der Nachteil ist nur wie gesagt, das funktioniert nur so vollumfänglich, wenn Sie komplett in der Apple- Welt unterwegs sind. Und das ist im Business Bereich nicht unbedingt die Regel, so eher die Ausnahme. Ja, dann eben greifen Sie auch unterwegs sicher auf Ihre Daten zu. Das ist der Part Nummer drei als Lösung. Und dazu bei dem Thema gibt es für mich so zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen. Das eine, dass Sie über eine Datev-Welt, kennen Sie das als ASP, dass Sie von draußen auf Ihre Systeme drauf zugreifen können, als würden Sie am Rechner sitzen. Jetzt gibt es hier oft die Aussage, ja, das ist doch die Zukunft und völlig egal, welches Endgerät sie nutzen. Letztendlich wir gehen immer Remote drauf und können dort arbeiten. Das hat für mich zwei Haken. Der eine Haken ist, wir sind nicht immer online. Also ich bin viel in der Bahn unterwegs und ich habe Netgear Nighthowk, der sehr leistungsfähig ist und mit dem ich doch häufig noch online bin in der Bahn, wenn Nachbarn neben mir fluchen. Aber trotzdem ist es so, dass Sie einfach teilweise kein oder ein sehr, sehr schwaches Netz haben. Das heißt, dann sind Sie offline, dann können Sie nicht arbeiten damit. Ich habe deshalb beispielsweise ganz bewusst mit Dailylight ein CRM-System, wo es eben auch eine iPad-App dazu gibt, eine iPhone-App dazu, dass ich eben auch offline auf dem Mac nutzen kann, dass ich auch unterwegs im Zug viel mit meinem CRM machen kann, aber eben dort jederzeit auch das Ganze eben, sobald eine Internetverbindung hat, ist es synchronisiert, aber ich kann offline arbeiten. Das zweite Thema ist, selbst wenn Sie eine bums geniale Internetverbindung haben, das größte iPad ist gerade mal 12,9 Zoll groß vom Bildschirm. Das heißt, Sie haben im Regelfall 24, 27 Zoll noch größere Bildschirme im Büro. Da ist einfach ein noch nicht mal 13 Zoll großer Bildschirm einfach wahnsinnig klein zum Arbeiten. Und natürlich können Sie dort auch mit Mäusen arbeiten. Also die Citrix X1 beispielsweise ist eine Maus, mit der man eben gut arbeiten kann. Oder die SWIFT Point GT, die ich immer empfehle, sehr kompakte kleine Maus, die durchgeschleift wird. Also das heißt, man sollte auch eine Maus nehmen, die durchgeschleift wird. Es ist für mich aber immer nur dann eine Notlösung, wenn ich ein Programm habe, was es nicht für das iPad gibt. Also beispielsweise im Bankbereich, wenn ich aufs Kernbanksystem darauf zugreifen will oder in der Steuerberatung, wenn ich auf den Arbeitsplatz wirklich auf die Software zugreifen muss oder auf das DMS beispielsweise, die es eben nicht als entsprechende Applikation gibt für das iPad, dann macht das Sinn. Sonst ist aber eher eine Notlösung. Sonst eher eben der Zugriff auf die Geräte, immer eher, dass man sagt, man verbindet sich mit diesen Dingern und die sollten sich automatisch einfach im Hintergrund synchronisieren. Und bei OneDrive beispielsweise haben sie es eben so, dass sie dort auf dem iPad so drei Punkte hinter den Verzeichnissen haben, auch hinter den Dateien. Aber auf Verzeichnisbasis macht es mehr Sinn, dann können sie sagen offline verfügbar machen auf dem Gerät und dann haben sie die Sachen auch immer offline verfügbar.
Welche mobilen Endgeräte sind zu empfehlen
Ja, dann vielleicht einmal zu sagen, welche mobilen Endgeräte empfehle ich? Also wo ich immer sage, wenn ich Smartphones nehme, dann finde ich, haben Android Geräte das deutlich bessere Preis Leistungs Verhältnis. Sie bekommen im Regelfall schon für 80-90€ super Handys, die 90% aller User- Funktionalitäten völlig befriedigen. Da kann ich mal einen Schnapsschuss machen, da kann ich telefonieren, da kann ich WhatsApp machen, da kann ich E-Mail schreiben. Dafür brauche ich kein iPhone 15 Max Pro für 1.500 €. Was soll der Käse? Also deswegen, das geht viel günstiger. Und wenn man im oberen Bereich ist, dann gibt es eben mit den klappbaren Phones von Samsung beispielsweise auch ganz, ganz tolle, hochleistungsfähige Telefone, die noch leistungsfähiger sind als das iPhone. Hier höre ich übrigens auch immer wieder, ja, aber Android und Apple, das arbeitet ja nicht zusammen. Also wenn Sie nicht mit iCloud arbeiten, was ich ohnehin nur sehr eingeschränkt im Business Bereich empfehle, sondern mit Exchange arbeiten, mit Microsoft 365 können Sie wunderbar auch Android Systeme kombinieren mit Apple Systemen. Man muss bei dem Thema Musik und Fotos ein bisschen kreativ sein, aber geht genauso. Also Sie können leichter Google Services auf Apple Geräten nutzen als andersherum. Also Apple Services auf Google ist meistens ein bisschen tricky.
Ja, bei Tablets bin ich ein großer Freund von iPads, weil es einfach hier die meiste professionelle Software in diesem Bereich gibt. Also das heißt hier ganz klar iPad. Wenn Sie eine Alternative haben wollen, dann empfehle ich Ihnen Samsung. Und zwar Samsung mit Geräten, die den sogenannten Next Standard unterstützen. Dex, Desktop Experience, dafür versteht das. Samsung hat zwei Vorteile. Der erste Vorteil ist, dass sie sehr lange Updates haben. Also da sind sie ungefähr in der gleichen Zeit Liga wie iPads, wo Sie immer so sechs Jahre Updates haben. Und Samsung ist jemand, da haben Sie nicht ganz so lange Updates, aber sie kriegen längere Updates. Und wenn sie keine Betriebssystem-Updates mehr kriegen, dann dürfen Sie ein Gerät nicht mehr im betrieblichen Alltag wirklich nutzen, weil dann kriegen Sie keine Sicherheits-Patches mehr. Und das ist dann einfach lebensgefährlich für ihre IT. Viele sagen: „Ach, passiert doch nichts, sage ich. Ist wie ungeschützter Sex. Meistens geht es klar und geht es gut, aber eben leider nicht immer.
DEX – Desktop Experience
Ja, dann zum Thema eben DEX. Was ist da die Idee? Die Idee immer DEX ist Desktop Experience. Sie können sogar ein Android Smartphone, aber eben auch ein Tablet anschließen an einen externen Monitor und dann haben sie die richtig wie fast wie eine PC-Oberfläche. Also damit können Sie sehr produktiv arbeiten. Das ist eine sehr sehr gute Lösung. Deutlich besser als eine Apple Welt. Also da muss ich wirklich sagen und Samsung hat auch große Tablets, die sie auch mit SIM-Karte nehmen können, weil sie wissen, ich empfehle immer möglichst großes Tablet, immer mit SIM-Karte, dass eben gerade wenn sie das so eingestellt haben, dass die Sachen im Hintergrund automatisch synchronisiert werden, dann sorgt eine SIM-Karte dafür, dass Sie eben, wenn Sie die gerade die zwei Minuten gerade mal Internetverbindung haben während einer langen Zugfahrt, dann müssen Sie nicht genau in den zwei Minuten selbst aktiv online gehen, sondern das macht die Kiste automatisch für Sie.
Das sind die wichtigsten Kriterien für die Cloud-Dienste
Ja, also deswegen hier einmal auch zum Thema der Cloud Dienste zu sagen, was sind denn die wichtigsten Kriterien für Cloud-Dienste? Und hier aus dem Buch einmal die Frage Sind Sie denn auf allen Geräten nutzbar? Also wenn Sie iCloud haben und Sie können iCloud aber auf einem Android Gerät nicht vernünftig nutzen, dann macht es keinen Sinn, wenn Sie auch mit Android arbeiten. Und vielleicht sagen Sie heute arbeite ich nicht mit Android-Telefon, aber in Zukunft. Also ich bin auch beispielsweise kein großer Freund von Numbers oder von Pages oder Keynote, weil der Industriestandard ist nun mal eben Microsoft Office. Und wenn ich Vorträge halte, ist es oft so, dass ich eine Powerpoint- Datei abgeben muss. Und jetzt sagen Sie, ja, ist doch kein Thema, ich kann doch eine Keynote- Datei als Powerpoint abspeichern. Ja, aber erstens es ist nicht immer 100% kompatibel. Und spätestens wenn man mit verschiedenen Schriftarten arbeitet, dann ist da Powerpoint deutlich leistungsfähiger, weil ich kann beispielsweise sagen, speichere mir, binde mir eine Schriftart, die ich in einer Präsentation genutzt habe, mit ab. Das geht bei Keynote eben nicht. Das heißt, da kann ich eine Schrift nicht mitliefern. Wenn sie also auf dem Zielsystem nicht installiert ist, dann wird sie ersetzt gegen eine andere und dann schauen die Charts meistens doof aus.
Ja, die Frage, ist der Cloud-Anbieter seriös? Ist er zukunftssicher? Also das heißt, bitte nicht immer auf den Latest Shit, auf den neuesten Anbieter sofort aufspringen. Ich arbeite gerne mit Systemen, wo ich weiß, die gibt es schon seit ewigen Zeiten und die Wahrscheinlichkeit bei Microsoft, dass die pleite gehen, ist relativ gering. Ja, ist sie performant? Dann die Frage: Können Sie dort Dateien intern und extern freigeben? Ganz wichtig: Bevor man sich Sachen hin und her mailt, sollte es Möglichkeiten geben, sie freizugeben oder noch besser auf gemeinsamen Speicherorten zu arbeiten, so wie das mit Microsoft Teams in der Integration möglich ist. Ja, deswegen eben dann die Frage, hat der Cloud-Anbieter Server- Standort in Deutschland bzw. kann er sicherstellen, dass er die DSGVO- Kriterien dort entsprechend einhält? Für Sie im Privatbereich nicht so kritisch, aber im Firmenbereich auf alle Fälle. Ja, dann die Frage Nutzen eben die Geschäftspartner, mit denen sie Daten austauschen, idealerweise auch zum Großteil diese Cloud? Deswegen bin ich ein großer Freund von Microsoft 365 und Teams bin, weil spätestens seit der Pandemie ist es eigentlich noch mehr der Industriestandard geworden. Und in Zukunft werden viele ihrer Kunden sagen, wir möchten mit Ihnen per Teams zusammenarbeiten. Und das beinhaltet nicht nur die Videokonferenzlösung, sondern die komplette Lösung.
Ja, die Frage, können auch große Dateien synchron gehalten werden? Auch ein großes, wichtiges Thema, oft gibt es Größenbeschränkungen, die dann einfach gerade bei Videos manchmal schwierig werden. Ja, kommt die Cloud auch mit langen Dateinamen, langen Verzeichnisbäumen und Sonderzeichen zurecht? Da hat sich OneDrive in der Vergangenheit nicht mit rum bekleckert. Zum Glück kriegen wir es mittlerweile aber auch hin.
Ja, bietet die Cloud auch eine stabile Offline-Synchronisation an? Bietet die Cloud-Schnittstellen über WebDAV oder SMB an, um andere Apps anzubieten, haben Sie beispielsweise bei NextCloud oder eben bei OwnCloud oder bei Dracoon beispielsweise, was Sie über Web-DAV-Schnittstellen dort eben anbinden können. Ja, und bietet Sie eben gute Integration, Kollaborationlösungen an, die Sie im Einsatz haben, wie Microsoft Teams. Also das heißt hier, ich bin wie gesagt ein großer Freund vom Thema Microsoft 365, weil es aus meiner Sicht die meisten diese Kriterien wunderbar entsprechend erfüllt.
Ja, wichtiges Thema ist immer bitte eben die Offline-Synchronisation, sich die Dinge eben so einzustellen, dass sie immer eben, sobald sie ein Internet haben im Hintergrund es automatisch synchronisiert wird, dass sie nicht immer dran denken müssen, weil wenn Sie sagen natürlich, ich kann mir da jetzt einen Hotspot erstellen, den werden Sie aber nicht die ganze Zeit aufhaben. So, jetzt haben Sie den gerade auf, jetzt haben Sie keine gute Internetverbindung. Jetzt haben Sie gerade eine gute Internetverbindung, da haben Sie den Hotspot aber gerade nicht an. Also vor dem Hintergrund empfehle ich das immer. Die circa 100€ mehr sind gut investiert.
Top 10 Tipps aus Kapitel 2
Ja, hier dann einmal die Top 10 Tipps aus Kapitel 2 in der Zusammenführung. Wenn Sie sich ein neues System kaufen, fragen Sie sich immer, welches System löse ich damit ab? Idealerweise gleich zwei. Sie haben die 1-2-Regel schon ein paar Mal gehört. Sie werden sie immer wieder hören. Wenn Sie nur eins aus dem Buch mitnehmen, ist es die 1-2-Regel. Wenn Sie jedes Jahr ein neues Gerät haben wollen, ist Mieten über Grover vielleicht eine gute Option für Sie. Also das heißt, wenn es immer wieder darum geht, dass Sie nicht mehr das letzte und das neueste Gerät haben wollen, entweder man verkauft die Dinge wieder gut, also deswegen Packungen aufbewahren, wieder verkaufen. Plan B entsprechend zu sagen, zu mieten über Grover. Ja, es gibt kein perfektes Betriebssystem. Oft werde ich so angehuckt zu sagen, Moment mal, du bist doch Apple User, wieso redest du so positiv über Windows? Ich arbeite mit beiden Systemen und jedes System hat Stärken und Schwächen. Also weder Fan Boy noch Hater bringt einen weiter. Das macht zwar Stammtisch- tauglich, aber nicht produktiv.
Ja, speichern Sie Geräten nie ausschließlich auf Endgeräten. Damit haben Sie auch gleich eine automatische Datensicherung. Also Notizen nur in GoodNotes und Notability zu haben, ohne ein Auto-Backup mindestens zu haben, ist keine gute Idee. Ich bin sogar dann noch der Freund, nicht nur ein Auto-Backup, sondern eine automatische Synchronisation wie durch OneDrive zu haben. Onenote. Entschuldigen Sie. Nutzen Sie immer Lösungen, bei denen Sie auf jeden Fall Ihre Endgeräte Daten auf allen Ihre Endgeräte Daten eingeben und abrufen können. Das heißt nicht nur ein Auto Backup, sondern so, dass Sie sagen egal wo ich bin, ich kann immer eine Telefonnummer, eine E-Mail, einen Termin, eine Notiz, ein Lesezeichen überall immer eingeben und überall habe ich den aktuellen Stand. Nutzen Sie immer Plattform übergreifende Systeme, damit Sie in Zukunft auch einfacher umsteigen können. Also wenn Sie jetzt sagen, Apple ist Ihr Wunschgerät und Sie sagen juhu, ich arbeite jetzt mit Keynote und Sie steigen dann auf Windows um, dann müssen Sie alle Ihre Keynote-Dateien konvertieren auf Powerpoint. Wenn Sie mit Powerpoint arbeiten, früher war das schwierig, da musste man selbst bei gleichlautenden Programmen gab es signifikante Leistungsunterschiede und man musste auch die Mac-Dateien noch mal umständlich konvertieren. Mittlerweile ist es überhaupt kein Problem. Mittlerweile kann der Mac Windows-Dateien lesen und schreiben und deswegen bleiben Sie dort idealerweise Plattform-übergreifend. Auch Exchange eben ein Dienst, der zwar von Microsoft in den Markt gebracht wurde, der aber wunderbar auch auf Android, auf Apple und auf was weiß ich alles zu nutzen ist. Und bevor Sie einen privaten Kalender auf iCloud machen, schauen Sie sich mal den Google-Kalender an, denn dort können Sie auf allen Plattformen wunderbar auch Kalenderfreigaben erteilen.
Ja, dann, bevor Sie neue einfügen, gucken Sie doch mal, was Sie schon haben. Also ich erlebe dann viele, die haben Microsoft 365 und gucken sich dann nach einer Notizlösung, wo ich sage Leute, ihr habt doch OneNote ohnehin schon in eurer Lizenz. Oder zu sagen, ich gucke nach einer Formular-Lösung. Hallo, Sie haben Forms mit dabei. Oder ich gucke nach einer Kalenderbuchungslösung. Hallo, Sie haben Bookings mit dabei bei Microsoft 365. Also Microsoft 365 bietet da mehr als Sie denken.
Ja, richten Sie Datenzugriffe von unterwegs Sachen ein, sichern Sie diese über VPN-Verschlüsselungslösungen. Also es ist eine gute Idee, immer von draußen auf seine Systeme drauf zugreifen zu können. Wenn man mal eine Applikation braucht, eine Software, die es nicht für ein mobiles Endgerät gibt, dann macht es Sinn. Aber bitte nicht als Standardmodus. Aber man sollte es entsprechend immer noch mal als Backup haben. Ja, dann zu sagen, kaufen Sie in der Regel nicht das teuerste Smartphone / Tablet. Meistens reicht sogar das Einstiegsgerät. Für mich ist das iPhone SE für 95% aller User völlig ausreichend. Ich habe mir jetzt das 15 Max Pro geholt, weil ich es als Camcorder nutze, weil ich mich dort filme bei Vorträgen, wo ich teilweise die Kamera sehr weit weg habe. Deswegen ist für mich ein großes optisches Zoom total relevant. Ich brauche auch einen USB-C-Anschluss, damit ich Laden und externe Mikrofos mit reinpacken kann und noch ein paar mehr Dinge. Ja, nur wie viele von ihnen machen das in der Form und für die meisten reicht auch ein kleineres Gerät. Richten Sie Ihre mobile Geräte immer so ein, dass Sie Ihre Dateien immer offline auf dem Gerät liegen, automatisch mit anderen Geräten abgeglichen werden. Also das heißt immer so einrichten, dass Sie sich keinen Kopf machen müssen. Sie kennen das vielleicht beim Thema Datensicherung. Die Datensicherung, die nicht automatisch gemacht wird, wird nicht gemacht. Also zumindest ist es bei mir so. Ich habe das bei mir so automatisiert, dass ich mir überhaupt keine Gedanken machen muss. In dem Moment, wo ich eben im Büro bin, wird automatisch gesichert und es wird sogar auf dem Gerät noch mal lokal gesichert, wenn ich nicht im Büro bin. Ja, das waren einmal so die wichtigsten Impulse aus dem zweiten Kapitel des Buches zum Thema Stimmen Sie Ihre Endgeräte aufeinander ab und Sie merken, es gibt die Überschneidung zum ersten Kapitel. Es wird auch Überschneidungen in die weiteren Kapitel geben, denn letztendlich sind es Aspekte der digitalen Arbeit, die hier immer wiederkommen, nämlich dass ich wirklich sage, sie sollten eben immer ihre Geräte möglichst automatisiert abgeglichen haben. Sie sollten Plattform- übergreifend arbeiten. Also Sie sehen, die Dinge werden immer wieder kommen, auch beim nächsten Kapitel, wo wir uns darum unterhalten, wie Sie Notizen effektiv digital erstellen können und natürlich auch immer im Zugriff haben.
Fazit
Ja, in diesem Sinne hoffe ich, dass auch diese Woche wieder etwas mit dabei war. In den Shownotes finden Sie einen Link zu einem Chatbot zu diesem Buch. Das heißt, Sie können diesen Chatbot immer befragen zum Buch und können sagen, Mensch, was ist denn da und da ein Tipp? Versuchen Sie es einfach mal auf dieser Seite. Finden Sie auch ein Video, was ich per KI mit einem digitalen Avatar erstellt habe. Also KI ist das letzte Kapitel dieses Buches. Aber schauen Sie gerne da auch mal mit drauf. Und Sie finden übrigens auf der Seite auch einen Bestell-Button. Dieses Buch können Sie jetzt zwar über den Podcast schon fast komplett hören, aber ich gehe hier wirklich nur stichwortartig durch. Ich lese es nicht komplett vor. Dazu würde eine professionell aufgesprochene Version mit einem ausgebildeten Sprecher deutlich angenehmer sein. Meine Idee ist, dass ich Ihnen die wichtigsten Impulse mitgebe und ich glaube, es ist sehr lohnenswert für alle, noch mal das Buch auch in Ruhe zu lesen. Und zu diesem Buch gibt es auch einen umfangreichen Online-Bereich, also wo Sie wirklich extrem viele Videos dabei haben, iPhone-Kurse, iPad-Kurse, ein Video-Kurs zum Meister Task. Sie finden hier Videos noch mal, wo Sie auch dieses ganze Thema Outlook regeln und Zusammenspiel mit haben. Also ganz, ganz viel. Deswegen relativiert sich auch der Preis, also weil viele beispielsweise sagen, was, für eine Kindle Edition, 30€!?
Ja, Sie kriegen für diese 30€ nicht nur dieses Buch und nicht nur 35 Jahre Lebenserfahrung von mir und Berufserfahrung nach Lebenserfahrung habe ich schon 55, Berufserfahrung habe ich 35, sondern Sie kriegen eine ganze Menge eben daraus kondensiert, auch in Checklisten, in Videos, in Dokumenten entsprechend wieder. Also in diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie sich dieses Buch holen, wenn Sie es dort mit Genuss lesen, mir gerne eine Rezession dafür geben. Jeder, der mir einen Screenshot einer ehrlichen Rezession auf Amazon mailt, der bekommt gerne eine Stunde live Online 1-to-1-Videocaching. Kost normalerweise 490 €. Also vor dem Hintergrund möchte ich Sie da gerne belohnen. Wenn Sie mir einen Gefallen tun, dann tue ich Ihnen natürlich dort auch gerne den Gefallen und bringe Sie dann noch mal weiter.
Ja, ich hoffe, diese Episode hat Sie auch wieder weitergebracht und ich freue mich, wenn wir uns nächste Woche wiedersehen und hören.
Bis dann. Ihr Thorsten Jekel.