Einführung
Schön, dass wir wieder dabei sind bei einer weiteren Episode vom Digital4Productivity. Und Sie haben es vielleicht mitbekommen. Ich habe letzte Woche ein neues Buch rausgebracht, mein mittlerweile insgesamt neuntes mit dem Titel “Digitale Tools effektiv einsetzen”. Der Untertitel – Wechseln Sie mit den neuen Technologien auf die Überholspur. Das Ganze ist im Gabal-Verlag erschienen. Sie bekommen es nicht nur bei Amazon als Buch und als Kindle, sondern natürlich auch bei iBooks über Ihr iPad oder auch beim Buchhändler Ihres Vertrauens, natürlich vor Ort.
Ja, worum geht es? Es geht um Konzepte und Lösungen für den optimalen Umgang mit digitalen Tools. So wie ich ja hier auch im Podcast darüber rede. Und in den nächsten Episoden werde ich einfach mal die Chance nutzen, dass Sie einfach mal teilhaben können für diejenigen, die das Buch vielleicht entweder schon gelesen haben, es lesen oder sagen, ich höre lieber, dass ich Ihnen einmal nicht das Buch vorlese, das wäre langweilig, aber Ihnen die wesentlichen Nachrichten, die wesentlichen Impulse, die wesentlichen Botschaften und Tipps aus diesem Buch mitgebe. Ja, in dieser Episode soll es einmal um das Thema Überblick gehen. Und hinten auf dem Klappentext steht eben drauf, die moderne Technik eröffnet uns unglaubliche Möglichkeiten, um unser Leben produktiver und effizienter zu gestalten. Ich glaube, da sind wir uns alle einig. Allerdings, vorausgesetzt, man weiß die digitalen Tools richtig anzuwenden und einzusetzen.
KI ist nicht die Zukunft, sondern KI ist die Gegenwart
Ja, da hakt es ja natürlich nur in der Praxis einfach, Sie kennen den alten Witz, was haben Windows und ein U-Boot gemeinsam? Ist doch klar, sobald Sie das erste Fenster aufmachen, gehen die Probleme los. Ja, die Frage ist ja, häufig nutzen wir ja auch einfach Technik, ohne dass wir reflektiert drüber nachdenken. Und das, was wir vielleicht schon im Hause haben, nutzen wir gar nicht. Und Sie kennen meine zwei Leitsprüche dazu, zum einen “erst Hirn einschalten, dann Technik”. Man muss nicht jeden Scheiß digital machen, nur weil er digital geht und auf der anderen Seite “Technik einfach nutzen”. Sie kennen den sinngemäßen Spruch des ehemaligen Chefs der deutschen Telefoniker, der sagt, wenn Sie einen beschissenen Prozess digitalisieren, haben Sie einen beschissenen digitalen Prozess. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter und sage, Sie haben dann einen erfahrungsgemäß noch schlechteren digitalen Prozess. Und wenn ich mir anschaue, und die Kapitel starten ja mit klassischen Themen, startet das Buch also zum Thema “Stoppen Sie die Message-Flut” und es geht am Schluss im zehnten Kapitel das Thema Setzen Sie KI strategisch ein. Und das sind zwei schöne Beispiele, weil wenn ich jetzt mal gucke bei dem Thema Messenger beispielsweise, wir sind völlig unreflektiert häufig, dass wir uns einfach zuballern lassen durch Messenger-Dienste. Und auf der anderen Seite schauen wir ganz gebannt zu, was man mit KI machen kann, statt einfach auch KI auszuprobieren. Denn KI, und deswegen habe ich es nicht nur als Ausblickskapitel, sondern wirklich als abschließendes Kapitel mit reingenommen, KI ist nicht die Zukunft, sondern KI ist die Gegenwart. Da geht mittlerweile schon mehr, als Sie denken. Und das ist so ein typisches Beispiel generell für Technologien. Wir haben immer so zwei Tendenzen. Wir haben zum einen immer die Tendenz, dass wir Technologien völlig überfordern und überschätzen, wenn sie neu rauskommen. Also das ist immer dieses klassische Hype-Thema. Und dann, wenn wir dann so, das höre ich immer, beim Thema Chat-GPT, wo ich dann höre ach, es geht ja doch nicht, da kommt ein Blödsinn raus. Ja, ich vergleiche gerade das Thema Chat-GPT immer gerne mit einem neuen Mitarbeiter, mit einer neuen Mitarbeiterin. Die bringen natürlich was mit. Aber wenn sie da einfach nur sagen, schreib mir mal einen Artikel zu dem und dem Thema, dann kommt sicherlich was anderes bei raus, als wenn Sie den Mitarbeitenden briefen und sagen, schauen Sie mal, gehen Sie, lesen Sie sich mal das durch, gehen Sie mal auf die Website, schreiben Sie es im Stil von diesem Artikel. Und genauso wie Sie einen Menschen briefen, können Sie auch eine KI briefen. Also hier einmal nur mal, wenn ich so die zwei Dinge angucke, mit denen das Buch einsteigt, Messenger, mit denen das Buch wieder aussteigt, nämlich KI, dann eben hier mal ein paar Stichworte und Punkte. Und auch wieder beim Thema KI ist es ähnlich wie bei Excel. Wir nutzen ungefähr 10% der Möglichkeiten, die die Systeme bieten. Das ist so ungefähr, wie wenn Sie mit einem neuen 911 Porsche im ersten Gang auf der rechten Spur fahren.
Ja, und das Schöne ist, ich erlebe es auch immer wieder, dann werden Systeme eingeführt, wie Microsoft 365 beispielsweise. Und man denkt, durch neue Technologien wird alles produktiver und schneller und meistens tritt das Gegenteil ein. Wenn man nämlich nicht konsequenterweise sagt, okay, eben eine neue Arbeitsweise ersetzt eine alte, dann kommen die Dinge mehr dazu. Dann kriegen Sie nicht nur 500 E-Mails oder was hatte ich letzte Woche im Workshop 700 CC-E-Mails am Tag, sondern auch noch 700 Chat-Nachrichten. Deshalb ganz klar, diese Woche oder letzte Woche erst wieder in einer Bank in einem Microsoft-365-Workshop sehr klar eben diskutiert sind. Zum einen EDV-Projekte auf Kulturwandel-Themen. Früher habe ich mir beim Thema Berechtigungsmanagement immer die Frage gestellt, wer darf was sehen? Heute vielleicht eine Idee ist, andersherum zu fragen und zu sagen, was sind denn Dinge, die jetzt vertraulich sind, also die nicht alle sehen dürfen, wie vielleicht Vertrags- und Gehaltsunterlagen? Und alles, was einem da nicht einfällt zu diesem Thema, das dann für alle verfügbar zu machen. Und erst letzte Woche hat mir ein IT-Verantwortlicher der Volksbank in Leipzig oder Leipziger Volksbank vielmehr gesagt, Mensch, also wenn wir glauben, dass unsere Mitarbeitenden den ganzen Tag in den Teams eben Foren- und den Teams-Dateibereich rum suchen, zu gucken, was es da für Listen gibt. Also ich glaube, dann haben wir ein anderes Problem. Also EDV-Systeme bieten die Möglichkeit auch durchaus mal einen Kulturwandel bei der Einführung mit reinzunehmen und dann eben auch konsequent, so wie beispielsweise bei der Leipziger Volksbank, wo ich eben vor Ort auch war, mit dem Falk Hähle mich ausgetauscht habe, der sagte, wir haben beispielsweise eben halt sehr konsequent das eigene Laufwerk der Mitarbeitenden abgeklemmt. Die können nur noch auf OneDrive eben abspeichern. Wir haben das Team-Laufwerk abgeklemmt im File-Service. Die können nur noch in Teams ihre Daten abspeichern. Und das ist genau das, was mein sehr geschätzter Kollege und Freund Andy Buhler letzten Sonntag so schön bei seinem Live-Online-Training zum Thema Führung gesagt hat. „Mitarbeitende verändern sich dann, wenn sie keine Alternative haben.” Also wenn ich dann noch fünf Möglichkeiten habe, um Dateien abzuspeichern, dann schaffe ich natürlich mehr Verwirrung. Und dann ist es gar kein böser Wille, sondern es ist einfach Unklarheit, es ist mangelnde Orientierung, die ich dort gebe. Also deswegen ist es einfach ganz wichtig.
Das Buch beinhaltet viele Online-Materialien
Ja, dieses Buch, über das ich hier rede, eben hier digitale Tools effektiv einsetzen, ist nicht nur ein Buch, nicht nur ein eBook, sondern sie erhalten damit eine ganze Menge an Online-Materialien, also viele Checklisten, viele Videos, die ich auch regelmäßig aktualisiere. Denn Sie können sich denken, spätestens beim Thema Künstliche Intelligenz, da scheitert dann ein Buchformat im Sinne der Aktualisierung. Hier gibt es also regelmäßig Updates dafür. Das beantwortet vielleicht auch die Frage, die der eine oder die andere hat zu sagen, boah, wieso kostet die Kindle-Edition 30 €? Ist ja Wahnsinn. Oder über 30 € sogar. Das Buch ist auch etwas teurer als ein normales Buch. Liegt eben daran, dass es eine neue Reihe von Gabal ist. Die gibt es jetzt in seit einem Jahr, glaube ich. Also wir sind jetzt die zweite oder dritte Edition. Der sehr geschätzte Kollege und Freund Peter Brandel hat Kommunikation 3.0 in dieser Reihe geschrieben. Ich habe jetzt dieses Buch Digitalisierung geschrieben und das ist ein Buchformat, was eben ein hybrides Buchformat ist. Also nicht nur hybride Events und Livestream mache ich, sondern eben auch hybride Buchformate. Und diese hybriden Buchformate äußern sich eben dadurch, dass sie bei dem Buchformat die Möglichkeit haben, auch viele Videos, Audios, Checklisten sich noch mal online anzuschauen. Und es gibt sogar noch eine Seite mit einem Chatbot zum entsprechenden Buch. Also da können Sie eine ganze Menge machen. Und wenn Sie die ganzen Materialien dazurechnen, dann sind Sie locker bei einem Tag, der da an Materialien dahinter hängt. Und mein normaler Tagessatz ist da eine ganze Ecke höher. Damit sparen Sie mit dem Buch sogar Geld.
Welche sind die Themen, um die es im Buch geht?
Ja, um was geht es in dem Buch? Was sind die Kapitel? Es startet mit dem Thema “Stoppen Sie die Message-Flut”. Damit geht es los. Und eben hier immer mit dem Thema die E-Mail-Lawine plus Messenger-Chaos. Zweitens Kapitel “Stimmen Sie Ihre Endgeräte aufeinander ab, der PC und noch viel mehr”. Drittens Kapitel “Machen Sie sich effektiv digital Notizen – digitaler statt analoger Suche nach Notizzetteln”. Viertens “Strukturieren Sie Ihre digitale Datei Ablage – digitaler Datenfriedhof statt Papier-“. Fünftens “Binden Sie moderne Assistenzen optimal ein – wirklich selbst machen statt übergeben?“ Sechstens “Machen Sie das Beste aus Ihren Videokonferenzen – Dead by Meetings”. Siebtens “Verwandeln Sie Ihre digitale Veranstaltung in ein Livestream-Event – Online = doof”. Achtens “Steuern Sie die Informationsflut – Online-Infos statt Druckerschwärze”. Neuntens “Optimieren Sie Ihre Social Media Strategie – Ruhe sanft, Facebook”. Zehntens “Setzen Sie KI strategisch ein – Ki statt MI”.
Sie sehen schon, ich habe Ihnen immer so einen leicht schmunzelnden Untertitel zu den einzelnen Kapiteln gegeben. Und die Kapitel sind immer so, dass ich zunächst einmal starte mit einem kurzen, wie beim ersten eben hier E-Mail-Lawine plus Messenger-Chance. Was so sinngemäß am Anfang mit, kennen Sie das? Eben beispielsweise, dass Sie 700-CC-E-Mails bekommen und seit der Einführung von Teams das Gleiche noch mal an Chat-Messages drauf haben, statt dass Sie es eben entsprechend alternativ haben. Oder auch innerhalb von Teams, da laufen die teilweise über die Beiträge, ein Teil über den Chat, dann gibt es immer noch mal WhatsApp-Nachrichten. Also das heißt “Willkommen im Club”.
Und in jedem dieser Kapitel gehe ich dann eben zunächst auf die drei Hauptprobleme der digitalen schriftlichen Kommunikation und ihre Lösungen ein, beispielsweise, oder eben hier, wenn ich mehrere Geräte habe, die drei Hauptprobleme bei der Nutzung mehrerer Geräte und ihrer Lösung, oder beim Thema Notizen die drei Hauptprobleme der digitalen Notizen und ihrer Lösungen. Das heißt, ich zeige dir mal auf, was sind so die drei Hauptprobleme, die in einem Bereich da sind, die ich erfahrungsgemäß wahrnehme in meinen Trainings, in meinen Beratungen, in meinem Eins-zu-Eins-Coachings von Führungskräften, als Personal IT Coach von Führungskräften. Und dann sage ich eben okay, was gibt es denn entsprechend für Tipps und Tricks für die effektive Nutzung von eben Chat Diensten beispielsweise eben Tipps und Tools gegen die Message-Flut, und dann eben gibt es zum Schluss noch mal die Top 10 aus dem jeweiligen Kapitel.
Das Ganze wie gesagt immer mit einem Online Bereich. Und es ist nicht so, dass Sie mal so zwei, drei kleine Ergänzungen haben, sondern Sie haben einfach da eine ganze Menge. Und ich lese Ihnen mal so dieses “Kennen Sie das vom ersten Kapitel vor”, damit Sie mal so eine Idee bekommen, was da ist. Wobei, wissen Sie was, wir machen nächste Woche, machen wir ja das Thema Messenger-Chaos. Deswegen lese ich Ihnen mal, “kennen Sie das zum Thema KI” vor.
Stoppen Sie die Message-Flut
Und da genau, kennen Sie das? Sie haben einen Abgabetermin für einen Artikel und sitzen am Tag davor vor einem weißen Blatt Papier oder einem leeren Dokument auf Ihrem PC. Der Termin naht, aber die Ideen wollen sich nicht einstellen. Eine Google-Suche zu Ihrem Thema ergibt über 2 Millionen Treffer. Aber wirklich weiterbringen tut sie das nicht. Zum Glück gehört das ja seit der Einführung von ChatGPT der Vergangenheit an. Einfach etwas bei ChatGPT eingeben und schon kommt ein fertig geschriebener Artikel heraus. Nur so richtig überzeugend ist das Ergebnis doch noch nicht. Sie wollten das Thema noch ganz anders aufziehen. Und bis Sie endlich die richtige Eingabeprompt herausgefunden haben, schreiben sie den Artikel lieber selbst. Computers sind eben doof. Oder?
Das hier mal exemplarisch der Einstieg zum Thema KI statt MI und wo ich dann beispielsweise sage, Mensch, was sind denn so die Probleme, die man da hat? Und wenn Sie das mögen, eben testen Sie gerne mal den Chatbot. Ich gebe Ihnen schon mal einen Teaser. Problem Nummer 1 beim Thema KI, wir geben Neuem keine zweite Chance. Also das Wort Bingo, das heißt, Juhu, Hype und dann steigen wir aus. Zweites Problem, wir verwenden die falschen Tools oder nutzen die richtigen falsch. Und drittens, wir vergessen das Garbage-in-, Garbage-out-Syndrom. Also wenn Sie bei Google einen schlechten Suchbegriff eingeben, kriegen Sie auch ein schlechtes Suchergebnis raus. Und glauben Sie mir, bei KI wird das Ganze noch sehr viel schneller.
Eine ganze Menge an Tipps
Ja, und da gibt es einfach doch eine ganze Menge an Tipps, die Sie mit dabei haben. Also auch mit dem Thema, wie führen Sie es entsprechend ein? Ich gebe Ihnen meine Lieblings-IT-Tools, KI-Tools entsprechend mit dazu. Ich habe auch ein paar Beispiele mit dabei. Also hier mal zu sagen, meine Top 10 Tipps aus dem Kapitel 10, KI ist ja das große Thema, deswegen dürfen Sie schon mal so ein Preview auf das zehnte Kapitel haben. Denn das sind die 10-Top-Tipps aus Kapitel 10.
Beschäftigen Sie sich mit dem Konzept der Künstlichen Intelligenz, um zu verstehen, was die KI, in Klammern, noch nicht kann. Erliegen Sie nicht dem Neuigkeitshype, denn darauf kommt die Ernüchterung. Ist so ein bisschen wie bei Metaverse auch. Halten Sie nach der Ernüchterung durch, die Systeme können mehr als Sie denken. Auch IT-Tools ohne KI sind sehr nützlich und da finden Sie in meinem Buch auch eine ganze Menge an Dingen. Witzigerweise haben wir ja auch viele Dinge, wo KI drin steht, wo KI gar nicht drauf ist, drin ist und andersherum genauso, Dinge, wo KI nicht drinsteht, wo KI schon längst Teil des Alltags ist. Also glauben Sie, bei Google ist schon jahrelang ganz viel KI drin, auch bei Siri und Alexa nicht anders.
Einige der KI-Tools zum Vorgeschmack
Ja, dann mit Auphonic bekommen Sie einen großartigen Ton. Also hier auch so eine, gebe ich Ihnen das ein oder andere Tool noch mal mit, HappyScribe erstellen, übersetzen Sie Untertitel mit Kalender Buchungstools vereinfachen Sie die Terminfindung. Mit RainDrop.io haben Sie Ihre Browser-Lesezeichen immer synchron und beschäftigen sich mit den Eingabe-Prompts der KI-Systeme, Sie werden mit besseren Ergebnissen belohnt und nutzen Sie ChatGPT auch, um Prompts für andere KI-Systeme wie Midjourney zu generieren. Das hier einmal exemplarisch die 10 Tipps aus dem KI-Kapitel und wir haben 10 mal 10, also 100 tolle Tipps und jeweils eben die drei Probleme und die entsprechenden Lösungen dazu.
Also diejenigen, die das Buch gelesen haben, die fanden, dass das schon sehr nutzwertig ist. Und jetzt fragen Sie sich vielleicht den, die von Ihnen “Digital Working für Manager” gelesen haben, soll ich mir das holen? Sie werden, das habe ich ziemlich genau vor zehn Jahren im Gabal-Verlag veröffentlicht, das Digital Working für Manager. Wenn ich es mir durchlese, und ich habe es mir im Vorfeld durchgelesen, dann werden Sie merken, dass durchaus locker 80-90 % der Dinge, die ich dort beschrieben habe, immer noch hochaktuell sind. Ich hole es mir einmal ganz kurz, dann bin ich gleich wieder bei Ihnen.
Das Buch „Digital Working für Manager”
So, das heißt, was waren denn die Kapitel von “Digital Working für Manager”? Da ging es E-Mail-Flut bewältigen, effiziente Meetings, smarter kommunizieren, Ziele planen und kontrollieren, Termine im Blick behalten, Aufgaben planen, delegieren, endlich ein einziges Adressbuch, smarter reisen, perfektes Zusammenspiel mit der Assistenz, Medien intelligent nutzen, digitalen Notizblock, Weiterbildung, Cloud richtig nutzen, smartes Dokumenten-Management und letztendlich noch ein Making of. Sie sehen, da gibt es ein paar Überschneidungen, aber ich habe ganz bewusst beide Bücher habe ich ja selbst geschrieben. Ich habe beide, das Buch, mir einmal kurz reingeguckt und habe dann aber wirklich in diesem Prozess habe ich einfach für mich gesagt, was sind denn aktuell so die Themen, und eben KI gab es damals noch nicht, das Thema Videokonferenzen in dieser Form noch nicht. Also es sind einige neue Themen mit dabei und die Themen, auch Messenger gab es so damals in dieser Form, in dieser Massierung so noch nicht in diesem Bereich. Also deswegen werden Sie dort und in den Kapiteln, die sich überschneiden, gibt es einfach viele neue Tools. Auch ich habe mich weiterentwickelt über die zehn Jahre. Microsoft 365 gab es vor zehn Jahren noch nicht. Also das Buch lohnt sich auf alle Fälle sowohl für diejenigen, die Digital Working für Manager schon gelesen haben, als auch für die, die es noch nicht kennen.
Haben mir auch diejenigen bestätigt, die schon das Ganze eben im Vorfeld gelesen haben. Glauben Sie mir, die ganze Familie musste unter meinen vielen Entwurfstexten schon leiden. Und hier auch wieder, im Digital Working Buch für Manager gab es ein bisschen digitales Zusatzmaterial. Jetzt gibt es noch mal sehr, sehr viel mehr an digitalem Zusatzmaterial.
Fazit
Ja, und wie gesagt, wir werden jetzt, das war die Episode für den Überblick und wir werden uns dann die nächsten zehn Wochen in den nächsten zehn Episoden mit diesem Buch beschäftigen. Nächste Woche geht es los mit dem Thema “Stoppen Sie die Messenger-Flut” und ich freue mich sehr, wenn Sie dann auch wieder mit dabei sind, wenn es heißt Digital4Productivity.
Ihr Personal-IT-Coach für Führungskräfte Thorsten Jekel. Bis zum nächsten Mal.