Die Top-100-Tools aus dem Buch – Digitale Tools effektiv einsetzen

Einführung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital 4 Productivity. Und wie versprochen, kriegen Sie nach den letzten zehn Episoden, wo Sie die einzelnen Kapitel zu dem Buch Digitale Tools effektiv einsetzen gehört haben, jetzt noch einmal die Top-Ten-Tipps der zehn Kapitel, also insgesamt in kurzer, komprimierter Form die 100 besten Tipps für digitale Produktivität.

Wir starten im Kapitel 1 zum Thema “Stoppen Sie die Message Flut”.

1. Erst Hirn einschalten, dann Technik.
2. Vereinbaren Sie im Arbeitsteam, mit welchen Systemen Sie wie kommunizieren.
3. Testen Sie Systeme, bevor Sie einführen und auch nochmals in regelmäßigen Abständen.
4. Mit der 1-2-Regel misten Sie automatisch aus.
5. Nutzen Sie einen Ordner “Warten” und einen Wochentags-Ordner, mit denen Sie Ihre Wiedervorlage organisieren.
6. Planen Sie täglich einen Arbeitsblock für das Abarbeiten von Emails und andere Nachrichten ein und stellen Sie Benachrichtigungen ab.
7. Mit MS-Teams können Sie auch Ihre Handys können Sie auch auf Ihren Handys nutzen.
8. Mit WhatsApp for Business können Sie WhatsApp auch dienstlich produktiver nutzen, vom Privaten trennen und die Menge an Nachrichten eindämmen.
9. Mit Franz können Sie alle Ihre Messengerdienste in einem Programm auf dem Rechner bündeln.
10. Kanban Tools wie MS-Planer schaffen noch mehr Übersichtlichkeit und ersetzen Emails und Chatnachrichten.

Die besten Tipps aus dem Kapitel 2: Stimmen Sie Ihre Endgeräte aufeinander ab.

1. Wenn Sie sich ein neues System kaufen, fragen sich immer, welches System löse ich damit ab? Am besten gleich zwei.
2. Wenn Sie jedes Gerät, jedes Jahr ein neues Gerät haben wollen, ist Mieten über Grover vielleicht eine gute Idee für Sie.
3. Es gibt kein perfektes Betriebssystem, weder Hater noch Fanboy zu sein, bringt Sie weiter.
4. Speichern Sie Daten nie ausschließlich auf Endgeräten. Damit haben Sie auch gleich eine automatische Datensicherung.
5. Nutzen Sie immer Lösungen, bei denen Sie auf jedem Ihrer Endgeräte Daten eingeben und abrufen können.
6. Nutzen Sie immer plattformübergreifende Systeme, damit Sie auch in Zukunft einfach umsteigen können.
7. Prüfen Sie, welche Lösungen Sie vielleicht bereits schon bezahlen, bevor Sie neue einführen.
8. Richten Sie sich auch Datenzugriffe von unterwegs aus ein und sichern Sie diese über VPN und Verschlüsselungslösung.
9. Kaufen Sie in der Regel nicht das teuerste Smartphone oder Tablet. Meistens reicht sogar das Einstiegsgerät.
10. Richten Sie sich Ihre mobilen Endgeräte immer so ein, dass Ihre Daten immer offline auf dem Gerät liegen und automatisch mit den anderen Geräten abgeglichen werden.

Jetzt die besten Tipps zum Kapitel 3: Machen Sie sich effektiv digital Notizen.

1. Überlegen Sie sich, welche Art Notizen Sie anlegen wollen. Es können dafür auch mehrere Notizsysteme sinnvoll sein.
2. Schaffen Sie sich einen Ersatz für das weiße Blatt Papier, für schnelle Visualisierungen und Videokonferenzen.
3. Nutzen Sie immer Notizsysteme, die auf allen Ihren Endgeräten, auf all Ihren heutigen System verfügbar sind, und
4. nutzen Sie Notizsysteme, die idealerweise auch für die anderen Betriebssysteme verfügbar sind. Dann sind sie zukunftssicher.
5. Arbeiten Sie mit Notizsystemen, die einen Web-Clipper haben, um Webseiten archivieren zu können.
6. Arbeiten Sie mit Notizsystemen, bei denen Sie auch mit Team-Notizbüchern und Freigaben arbeiten können?
7. Wenn Sie Microsoft 365 einsetzen, schauen Sie sich unbedingt OneNote; Sie zahlen es ohnehin bereits.
8. Wenn Sie gern handschriftlich arbeiten, testen Sie den Apple Pinsel gegebenenfalls in Verbindung mit der Paper-linke Bildschirm-Folie.
9. Auf dem iPad und den meisten Notizen-Apps funktioniert die Volltextsuche und handschriftliche Notizen hervorragend. Somit müssen Sie nicht immer in getippten Text umwandeln.
10. Und wenn Sie lieber auf Papier schreiben, testen Sie die digitalen Stiftlösungen.

Hier die besten Tipps zum Kapitel 4: Strukturieren Sie Ihre digitale Dateiablage.

1. Bevor Sie ein Dokument ablegen prüfen Sie immer, was passieren würde, wenn Sie es löschen.
2. Wenn Sie ein Dokument ablegen, löschen Sie aus dem Ablageordner immer mindestens zwei Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen.
3. Wenn Sie sich mit dem Löschen von Dokumenten schwer tun, nutzen Sie einen Papierkorb auf Probe, aus dem Sie alle sechs oder zwölf Monate alle Dokumente regelmäßig löschen.
4. Schaffen Sie sich einen Ablageplan in der Buchhaltung und dokumentieren Sie ihn schriftlich.
5. Wenn Sie Ordner nicht alphabetisch sortieren wollen, ergänzen Sie den Ordner-Namen am Anfang mit einer laufenden Nummer.
6. In Projekten sollten Sie die Ablage ab Beginn in Ergebnis, Prozessdokumente und Zwischenstände unterteilen.
7. Ziehen Sie sich häufig Benutzerordner in die Favoriten und schnell Zugriffe.
8. Nutzen Sie Kategorien und Tags, um Dokumente schnell griffbereit zu haben.
9. Wenn Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem arbeiten, muss es auf allen Ihren Systemen nutzbar sein.
10. Legen Sie kundenbezogene Dateien idealerweise in einem CRM System ab.

Hier die besten Tipps zum Kapitel 5: Binden Sie moderne Assistenzen optimal ein.

1. Es gibt keinen Grund, auf Assistenzen zu verzichten.
2. Wenn Sie ein kleines Team oder Solopreneur ohne Büro sind nutzen Sie virtuelle private Assistenten. Auch ich tue das bereits seit über 13 Jahren.
3. Geben Sie Ihrer Assistenz immer den vollen Zugriff auf alle Ihre Daten und Systeme.
4. Der Produktivitätsvorteil ist immer größer als das Sicherheitsrisiko.
5. Lassen Sie auch Ihre Emails von Ihrer Assistenz vorbereiten.
6. Übergeben Sie auch Ihre Social-Media-Aktivitäten an Ihre Assistenz.
7. Überlegen Sie sich immer, muss es gemacht werden, und wenn ja, kann es meine Assistenz übernehmen?
8. Nutzen Sie für Projekte auch externe Services wie Fiverr oder Upwork.
9. Nutzen Sie MS-Teams und/oder ein Kanban Tool für die Kommunikation mit Ihrer Assistenz.
10. Geben Sie Ihrer Assistenz auch den Zugriff auf Ihr digitales Notizbuch und nutzen Sie Automatisierungsstools, selbst wenn Ihre Assistenz die Aufgabe übernehmen könnte. Ihre Assistenz kann mehr.

Hier jetzt die besten Tipps zum Kapitel 6: Machen Sie das Beste aus Ihren Videokonferenzen.

1. Erarbeiten Sie einen Meetingplan mit unterschiedlichen Meetingarten für Ihr Team.
2. Machen Sie lieber bessere statt weniger Meetings.
3. Überlegen Sie, wie Sie Präsenz- und Online-Teilnehmer am besten zusammenbringen.
4. Stellen Sie sicher, dass die Webcam ungefähr auf Augenhöhe ist.
5. Achten Sie auf einen neutralen und professionellen Videohintergrund ohne Fenster.
6. Nutzen Sie immer Kopfhörer, um Audioechos zu vermeiden.
7. Nutzen Sie die Chartvorschau in Teams, statt Powerpoint zu öffnen und das dann freizugeben.
8. Geben Sie Ihre Kamera als zweite Kamera in Zoom frei, um ein scharfes Bild zu erhalten.
9. Nutzen Sie die vorhandenen Interaktionsmöglichkeiten von Zoom und Co. Es kommen regelmäßig neue hinzu.
10. Nutzen Sie Mentimeter oder Slider für anonyme Abfragen, nicht nur online.

Hier jetzt die besten Tipps zum Kapitel 7: Verwandeln Sie Ihre digitale Veranstaltung in ein Live-Stream-Event.

1. Verschaffen Sie sich regelmäßig einen Überblick über neue Plattformen.
2. Nutzen Sie AppSumo, um neue Plattformen kennenzulernen und Geld zu sparen.
3. Verwenden Sie immer die Plattform, die für die Teilnehmenden am einfachsten zu nutzen ist.
4. Bauen Sie immer einen Chat-Rückkanal ein und stellen Sie sicher, dass alle Redner und Moderatoren ihn lesen können.
5. Überlegen Sie sich immer zuerst die zu erreichenden Ziele, bevor Sie eine Plattform dafür aussuchen.
6. Denken Sie Messen neu als Ganzjahres Showrooms.
7. Heute kann jeder sein eigenes internes TV-Format bauen.
8. Schreiben Sie nicht Metaverse auf 2D-PC-Veranstaltungen und
9. nutzen Sie die Chancen von Virtual Reality.
10. Schauen Sie sich Ideen von Gamern ab.

Und hiermit dann die Tipps zum Kapitel 8: Steuern Sie die Informationsflut.

1. Sie zahlen entweder mit Werbung, Ihren Daten oder Geld. Entscheiden Sie.
2. Viele gute Tageszeitungen haben auch hochwertige Blogs.
3. Medienpioniers, Krautreporter, Die Lage der Nation sind gute Beispiele für Qualitätsjournalismus.
4. Viele gute Podcasts haben auch gute Blogs.
5. Mit Feedly haben Sie alle Ihre Blogs auf einer Webseite.
6. Mit einem RSS-Reader auf dem iPad sind Ihre Blogs auch offline immer dabei.
7. Nutzen Sie einen RSS-Reader mit einer Schnittstelle zu Ihrem Notizsystem. Dann haben Sie das perfekte Ablagesystem.
8. Mit Readly gibt es eine sehr gute Zeitschriftenflatrate.
9. Über Onleihe haben Sie Zugriff auf fast alle Tageszeitungen und
10. mit Mediastag erhalten Sie Zugriff auf die Filetstücke der Mediatheken.

Die Top-Tipps aus Kapitel 9: Optimieren Sie Ihre Social-Media-Strategie.

1. Nutzen Sie Statista für echte Zahlen statt Vermutungen.
2. Beobachten Sie, auf welchen Social-Media-Plattformen Ihre Hauptzielgruppe unterwegs ist.
3. Fokussieren sich auf eine maximal zwei Social-Media-Plattformen.
4. Posten Sie vor allem eigenen relevanten Content.
5. Denken Sie nicht an den Algorithmus, sondern an Ihre Zielgruppe. Relevanz vor Firlefanz.
6. Nehmen Sie Ihren Perfektionismus-Anspruch raus.
7. Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet zur Contentproduktion.
8. Nehmen Sie Podcasts auf dem iPad auf.
9. Guter Ton ist wichtiger als gutes Bild.
10. Und nutzen Sie Tools für automatisiertes Posten wie den Social Poster.

Last-but-not-least die zehn besten Tipps aus dem Kapitel 10: Setzen Sie KI strategisch ein.

1. Beschäftigen Sie sich mit dem Konzept der KI, um zu verstehen, was die KI noch nicht kann.
2. Erliegen Sie nicht den Neuigkeiten-Hype, denn danach kommt die Ernüchterung.
3. Halten Sie nach der Ernüchterung durch. Die Systeme können mehr, als Sie denken.
4. Auch IT-Tools ohne KI sind sehr nützlich.
5. Mit Auphonic bekommen Sie großartigen Ton.
6. Mit HappyScribe erstellen und übersetzen Sie Untertitel.
7. Mit Kalender-Buchungs-Tools vereinfachen Sie die Terminfindung.
8. Mit Raindrop.io haben Sie Ihre Browser-Lesezeichen immer synchron.
9. Beschäftigen Sie sich mit den Eingabe-Promts-KI-Systeme. Sie werden mit besseren Ergebnissen belohnt.
10. Nutzen Sie ChatGPT auch, um Prompts für andere Systeme, zum Beispiel Midjourney zu generieren.

Fazit

Ja, damit sind wir einmal durch dieses Buch und ich lese zum Abschied noch einmal die Rückseite des Buches vor. Konzepte und Lösungen für den optimalen Umgang mit digitalen Tools. Die moderne Technik eröffnet uns unglaubliche Möglichkeiten, um unser Leben produktiver und effizienter zu gestalten. Vorausgesetzt, man weiß die digitalen Tools richtig anzuwenden und einzusetzen. Doch genau hier hakt es oft. Nicht selten sind wir überfordert, werden überflutet von Informationen und Nachrichten, verzweifeln an der Komplexität der modernen Technik und fühlen uns unter Druck gesetzt und gestresst.

Genau hier setze ich mit meinem Buch an. Anhand von praxisnahen Beispielen, Tipps und erprobten Lösungsansätzen zeige ich, wie das Potenzial der gängigen, modernen, smarten Tools im Unternehmen genutzt werden kann, unser Leben leichter und nicht schwerer zu machen.

Wie wir die digitale Handbremse lösen und auf die Überholspur wechseln können. Viele Videokurse und Tutorvideos, hilfreiche Checklisten, Linksammlung ermöglichen die direkte Umsetzung des Gelernten. Vor dem Hintergrund empfehle ich Ihnen zusätzlich zum Hören dieses Buches auch den Bezug des Buches, denn Sie können zum einen dort alles in Ruhe noch mal lesen und ich lese auch manchmal wirklich noch gerne ein gebundenes Buch. Zum zweiten gibt es zum Buch eine ganz umfangreiche Sammlung noch mal von auch entsprechenden von Online-Materialien. Also über den Weg haben Sie eine ganze Menge nochmal an Zusatzinformationen.

Ja, in diesem Sinne wünsche ich Ihnen von Herzen viel Erfolg.

Ihr Torsten Jekel.

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Das Wichtigste in Kürze

• Das Buch „Digitale Tools effektiv einsetzen“ fasst die 100 besten Tipps für digitale Produktivität aus zehn Kapiteln zusammen.
• Kommunikation im Team gelingt besser, wenn klare Regeln festgelegt werden, welche Kanäle für welche Zwecke genutzt werden – und Benachrichtigungen konsequent abgestellt werden.
• Endgeräte sollten aufeinander abgestimmt sein: Daten nie nur lokal speichern, immer plattformübergreifende Lösungen wählen und regelmäßig prüfen, welche Software bereits bezahlt wird.
• Ein gutes digitales Notizsystem ist geräteübergreifend verfügbar, hat einen Web-Clipper und unterstützt Teamfreigaben – OneNote ist für Microsoft-365-Nutzer bereits inklusive.
• Digitale Dateiablage funktioniert nur mit klarem Ablageplan, konsequentem Ausmisten und kundenbezogener Ablage im CRM.
• Assistenzen – virtuell oder vor Ort – steigern die Produktivität erheblich, wenn sie vollen Datenzugriff erhalten und auch Social Media sowie E-Mails übernehmen.
• Videokonferenzen werden durch Augenkontakt (Kamera auf Augenhöhe), guten Ton (Kopfhörer) und interaktive Tools (Mentimeter, Slido) deutlich besser.
• Informationsflut lässt sich mit RSS-Readern (z. B. Feedly), Zeitschriftenflatrates (Readly) und Mediathek-Aggregatoren (Mediastag, Onleihe) beherrschen.
• Social-Media-Strategie: Fokus auf maximal zwei Plattformen, Zielgruppe statt Algorithmus, eigener relevanter Content – und automatisiertes Posten per Tool.
• KI-Tools wie ChatGPT, Auphonic oder HappyScribe bieten echten Mehrwert, wenn man die Grundkonzepte versteht und realistische Erwartungen hat.

Häufige Fragen (FAQ)

Worum geht es in dem Buch „Digitale Tools effektiv einsetzen“?

Das Buch „Digitale Tools effektiv einsetzen“ zeigt anhand praxisnaher Beispiele, Tipps und erprobter Lösungsansätze, wie das Potenzial moderner digitaler Tools im Unternehmen genutzt werden kann, um das Leben leichter und produktiver zu gestalten. Es umfasst zehn Kapitel mit je zehn konkreten Handlungsempfehlungen – insgesamt 100 Tipps für digitale Produktivität.

Was ist die 1-2-Regel beim E-Mail-Management?

Die 1-2-Regel beim E-Mail-Management bedeutet, dass man automatisch ausmistet: Für jede neue Nachricht oder jeden neuen Ordner werden mindestens zwei alte gelöscht oder archiviert. So bleibt der Posteingang dauerhaft übersichtlich.

Wie organisiert man digitale Wiedervorlage effektiv?

Digitale Wiedervorlage lässt sich mit einem Ordner „Warten“ und einem Wochentags-Ordner organisieren. Diese beiden Ordner helfen dabei, Aufgaben und E-Mails termingerecht wieder auf den Schirm zu bekommen, ohne dass etwas vergessen wird.

Warum sollte man Daten nie ausschließlich auf Endgeräten speichern?

Daten sollten nie ausschließlich auf Endgeräten gespeichert werden, weil man damit gleichzeitig eine automatische Datensicherung gewährleistet. Außerdem ermöglicht die zentrale Ablage in der Cloud, dass man von jedem Gerät aus auf die Daten zugreifen kann.

Welche Kriterien sollte ein gutes digitales Notizsystem erfüllen?

Ein gutes digitales Notizsystem sollte auf allen eigenen Endgeräten und Betriebssystemen verfügbar sein, einen Web-Clipper zum Archivieren von Webseiten bieten und Team-Notizbücher mit Freigaben unterstützen. Für Microsoft-365-Nutzer lohnt sich ein Blick auf OneNote, da es bereits im Abonnement enthalten ist.

Wie lohnt sich der Einsatz einer virtuellen Assistenz?

Der Einsatz einer virtuellen Assistenz lohnt sich, weil der Produktivitätsvorteil in der Regel größer ist als das wahrgenommene Sicherheitsrisiko beim Datenzugriff. Eine Assistenz kann E-Mails vorbereiten, Social-Media-Aktivitäten übernehmen und über Tools wie MS Teams oder ein Kanban-Tool eng eingebunden werden.

Wie verbessert man die Qualität von Videokonferenzen technisch?

Die Qualität von Videokonferenzen verbessert man, indem man die Webcam auf Augenhöhe positioniert, einen neutralen Hintergrund ohne Fenster wählt und immer Kopfhörer verwendet, um Audioechos zu vermeiden. Zusätzlich sollte man die Interaktionsmöglichkeiten der jeweiligen Plattform (z. B. Zoom oder Teams) aktiv nutzen.

Wie bewältigt man die digitale Informationsflut?

Die digitale Informationsflut bewältigt man, indem man Quellen bündelt: Mit einem RSS-Reader wie Feedly lassen sich alle Blogs auf einer Seite verfolgen, mit Readly gibt es eine Zeitschriftenflatrate und mit Onleihe Zugriff auf Tageszeitungen. Entscheidend ist auch, sich bewusst für Qualitätsquellen zu entscheiden und für Inhalte entweder mit Werbung, Daten oder Geld zu „zahlen“.

Wie sollte man seine Social-Media-Strategie ausrichten?

Die Social-Media-Strategie sollte auf maximal zwei Plattformen fokussiert sein, auf denen die eigene Zielgruppe aktiv ist. Wichtiger als der Algorithmus ist die Relevanz des Contents – eigene Beiträge statt Geteiltem, und Tools für automatisiertes Posten helfen dabei, regelmäßig präsent zu sein.

Wie sollte man KI-Tools realistisch einsetzen?

KI-Tools sollte man realistisch einsetzen, indem man sich zunächst mit den Grundkonzepten der KI befasst, um zu verstehen, was Systeme noch nicht können. Nach der anfänglichen Begeisterung folgt oft Ernüchterung – wer dann durchhält und die Systeme weiter ausprobiert, wird feststellen, dass sie mehr leisten, als man denkt. Gute Prompts für Tools wie ChatGPT zu lernen, lohnt sich besonders.

Erwähnte Tools & Ressourcen

• Microsoft 365 / OneNote – Notizsystem und Kommunikationsplattform, bereits im Microsoft-365-Abonnement enthalten
• MS Teams – Kommunikation im Team und mit virtuellen Assistenzen; auch auf dem Smartphone nutzbar
• WhatsApp for Business – Dienstliche WhatsApp-Nutzung vom Privaten trennen und Nachrichten eindämmen
• Franz – Alle Messenger-Dienste in einem Programm auf dem Rechner bündeln
• MS Planner – Kanban-Tool für mehr Übersichtlichkeit im Team
• iPad – Ideal für handschriftliche Notizen, Podcast-Aufnahmen und Content-Produktion unterwegs
• Grover – Geräte mieten statt kaufen, um stets aktuelle Hardware zu nutzen
• Fiverr / Upwork – Externe Dienstleister für Projekte
• Mentimeter / Slido – Tools für anonyme Abfragen in Videokonferenzen und Präsentationen
• AppSumo – Neue Plattformen kennenlernen und Lizenzen günstig erwerben
• Feedly – RSS-Reader, um alle Blogs auf einer Webseite zu bündeln
• Readly – Zeitschriftenflatrate für digitale Magazine
• Onleihe – Digitaler Zugriff auf Tageszeitungen
• Mediastag – Zugriff auf Filetstücke der Mediatheken
• Statista – Echte Zahlen und Statistiken für fundierte Entscheidungen
• KI-Tools / ChatGPT – Prompts erstellen, Inhalte generieren und Prompts für andere Systeme wie Midjourney erzeugen
• Auphonic – KI-gestützte Audioverbesserung für Podcasts
• HappyScribe – Untertitel erstellen und übersetzen
• Raindrop.io – Browser-Lesezeichen über alle Geräte synchronisieren