Einführung
Vor kurzem habe ich ein Online Training gegeben zum Thema – Die größten Fehler bei der Einführung von Microsoft 365. Was war der Auslöser? Der Auslöser war, dass ich doch immer wieder in vielen meiner Kunden Projekten sehe, dass Microsoft 365 die Komplexität im Unternehmen doch häufig sehr stark erhöht, statt sie zu reduzieren. Und Sie wissen, wenn Technologie vernünftig genutzt wird, das erzeugt bei mir wirklich physische Schmerzen. Und meine Mission ist ja, dass Menschen erst Hirn einschalten, dann Technik und dann aber auch Technik einfach nutzen. Und deshalb habe ich auch mein Video-Training einmal für Sie hier zum Hören mit reingestellt. Das heißt, Sie haben einmal die Möglichkeit, jetzt dieses Thema nicht nur zu sehen, sondern auch einmal zu hören und einmal 30 Minuten zum Thema: was ist Microsoft 365, was sind die größten Fehler bei der Einführung von Microsoft 365 und auch beim Thema Teams, wie kann man es besser machen und wenn Sie das Ganze auch bei Gelegenheit, wenn Sie noch mal zu Hause sind, noch mal nicht nur hören, sondern sehen wollen, dann finden Sie natürlich den Link auch entsprechend wieder in den Shownotes. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Thema Produktiver mit Microsoft 365.
Vortrag
Herzlich willkommen. Heute einmal zum Thema, weshalb die meisten Microsoft-365-Installation die Produktivität eher senken als steigern und wie Sie es anders machen können. Und dazu ist meine persönliche Erfahrung, dass der Engpass meistens gar nicht die IT ist, sondern die Frage, wie wir konzeptionell an dieses Thema herangehen. Und deshalb möchte ich Ihnen heute einmal die Top Ten Fails im Umgang mit 365 dort rüber geben und natürlich dann auch mal ganz konkret an Beispiel von Teams, was man dort auch falsch machen kann. Und versprochen, da zeige ich Ihnen auch das eine oder andere im System.
Wenn Sie eine Frage haben, dann gibt es dieses Mal nicht die Chance, die live zu stellen, sondern dieses Kurztraining ist für Sie voraufgenommen. Damit haben Sie nämlich den Vorteil, dass Sie sogar mehrfach schauen können in der, in dieser Woche. Und ich bin diese Woche nämlich bis auf Freitag komplett unterwegs. Und wenn Sie Fragen haben, dann gibt es am Freitag die Möglichkeit, dass Sie mir alle Fragen dazu stellen können. Dazu am Schluss mehr. Es lohnt sich auf alle Fälle, bis zum Schluss mit dabei zu bleiben.
Einführung zum Thema Microsoft 365
Ja. Was sind die Vorteile? Die Nachteile von Microsoft 365? Vom Grundsatz her ist es ja so Sie kommen fast gar nicht mehr drum rum. Denn Microsoft stellt mittlerweile um. Aber das Schöne ist, dass sie beim Thema Microsoft 365 idealerweise ihre gesamten Abläufe optimieren können, unproduktiver werden können. Denn das ist ja das Thema das Business Experts Pools. Und deswegen schalte ich ja gleich mein Hintergrundbild auf das Thema Business Express Forum. Denn beim Thema Business Experts Pool geht es darum, dass wir Ihre Fragen beantworten. Und zusätzlich zu der Möglichkeit, dass Sie jetzt live mir auch am kommenden Freitag Fragen stellen können, gibt es jetzt einfach immer noch mal kurz vorher auch ein Impuls, den Sie sich im Vorfeld noch mal anschauen können und bewusst übrigens so, dass er für vier Termine live zu sehen ist und nicht aufgezeichnet. Sonst ist erfahrungsgemäß auch, kenne ich von mir selbst das Verhalten, dass Sie sich es halt irgendwann mal anschauen. Und das irgendwann ist meistens nie.
Die wichtigsten Fehler beim Umgang mit Microsoft 365
Deswegen was sind die wichtigsten Fehler? Einmal hier im Umgang mit drei 65? Fehler Nummer 1 ist Denken in IT statt in Prozessen. Das heißt, man denkt immer, das ist ein IT-Projekt und jetzt müssen wir einfach nur die Systeme installieren und dann wird die Welt schon besser. Meine Erfahrung ist, dass wir durch Digitalisierung selten produktiver werden, sondern meistens sogar ineffizienter. Ich mache uns mal ein Beispiel fest. Wenn Sie Ihren Briefkasten zu Hause leeren, wenn Sie nach Hause kommen, dann werden Sie da im Regelfall den aufmachen. Dann fliegen Ihnen bestimmt nicht 2.567 Briefe entgegen, sondern den haben Sie geleert und dann ist ein Handvoll Briefe drin. Was Sie dann machen, Sie nehmen die raus. Sie würden jetzt nicht unbedingt auf die Idee kommen, ein Teil der geöffneten sich vielleicht einzustecken, weil sie sagen, ach, da komme ich jetzt dazu, einen Teil davon wieder aufzumachen, wieder zurück zu packen und 2.465 Briefe wieder zurückzubacken. Ich glaube, wenn Ihr Nachbar das sehen würde, dann würde der fragen, welches Gras Sie geraucht haben. Und das ist ein typisches Beispiel, wir führen denn digitale Systeme wie Email ein und sind damit deutlich weniger produktiv, als wir das in der analogen Welt sind. Und deswegen wichtig zu sagen okay, wie kann man es besser machen?
Zweiter Fehler neben dem Thema Denken in IT statt den Prozessen ist zu sagen eins zu eins Umsetzung bestehender Prozesse. Ich gebe Ihnen mal ein Beispiel. Vor Jahren habe ich ein Lichtwerbeunternehmen dabei begleitet, Montage, Reparatur, Wartungsformulare auf das Papier zu bringen. Und da war das Briefing zu sagen, Pack doch bitte eins zu eins diese Formulare bitte in das iPad rein. Und ich kann da manchmal anstrengend sein, denn ich habe gefragt, bei jedem einzelnen Feld, was macht ihr denn mit diesem Feld? Und das ist ein ganz wichtiges Thema, dass man sich überlegt, okay, welche Informationen haben wir vielleicht in der Vergangenheit aufgenommen, die wir gar nicht mehr brauchen? Vielleicht braucht man so was zusätzlich, aber meistens braucht man weniger als vorher. Das heißt die Überlegung eben nicht, die Prozesse eins zu eins so zu machen, wie man sie bisher gemacht hat, sondern anders.
Wir werden später beim Thema Teams sehen eine der meist unterschätzten Potenziale in der Produktivität ist für mich der Planner. Planner ist ein Kanban-System-Office. Da habe ich noch nie gehört, ist ganz neu. Hat Toyota in den 50er Jahren in der Produktion erfunden. Also man sieht, manchmal ist auch eine gute Idee, sich vielleicht mal ein bisschen daran zu orientieren, wie in der Produktion gearbeitet wird. Denn wenn wir in der Produktion so arbeiten würden wie in dem Büro, würden wir nie fertig werden. Geht man dieses klassische Beispiel. Stellen Sie sich vor, jemand würde an einem Auto bei Audi an der Produktionsstraße gerade den Vorderreifen montieren. Auf der anderen Seite ist ein Kollege. Dann macht es Bing und dann springt man mal zurück ins Büro und checkt die Email. Man rennt wieder zurück, muss natürlich ein Stück weiter rennen, weil das Auto weitergegangen ist, macht es wieder Bing Wiese Rennen wieder zurück. Spätestens aber beim dritten Mal würde sie der Kollege zu Recht fragen, ob Sie ein Rad ab haben. Das heißt überlegen zu sagen, wirklich mal die Prozesse auch zu überlegen zu sagen, macht das Sinn, wie wir bisher arbeiten. Und wenn wir beispielsweise bisher mit Emails gearbeitet haben, wo können wir vielleicht auch Emails ersetzen?
Ja, und ich habe gerade schon den Planner angesprochen. Einer der größten Fehler ist, dass man einfach unreflektiert alle hunderte von Apps die es bei Microsoft 365 gibt, einfach mit drauf packt, über die Anwender drübergekippt. Und natürlich gibt es tolle Applikationen wie den Planner oder wie Forms, die dabei helfen können, bestehende Emails abzulösen, bestehende andere, ich sage mal, Planungssysteme abzulösen und dort sehr viel Zeit zu sparen. Aber eben immer nur, wenn Sie was anderes ablösen und nicht, wenn sie on top drüberkommen. Und deswegen nicht zu viel auf einmal und generell nicht zu viele Apps. Klassisches Beispiel ist. Es gibt ja SharePoint, es gibt Teams, es gibt nur OneDrive. Ich muss sagen, in SharePoint wird alles gespeichert. Wunderbar. Aber bitte operativ in SharePoint selbst zu arbeiten, ist für die wenigsten Unternehmen sinnvoll. Deswegen für die eigene Organisation in OneDrive, für die Teamorganisation in Teams. Und schon wird da ein Schuh draus.
Ja, der vierte Fehler ist, dass zu viel auf einmal angepackt wird. Also das heißt, auch wenn ich beispielsweise ein großer Freund von Forms oder des Planners bin, ist es eine gute Idee zu sagen, lassen Sie das erst mal in Stufen einführen und das Ganze dann auch in Projektteams und dann einfach sukzessive dann die Dinge ausrollen in der gesamten Organisation, die in kleinen Teams erfolgreich funktionieren. Also zu viel auf einmal anpacken, keine gute Idee.
Nächstes Thema Nummer 5 ist mangelndes Change Management. Ein solches Projekt ist ein Change Management Projekt. Und ich sage es immer so schön, Change ist doof. Kein Mensch möchte eine Change, nein andersrum, Change möchten wir alle, aber uns verändern, das möchten wir nicht. Das möchten wir nur dann, wenn der Schmerz groß genug ist oder die Verheißung groß genug. Und deswegen ist es ganz wichtig, dass man zum einen Schmerzen aufzeigt und gegebenenfalls verstärkt, dass man Chancen aufzeigt und dazu motiviert und gegebenenfalls auch mal sehr, sehr klar macht zu sagen, jawoll, wir können über viele Wege diskutieren, aber den das Ziel, was wir gemeinsam haben, nämlich noch produktiver zu werden, darüber kann man nicht diskutieren.
Und eben in vielen Unternehmen, ich weiß nicht wie es bei Ihnen ist, ist das Thema Fachkräftemangel ein großes Thema. Das heißt, wie kann ich denn mit der gleichen Anzahl oder weniger Personal mehr schaffen. Und das kann eine große Motivation sein, weil ich eben viele Mitarbeiten erlebe, die dann eben immer stöhnen und sagen, wir schaffen alles nichts. Und dann ist es wichtig, dass man einfach sagt, jawoll, schauen Sie mal hier, wenn Sie so arbeiten wie bisher, wird es nicht besser, weil Albert Einstein soll ja mal sinngemäß gesagt haben, die reinste Form des Wahnsinns ist es, immer das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten. Und deswegen ist es dann, und das ist eine klassische Führungsaufgabe, und Change Management.
Ja dann das nächste. Nummer 6 ist das Thema mangelnde Unterstützung der Anwender durch Trainings und durch Multiplikatoren. Das heißt, beim Thema Microsoft 365 gehen wir davon aus, ja, mit Outlook hat doch jeder schon mal gearbeitet. Teams kennt man von Videokonferenzen. Ja, da geht noch ein bisschen mehr, aber das so selbsterklärend. Selbst ein iPad ist nicht selbsterklärend. Also ich sage mal wischen, ja, dafür brauche ich jetzt nicht unbedingt eine Ausbildung. Aber wenn ich produktiv arbeiten möchte, dann brauche ich da durchaus mehr. Und ich erlebe es immer, wenn dort zu wenig Unterstützung ist durch Schulungen und auch zu wenig Unterstützung durch Multiplikatoren, die dann auch zusätzlich zu Schulungen immer im Daily Business helfen können, da werden die Mitarbeitenden alleingelassen, dann werden die kreativ und gehen entweder zurück in die alten Arbeitsweisen oder sie schaffen dann einfach neue Arbeitsweisen, die aber nur zufällig dann manchmal auch produktiv sind und häufiger eben nicht produktiv sind.
Dann. Wir haben jetzt viel über System gesprochen, über Führung. Ganz wichtiges Thema sind auch Komunikation, Spielregeln. Wenn die fehlen, sprich wenn nicht klar ist zu sagen, was kommunizieren wir denn bitte über Email, was kommunizieren wir über Chat, was kommunizieren wir (…), was kommunizieren wir über einen Planner, was kommunizieren wir über andere Wege, dann herrscht Verwirrung und oft Doppelkommunikation. Und dann erlebe ich in solchen Projekten oft, dass dann einfach zusätzlich zu 400 Emails noch mal 400 Chatnachrichten kommen und dann geht das eben nach hinten los. Dann wird es nicht produktiver, sondern dann wird es unproduktiver.
Nächstes Thema Nummer 8 ist für mich Tatenschutz statt Datenschutz. Ich erlebe es immer wieder, dass es heißt nein, wir dürfen nicht auf amerikanischen System arbeiten wegen DSGVO, zu sagen ja, wenn Sie es dann konsequent machen, dann dürfen Sie bitte auch nicht mit dem Internet arbeiten, denn das Internet ist vom US Militär erfunden worden als ausfallssicheres Kommunikationsnetz im Rahmen eines Atomkrieges. Und wenn Sie glauben, dass das US Militär die Backdoor zugemacht hat, dann glauben Sie auch noch an den Weihnachtsmann und an den Osterhasen in Personalunion. Und ich muss gar nicht so weit gehen. Ich kann dann sogar selbst sagen, okay, dann sollten Sie bitte auch nicht mit Outlook arbeiten. Ja, Outlook ist ja quasi Industriestandard und man kann eben auch mittlerweile das Thema Teams von der Compliance her sehr fein einstellen. Wichtig ist nur auch immer wieder die Balance zu finden zwischen Produktivität und zwischen auf der anderen Seite Sicherheit. Und der Engpass ist übrigens häufig der Mensch. Ich fahre beispielsweise viel mit der Bahn und wenn ich sehe, was die Menschen neben mir so auf ihren Laptops alles bearbeiten, ohne eine Bildschirm Schutzfolie draufzupacken, dann ist es vielleicht manchmal sinnvoller, die Anwender zu sensibilisieren, dass sie mit Bildschirmschutzfolien arbeiten beispielsweise und im öffentlichen Raum vielleicht sich mit dem Thema Telefonieren ein bisschen zurückzuhalten, als alle Datenzugriffe so zuzunageln, dass man nicht produktiv arbeiten kann.
Also deswegen Sicherheit und Datenschutz ist ein ganz wichtiges Thema. Aber bitte die Leitplanken nicht eben gerade quer auf die Straße machen, sondern links und rechts und dann bitte auch stabil. Da bin ich manchmal sogar restriktiver als die eine oder andere IT-Abteilung.
Ja, dann nächster großer Fehler ist die mangelnde Integration, die Führungsarbeit. Ich erlebe es oft, wenn ich in Trainings bin, und ich begleite auch Organisationen, wo wir Microsoft 365 einführen. Da gebe ich am Schluss immer solche Papierkarten aus. Und wo ich sage so, und bitte diese Papierkarten, da schreibt euch bitte den ersten Punkt, den ihr innerhalb der ersten 24 Stunden für euch umsetzt. Und wenn das erledigt ist, wieder nach 24 Stunden, macht dann plus hin, sagt, jawoll, super umgesetzt und dann den nächsten Punkt. Und das ist Nummer eins, dass man für sich die Dinge umsetzt. Das noch Wichtigere ist, dass ich immer sage, gerade bei Inhouse, wenn Sie das nächste regelmäßige Meeting haben, dann bitte immer sagen einmal die Karten rausholen und einmal gucken, was habt ihr schon umgesetzt, was hat gut funktioniert, wo braucht ihr noch Unterstützung? Also es gehört in die regelmäßigen Meetings rein, dass man einfach nicht sagen, wir machen einmal im Monat Microsoft 365 Meeting, sondern dass Sie es in Ihre ohnehin bestehenden Meetings dort entsprechend einsetzen.
Ja, und letztendlich, last but not least Nummer 9 das Thema mangelndes Vorleben durch den Vorstand. Das ist genauso, wenn Sie sich als Vorstand vorne hinstellen und sagen, wir müssen den Gürtel enger schnallen und bestellen sich die S-Klasse in Vollausstattung. Dann sagt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin okay, weshalb soll ich mich dann zurückhalten? Und genauso ist es, wenn die Vorstände sagen naja, das mit dem Teams ist mir zu kompliziert, ich hab weiterhin Emails, dann erwarten Sie bitte nicht von den Mitarbeitenden, dass die das entsprechend machen. Also deswegen sage ich sogar, ich schule gerne Top Down, dass die Führungskräfte das zuerst machen und die müssen nicht die perfektesten IT-Sachbearbeiter sein. Aber sie müssen vorleben, dass sie diese Systeme und die Kommunikation-Spielregeln auch leben. Das heißt hier noch mal zusammengefasst, was sind die Top Ten Fails:
- Erstens denken in AT statt in Prozessen.
- Eins zu eins Umsetzung bestehender Systeme.
- Zu viele Apps.
- Zu viel auf einmal anfangen.
- Mangelndes Change Management.
- Mangelnde Unterstützung der Anwender durch Trainings und Multiplikatoren.
- Mangelnde Kommunikation-Spielregeln.
- Artenschutz oder Datenschutz.
- Mangelnde Integration in die Tagesarbeit und
- Mangelndes Vorleben durch den Vorstand.
Wenn Sie das Ganze schriftlich haben wollen, schreiben Sie mir gerne als Antwort einfach auf diese Email oder an die Adresse t.jekel@jekelteam.de eine Email. Dann kriegen Sie das gerne auch noch mal von mir als Checkliste, und wenn Sie Fragen haben, versprochen am Schluss gehe ich auch noch mal auf Fragen ja ein.
Nächste Stufe nachdem wir uns anguckt haben, was sind so die grundsätzlichen Themen beim Thema Top Ten Fehler beim Thema Microsoft 365. Zweite Frage ist, wenn wir Teams einsetzen
Microsoft Teams
Teams, hat es Potenzial, die komplette Zusammenarbeit in Projekt oder physischen Teams deutlich zu optimieren, wenn man es richtig einsetzt. Was sind die typischen Fehler?
Die typischen Fehler sind Punkt Nummer 1 die inkonsequente Nutzung des Aktivitäten-Feeds und was meine ich damit? Und dazu habe ich ja versprochen, schalte ich um auf das System. Das heißt, Sie sehen hier entsprechend, dass ich dort eben hier mein Teams habe, und wenn ich auf diesen Teams bin, dann sehen Sie, dann gibt es hier wie eine Art Posteingang den Aktivitäten-Feed. Und damit sollte man jeden Tag auch dort einmal auf alle Fälle in diesen Aktivitäten-Feed reingehen. Und hier gibt es dann eben praktisch noch in der Kombination damit zu sagen eben Wichtiges zu taggen. Es wird auch immer gerne vergessen – weiterer Fehler. Das heißt, weil wenn jemand was von mir will, dann sehe ich es nur im Aktivitäten-Feed, wenn es getaggt ist. Getaggt also mit einem solchen Klammeraffen, Sie kennen das entsprechend. Also wichtig ist zu sagen diesen Aktivitäten-Feed bitte konsequent nutzen.
Punkt Nummer 2, Sie sehen hier einen der größten Fall, nämlich den Chat. Und Sie sehen, dieser Chat ist bei mir neben den Systemnachrichten leer, weil ich immer sage, bevor man chatte, sollte man immer gucken, gibt es nicht irgendwo in einem Team einen Beitrag, wo ich dazu in irgendeiner Form was habe, wo ich sage, da kann ich entsprechend kommentieren. Und dafür gibt es hier diese Suche. Damit kann ich wunderbar suchen. Und diese Suche übrigens ist sehr leistungsfähig. Ich kann hier, wenn ich mit dem Schrägstrich beispielsweise reingehe, können Sie hier sehr viel mehr suchen. Also Chat statt Beiträge nutzen, keine gute Idee. Lieber übrigens mehr Teams als mehr Chats zu haben.
Ja, dann auch ein typischer Fehler ist, dass hier gelesen wird in allen Kanälen. Schön ist natürlich ja, wenn hier irgendwas fett ist, dann weiß ich okay, da gibt es faktisch was Neues, da kann ich hier reinschauen. Das heißt aber nicht, dass es für mich was Neues ist. Und viele gehen dann immer alle Teams durch und verballern da viel Zeit. Und umso wichtiger ist es eben zu taggen und dann wieder back to the roots den Aktivitäten-Feed zu nutzen, denn da ist alles drin, wo man entsprechend getaggt wird. Und auch eine gute Idee ist, dass man dort dann entsprechend beim Tagging das ersetzt, eben damit ersetzt die CC-Emails, weil wo sie früher vielleicht Menschen per CC mit reingenommen haben, ist jetzt eine gute Idee jemand zu Taggen.
Ja, das nächste. Sie haben ja die Möglichkeit in Teams hier auch und die zeigt es nur anhand eines Beispiels. Sie können hier Dateien ablegen. Und die Grundidee ist ja, dass ich sage, wenn ich eigene Dateien habe, dann ist es eine gute Idee, den in OneDrive zu packen. Denn in OneDrive habe ich die Möglichkeit, dass ich meine Dateien auf dem PC, auf dem Mac, auf dem iPhone, auf dem iPad, auf dem Android-Gerät immer synchron habe und sogar offline mitnehmen kann. Das kann ich auf dem PC auch. Was dann leider oft vergessen wird, ist, dass man eben auch sehr konsequent im Teams auch die Dateien reinpackt, die man in Teams braucht. Da wird dann weiter noch in Netzlaufwerken gespeichert, weil, was ich oft höre, das ist doch viel komfortabler. Das ist so sperrig über Teams. Wenn man diesen kleinen Trick nicht kennt, den ich Ihnen jetzt zeige, und zwar hier, gibt es entweder drei Punkte oder Sie sehen sofort den Befehl synchronisieren. Das hängt davon ab, wie groß Ihr Bildschirm aufgelöst ist.
Wenn ich jetzt auf Synchronisieren klicke, dann kriegen Sie eine kurze Meldung und dann sagt er, wir synchronisieren das jetzt mit Drive. Und das Schöne ist, wenn Sie jetzt mit OneDrive, entschuldigung Sie, ich schmeiße auch manchmal durcheinander, so, und wenn ich jetzt hier reingehe, dann sehen Sie hier IHK Reutlingen. Das heißt, Sie sehen hier Handbücher beispielsweise, und dann sehen Sie Checkliste, Email usw, das heißt, Sie sehen die gleichen Dateien, die Sie hier auch in Teams sehen. Das heißt, wenn ich jetzt hier auf Handbücher gehe, beispielsweise, dann sehen Sie Checkliste, Emails usw und wenn ich sie mir reingehe, sehe ich es genauso. Und ob Sie es jetzt auf dem Netzlaufwerk oder ob Sie sie in Teams abspeichern, ist, wenn Sie es einmal hier synchronisiert haben, für Sie im Handling keinen Unterschied. Aber es macht riesigen Unterschied. Und die Idee ist eben, dass Sie sagen, alles was im Team ist, einmal im Teams die Struktur anlegen, einmal auf synchronisieren, draufgehen, und hier oben habe ich dann immer noch mal mein eigenes OneDrive.
Das heißt, das sind die Dokumente, die nur ich sehe. Und dann haben Sie hier eben ein oder mehrere Teams, die Sie hier verbunden haben. Sie sehen, hier habe ich auch ein Teams von Kunden vor mir, wo ich dann sage, ich habe hier Handbücher beispielsweise, die ich da genauso entsprechend drin habe, auch hin und her kopieren kann. Also deswegen zu sagen vierter Fehler keine konsequente Dokumentenablage in Teams.
Fünfter Fehler, kein blockweises Arbeiten. Also wenn Sie jedes Mal hier immer wenn es eine rote Zahl gibt, hier reingehen, dann kommen Sie nie zu was. Dann sehen Sie wir bei diesem Thema Rad ab, das Sie dauern, wenn es bingelt, von der Produktionslinie ins Büro zurückgehen. Deswegen ist eine gute Idee, hier beispielsweise bei den drei Punkten hier reinzugehen und in den Einstellungen sich bei den Benachrichtigungen sehr stark zu disziplinieren. Und weniger Benachrichtigungen sind mehr. Sie kennen übrigens auch wenn ich hier in Teams reingehe, können Sie für jeden einzelnen Kanal hier auch nochmal die Kanalberichtigung einstellen. Also wichtig ist Kanalbesichtigungen abstellen so weit wie möglich. Für die, wo viel passiert. Wenn Sie ein Kanal haben, wo nur einmal im Monat was passiert, dann würde ich mir immer eine Benachrichtigung mit reinnehmen. Wenn Sie sagen, das ist ein Kanal, wo täglich viel passiert, dann nehmen Sie es raus, weil sonst bingelt, klingelt und hupt das Ganze.
Ich fang schon an beim Thema Outlook, wo Sie bitte idealerweise auch nicht immer mit den ganzen Benachrichtigungen arbeiten.
Ja, dann auch das Thema zu viele Kanäle. Kanäle, Sie sehen, ich habe hier ein Teams, da haben wir hier auf der einen Seite eine Dachkonferenz und wir haben ja unterschiedliche Road Shows und wir haben hier ein allgemein. Das macht hier Sinn, weil wir haben hier wirklich getrennte Veranstaltungen. Dazu habe ich Beiträge, dazu habe ich Dateien und hier sehen Sie es auch. Da haben wir beispielsweise einen Planner mit Aufgaben. Und hier ist es wichtig, dass wir nicht durcheinanderkommen zwischen den sieben Road Shows und der einen Tagung. Da macht das Sinn. Sonst sage ich aber immer, lieber Bitte ein Team mehr als ein Kanal mehr, weil sie haben für jeden Kanal wieder eben, ich meine allgemeine auch hier haben Sie eben Beiträge, Dateien und Sie können Dinge hinzufügen. Sie haben das jetzt hier eben auch wieder Beiträge, Dateien und in dem Fall ToDo hinzugefügt, Sie haben das hier auch wieder. Das heißt, wenn Sie zu viele Kanäle haben, muss man immer suchen. Hinweis auch, Sie können natürlich auch private Kanäle hinzufügen. Das heißt, wenn Sie einen neuen Kanal hinzufügen, dann kann ich hier immer sagen, ich mache das mal, Kanal hinzufügen, fragt er sie immer Soll das eben einer sein, wo jeder Zugriff hat oder soll es einer sein ein privater Kanal? Seien Sie mit diesen privaten Kanälen bitte sehr zurückhaltend. Denn ein Hauptproblem von Teams ist, dass Sie in diesen privaten Kanälen noch sehr funktions eingeschränkt sind. Das kann sich ändern. Aber aktuell ist es so, dass Sie bei dem Thema Teams beispielsweise eine sofort Videokonferenz machen können. Sie können aber keine Videokonferenz planen. Außerdem das ganze Thema Tagging funktioniert in den privaten Kanälen auch nur sehr rudimentär. Vor dem Hintergrund bitte mit den Kanälen und den privaten Kanälen, solange das nicht leistungsfähiger wird, eher ein Stück weit zurückhalten.
Ja, dann ein typisches Thema, was die Leute sehr, sehr gerne machen zu sagen, jawoll, ich habe doch jetzt hier auch meinen, was ich jetzt hier beispielsweise auch drin habe, ich gehe mal rein in die IHK. Hier habe ich beispielsweise ein Notizbuch. Und ein Notizbuch ist OneNote, was ich hier wunderbar integrieren kann und was dann sehr gerne gemacht wird, ist, das man dieses Notizbuch dazu nutzt um Besprechungsnotizen zu machen. Und da sage ich immer so, Leute, das ist vielleicht gar keine doofe Idee, wenn man jetzt irgendwie Kunden Besprechung macht, man hat kein CRM-System und kann hier was ergänzen. Aber für interne Besprechungen ist es so ein typisches Beispiel, wo eins zu eins umgesetzt wird, das heißt wird notiert, da muss man diese Dinge hinterher noch mal als Aufgabe übertragen. Und deswegen sage ich beispielsweise beim Thema eben Meetings empfehle ich sehr viel mehr, eben zu sagen, hier wirklich den Planner zu nutzen. Also für mich auch einer der größten Fehler, den Planner nicht für Meetings zu nutzen. Wichtig ist dann, entsprechend das immer so zu machen, beispielsweise hier haben Sie ein Themenpool, dann sagen Sie, was in die Themen aktuell Meeting, was sind die ToDos, was ist in Arbeit; und das Schöne ist, Sie können im zu jedem Punkt dann auch Kommentare dazu packen. Sie können Anhänge dazu packen und können am Schluss auch noch mal sagen, was ist dort an Rückfragen, was ist erledigt und was ist dokumentiert. Also es ist eine andere Arbeitsweise, aber wenn man sich einmal umgestellt hat, sehr viel produktiver. Also das heißt, statt immer eine länger werdende Notiz zu haben, hat man hier ein Board, auf das alle, die in diesem Jourfix drin sind, Zugriff haben. Und man hat ein Board und man sieht sofort, was ist Themen-Speicher. Was ist in diesem Meeting dran. Wer erledigt gerade was, wo noch was zu warten, was es erledigt, was es dokumentiert, also eine andere Art der Aufgaben. Also deswegen sage ich immer, Notizbuch für Aufgaben, keine gute Idee. Planner nicht für Meetings nutzen. Keine gute Idee. Planner nicht für Projekte nutzen. Auch eine schlechte Idee. Also wenn ich gucke hier habe ich beispielsweise mit dem iTempus dort eine iPad-App und hier kommuniziere ich mit einem externen ausschließlich über ein Planner Board. Das heißt, wir sehen immer, was ist in Milestone 1, Contracted, was ist entsprechend schon Approved. Das heißt, hier und da hängen bei vielen Dingen ganz ganz viele Kommentare, aber Zero Emails. Also ein typisches Beispiel Planner hat wirklich das Potenzial, dort komplett Emails in Projekten zu ersetzen. Und Sie sehen sofort, was ist in welchem Meilenstein, was ist in welchem Stand drin und Sie können sie sogar noch unterschiedlich gruppieren. Das heißt, wenn ich jetzt hier beispielsweise mal hier in einem Board bin, wo wir hier ein Dreierteam sind, beispielsweise, dann habe ich eben hier Ideen zu besprechen, ToDo. Und ich kann dann jederzeit beispielsweise sagen, ich möchte es eben dann auch anders gruppieren, das heißt, ich kann es filtern und ich kann es dann eben auch gruppieren zu sagen, okay, wer ist dann entsprechend dafür der Verantwortliche, ohne dass man solche Listen umgestalten muss. Also vor dem Hintergrund sage ich immer, sollte man idealerweise einfach die Möglichkeiten nutzen.
Und last but not least, Sie sehen vielleich, diejenige, die mich länger kennen, wissen ich habe mich lange gewehrt gegen ein Mikrofon, was man sieht. Ich hoffe, Sie kriegen hier mit, dass man dieses Mikrofon vom Ton her wirklich sehr, sehr gut hört. Und was eben ganz, ganz wichtig ist einer der Top Ten Fehler Beim Thema Nutzung von Teams ist das Thema keine Headsets zu nutzen. Und jetzt sagen Sie Moment mal, der Jekel hat auch kein Headset. Nein. Was der Jekel aber hat, ist, wenn er in Meetings ist, ich zeige es Ihnen, kleinen Moment, bin gleich wieder da. Dann habe ich hier ein InEar und dieses InEar das geht mir von hinten ins Ohr rein. Also. Meine Frau hat vor kurzem gesagt, die Leute denken ja, du hast ein Hörgerät drin. Nein, ist kein Hörgerät, sondern ich höre. Und die Idee ist eben, wenn Sie in Videokonferenzen sind, den Ton, wenn Sie den über Lautsprecher hören, dann haben Sie vielleicht auch schon erlebt, dass wenn jemand den Ton sehr laut über den Lautsprecher hört, dann haben Sie so ein Audioechoeffekt. Und wenn Sie in Zoom machen, kriegt Zoom es relativ gut weg. Der Preis, den Sie nur dafür zahlen, ist, dass Sie eine Tonqualität haben, wie bei einem Telefonat von 1965. Und deswegen, Sie kriegen es hoffentlich mit, dass mein Ton sehr, sehr gut ist und man kann schlechtes Bild lange angucken, aber schlechten Ton kann man nicht lange hören und deswegen sollte man gucken, dass der Ton möglichst gut ist. Und das muss nicht wie ich hier mit einem teuren Mikrofon sein. Das kann auch mit einem Sennheiser PC 7 USB sein. Ist ein USB-Headset, was unter 20 € kostet, was eine hervorragende Qualität hat, was sie einfach nur mit USB anstöpseln können. Und eben auch wichtig ist bitte kein Gegenlicht. Sie müssen jetzt nicht unbedingt so wie ich hier mit einem professionellen Green Screen arbeiten, aber selbst ich habe hier gerade keine Studiobeleuchtung, sondern ich habe einfach nur gutes Tageslicht und habe darauf geachtet, dass ich hinter mir kein Licht habe. Das heißt eben die Top Ten Fehler von Teams nach meiner Zusammenfassung inkonsequente Nutzung des Aktivitätenfeeds. Also sollte man bitte genauso wie den Posteingang den Aktivitäten-Feed nutzen, Chat statt Beiträge zu nutzen. Also bitte lieber Beiträge und erst suchen, ob es schon was gibt. Drittens eben alles in Teams lesen statt eben strategisch taggen und dann in Ihrem Aktivitäten-Filter wieder sehen. Viertens keine Dokumentenablage. Wirklich konsequent in Teams nutzen Sie die Dokumentenablage für Teams und für physische Projekte. Fünftens Kein blockweises Arbeiten, also dauernd irgendwie hin und Herspringen. Nehmen Sie die Benachrichtigung raus. Arbeiten Sie en Block und Sie wissen beispielsweise mein Notfallkanal, den ich meinen Kunden immer kommuniziere, wenn es brennt, schickt mir eine SMS. Funktioniert wunderbar.
Ja, weitere Fehler, viel zu viele Kanäle, die dann eher verwirren. Lieber mehr Teams und weniger Kanäle, gerade weil die privaten Kanäle auch noch funktions eingeschränkt sind. Ja, dann das Notizbuch für die Besprechungen zu nutzen oder für die Aufgaben zu nutzen ist immer so wie eine eins zu eins Umsetzung eines digitalen Prozesses ohne die weitere Möglichkeiten zu nutzen. Da empfehle ich dann eben für Projekte, für Meetings den Planner zu nutzen. Und last but not least, bitte nutzen Sie mindestens ein gutes Headset. Gucken Sie, dass Sie Ihre Kamera auf Augenhöhe bringen, auch wenn Sie das Ding einfach nur auf eine Salatschüssel stellen oder auf ein paar Bücher. Dann sehen Sie nämlich auf Augenhöhe, so wie wir jetzt gerade, sonst haben eben Ihre Teilnehmer immer das Gefühl, als würden Sie auf Sie herabschauen, wenn man sie, diese schöne Nasenhaarperspektive und viele denken dann leider noch an die Schule und da hat nicht jeder so eine gute Erinnerung.
Ja, wenn Sie auf der einen Seite die Punkte haben wollen, die hier genannt haben, noch mal als zusammengefasste Checkliste, einfach eine Mail schreiben an t.jekel@jekelteam.de, und ich packe hier auch noch mal die entsprechenden Links gleich nochmal rein und am kommenden Freitag habe ich die nächste Q&A-Session, das heißt, da können Sie mich befragen, natürlich zu allen Themen Microsoft 365 und natürlich auch zu weiteren Themen, damit es eben heißt, dass die Technik nicht nervt, sondern Technik produktiver macht. Deswegen jetzt einfach hier gerne noch mit anklicken, so dass Sie am kommenden Freitag mit dabei sind und Ihre Fragen live stellen können.
Ich freue mich auf Sie. Ihr Torsten Jakel.
(Ende des Vortrags)
Fazit
Ja, ich hoffe, bei dem Vortrag war für Sie ein bisschen was dabei, wo Sie für sich, wenn Sie schon Microsoft 365 im Einsatz haben, darüber nachdenken, wie Sie es doch vielleicht noch produktiver nutzen können oder wenn Sie vielleicht vor der Einführung von Microsoft 365 stehen. Sie überlegen, okay, wie macht man es denn richtig.
Ja, wenn Sie eine DATEV-Steuerberatung haben oder wenn Sie eine Volks- und Raiffeisenbank haben, dann haben Sie als DATEV-Steuerberatung heute schon die Möglichkeit Microsoft 365 zu nutzen. Und wenn Sie eine Volks- und Raiffeisenbanken sind, dann stehen Sie kurz davor. Und wenn Sie es noch nicht gebucht haben, buchen Sie gerne das Forum Digitalisierung im Juli bei der ADG. Das werde ich nicht nur in gewohnter Form moderieren, sondern auch gemeinsam mit den Kollegen der Atruvia einen relativ ausführlichen Impuls zum Thema Microsoft 365 geben.
Und wenn Sie in Ihrer Volks- und Raiffeisenbanken Microsoft 365 ab dem zweiten Halbjahr 2023 einführen wollen, sprechen Sie mich gerne an! Sie wissen ja, ich habe schon viele Volks- und Raiffeisenbanken bei dem Thema iPad produktiv Nutzen begleitet. Und das Schöne ist, dass Microsoft 365 unter anderem auch dafür wunderbar genutzt werden kann, um Notizen und Dateien zwischen Ihrem Bank-PC und Ihrem iPad wunderbar austauschen zu können. Sie sehen, da wo wir in der Vergangenheit mit Notlösungen gearbeitet haben, schließen sich mittlerweile die Kreise.
In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie nächstes Mal wieder mit dabei sind. Und wenn Sie zum Thema Microsoft 365 in Ihrem Hause Beratung oder Training wünschen, freue ich mich, wenn Sie mir einfach eine Email an t.jekel@jekelteam.de schicken.
Ihr Thorsten Jekel.