Einführung
Herzlich willkommen zu einer weiteren Episode von TJs Technology Tuesday und Digital 4 Productivity. Das Motto der heutigen Episode ist: Weniger ist mehr. Was heißt das? Gerade beim Thema künstliche Intelligenz denken wir ja immer, je mehr Daten wir drin haben, umso besser. Genau das Gegenteil ist der Fall.
Was passiert, wenn Sie Ihre alten E-Mails nicht löschen
Ich mache das mal an einem ganz konkreten Beispiel fest und da wird es sehr, sehr deutlich. Stellen Sie sich mal vor, Sie sind in der olympischen Disziplin „E-Mail-Pingpong“ unterwegs. Sie kennen das, Sie haben einen Vorgang, Sie schreiben eine Mail, es kommt eine Antwort, Sie schreiben eine Mail, es kommt eine Antwort, Sie schreiben eine Mail, es kommt eine Antwort. Machen wir es mal vereinfacht so, dass wir insgesamt 10 E-Mails haben. In der letzten E-Mail, in der neuesten, ist der gesamte Vorgang drin, denn immer ja unten drunter ist die Historie.
Sollte man idealerweise auch so tun. Wenn Sie jetzt die 9 E-Mails, die nicht fallabschließend sind, nicht löschen und Sie suchen die schon manuell, dann haben Sie eine Wahrscheinlichkeit von 9 zu 1, dass Sie die richtige fallabschließende E-Mail treffen. Also vor dem Hintergrund, die Frage ist schon in der manuellen Suche. Und wenn Sie jetzt das Thema KI anschauen, KI ist ja eine Wahrscheinlichkeitsmaschine. Das heißt, es sagt, wenn ich eine Frage eingebe, was ist denn die wahrscheinlichste richtige Antwort, dann schaut es, was ist am häufigsten da.
Wenn ich jetzt 9-mal nicht fallabschließend und einmal fallabschließend habe, was ist dann wahrscheinlicher? An diesem Beispiel sieht man, dass diese Idee, die wir doch manchmal so gewachsen haben, zur Sicherheit lieber mal die Dinge aufbewahren, dass das gar keine gute Idee ist. Denn wenn wir alte Stände haben, die nicht mehr aktuell sind, dann macht das einfach keinen Sinn. Dann geht er einfach auf alte Dinge drauf. Wir als Menschen können damit umgehen.
Volle Postfächer verwirren auch die KI
Oft bei KI wird es dann schwieriger. Das heißt, die Konsequenz ist, und wenn Sie jetzt beispielsweise noch nicht mit KI arbeiten sollten oder wenig mit KI arbeiten sollten, dann können Sie die Chance jetzt schon nutzen, um Ihre alten Daten aufzuräumen. Hier mal ein paar Denkansätze. Das eine: In dem Moment, wo Sie eine E-Mail beantworten, gleich die eingehende löschen. Sofort.
Was ich von Tiki Küstenmacher gelernt habe
Außer da hängt jetzt eine Anlage dran, die man in irgendeiner Form noch mal mit der Antwort nicht mit dazu bekommt. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail in einen Unterordner reinschieben, dann war das bei mir früher immer eine Einbahnstraße. Ich habe immer fleißig reingeschoben, das war's. Von Tiki Küstenmacher habe ich die 1-2-Methode gelernt. Tiki Küstenmacher, unter anderem Autor des Buches „Simplify Your Life“ gemeinsam mit Professor Dr. Lothar Seiwert. Sehr empfehlenswertes Buch.
Und was ich da gelernt habe: In dem Moment, wo ich ein Element irgendwo ablege, beispielsweise eine E-Mail in einem Unterordner, gehe ich in diesen Unterordner rein und lösche mindestens 2 E-Mails raus. Wenn ich beispielsweise mit dem „Copilot Agents“ mir Wissensagenten baue, dann habe ich beispielsweise einen Agenten, mit dem ich zugreifen kann auf ein Verzeichnis im SharePoint.
Da habe ich alle meine KI-Studien drin und ich lese regelmäßig neue KI-Studien, speichere die auch ab. Wenn ich aber beispielsweise McKinsey „State of AI“, eine neue Version von 2026 bekomme, ja, dann lösche ich eben die 2025er raus. Dann habe ich eben die aktuellen Daten. Und ja, manchmal ist es vielleicht doch auch wichtig und sinnvoll im Sinne des Vergleichs in Vergangenheitsdaten reinzuschauen. Dann kann man sich die aber in andere Verzeichnisse mit reinpacken. Packen, so dass man sie auch im Zugriff hat.
Ja, manchmal brauche ich Historie, aber ich brauche eben immer den letzten aktuellen fallabschließenden Stand, zumindest in den Verzeichnissen, mit denen ich auch dann mit KI drauf zugreifen möchte. Das heißt, es kann ja durchaus sein, dass Sie eine Studie oder ältere Studien auch noch mal aufbewahren. Okay, aber Sie sollten halt sicherstellen, dass Ihr Agent, mit dem Sie dann draufgehen, nur auf die aktuellen relevanten Themen draufgeht. Auch wenn man mit ChatGPT, mit Claude, mit dem Copilot, mit dem Google Gemini arbeitet, dann ist es immer eine gute Idee, eher nicht zu viel Content reinzuhauen, sondern zu wenig.
Weniger Quellen, weniger KI-Halluzinationen
Also so wie Sie auch einen Mitarbeitenden vielleicht auch ein Stück weit verwirren, wenn Sie ihm einfach zu viel Information geben. Also weniger ist mehr. Sicherlich kennen die einen oder anderen das Thema NotebookLM. Ich habe es hier noch mal mitgebracht. Das heißt, die Idee zum Thema NotebookLM, Notebook LM ist, dass ich die Möglichkeit habe, dass ich hier bei Notebook LM Quellen reingeben kann.
Das heißt, ich habe hier Quellen und bei diesen Quellen ist es eben so, dass ich hier eingeben kann, was möchte ich haben hier in der Vorbereitung eines Vortrags für eine Volksbank beispielsweise. Und dann kann ich auf diesen Quellen eben chatten und mit diesen Quellen Infografiken, Charts und Sonstiges beispielsweise tun. Und das Interessante ist, wenn ich jetzt in Gemini reingehe, dann ist das eben so, dass ich hier in Gemini sogenannte Gems mir bauen kann. Und Gems sind wie GPTs, das heißt Chatbots, wo ich sage, ich möchte auf bestimmtes Wissen zugreifen. Und hier für Vorträge beispielsweise.
Ich habe hier einen Vortrag in der Volksbank Fürstenfeldbruck gehalten. Und wenn ich hier reingehe, was habe ich gemacht? Habe gesagt, du bist mein Sparringspartner hier bei der Entwicklung des Vortrages mit einem entsprechenden Briefing. Das ist die Bank. Du interessierst dich zu 100% und da kommt jetzt schon das Spannende an dem verknüpften NotebookLM-Notebook.
Ich kann nichts mehr weglassen – dann ist mein Vortrag wirklich fertig
Das heißt, die Idee ist, ich kann hier beim Wissen dann sagen, ich möchte gerne, dass du einfach zugreifst auf das Wissen von NotebookLM und dann eben nicht halluzinierst. Das heißt, das ist die Idee, dass man sagt, okay, bitte nicht einfach hier rumhalluzinieren, sondern eben die Idee, dass ich sage, Da greift er eben nur auf diese Elemente zu, auf die er entsprechend zugreifen soll. Und das hilft. Das heißt, gerade wenn Sie, sei es mit Chatbots, soll es mit Voicebots beispielsweise sein, dann ist eben die gute Idee, nicht zu sagen, was können wir noch mehr reinkippen, sondern was brauchen wir nicht mehr? Das ist so ein bisschen wie bei einem hervorragenden Vortrag.
Da ist nicht die Frage: Kann ich noch was hinzufügen? Sondern bei einem Vortrag ist die Frage: Wenn ich das jetzt weglasse, funktioniert es dann noch? Und ein Vortrag ist dann fertig, wenn ich nichts mehr weglassen kann. Genauso sollte es auch sein bei der Nutzung Ihrer Daten. Vielleicht noch ein paar Denkansätze: Wenn Sie eine E-Mail senden beispielsweise und Sie brauchen die nie wieder, gehen Sie gleich in Gesendet rein und löschen Sie sie raus.
Kommunizieren Sie nicht alles über E-Mail
Wenn Sie da beispielsweise so vielen Dank-E-Mails haben, Dann könnten Sie sich auch innerhalb Ihrer Organisation darüber vereinigen, dass Sie sagen, wir bedanken uns gar nicht mehr digital. Dann lassen Sie nämlich E-Mails weg. Auch wenn Sie intern viel mit E-Mails kommunizieren, die Frage: Kann ich das unter Umständen mit Teams ersetzen? Und dann bitte nicht zusätzlich, sondern ersetzen. Das Gute ist, dass der Microsoft Copilot zugreifen kann, auch vor allen Dingen in der bezahlten Version, auf die Teams-Konversation.
Wichtig ist dann, in Kanälen kommunizieren. Nicht im Chat. Der Chat ist, ich sag's immer, die Business-Form der WhatsApp-Gruppe. Das heißt, da haben Sie genau das gleiche Chaos, was Sie in privaten WhatsApp-Gruppen haben. Und wenn Sie es von der Compliance-Seite her an sich anschauen, wenn Sie dort eine Datei teilen im Chat, dann ist es so, dass Sie eine Freigabe auf Ihr OneDrive geben damit.
Und wenn Sie die nicht mehr dort haben wollen, die Freigabe, dann müssten Sie sie wieder entfernen. Da denkt kein Mensch dran. Während wenn Sie im Kanal Menschen drin haben, dann wissen Sie, okay, die Leute sind in Teams drin und die berechtigen Sie. Und sobald Sie jemand rausnehmen aus dem Teams, hat er keinerlei Zugriff mehr auf die Nachrichten, auf die Dateien, auf die Planner-Boards, auf die Notizbücher. Also viel strukturierter.
Setzen Sie die KI sinnvoll ein
Also ich weiß, ich bin da manchmal etwas anstrengend, etwas nerdig, aber ich sage mal, eine saubere, klare Struktur und Organisation ist einfach wichtig. Und Sie kennen ja das Motto: A fool with a tool is still a fool. A fool with artificial intelligence makes the disaster faster. Das heißt, es hilft nichts, auf einen beschissenen Prozess eine IT draufzuhängen. Dann haben Sie gemäß dem Zitat des E-Mailing-Chefs der Telefónica: Wenn Sie einen beschissenen Prozess digitalisieren, haben Sie einen beschissenen digitalen Prozess.
Das multipliziert sich leider beim Thema KI. Amerikaner sagen so schön: the shit hit the fan. Das ist genau das Bild, was Sie jetzt wahrscheinlich nicht mehr so ganz aus Ihrem Kopf rauskriegen. Was idealerweise aber auch wirklich so krass ich gerne bei Ihnen installieren möchte, dass Sie wirklich dafür sorgen, dass Sie für sich und im Team einfach noch konsequenter löschen. In der Vergangenheit haben wir das gemacht.
Heutzutage gibt es keine selbstbegrenzten Systeme
Da gab es einen Schreibtisch, da hieß es Clear Desk. Ja, irgendwann da kriegst du halt 20, 30 Kilo drauf, dann ist zu. Wir haben einen Papierbriefkasten zu Hause. Ja, wenn der voll ist, dann ist es weg. Wir hatten früher 36 Bilder. Heute haben wir diese selbstbegrenzten Systeme nicht mehr, weil weil es theoretisch erst mal unbegrenzt ist, bis zu dem Zeitpunkt, wo die IT anruft und sagt: Dein Postfach ist voll oder iCloud ist voll. Und dann fange ich an zu sortieren. Deswegen die 1-2-Regel ist eine gute Idee. Zweitens, wenn ich, ich bin beispielsweise häufiger mit dem Zug unterwegs, fahre abends nach Hause, wenn ich dann schon etwas müder bin, dann kann man so was einfach mal nutzen, um da vielleicht nicht irgendwie auf TikTok rumzudaddeln, sondern um einfach mal Zeug zu löschen. Wenn man in E-Mail-Postfächern beispielsweise ist, dann habe ich auch ein E-Mail-Postfach für Newsletter, wo automatisch Newsletter untersortiert werden.
Da habe ich eine Posteingangsregel drauf, eine Autoarchivierungsregel, dass ich sage, alles, was älter ist als 4 Wochen, wird automatisch gelöscht. Das heißt, man kann auch solche Automatisierungslösungen reinnehmen, weil einen Newsletter, den ich in 4 Wochen nicht gelesen habe, lese ich nie. Und man kann immer wunderbar eben auch auf die Archive von Handelsblatt und Co. Beispielsweise gehen. Da brauche ich jetzt kein Handelsblatt Morgenbriefing von 2015 noch in meinem Posteingang.
Das, was ich dann dort häufig sehe. Auch das Thema Versionen. Früher war es so, dass man unterschiedliche Versionen abspeichern musste. Heute sagen viele: Ja, wenn wir jetzt in Teams gemeinsam arbeiten, dann ist es ja so, dann kann mir jemand was zerschießen. Das Schöne ist, Sie können immer in der Microsoft-365-Welt, können Sie immer auf die ältere Version zurückgehen.
Fazit – die letzten Tipps, wie Sie effektiver im Arbeitsalltag sein könn
Das heißt, Sie sehen, wer hat wann was geändert. Sie können auf eine vorherige Version von sich selbst oder auf eine vorherige Version von jemand anders zurückgehen, können auch die aktuelle und die neue beide wiederherstellen. Also das heißt, das Thema Versionierung ist drin und deswegen überlassen Sie lieber das Thema Versionierung der Kiste, bevor man es hier noch mal alt macht. Weil dann habe ich manuelle Version, digitale Version, da haben wir viel, viel mehr Müll und aus dem Müll was zu finden ist einfach viel schwieriger. Ja, ich weiß, es gibt auch Menschen, die finden aus einem riesigen Stapel an Papier auf einen Zug genau das, was sie brauchen.
Meistens ist es aber nicht so, und Studien zeigen, dass wir über 25% der Arbeitszeit in deutschen Büros durch Suchzeiten verballern. Und da ist dann nicht die Lösung zu sagen, wir lassen jetzt KI suchen, sondern die wichtigste Lösung ist: Weniger ist mehr und mehr löschen. Wenn Sie zu diesem Thema inspirierende Vorträge, C-Level-Sparing oder Trainings benötigen, sprechen Sie mich gerne an.
Ihr Personal-Teach-Coach für Führungskräfte Thorsten Jekel.