Einführung
Ja, einen wunderschönen guten Tag und wieder herzlich willkommen zu einer weiteren Folge von TJs Technology Tuesday. Und heute einmal zum Thema: Wie Sie von der E-Mail-Flut zu Inbox Zero kommen. Ich habe übrigens immer auch über das Handy den Chat im Blick. Das heißt, wenn dort Fragen, wenn dort Kommentare sein sollten, immer gerne mit rein. Ich habe das für Sie immer im Blick.
Warum das Thema E-Mail für viele eine Herausforderung ist
Ja, ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich kenne doch sehr, sehr viele Menschen, bei denen ist das Thema E-Mail eine Herausforderung. Da heißt es im wahrsten Sinne E-Mail-Flut. Und bevor ich in die Strategien mal einsteige, wie ich seit über 20 Jahren Inbox Zero schaffe, möchte ich Ihnen gerne einmal drei Fragen zum Nachdenken stellen. Die erste Frage: Haben Sie 2. 648 Briefe in Ihrem normalen Briefkasten, wenn Sie abends nach Hause kommen? Machen Sie es auf und dann fällt Ihnen die Hälfte der Briefe geöffnet, die Hälfte der Briefe ungeöffnet entgegen und Sie nehmen einen geöffneten Brief, stecken den in die Tasche und nehmen den mit in die Wohnung und Sie nehmen einen Ungeöffneten, stecken den in die andere Tasche und stecken 2. 644 Briefe wieder rein? Ich glaube, wenn Sie das tun würden, dann würde Ihr Nachbar, Ihre Nachbarin, zu Recht fragen, welches Gras Sie geraucht haben und wo man das kriegen.
Weshalb machen wir es denn dann in der digitalen Welt? So ein analoger Briefkasten hat den riesigen Vorteil, dass es ein begrenztes System ist. Da kriege ich gar nicht 2648 Briefe rein, den muss ich lernen. Das Blöde beim Thema Digitalisierung ist oft, dass ich keine selbst begrenzten Systeme habe. Und deswegen ist es wichtig, sich selbst hier Begrenzungen zu schaffen, auch wenn wir sonst sagen, Begrenzungen sind doof. Manchmal machen sie Sinn, so wie die Leitplanken auf einer Autobahn. Die zweite Frage, die ich Ihnen gerne stellen möchte: Was wäre, wenn wir in der Produktion so arbeiten würden, wie im Büro. Also stellen Sie sich mal vor, Sie hätten die Situation, dass wir eben … Ich nehme mich mal raus, damit Sie es sehen können hier. Was wäre denn, wenn jetzt Sie mit einem Kollegen, mit einer Kollegin so einen Reifen an einem Auto festschrauben und dann macht es Bing, Sie rennen zurück ins Büro und checken E-Mails. Dann rennen Sie wieder zurück zum Auto, macht es wieder Bing und Sie rennen wieder zurück. Spätestens beim dritten Mal würde doch Ihr Kollege zu Recht fragen, ob sie ein Rad abhaben. In der Produktion arbeiten wir blockweise eins nach dem anderen ab.
Im Büro arbeiten noch wie im letzten Jahrtausend. Die dritte Frage, die ich Ihnen gerne stellen möchte, ist: Was muss wirklich dokumentiert werden? Ich höre immer: Ja, bei uns muss alles dokumentiert werden. Also sorry, wenn mir ein Kollege, ein Mitarbeiter, ein Kunde kurz verschickt und ich schreibe Vielen Dank zurück, dann muss ich dieses Vielen Dank nicht unbedingt archivieren. Ich bin übrigens auch überhaupt kein Freund dieser automatischen Archivierungsfunktion. Ich höre das öfter, zu sagen: Bei uns wird doch automatisch alles archiviert. Moment mal. automatisch? Das hieß ja, wenn ich dieses Vielen Dank habe und ich gratuliere jemandem privat zum Geburtstag, wird das alles archiviert werden. Ist ja in Ordnung, brauche ich auch nie wieder. Aber Ich habe vielleicht einen Kunden, habe ich eine 6 Jahre alte E-Mail, die brauche ich in einer Jahresverhandlung. Dann ist die ja schon archiviert. Dann kann ich vielleicht auf einem mobilen Endgerät nicht drauf zugreifen. Also diese Automatismen machen aus meiner Sicht nur bedingt Sinn. Deswegen für Sie einfach mal für mich so die fünf besten Tipps zum Thema, wie Sie mit dem Thema E-Mails umgehen können. Der erste: E-Mails reduzieren. Also ein Denkansatz, den ich dazugeschrieben habe, ist, sich zum Beispiel intern nicht mehr zu bedanken.
Eins-minus-zwei-Regelung bei Systemend
Wichtig ist: Reden Sie nur drüber. Also wie in einer guten Ehe – ich weiß, wovon ich spreche, ich bin seit 31 Jahren dieses Jahr verheiratet und immer, wenn es in die Hose geht, dann sind es einfach unausgesprochene, unterschiedliche Erwartungen. Und Deswegen, wenn jemand beispielsweise ein Protokoll versendet an zehn Leute per E-Mail, dann schicken zehn Leute wieder Vielen Dank zurück. Das sind zehn E-Mails, die sie sparen können bei jedem. Wenn es zehn Leute sind, sind es 100 und zehn E-Mails, weil die zehn, die rausgehen und dann entsprechend die 10, die es noch mal haben. Das nächste Thema auch: Ja, E-Mails reduzieren. Wenn Sie beispielsweise mit Microsoft Teams arbeiten, dann gibt es dort ja Chatkanäle. Wichtig ist, wenn Sie ein System einführen, dann müssen Sie da mindestens ein, besser zwei Systeme weglassen. Das führt mich zum nächsten Tipp: Eins minus zwei. Das gilt für Systeme. Das heißt, wenn Sie Microsoft Teams einführen und sagen, wir haben jetzt Kanäle dafür, das sollte dann bitte mindestens E-Mails ersetzen. Idealerweise vielleicht auch noch die WhatsApp-Kommunikation, die Sie zwischendurch irgendwo noch mal ansprechend dabeihaben. Weiterer Punkt für eins minus zwei. Tipp, den ich von Tiki Küstenmacher aus dem Buch „Simplify your life“ habe, ganz toll: Wenn ich früher eine E-Mail in einen Unterordner geschoben habe, dann war es eine Einbahnstraße.
Das heißt, ich habe immer E-Mails runtergeschoben in einen Unterordner Ich habe aber nie welche daraus gelöscht. Und mittlerweile habe ich mir angewöhnt, in dem Moment, wo ich eine E-Mail in einen Unterordner reinschiebe. Also ich komme gleich dazu, welcher Ordner ich dazu habe, aber Sie haben einen Ablageordner, wo Sie was reinschieben. Gucken Sie kurz in diesen rein und welche zwei E-Mails können Sie löschen. Geht immer. Nächster Tipp: Sofort entscheiden. Wenn ich eine E-Mail sende, gehe ich sofort in den Gesendet-Ordner und dann entscheide ich, lösche ich das Ganze, schiebe ich es in meinen Ordner Warten, zu dem ich noch dazukomme, schiebe ich es in einen Ablage-Ordner, der es dokumentiert wird, archiviere ich es in meinem DMS beziehungsweise in meinem CRM-System. Was Hacke ich damit? Oder schiebe ich es mir in einen Wochentag rein? Wichtig ist: In dem Moment, wo Sie einen Vorgang in der Hand haben, ist der beste Moment sofort zu entscheiden. Wenn Sie irgendwann mal in den 10 Jahren Ihren Gesendet-Postkorb durchgehen, müssen Sie sich erst in jeden einzelnen Vorgang rein fummeln. Und da ist es eben so: Ich gehe halt sofort rein. Und deshalb habe ich nicht nur Inbox Zero, sondern auch Outbox Zero.
Also bei mir ist abends auch gesendet leer. So, weil? Weshalb fliegen den meisten Menschen die Sachen die Ohren? Weil sie erstens kein System haben, wo sie was ablegen können. Und zum zweiten Punkt komme ich am Ende. Bleiben Sie dran. Ja, der nächste Punkt ist eine Ordnerstruktur. Ich habe, weil die Frage ist ja, wo soll ich es hin packen? Das, was ich habe, ich habe eine Ordnerstruktur Montag bis Freitag und Dinge, die ich jetzt beispielsweise, ich fliege heute zu einem Kunden heute Abend, Dinge, die ich dann am Flughafen, die ich dann vielleicht im Flieger noch erledigen möchte, die habe ich in einem Ordner Dienstag heute. Und morgen habe ich einen On-Site-Workshop bei einem Kunden. So was habe ich da. Da habe ich die Agenda, da habe ich die Adresse, wo ich hinmuss, da habe ich eben dann den Leihwagen, die Leihwagenbuchung, die ich brauche, zum nächsten Kunden wieder weiterzufahren. Meine Hotelbuchung ist in dem heutigen Ordner drin für Dienstag. Das heißt, ich habe die Sachen dabei. Das ist übrigens auch ein System, was Sie in Verbindung mit einer Assistenz nutzen können. Ich habe ja auch einen echten den Assistenten. Das heißt, wenn der für mich reisen bucht, schiebt der mir die gleiche in den entsprechenden Ordner.
Wie CC-Unkultur die Produktivität killt
Dann habe ich einen Ordner Warten. Das heißt, ich schicke etwas raus, ich warte auf eine Rückantwort. Ja, dann schiebe ich es in den Ordner Warten. Und wenn ich es in den Ordner Warten reingeschoben habe, dann ist es so, dann gucke ich kurz, welche zwei E-Mails kann ich eben darauf verzichten. Und wenn ich meine Tagesplanung mache für den nächsten Tag, was ich ganz als Letztes am Tag mache, was ich als Vorletztes mache, sage ich hier nachher noch, was ich als Letztes mache, dann gucke ich kurz in den Ordner Warten und sage: Wo warte ich morgen noch entsprechend drauf. Cc können Sie per Regel machen. Ich habe bei Tchibo damals sogar das in Outlook noch weitergetrieben. Da hatten wir eine CC-Unkultur. Da habe ich es so gemacht, dass alle CC-E-Mails, die an mich gerichtet wurden, die nicht von meinem Chef kamen, wurden automatisch gelöscht und mittlerweile habe ich das etwas entschärft. Mittlerweile habe ich es ebenso, dass ich einen Unterordner CC habe und alles, was bei mir in einen CC geht, geht in einen Unterordner CC, weil da muss ich im Regelfall nichts tun. Wenn Sie übrigens eine CC-Unkultur haben und Sie haben die Chance, Einfluss darauf zu nehmen, adressieren Sie so ein Thema.
Also das ist ein Führungsthema. Ganz, ganz wichtig. Oft ist es so ein Thema, das dann heißt: Ja, wenn ich den Chef oder die Chefin in CC nehme, dann kriege ich es halt doppelt so schnell wie sonst. Das geht nur, wenn es die Chefin oder der Chef zulassen und wenn sie da massiv intervenieren, was ich vorschlage, dann funktioniert das nicht und dann sterben CCs aus. Thema auch Newslettern, Das Mindeste, was Sie tun sollten, ist, einen unterordnen Newsletter zu haben. Und einen Kommentar im Vorfeld fand ich schon genial zu sagen, auch immer und da gibt wieder eins minus zwei System: Wenn ich einen neuen Newsletter abonniere, welche zwei Newsletter entabonniere ich? Dann wären es nämlich weniger. Also auch dieses Thema Ausmisten von Postfächern, wenn man mal Zeit hat, haben Sie nie. Wenn Sie konsequent eins minus zwei machen, misten Sie permanent aus. Und das ist genau diese Idee, die Tiki Küstenmacher in seinem Buch da wunderbar auch mit Lothar Seiwert gemeinsam propagiert, zu sagen, dieses permanente Ausmisten, dass das einfach so mal ausmisten ist, nicht wie zu Hause. Wenn ich mir was Neues kaufe beispielsweise, schmeiße ich was anderes weg oder verschenke es oder verkaufe es. Ich habe mir gerade ein, wenn man ein paar neue Schuhe bestellt, so meinen Schuhschrank.
Wenn da kein Platz mehr frei ist, welches paar Schuhe werden dafür entsprechend entsorgt? Also selbstbegrenzende Systeme, ganz wichtig ist das Thema, was man eben auch aus der Produktion kennt. Also auch so einen Tipp, den ich von Jürgen Kurz gerne weitergebe, der sagt immer, wenn Sie Zeitschriftenstapel haben, die sich stapeln auf der Fensterbank, die einfach hochkant in einen Regalboden und wenn die oben anstoßen, nehmen Sie unten einfach so 10 Zentimeter in dem Pack raus und schmeißen es weg. Kommen Sie nie wieder dazu. Das kann man auch in der digitalen Form machen. Ich habe es beispielsweise so in Outlook, dass ich, wenn Sie in Ordnereigenschaften gehen, habe ich – das geht noch nicht im neuen Outlook, aber beim alten geht es auf alle Fälle – dann können Sie sagen, autoarchivieren. Das heißt, da können Sie sagen, alle Newsletters beispielsweise, die Sie innerhalb von 14 Tagen nicht gelesen haben, werden automatisch gelöscht. Also auch das empfehle ich immer, hier eben da radikal und regelmäßig einfach auszumisten. Ja, dann: Zeit für Mails einplanen. Ich habe eben gesagt: Was mache ich hier als Letztes am Tag? Als Letztes am Tag mache ich es ebenso, dass ich den nächsten Tag plane.
Planen Sie feste Zeitblöcke für E-Mails, um Produktivität zu steigern
Als Vorletztes mache ich eben meine E-Mails. Und dafür plane ich mir mindestens eine Stunde, teilweise sogar am Freitagnachmittag noch mal vier Stunden ein, sollte ich vollgelaufen sein. Das heißt, Ziel ist, dass ich wirklich an jedem Tag meine E-Mails entsprechend auf null setze, sowohl im Empfang als auch runter gesendet. Und wenn ich es nicht schaffe, dann plane ich mir spätestens am Freitagnachmittag einen Slot ein, wo ich dann eben mit Zero in die Woche reingehe. Ich habe vor ein paar Jahren mal ein Training vor einer Gruppe von Vertriebler gemacht, wo ich diese Tipps vorgestellt habe und die guckten mich alle an: Was erzählt denn der da? Und dann fragte ich noch mal: Was gucken Sie mich so an? Und dann sagten die: Wir kriegen so drei, vier E-Mails die Woche. Wenn Sie in dieser glücklichen Situation sind, brauchen Sie das alles nicht, gar kein Thema. Ich kriege so circa 400, 500 E-Mails am Tag, da würde ich es anders nicht schaffen. Also deswegen ist wichtig, da eine vernünftige Strategie zu haben. Und jetzt sagen wir: Ich muss doch morgens meine E-Mails checken. ja, wenn Sie IT-Support sind, ja, aber wer von Ihnen arbeitet im IT-Support? Ich gehe mal davon aus, die meisten sind nicht so unterwegs, dass sie auch im VR-Bank-Bereich eine Karte sperren müssen.
Da muss ich natürlich jemanden kriegen. Deswegen geht es bei mir Notfallkanal. In jeder E-Mail steht unten eine Signatur bei mir und in der Signatur steht: Ich checke meine E-Mails im Regelfall einmal täglich am Ende meines Tages nach meinem Kundentermin. In dringenden Fällen: Schreiben Sie mir bitte eine iMessage-SMS. Und diejenigen, die mich schon länger kennen, wissen, ich bin ja der Verrückte mit den zwei Uhren. Die Analoge hatte ich schon vorher, die Digitale habe ich mir danach geholt. Und was ich hier habe auf dem Zifferblatt, habe ich eben eine Komplikation und eine dieser Komplikationen sind meine SMS. Und dann sehe ich, wenn ich eine SMS geschrieben hat. Ergänzend habe ich noch VIP-E-Mails. Das heißt, wenn mir mein Redner-Management, die Karin Burga, eine E-Mail schreibt, dann sehe ich die sogar noch als VIP und dann kann ich die eben auf der Uhr kurz antippen. Und dann bin ich im VIP-Postfach und nicht im Newsletter-Ordner, wo ich dann stundenlang wieder versumpfe. Also Ablenkung reduzieren ist auch eine gute Idee. Ja, das heißt, hier in der Zusammenführung die wichtigsten fünf Tipps: E-Mails reduzieren, eins minus zwei, sofort entscheiden, Ordnerstruktur schaffen, die für Sie passt und Blocker im Kalender. Denn was wäre, wenn wir im Büro auch so arbeiten würden, wie in der Produktion?
Fazit
Und last but not least, und das kennen diejenigen, die mich schon länger kennen, gilt gerade beim Thema E-Mail: Erst Hirn einschalten, dann Technik, dann aber auch Technik einfach nutzen. Und wenn Sie zu diesem Thema, sowohl als Vortrag, als Beratung, als Training, auch In-House oder für Ihre Veranstaltung, dort Input haben, haben mögen, stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung und in diesem Sinne wünsche ich Ihnen noch eine produktive Woche.
Bis zum nächsten Mal, Ihr Thorsten Jekel.
