Microsoft 365 im Steuerberater-Alltag

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Einführung

Schön, dass wir mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital4Productivity und heute mal einer speziellen Episode für meine DATEV-Steuerberaterinnen und Steuerberater. Sie wissen ja vielleicht, dass ich schon seit über zwölf Jahren jetzt das Chefseminar „Das iPad im Kanzleialltag“ gebe. Und das Schöne ist, da tut sich immer eine ganze Menge. Und dieses Jahr hat sich wirklich ein großer Schritt getan, denn das Thema Microsoft 365 wird jetzt auch ziemlich vollumfänglich von DATEV unterstützt – und sogar in ASP-Umgebungen. Und das schauen wir uns jetzt einfach mal die unterschiedlichen Varianten an. Wozu das praktisch ist. Das, was Sie natürlich im ersten Moment bei Microsoft 365 so im Kopf haben, ist vielleicht Office 365, so hieß es früher – Word, Excel, Powerpoint, Outlook. Natürlich ist das in der Umbenennung von Office 365 in Microsoft 365 geblieben. Aber es hat schon durchaus Sinn, dass es jetzt Microsoft 365 heißt, denn es ist mehr als Office. Es ist auch das Thema OneDrive im Sinne des Datenaustausches. Es ist das Thema Teams, ist es das Thema SharePoint ,also mehr Möglichkeiten. Und das Schöne ist, Sie können das sowohl in der großen ASP-Lösung als auch in der Partner-ASP-Umgebung, da hängt es natürlich immer ein bisschen vom Partner ab, als auch in der Smart IT, also auch in der kleinen Lösung mittlerweile wunderbar abdecken.

Warum Microsoft 365 Sinn macht

Ja, und wozu macht das Sinn? Es macht vor allen Dingen einmal Sinn für den Dateiaustausch, denn das Thema iPad ist natürlich schön, aber ich kriege vor allen Dingen immer wieder die Frage aus Steuerkanzleien, wie kann ich denn Dateien austauschen zwischen dem PC und zwischen dem iPad? Und natürlich können Sie Sachen hin und her mailen, aber das ist natürlich immer so ein bisschen eine halbmanuelle Lösung, die ist nicht so wahnsinnig gut. Jetzt sagen Sie vielleicht, Mensch, wir arbeiten mit dem Thema DMS. Und leider gibt es keine DMS-Applikation, aber Sie konnten ja schon immer Dateien aus dem DMS auschecken auf ein Verzeichnis und darauf kann man zugreifen. Wenn Sie sagen, Sie möchten nicht auf Cloudlösungen arbeiten, dann gibt es die Möglichkeit, dass man das Ganze über die Dateifreigabe löst.

Aber es geht noch einfacher mittlerweile über Microsoft OneDrive und OneDrive wird fast vollumfänglich entsprechend unterstützt in der DATEV-Lösung. Es ist so, dass Sie OneDrive eben so sind, dass Sie es eben bei ASP im Browser nutzen können. Sie können es nutzen in den Microsoft-Anwendungen können sagen Datei öffnen und dann bietet er Ihnen OneDrive als Speicher-Standort an. Was die DATEV aktuell noch nicht unterstützt, ist die Möglichkeit, dass Sie OneDrive direkt in Ihren Microsoft Windows-Dateimanager den Explorer mit integrieren in der ASP-Umgebungen. Es gibt aber auch wieder einen Trick und Sie kennen mich ja, ich bin ja jemand, diejenigen, die mich schon länger auch im DATEV-Chef-Seminar erlebt haben, Sie wissen ja, ich gucke mir ja immer links und rechts die Lösungen an und es gibt auch sehr, sehr pfiffige Kollegen im Hause DATEV, die auch immer mir wieder Hinweise geben, wie man denn links und rechts auch denn die Sachen nutzen kann. Und der liebe Kollege Abdulla, der Produktmanager für das Thema Microsoft 365, mit dem habe ich mich vor kurzem wieder mal ausgetauscht und der sagt, hey, Moment mal, was du machen kannst natürlich ist, wenn man Microsoft 365 nutzt, dann kann man Microsoft 365 ja nicht nur auf einem Gerät, also auch nicht nur in der ASP-Umgebungen installieren, sondern auf mehreren Geräten. Das heißt, was ich ohnehin immer empfehle, ist Microsoft dann auch zu installieren in der lokalen Ebene, also nicht in der ASP-Umgebung, sondern so, dass Sie sich gar nicht einbilden müssen, sondern eben auch Word, Excel, Powerpoint – und da können Sie nämlich auch One Drive in Ihrer lokalen Umgebung entsprechend installieren. Das heißt, Sie müssen sich gar nicht bei ASP einwählen, sondern da können Sie wunderbar in der lokalen Welt sich austauschen. Dann können Sie praktisch einmal in der ASP-Umgebung Word, Excel, Powerpoint und alles installieren. Eben leider nicht One Drive im Browser. Sie können aber dann in der lokalen Umgebung das machen und dann können Sie es wunderbar nutzen, und natürlich auch OneNote, das Notizensystem, um sich auszutauschen. Also das geht. Und wenn ich gucke, Sie haben die Möglichkeit eben bei DATEV ASP ist es so, wenn Sie die kleine Lösung haben, die Cloud, dann ist es eben so, dass Sie nun eine eigene Lizenz einbringen können.

Wenn Sie eben dort Partner ASP oder das normale ASP nutzen, dann können Sie eben entweder eine eigene Lizenz mit einbringen von Microsoft 365 oder was dann noch mal komfortabler ist, Sie können auch eine über die DATEV bestellen. Und dann haben sie immer die Unterscheidung, also zu sagen, es gibt eben die Möglichkeit, natürlich auch off-/online zu arbeiten im Browser. Aber Sie können natürlich auch ganz normal sich die Office-Applikation installieren. Und es gibt reine Cloudlösungen, nämlich OneDrive, SharePoint, Planer und Teams, um nur so die wichtigsten zu nennen. Ja, hier ist natürlich auch immer zu sagen, wo ist da die Verantwortungs-Trennlinie aus dem Thema des Datenschutzes. Man muss eben immer wissen, die Microsoft-365-Lösungen laufen bei Microsoft auf den Systemen, sind aber laut aktuellem Stand auch DSGVO-konform entsprechend nutzbar.

Ja, wenn Sie bisher Microsoft Office 2016 haben und Sie stellen oben auf Microsoft 365, dann ist das nicht mal so eben, da sollten Sie mit Ihrem Dateisystem-Partner gemeinsam machen, weil Sie haben dann entsprechend ja vorher eben eine installierte Version auf dem DATEV-ASP-System und Sie müssen dann die Microsoft Cloud im DATEV ASP konfigurieren. Sie haben den Charme, wenn Sie eben umsteigen von Office 2016 auf 365, dass Sie es auch außerhalb von DATEV ASP nutzen können. Wenn Sie vorher eine Microsoft-365-Lizenz hatten, Microsoft-Office-2016-Lizenz in ASP konnten Sie das nur in ASP nutzen. Mit 365 können Sie es bei ASP, Sie können es auf der lokalen Ebene und eben auch auf Ihrem iPad und auf Ihrem iPhone nutzen. Ja, und dann eben, wo liegen die Daten? Sie liegen bei Office 2016 in der privaten DATEV-Cloud, bei Microsoft 3 65 eben, liegen sie je nach Einsatzszenario eben auch in der Microsoft Cloud.

Microsoft 365 Versionen

Ja, dann vielleicht noch mal von der Version. Es gibt tausende Versionen zu diesem Thema. Microsoft 365 ganz, ganz wichtig, es gibt eben eine einen ganz wichtigen Part, nämlich dieses Thema, dass Sie das Azure Active Directory Premium 1 benötigen für die mehrstufige Authentifizierung. Das ist eben ein Zwei-Faktor-Authentifizierung-Teil, was Sie brauchen. Das ist entsprechend inklusive, wenn Sie die Microsoft 365 Business Premium nutzen. Da ist dann eben auch das Thema Microsoft Teams, da ist das Thema eben Exchange online entsprechend mit drin. Wenn Sie das Thema der E3-Lizenz haben, dann ist dieses P1 nicht mit drin. Hier sollten Sie einfach mit dem DATEV-Berater oder mit Ihrem Systempartner, DATEV-Berater oder Systempartner einfach noch mal über die Lizenzen durchgehen. Mit der 365 Business Premium ist am einfachsten, da haben Sie eben tutti completti alles drin, was Sie brauchen und inklusive eben auch dieser Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Sie brauchen.

Sollten Sie die Lizenz über die DATEV nutzen, dann haben Sie, wie ich finde, einen großen Vorteil. Und zwar, es gibt eine Administrationskonfiguration von Microsoft 365 in der DATEV-ASP im Serviceportal. Sie können darüber hinaus auch auf die Microsoft-365-Administrationsportale gehen. Das ist super. Sie können das, wenn Sie mehr brauchen, gehen Sie auf die Microsoft-Portale, aber für die Basis-Funktionalität reicht das normale DATEV-ASP-Serviceportal. Das hat für Sie den Charme, dass sich die Komplexität für Sie signifikant reduziert. Weil, also ich bin unter anderem auch Microsoft Partner, arbeite täglich mit den Administrationsportalen von Microsoft. Und glauben Sie mir, selbst, ich bin manchmal am Suchen, wo die Dinge sind und wenn ich es einmal verstanden habe, wo es ist, dann hat Microsoft entweder den Namen oder den Ort, wo man die Einstellungen findet garantiert wieder mal geändert. Total nervig.

Multifaktorauthentifizierung

Ja, dann eben dieses Thema Multifaktorauthentifizierung. Ganz, ganz wichtig. Wenn Sie die Lizenz für die DATEV haben, dann ist es so, dass Sie in der DATEV-ASP-Sitzung brauchen Sie keine Zwei-Faktor-Authentifizierung, da brauchen Sie ganz normal nur Ihren DATEV-ASP-Benutzernamen und Kennwort. Sobald Sie außerhalb der DATEV ASP sind, wenn Sie also dann eine Lizenz haben, die über die DATEV gemanaged ist, und Sie haben es jetzt in der lokalen Welt, dann fragte sie entsprechend nach dem zweiten Faktor. Das ist das, was ich vorhin sagte, da brauchen Sie eine Active Directory per Einzellizenz. Dient einfach der Sicherheit. Und auch wenn Sie mit Kunden in die Kommunikation gehen, dann brauchen die auch dafür eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das ist so ein Punkt, wo ich sage, wenn Sie noch nicht Microsoft 365 haben und Sie überlegen sich neulich, will ich die entsprechend über eine eigene Lizenz haben, oder über die DATEV, dann sind Sie, wenn Sie es über die DATEV machen, dann haben Sie den Charme, dass Sie die vereinfachte Administration haben, den leichten Komfort, die leichte Komfort-Einschränkung, dass Sie immer mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung arbeiten müssen. Und wenn Sie beispielsweise einen Kunden haben, einen Mandanten, der mit Ihnen über Teams arbeitet, dann muss der sich auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten. Ich persönlich sage aber, das ist zwar eine leichte Komforteinbuße, aber ein signifikantes erhöhtes Sicherheitslevel. Deswegen bin ich ein großer Freund von zwei Faktor, würde es auch immer mit reinnehmen. Also deswegen würde ich eher die Lizenz für die DATEV nehmen und auch immer, selbst wenn Sie selbst über Lizenz machen über zwei Faktor machen. Nur wenn Sie jetzt beispielsweise schon eben eine Microsoft-365-Lizenz auch haben, dann müssen Sie die, können Sie einfach mit einbringen und müssen die nicht nochmal über die DATEV sich holen.

Ja, wie funktioniert die Umstellung? Also lokale IT usw. muss auf Microsoft 365 vorbereitet werden. Also das Thema Software, und Software ist auch so, man denkt immer bei Microsoft 365 geht alles nur online. Nein, Sie laden sich das entsprechend auch die Programme, so, dass Sie auch eben wie gewohnt entsprechend offline nutzen können. Ja, im Serviceportal ist dann eben das Microsoft 365 aber zu bestellen. Die Anmelde-Domäne ist zu verifizieren. Sie wollen ja nicht mit eben on Microsoft sondern mit Ihren normalen Arbeiten. Die Vertriebspartnerschaft muss verwaltet werden und der Umstellungstag muss festgelegt werden. Und dann geht es natürlich darum, dass Sie die Mitarbeitenden entsprechend vorbereiten und schulen. Meine Empfehlung auch wirklich aus jetzt der Erfahrung von vielen Microsoft 365 Einführungen, die ich begleiten durfte, sowohl in Steuerkanzleien als auch außerhalb, wie beispielsweise bei Pfizer, ist wichtig, dass man sich vor allen Dingen bei diesem Thema, welche Systeme nutzt man für was, sich organisatorisch einfach Gedanken macht. Weil wenn dann eben der eine die Daten auf OneDrive, der andere im DMS, der nächste eben Dateisystem, der andere im Teams speichert, der nächste wieder mit OneNote arbeitet, dann entsteht einfach Chaos. Also hier wichtig, dass man sich organisatorisch einfach vernünftig einmal sauber überlegt, wie man Microsoft 365 nutzt oder auch nicht nutzt und wie man es im Austausch mit Mandanten auch nutzt.

Ja, sie können dann eben mit OneDrive eben die Dateien-Manager, OneDrive, FileBrowser Professional ist eben etwas, was Sie nutzen können auf dem iPad. Den PDF Expert, den können Sie nutzen, WPS Office können Sie nutzen, Notability. Hier können Sie auch das Auto-Backup wunderbar als PDF-Dateien machen, weil viele nutzen eben beispielsweise dann Goodnotes oder Notability, mailen sich die Notizen weiter. Und das Schöne, wenn Sie das mit OneDrive haben, dann haben Sie ein Auto-Backup, wo Sie diese Dinge wunderbar einfach als PDF-Dateien in Ihr OneDrive zurück synchronisiert bekommen. Noch schöner ist es natürlich, wenn Sie mit OneNote arbeiten, ein Bestandteil von Microsoft 365. Da ist es so, dass die Daten sogar synchronisiert werden und dass Sie, wenn Sie sich für einen Mandanten-Gespräch vorbereiten, beispielsweise auch Sachen aus dem Arbeitsblatt als PDF-Datei in ein Notizbuch reindrucken können. Und das ist natürlich super. Also, das ist die hohe Schule, dass man es dann wirklich synchronisiert hat.

Ja, auf dem iPad haben Sie eben die OneDrive-App, auf die Sie da zugreifen können, wo Sie wunderbar in die dann auch in der Dateien-App sehen. Sie können sie natürlich auch im PDF Expert sehen. Das Ding hat mittlerweile auch eine Dateien-Manager-Integration, wo Sie es tutti completti mit dabei haben.

Interessant auch natürlich das Thema Austausch mit Mandanten über MS Teams. Gerade während der Pandemie haben mehr und mehr Unternehmen auf Microsoft 365 umgestellt. Und in dem Zuge ist es so, dass eben, ich mittlerweile auch viele Kanzleien schon kenne, die über Microsoft Teams dann nicht nur Videokonferenzen machen, sondern dann auch Kanäle haben und in diesen Teams gibt es Kanäle, da gibt es dann den Bereich Dateien und darüber kann man sich wunderbar in Dateien austauschen. Gibt es übrigens für die, die es schon nutzen und sagen das ist aber sperrig über den Browser gibt es in Teams so einen kleinen Knopf, der heißt Synchronisation. Und wenn Sie dadrauf klicken, dann sehen Sie und das kann auch der Mandant machen Ihre Dateien in den verschiedenen Teams dann auch im Windows-Dateimanager. Und das ist dann super, dann haben Sie Teams, Datei-Bereiche, wie sieht es mit Netzlaufwerken oder USB-Sticks früher kannten, ganz normal so parallel zu Ihrem normalen OneDrive in Ihrem Dateimanager, und das ist wirklich eine sehr komfortable Art des Dateiaustausches. Und wenn Sie dann das Ganze mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert haben, dann haben Sie auch einen guten Mittelweg zwischen Komfort und zwischen Datensicherheit.

Fazit

Also Microsoft 365 als Fazit, weil ich oft gefragt werde, wird mittlerweile sehr, sehr gut unterstützt von der DATEV. Wenn Sie die Cloud ID haben, dann geht es über eine eigene Lizenz, aber eben auch in dem Bereich Cloud ID und Lokal. Wenn Sie Partner ASP oder das normale ASP haben, dann können Sie auch über die DATEV eine Lizenz haben. Dann haben Sie eine etwas komfortablere Administration in dem Bereich. Aber auch hier können Sie eine eigene Lizenz einbringen und dann können Sie neben den üblichen Microsoft-Office-Lizenzen, die Sie kennen, können Sie eben auch das Thema Teams, Sie können das Thema OneDrive für das Thema Dateiaustausch, Sie können das Thema OneNote wunderbar nutzen, um Notizen auf dem PC entsprechend für die Vorbereitung von Gesprächen zu machen, auf dem iPad zu ergänzen. Und falls Sie den Kollegen Lang von der Meisterkanzlei noch nicht kennen, den zitiere ich immer gerne und empfehle Ihnen hier auch immer wieder sehr gerne. Der hat sehr intelligent sich mal Gedanken darüber gemacht, wie man eben mit OneNote es so machen kann, dass Sie pro Mandant ein Notizbuch sich anlegen und das eben nach ein oder zwei Veranlagungszeitraum, so macht er es, dann wieder ins DMS entsprechend mit importieren. Somit haben Sie eben dann auch wieder alle Notizen des Mandanten im DMS. Wenn man das einmal als OneNote-Datei und einmal als PDF-Datei exportiert, dann haben Sie eben immer den Stand, den Sie im Zweifelsfall durch Auschecken wieder weiterverarbeiten können. Das ist der OneNote und Sie haben die PDF-Datei, die Sie sogar im DMS sogar lesen können und dort revisionssicher abgelegt haben. Also da schließen sich die Kreise, also Microsoft und DATEV wachsen da immer mehr zusammen und dadurch, dass Sie Microsoft 365 auch in der lokalen Welt nutzen können, können Sie da auch vollumfänglich OneDrive nutzen. Und wenn Sie eben diese Microsoft-365-Lizenz haben, damit mit der Lizenz, können Sie auf dem iPad eben auch wunderbar Word, Office, eben Excel, Powerpoint und natürlich auch Teams OneDrive und SharePoint nutzen.

Ja, wenn Sie da weitere Fragen haben zu dem Thema, kann ich Ihnen sehr das Chefseminar „Das iPad im Kanzleialltag“ empfehlen. Wenn Sie schon mal bei mir mitgemacht haben, kommen Sie gerne wieder. Ich habe vor kurzem erst wieder jemand dabei gehabt, der schon dreimal mit dabei war und der gesagt hat Wau, immer wieder Dinge, die neu sind. Immer wieder Dinge, die ich vielleicht schon mal bei Ihnen gehört habe, aber noch nicht so konsequent umgesetzt hat. Es lohnt sich auch immer wiederzukommen. Es gibt das mittlerweile auch online. Wenn Sie da mehr Informationen haben, einfach in den Shownotes drauf klicken, dann können Sie mich da unmittelbar und direkt kontakten.

Ja, in diesem Sinne, wie Sie sehen, bei DATEV geht mehr als Sie denken. Bis zum nächsten Mal.

Ihr Thorsten Jekel.

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