Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Folge von Digital4Productivity. Und heute gebe ich Ihnen mal einen Produktivitätshack, nämlich die Pomodoro-Technik.
Vielleicht kennt der eine oder die andere diese Technik schon und diejenigen, die Sie kennen, für die habe ich auch einen App-Tipp, wie Sie sie vielleicht umsetzen können.
Grundidee
Was ist die Grundidee? Die Grundidee ist, dass wir, und da gibt es unterschiedliche Studien, doch häufig unterbrochen werden in unserem Arbeitsalltag und wir bis zu 20 Minuten brauchen, um wieder auf dem alten Produktivitätslevel zu sein. Schon Lothar Seibert hat das in seinem berühmten Buch Mehr Zeit fürs Wesentliche als den sogenannten Sägezahneffekt dort sehr treffend bezeichnet, nämlich Ich habe immer so, dass die Aufmerksamkeitskurve hoch und runter geht und man ist einfach sehr viel produktiver, wenn man mal an einem Stück an etwas arbeitet. Ist das durch moderne Digitalisierung leichter geworden? Ich habe die Beobachtung, dass es eher schwieriger geworden ist, vor allen Dingen die Smartphones. Denn das ist so, die meisten haben ja diese ganzen Benachrichtigungen nicht nur auf ihrem PC die ganze Zeit, dass es bimmelt, klingelt und hupt, sondern auch noch auf dem Smartphone jetzt und zu Zeiten von Facebook, von Tiktok, von Instagram usw. können wir natürlich dieser roten Zahl auch der Social-Media-Dienste und -Benachrichtigungen nicht widerstehen. Deswegen der wichtigste Tipp für mich ist immer alle Benachrichtigungen deaktivieren. Natürlich gibt es wichtige E-Mails, aber dafür gibt es eine VIP-Funktion. Und ich habe eben bei den E-Mail-Empfängern, die für mich VIP‘s sind, da habe ich eine Benachrichtigung angeschaltet, dass ich dann die rote Zahl sehe. Aber selbst das führt dann öfter wieder dazu, dass ich sage, jetzt muss ich direkt dran und ich bekenne mich da selbst, ich lasse mich gerne ablenken. Und ich arbeite was, habe tausende Ideen und dann springe ich hin und her. Und die Idee von Pomodoro ist von jemand erfunden worden, der hat sich einfach eine Eieruhr gestellt, die er in der Küche gehabt hat. Und die, die er in der Küche gehabt hat, hatte so die Form einer Tomate, war ein Italiener und der hatte eben deswegen die Pomodorotechnik, weil er eben die Eieruhr in Form einer Tomate hat. Die hat er sich auf 25 Minuten gestellt oder auf 20 Minuten und hat gesagt so, bis die rappelt, bleibe ich an dieser einen Aufgabe dran. Dann mache ich fünf Minuten Pause, dann drehe ich wieder und bleib wieder dran. Also an solchen Zeitscheiben. Und ich habe das jetzt gerade vor kurzem gemerkt, ich habe vor kurzem wieder ein Buch geschrieben. Freuen Sie sich drauf. Also da geht es um das effektive Nutzen von digitalen Tools. Erscheint im Oktober im Gabal-Verlag. Und als ich dieses Buch geschrieben habe, habe ich wieder mal sehr konsequent Pomodorotechnik gemacht, indem ich gesagt habe 25 Minuten Eieruhr stellen und dann 25 Minuten mindestens dranbleiben. Wenn ich gerade so im Flow war, habe ich noch ein paar Minuten drangehängt, aber nicht fünf, sechs Stunden. Den Fehler habe ich nämlich auch gemacht, dass ich teilweise gar keine Pausen gemacht habe. Und dann habe ich vielleicht drei, vier Stunden konzentriert durchgearbeitet. Dann war ich aber am Nachmittag durch. Und Pomodoro ist die Idee 25 Minuten stellen, fünf Minuten Pause und die Idee ist, dass man so einer vier so Pomodoro-Einheiten etwas längere Pause macht und dafür gibt es mehrere Apps. Ich persönlich empfehle die Applikation Focus Time. Dazu, wie immer, natürlich auch ein Link in den Shownotes und die ist von Peer Assembly und kostet einmalig €5,99.
Und das Schöne ist, da kann man sich zum einen selbst einstellen die Zeiten, die man für eben arbeiten, für Pause einstellt und wie lange auch nach vier Einheiten und nach wie viel Einheiten dann eine lange Pause kommt. Ich habe es bei mir auf 25 / 5 eingestellt und ich mache es wie gesagt so, wenn ich nach den 25 Minuten merke, ach, ich habe gerade Lauf, dann verlängere ich noch, aber nicht unendlich. Und bei den Pausen merke ich auch manchmal, wenn ich länger als fünf Minuten brauche, ist auch okay. Aber die wichtigste Grundidee ist eben dann während dieser mindestens 25 Minuten lang nur an diesem einen Ding zu arbeiten. Wenn einem dann die goldene Idee während der Zeit kommt, dann kann man die immer noch mal kurz notieren, aber dann sofort weitermachen. Meine Erfahrung gerade bei solchen konzeptionellen Tätigkeiten ist, dass man da sehr viel konzentrierter dran bleibt. Sie können sich, was ich in dieser Applikation auch sehr schön finde, bestimmte Bereiche oder Tätigkeiten reinschreiben, wo Sie sagen, okay, ich habe eben einen Block Buch schreiben, ich habe einen Block am Business, zum Beispiel, arbeiten, ich habe vielleicht einen Block Finanzen, und dann können Sie mal sehen, wie viele Pomodoros zu welchem Thema haben Sie denn geschafft.
Also, dass man auch mal sieht, wie lange arbeitet man denn am Tag oder in der Woche oder Monat an bestimmten Themen, eben auch sehr schön. Gute Idee, vielleicht sich auch so einen Pomodoro-Timer für das Thema E-Mails anzulegen. Ich empfehle immer E-Mails en bloc am Ende des Tages abzuarbeiten. Dann sieht man eben auch mal wie viele Pomodoros braucht man dann wirklich fürs Thema E-Mail. Denn meine Erfahrung ist, dass einem die Tage meistens deshalb um die Ohren fliegen, weil man die Zeit für E-Mails nicht eingeplant hat und weil man sie nicht blockt, sondern weil man die immer zwischendurch mal reinhaut. Da hat man so die Kombination aus nicht geplant, aus der einen Thema dauernd unterbrechen und das kann man wunderbar mit dieser Application Focus Time eben lösen. Ich habe die bei mir auf dem iPhone, da finde ich es sehr schön, da kann man sie entsprechend auch visualisieren. Man kann das auch natürlich auf dem iPad machen oder diejenigen, die den Stream Deck haben, dafür gibt es sogar die Stream-Deck-Applikation. Ich persönlich mag es auf dem iPhone ganz gut. Focus Time für einmalig €5,99 kann ich, wie gesagt, sehr empfehlen.
Fazit
Ja, in diesem Sinne war das mal auf. Sehen Sie, wo die Schnittstellen sind, wo zum Thema iPad, iPhone auch Digital4Productivity, denn mit einem Tool wie Focus Time hilft Ihnen das digitale Tool auch produktiver zu werden.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen weiterhin viel Erfolg mit der produktiven Nutzung von Technik. Und nächste Woche gibt es eine Episode, die mal speziell für Steuerberater ist, wo wir uns nämlich mal angucken, was mit dem Thema Microsoft 365 in der DATEV mittlerweile geht. Da geht nämlich eine ganze Menge mehr als Sie denken.