Machen Sie sich effektiv digital Notizen

Einführung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital 4 Productivity und zum dritten Kapitel von „Digitale Tools effektiv einsetzen“. Und Sie wissen, da steht bewusst nicht effizient, sondern effektiv, denn es geht darum, die richtigen Tools richtig natürlich dann auch zu nutzen, da sind wir beim Thema Effizienz, aber es ist zunächst mal wichtig, die richtigen Dinge zu tun. Und wir haben ja hier in diesem Buch eben in der ersten Episode, in der Nuller Episode sozusagen, den Überblick über das Buch gegeben und haben dann in den ersten beiden Kapiteln uns damit beschäftigt, wie Sie das Thema der Message-Flut auf der einen Seite eben lösen können. Also „Stoppen Sie die Message-Flut“ war das erste Kapitel und das zweite Kapitel waren Stimmen Sie Ihre Endgeräte aufeinander ab.

Top 10 Tipps aus dem Kapitel 2

In bewährter Form zum Einstieg, bevor wir uns mit dem Thema Notizen heute beschäftigen, einmal noch mal die Top 10 Tipps aus dem Kapitel 2, wo es darum ging, eben die Geräte immer aufeinander abgestimmt zu haben, weil viele der Dinge finden wir beim Thema Notizen wieder.

Ja, das erste, wenn Sie ein neues System kaufen, fragen Sie sich immer, welches System löse ich damit ab? Am besten gleich zwei. Sie erinnern sich die 1-2-Regel. Wenn Sie jedes Jahr ein neues Gerät haben wollen, ist Mieten über Grover vielleicht eine gute Option für Sie. Dann sind Sie sehr flexibel und zahlen nicht unbedingt mehr, sogar weniger, wenn Sie sich jedes Jahr ein neues Gerät holen. Es gibt kein perfektes Betriebssystem. Weder Hater noch Fan-Boy zu sein, bringt Sie weiter. Windows und Apple, beide haben ihre Stärken und ihre Schwächen. Speichern Sie Ihre Daten nie ausschließlich auf Endgeräten. Das ist einfach gefährlich und somit haben Sie, wenn Sie es eben anders machen, nicht nur die Möglichkeit, dass andere Menschen darauf zugreifen können, sondern Sie haben gleich eine Datensicherung. Das ist vor allen Dingen beim Thema Notizen so, denn ich erlebe es immer wieder, dass dann aus Versehen eine Notizen-App gelöscht wird und alle Notizen sind weg. Also deswegen, das kann man darüber lösen.

Ja, nutzen Sie immer Plattform- übergreifende Systeme. Also beispielsweise ich mache sie ruhig mal wieder fest und da ist immer so die Brücke zwischen dem letzten und diesem Kapitel fest. Wenn Sie sich jetzt beispielsweise für GoodNotes entscheiden oder Notability, dann sind Sie in reinen Apple-Systemen, die es zwar für den Mac gibt, aber nicht für Windows. So, das heißt, damit sind Sie dann wieder in einer Sackgasse, wenn Sie sich dann irgendwann mal entscheiden, ich will dann doch auf Windows noch mal mit arbeiten. Also arbeiten Sie mit Systemen, die es idealerweise für alle Plattformen gibt. Das geht nicht immer, aber wenn es irgendwie geht wie OneNote, eben ein Notizen-System, was es wirklich für alle Betriebssysteme dort gibt. Ja, prüfen Sie dann, was haben Sie denn schon? Also OneNote beispielsweise ist Bestandteil von Microsoft 365. Wenn Sie das ohnehin schon haben und bezahlen, ja, dann nutzen Sie es doch bitte gerne auch.

Warum sollte man Datenzugriffe von unterwegs einrichten?

Ja, richten Sie sich Datenzugriffe von unterwegs aus ein, sichern Sie diese über VPN und Verschlüsselungslösungen. Braucht man im Bereich Notizen eher weniger. Wenn Sie aber beispielsweise Systeme haben wie ein Dokumentenmanagement-System, wo Sie kundenbezogene Notizen drin haben und dafür gibt es keine App, dann ist es wichtig, dass Sie dort im Zweifelsfall über einen Fernzugriff auch darauf zugreifen können.

Ersparen Sie sich die teuersten Endgeräte

Ja, kaufen Sie in der Regel nicht das teuerste Endgerät, sondern das maximal, ich sage immer so wenig Technik wie möglich, nicht mehr, aber auch nicht weniger. Also das, was Sie brauchen idealerweise, und richten Sie die entsprechend auf mobilen Endgeräte immer so ein, dass die Daten immer automatisch aufgeladen auf dem Gerät sind und immer automatisch synchronisiert werden, idealerweise durch eine integrierte SIM-Karte. Beim iPad kennen Sie das, da predige ich es schon länger. Es gibt aber auch durchaus Notebooks, leider nicht im Apple-Bereich, aber ich habe zum Beispiel einen HP, ein Elite Book und da habe ich auch eine SIM-Karte drin. Und das heißt, in dem Moment, wo eben die Kiste an ist und online ist, zieht es sich automatisch die Daten. Das einzige, wo man immer dran denken muss, so ein iPad ist halt, außer Sie schaltet´n es komplett aus, immer an und zieht sich im Hintergrund die Daten. Einen Laptop lassen Sie nicht immer an, weil einfach der Akku so nicht so lange durchhält. Also da ist so der Teufel oder der Nutzen manchmal im Detail.

Kapitel 3: Machen Sie sich effektiv digital Notizen

Ja, wir sind damit beim dritten Kapitel, nämlich „Machen Sie sich effektiv digital Notizen“. Und hier einmal in bewährter Form der Einstieg ins Kapitel. Kennen Sie das? Immer wenn Ihnen etwas einfällt, das Sie nicht wieder vergessen wollen, suchen Sie in aller Eile einen Schmierzettel, auf dem Sie sich das Wichtige notieren können. Juhu, jetzt habe ich es schwarz auf weiß. Wenn Sie diese Notiz dann wieder benötigen, geht die Suche erneut los. Wo ist nur dieser Zettel geblieben? Da werden dann Jackentaschen, Schubladen und Autos durchsucht. Natürlich liegt der Zettel zu Hause, wenn man im Büro ist und im Büro, wenn man ihn zu Hause braucht. Deshalb sind Sie mittlerweile auf ein Notizheft umgestiegen, dass Sie immer in der Tasche haben. Tolle Idee. Blöd nur, dass Ihre Assistenz nun immer wieder nachfragen muss, was Sie sich denn in dem letzten Meeting notiert haben. Dank Ihres iPads ist das zum Glück Geschichte. Jetzt haben Sie alles elektronisch dabei, wenn Sie Ihr Tablet dabei haben. Vor kurzem startete Ihr Tablet nicht wie sonst, da wurde Ihnen schon etwas mulmig. Was, wenn die Notizen auf einmal alle weg sind? Die habe ich ja nur auf dem Tablet. Und überlegen Sie, ob Sie Ihre Notizen künftig nicht doch auf Smartphone und vor allen Dingen auch auf den Firmenrechner kopieren sollten. Da blockt dann wohl die IT. Also vielleicht finden Sie sich in dem einen oder anderen Szenario wieder. Ich bin immer wieder erstaunt, wenn ich die Möglichkeiten von OneNote als synchronisiertes Notizbuch vorstelle, dass mich viele Menschen angucken, als würde ich jetzt irgendwie die neueste Raketen-Technik vorstellen. Ich nutze das schon, glaube ich, seit 20 Jahren. Also schon als angestellter Geschäftsführer habe ich schon ewig OneNote schon auf Windows Handys genutzt, als es die noch gab, auf Palms genutzt und solche Dinge. Also da merkt man, der Engpass ist nicht immer die Technik, der Engpass ist oft der Mensch, der die vorhandene Technik nicht nutzt. Ja, was sind denn, immer so dieses Thema, die drei Hauptprobleme von digitalen Lösungen. Punkt Nummer eins, wir erfassen die digitalen Notizen unleserlich oder zu langsam. Das heißt, was ich immer erlebe, da wird dann auch eins zu eins einfach irgendwie zu sagen, die einfach die Notizen-App mal genutzt, weil das ist so die erste, die man da hat. Und dann muss man sich überlegen, wie maile ich das dann wieder weiter? Oder es werden dann wirklich, ich sage mal handschriftlich Notizen gemacht, die einfach nicht mehr lesbar sind. Also zumindest ist das bei mir so, statt sich die Frage zu stellen okay, wie mache ich es denn eben vernünftig?

Ja, dann sind die Notiz-Apps, das ist so das zweite große Thema, oft nicht miteinander kompatibel. Da habe ich dann beispielsweise GoodNotes, was super ist eben auf dem iPad, wenn Sie ein Mac haben, auch super. Aber dieses Format ist dann einfach nur bedingt kompatibel mit Windows. Natürlich können Sie die als PDF-Datei exportieren, aber Sie müssen einfach immer dran denken, dass Sie es machen. Und selbst wenn Sie es automatisiert haben über ein Auto-Backup, dann können Sie diese Notizen immer nur auf dem iPad vornehmen und können diese nicht entsprechend auf dem PC nochmal ändern. Also wenn ich gucke im Steuerberatungsbereich ist es häufig so, dass eben Termine vorbereitet werden und da werden eben Dinge aus dem Arbeitsplatz ausgedruckt, die früher eben in den Papierbereich gedruckt wurden, jetzt eben digital gedruckt in OneNote Notizbücher. Die kann ich dann beim Mandanten noch kommentieren und dann habe ich die Möglichkeit, diese dann hinterher auch wieder zurück einzuspielen. Also in beide Richtungen. Also deswegen sollten Sie immer darauf achten, dass Sie hier auch Betriebssystem-übergreifend arbeiten. Also alle Lösungen, die nicht auf allen Betriebssystemen nutzbar sind, sollten wirklich nur im absoluten Ausnahmefall genutzt werden. Jetzt sagen Sie vielleicht ja, ich habe mich doch heute für das iPad entschieden und das ist die Lösung, die super ist.

Ja, wenn Sie sich vor ein paar Jahren für das Thema Blackberry entschieden haben, war es damals auch eine gute Entscheidung. Mittlerweile gibt es sie nicht mehr und das kann genauso auch mit dem iPad passieren. Die Wahrscheinlichkeit ist sicherlich geringer, aber auch dort ist die Frage, okay, wird das immer so die Dominanz haben? Und umso wichtiger ist hier nach Möglichkeit mit Plattform- übergreifenden Systemen zu arbeiten.

Andere auf eigene Notizen zugreifen lassen

Ja, drittes Problem. Andere können nicht auf unsere Notizen zugreifen. Das heißt, dann erlebe ich es oft, dass man eben sagt, jawohl, ich bin selbst vielleicht irgendwie mit Mac unterwegs, da habe ich mein GoodNotes. Ja, aber die Frage ist, kann dann die Assistenz oder kann das Team darauf zugreifen? Und deswegen bin ich ein großer Freund mit Systemen wie OneNote zu arbeiten, die Sie beispielsweise in Microsoft Teams integrieren können. Und dann können Sie sagen, es gibt Notizbücher, auf die nur ich persönlich Zugriff habe, und es gibt welche, auf die mein komplettes Team darauf Zugriff hat, so dass Sie sich einen Haufen CC-E-Mails dort ersparen können. Also genau das heißt diese drei Systeme. Deswegen sage ich imme, bitte denken Sie nicht in Notiz-Apps, sondern in Notiz-Systemen, das heißt eben in Systemen, die Ihnen ermöglichen, auf allen Ihren Endgeräten Notizen zu schreiben und im Zugriff zu haben und auf der anderen Seite, idealerweise eben auch anderen den Zugriff dafür ermöglichen.

Ja, das heißt zu sagen, das sind die üblichen Probleme, die ich dort entsprechend habe. Und was sind eben diese Dinge zu sagen? Was ist eben Nummer eins zu sagen? Schöpfen Sie alle Möglichkeiten der Notizsysteme aus. Punkt Nummer eins.

Handschriftliche Notizen in getippten Text umsetzen

Das heißt, Sie sollten idealerweise auch beispielsweise die Möglichkeit nutzen, dass Sie handschriftliche Notizen sofort in getippten Text umsetzen können. In den meisten Applikationen geht das mittlerweile gut. Auf dem iPad geht es nativ. Das heißt, Sie können überall, wo Sie einen Text schreiben, können Sie umwandeln in Handschrift. Noch etwas besser finde ich es gelöst in OneNote. Da können Sie in der Notizen-Applikation auf dem iPad auf den Stiftbereich gehen und dann gibt es einen Stift, da steht A wie Apple Pencil und dann können Sie einfach mit dem Apple Pencil schreiben und der setzt das Ihnen sofort in getippten Text um. Hier kommt oft die Frage, muss es denn der Apple Pencil sein? Ja, sorry. Ja, es muss der Apple Pencil sein. Alle anderen Pencils sind einfach signifikant schlechter. Die kann man durchaus mal nutzen, wenn man sagt, Sie haben fünf Kinder, so wie mein sehr geschätzter Kollege Thomas Skipwith, der eben sehr, sehr viele Kinder hat. Und wenn Sie fünf Kinder dann irgendwann mal haben und jeder will ein Apple Pencil, dann wird es teuer, dann können Sie auch günstigere für die Schule nehmen. Aber wenn Sie zu denjenigen gehören, die für sich und Ihr iPad dort entsprechend einen Stift für produktives Arbeiten brauchen, dann sollte es bitte idealerweise der Apple Pencil entsprechend sein. Ja, wählen Sie dann Plattform- übergreifende Systeme. Also hier gibt es, ich sage mal für mich zwei Platzhirschen. Das eine ist Evernote, das andere ist OneNote. Wenn Sie jetzt rein nur Text-Notizen haben, reicht Ihnen aber unter Umständen auch die Text-Notizen- Funktion von Outlook. Das ist eine Funktion, die ich jahrelang genutzt habe. Bevor es OneNote gab, habe ich schon immer mit Exchange gearbeitet und hatte dort meine Text-Notizen im Outlook und die habe ich wunderbar auf meinem Palmen gehabt. Die habe ich auf dann später meinen Tablets gehabt in den unterschiedlichsten Betriebssystemen.

Das sind die größten Stärken von Evernote

Wenn Sie mehr als Text-Notizen brauchen, dann ist entweder Evernote eine gute Lösung oder OneNote. Wann ist Evernote eine gute Lösung? Evernote ist dann eine gute Lösung, wenn Sie nicht Microsoft 365 einsetzen. Und Evernote hat für mich eine große Stärke. Es gibt dort einen Evernote for Business Modus, wo ich sagen kann, okay, es gibt Business Notizen, die, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, in der Firma bleiben. Und wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, die Privatnotiz nimmt er mit. Das empfehle ich eher eben, wenn man Microsoft 365 nutzt, dann sage ich liebe Mitarbeitende, nutzen Sie bitte Ihr dienstliches OneNote ausschließlich für dienstliche Sachen. Und jeder kann ja zusätzlich noch mal, kann ja mehrere Notizbücher anlegen. Das geht dann sogar ein bisschen leichter als ein Evernote, wo ich sage, okay, ich habe praktisch private Notizbücher, die sind privat, dienstliche sind dienstlich oder ich nutze vielleicht privat Evernote und dienstlich OneNote. Also deswegen idealerweise zu sagen, man sollte dort eben immer Plattform- übergreifende Systeme nutzen und denken Sie schon beim Einstieg, wie Sie gegebenenfalls aussteigen, also das Trennen von dienstlichen und privaten Notizen ein wichtiges Thema. Denn wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, dann will er im Regelfall nicht Daten klauen, sondern zumindest seine privaten Sachen wieder mitnehmen. Und wenn Sie es dem Mitarbeiter nur ermöglichen, entweder auch alle Daten mitzunehmen oder keine, dann werden automatisch dienstliche Daten abfließen, ohne dass das der Mitarbeiter unbedingt zwingend immer will. Also deswegen schauen Sie, dass Sie das vernünftig und sauber trennen, auch vor dem Hintergrund, was ist, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Freigabe von Notizen oder gemeinsamen Speicherort einrichten

Ja, drittes Thema eben nicht alle haben Zugriff auf diese Notizen. Sorgen Sie dafür, dass Notizen freigegeben werden? Nutzen Sie dort gemeinsame? Das kann man eben freigeben oder man kann es eben auf einem gemeinsamen Speicherort abspeichern. Oder die höchste Schule ist für mich in Teams. Ich finde dort hervorragend gelöst, dass Sie die Möglichkeit haben, in Teams auch OneNote-Notizbücher zu haben. Seit einer der letzten Updates ist es sogar so, dass das automatisch immer mit angelegt wird. In dem Moment, wo Sie ein Teams haben, wird auch OneNote automatisch mit angelegt. Also das ist eben etwas, was früher immer so noch mal extra gemacht werden musste. Mittlerweile ist es eben so, dass das so automatisch mit dabei ist und dass Sie dann eben jeder, der eine Zugangsberechnung auf dieses Teams hat, kann dann auch auf diese Notizen zugreifen. Und so macht das entsprechend auch Sinn. Ja, wo man darauf achten muss ist, es gibt bei Teams dann immer so die Idee auch, dass man sagt, Mensch, möchte ich denn hier vielleicht private Kanäle nochmal anlegen, dort bestimmte Teilnehmerkreise einzuschränken? Hat für mich von der Grundidee Charme, hat aber für mich große Nachteile, denn die privaten Kanäle bei Microsoft Teams sind sehr funktionseingeschränkt. Sie können beispielsweise, wenn Sie eine Videokonferenz abhalten, können Sie die spontan abhalten. Sie können aber keine planen oder Sie können keinen Planner anrichten in einem privaten Kanal. Ich hoffe mal, Microsoft ändert das irgendwann noch mal, sobald Microsoft den gleichen Funktionsumfang für private Kanäle anbietet wie für die normalen, macht das Sinn. Bis dahin sage ich immer „nein“, dann lieber ein weiteres Teams anlegen. Wobei überlegen Sie sich immer nicht zu sagen: „Was darf wer sehen?, sondern zu sagen Moment mal, definieren Sie die wenigen Ausnahmen, wo man sagt, die darf wirklich nicht jeder sehen, wie beispielsweise Verträge und Gehälter. Also ja, aber alles andere. Also da gibt es viele Dinge, wo ich sage, wenn Sie Angst haben, dass die Mitarbeitenden den ganzen Tag die Netzlaufwerke durchforsten nach irgendwelchen Informationen, die sie nicht sehen dürfen, dann haben Sie ein anderes Problem.

Tipps und Tricks für die Nutzung von der Notiz-Software

Ja, dann vielleicht mal ein paar Tipps und Tricks für die Nutzung von der Notiz-Software. Also zu sagen idealerweise OneNote ist für mich wirklich die absolute Empfehlung. Notion habe ich hier noch nicht oder nur kurz erwähnt. Notion ist noch mal ein System, was mittlerweile eine sehr große Beliebtheit hat, was man auch Browser- basiert nutzen kann. Es gibt auch viele Support-Bereiche, die sich über Notion organisieren. Also Notion, Evernote, OneNote sind so für mich die drei Platzhirschen, die man sich mal anschauen sollte. In dem Moment, wo Sie bei Microsoft 365 sind, empfehle ich immer OneNote und es wird mit jeder Version immer wieder besser. Vielleicht noch mal zu den verschiedenen Versionen. Bei OneNote, es gab früher eben die Version, die große Version, die mit dem Office verkauft wurde. Und als dann Evernote angefangen hat, Gratis-Notizsysteme als Wettbewerbslösung rauszugeben, hat Microsoft gesagt, ich will jetzt nicht meine große OneNote-Version verschenken, sondern ich biete eine OneNote-App an, die funktionseingeschränkt ist. Und dann, und das merken Sie auch in anderen Bereichen, kommt Microsoft mittlerweile an die Stelle, wo sie sagen, ich möchte diesen Wildwuchs an unterschiedlichen Apps wieder ein bisschen zurückfahren und möchte eben einheitlich dort entsprechend arbeiten. Und dann ist es eben mittlerweile so, dass es hier ist, dass Microsoft mehr und mehr vereinheitlichen möchte. Bei OneNote war es eben so, dass Microsoft gesagt hat, ich möchte das so machen, dass ich nur noch die App habe und wir ergänzen Funktionen, die in der großen Version eben da waren. Und da gab es zu Recht einen großen Aufschrei, denn die App konnte man beispielsweise nur über die Microsoft Cloud synchronisieren, konnte sie eben nicht lokal exportieren. Und zum Glück hat Microsoft das dann umgedreht und gesagt mittlerweile, es gibt eben die große Applikation und die kleine App wird abgekündigt. Also von der Seite her, auch hier hat sich meine Einschätzung zu OneNote geändert, weil wenn OneNote die große Applikation abgeklemmt hätte, dann würde ich ihm nicht die Empfehlung für OneNote geben. Mittlerweile hat Microsoft da, wie ich finde, eine sehr, sehr gute weise Entscheidung getroffen, OneNote damit auch strategisch langfristig wirklich einsetzbar.

Google Keep

Ja, Google Keep ist eine Lösung für reine Android-User. Empfehle ich eher im Privatbereich. Und man kann ja durchaus auch Microsoft 365 im Privatbereich nutzen. Also gerade vor Weihnachten kommt immer so das Angebot für 99 € für fünf Lizenzen mit komplettem Office, mit Exchange, mit allem drum und dran. Also günstiger ging es nicht mehr. Also wirklich gut.

Ja, bei Dropbox gibt es auch Notizen mit dabei. Aber ehrlich gesagt, ist auch so ein bisschen der Schwachpunkt von Evernote. Die haben immer mehr versucht, neue Funktionalitäten drauf zu packen, haben es dann immer wieder immer wieder eingedampft, sich wieder zu konzentrieren auf das Kernthema. Während OneNote aus meiner Sicht da eine gute Entwicklung hat zu sagen, Kernthema ist ein Notizsystem, was immer wieder in Schritten erweitert wird, aber erst mal ein Notizsystem bleibt. Also vor dem Hintergrund macht es Sinn. Ja, dann, wenn Sie auf dem iPad sind und Sie brauchen einfach nur ein weißes Blatt Papier, dann empfehle ich Ihnen Unlimited Whiteboard. Früher habe ich Thoughts empfohlen. Ich finde Thoughts immer noch gut, nur Thoughts gibt es leider nicht mehr im AppStore und deswegen habe ich nach einer Alternative geguckt. Thoughts hatte den großen Vorteil, ich konnte einfach los schreiben und ich konnte in alle Richtungen dann mein Whiteboard verschieben.

Unlimited Whiteboard

Bei Unlimited Whiteboard fängt da praktisch über links oben an, das heißt, ich kann nur nach rechts und nach unten verschieben. Umso wichtiger ist, dass Sie da vielleicht, wenn Sie wissen, ich will in alle Richtungen gehen, dass Sie einfach mal so ein bisschen eben nach rechts unten erst gehen, um dann in der Mitte des Blattes zu sein, ein bisschen mehr Platz zu haben, um sich weiter zu bewegen. Sie können es aber natürlich auch im Nachhinein verschieben. Also geht auch. GoodNotes empfehle ich wie gesagt nicht als Notizsystem, goodNotes empfehle ich aber durchaus als Notizen-App. Wenn Sie beispielsweise Dinge präsentieren, hat GoodNotes einen tollen Präsentationsmodus, wo Sie vielleicht schon Elemente vorbereitet haben, die noch ergänzen. Und bei Goodnotes gibt es eben beispielsweise dann die Möglichkeit, dass Sie sagen, wenn ich zoome, soll das dann mit auf dem Beamer mitgezoomt werden oder soll es nur für mich gezoomt werden? Also hier wirklich zum Präsentieren als Ergänzung zu Powerpoint eine tolle Lösung, als Notiz-App, nicht als Notizsystem. Notability hat noch zusätzlich die Möglichkeit, dass Sie auch Sprache mit aufnehmen. Können Sie mittlerweile übrigens auch in OneNote auch machen. Also OneNote nimmt auch viele der Möglichkeiten dabei.

Große PDF-Dateien sind nicht für Notizprogramme geeignet

Ja, vielleicht noch mal ein Hinweis auf das Thema PDF-Dateien in den Notizen. Ich sehe immer viele, die dann große PDF-Dateien auch in GoodNotes bearbeiten. Dafür sind die Dinger nicht gebaut. Das heißt, wenn Sie dann irgendwann eine richtig große PDF-Datei haben, dann kann es in dem schlimmsten Fall sogar so passieren, dass Sie die nicht mehr exportiert bekommen. Also deswegen große PDF-Dateien bitte eher in PDF Expert bearbeiten, in den Adobe-Apps bearbeiten, das macht deutlich mehr Sinn als mit GoodNotes. Also es gibt natürlich immer mal so Punkte, ähnlich wie wenn Sie eine Tabelle machen, dann stellt sich manchmal die Frage, mache ich die jetzt in Word, weil sie schöner sein soll? Mache ich sie in Excel, weil ich rechnen soll? Und wenn Sie richtig rechnen wollen, dann gehen Sie in Excel, und ich sage, wenn Sie große PDF-Dateien haben wollen, gehen Sie bitte auf PDF-Apps wie PDF Expert. Das für mich führende, zu Recht PDF-Bearbeitungs- und Kommentierungsprogramm auf dem iPad, auf dem PC und auf dem Mac würde ich die Adobe Creative Suite empfehlen oder sonst haben Sie die Möglichkeit, auch mit PDF Elements von Wonder Share zu arbeiten. Ist auch Plattform-übergreifend für deutlich weniger Geld als für die Adobe Creative Suite entsprechend zu haben.

Die Stifte & Smart-Writings-Sets

Ja, dann es gibt doch diese Smart-Writings-Sets. Also ich bin ja ein großer Freund von Montblanc, wie vielleicht einige oder andere von Ihnen wissen. Ich finde es immer sehr schade, dass ich so digital wie ich bin, ich fast nicht mehr mit meinen Schreibgeräten schreibe und hatte mir auch das Smart-Writing-Set von Montblanc angesehen. Da muss ich sagen, es ist eine Frechheit, weil dieser Stift, den es dafür, ich weiß nicht, 400 € gibt oder so, der ist wirklich billigstes, ich sage mal leichtestes Plastikmüllzeug. Also, wo ich sage sorry, weit entfernt vom Qualitätsanspruch, wie ich ihn von Montblanc gewöhnt bin. Auch das Buch, also Hartleder, das ist fast wie Hartplastik im Auto. Also da muss ich wirklich sagen, es ist eine Frechheit von Montblanc. Es ist einfach überhaupt nicht edel. Da ist dann die Moleskine-Lösung beispielsweise edler, obwohl die nur ein Zehntel davon kostet. Ich habe lange die Live Scribe Stifte genutzt. Die haben den Charme, dass sie sehr zuverlässig sind, dass man dort in der ersten Generation hatte man eine Verbindung zum PC. In der letzten Generation Live Scribe 3 und Echo die Möglichkeit, dass man per Bluetooth übertragen hat auf iPad mit einer OneNote-Integration sehr gut. Ich bin jetzt gerade dabei, eben einen neuen, den Nuwa Pen, den habe ich bestellt, der ist noch nicht da. Das ist eine Kick-Starter-Kampagne. Der hat drei Kameras drin und die Idee des Nuwa Pen ist, dass Sie dafür kein spezielles aufbereitetes Notizpapier mehr brauchen. Weil beim Live Scribe ist es so, Sie brauchen immer dieses Live Scribe Papier, was so ganz kleine, fast unsichtbare Punkt-Muster hat und anhand dieser Punkt-Muster erkennt das System immer, in welchem Notizbuch Sie sind und auf welcher Seite sie sind. Und der Nuwa Pen, der ermöglicht wohl eben dort, egal auf was Sie sind, zu schreiben. Das finde ich noch mal hochspannend. Also vor dem Hintergrund, sobald ich das habe, werde ich dazu noch mal berichten.

Top 10 Tipps aus dem Kapitel 3

Ja, was sind abschließend die Top 10 Tipps aus dem Kapitel 3 zum Thema effektive Notizen? Ja, überlegen Sie sich, welche Art Notizen Sie anlegen wollen. Es können dafür auch mehrere Notizsysteme sinnvoll sein. Also zum Präsentieren vielleicht GoodNotes, für Ihre Notizen, die Sie vielleicht auch als Web Clips beispielsweise sich abspeichern wollen, als Notizsystem, ist es eher OneNote aus meiner Sicht. Und wenn Sie beispielsweise mit Papierstiften arbeiten, sollte immer OneNote das endgültige Ablageziel sein. Ja, schaffen Sie sich einen Ersatz für das weiße Blatt Papier für schnelle Visualisierung und Videokonferenzen? Unlimated Whiteboard können Sie eben nicht nur im persönlichen Gespräch nutzen, sondern ich binde oft mein iPad über Reflektor, verbinde ich das mit meinem Rechner, dass ich auf einem Bildschirm dann praktisch mein iPad gespiegelt habe. Da habe ich mein Unlimited Whiteboard drauf, wo ich drauf male und diesen Bildschirm übertrage ich dann in einer Videokonferenz. Wenn Sie dann den kompletten Bildschirm übertragen, gibt es dann noch den Tipp, den Logitech Spotlight-Präsenter zu nehmen. Dann haben Sie nämlich so eine virtuelle Taschenlampe. Und wenn Sie nicht die Applikation, sondern den Bildschirm freigeben, wird Ihnen das sogar in der Bildschirmfreigabe mit gezeigt.

Ja, dann eben wichtig. Nutzen Sie immer die Notizsysteme, die auf allen Ihrer heutigen Systeme verfügbar sind, idealerweise aber auch welche, die Sie auf anderen Betriebssystemen nutzen können, selbst wenn Sie sie heute nicht nutzen, um zukunftssicher zu sein, keine Einbahnstraßen zu gehen. Arbeiten Sie mit Notizsystemen, die einen Web Clipper haben und Webseiten archivieren zu können. Sie können eben in OneNote auf dem iPhone, auf dem iPad beispielsweise im PC-Browser jederzeit sagen, ich speichere mir eine Seite und dann wird die in OneNote, wie ich finde, hervorragend als komplette PDF-Datei abgespeichert. Da können Sie drin suchen, da können Sie sich Kommentare machen und wenn die Seite nicht mehr da ist, ist Ihre Notiz immer noch da. Und Sie können sie auch offline eben im Zugriff haben, wenn Sie OneNote haben, weil OneNote automatisch auch offline immer synchronisiert ist.

Ja, dann arbeiten Sie mit Notizsystemen, bei denen Sie auch mit Team Notizbüchern und Freigaben arbeiten können, so dass auch andere mit arbeiten können. Wenn ich mir den Kollegen Lang von der Meisterkanzlei beispielsweise angucke, die haben pro Mandant eben ein One Note Notizbuch und dieses Notizbuch ist dann für alle verfügbar über ein entweder Netzlaufwerk oder neu jetzt eben über Teams, wo jeder, der diesen Mandanten betreut, auch darauf zugreifen kann. Ja, wenn Sie Microsoft 365 einsetzen, schauen Sie sich unbedingt OneNote an, Sie zahlen es ohnehin bereits. Wenn Sie gerne handschriftlich arbeiten, testen Sie die Apple Pencil, gegebenenfalls in Verbindung mit der Paper-like Bildschirmfolie. Und zwar viele sagen ach, dieses glatte Glas zum Schreiben, das fühlt sich komisch an. Es gibt so eine aufgeraute, angeraute Folie von Paper-Like. Wenn Sie die drauf machen auf das iPhone, dann ist es, oder auf das iPad, dann haben Sie so ein Reib-Gefühl / Schreibgefühl wie auf Papier. Viele schwören darauf. Auf dem iPad, in den meisten Notizen-Apps funktioniert die Volltextsuche in der Handschriftnotizen hervorragend. Somit müssen Sie nicht immer einen getippten Text umwandeln. Also wenn Sie in Good-Notes beispielsweise arbeiten, Sie können da handschriftlich schreiben, der findet Ihnen das eben auch hinterher. Auch in OneNote übrigens können Sie per Handschrift schreiben und der wandelt es im Hintergrund automatisch. Ich empfehle aber dann immer auch durchaus schon die Möglichkeiten zu nutzen, in OneNote beispielsweise auf den A-Pencil zu gehen für Apple Pencil und dann setzt er Ihnen das sofort in getipptem Text um. Ja, wenn Sie lieber auf Papier schreiben, testen Sie die digitalen Stift-Lösungen. Der Nuwa Pen, wie gesagt, ist aus meiner Sicht der vielversprechendste. Ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung noch nicht sagen, wie er ist. Er ist in Zulauf. Sobald ich ihn habe, gebe ich Ihnen auf alle Fälle Bescheid.

Fazit

Ja, damit sind wir nicht am Ende meines Lateins, aber am Ende dieses Kapitels, wo wir uns beschäftigt haben mit dem Thema Notizen. Und nächste Woche schauen wir uns einmal an, wie Sie Ihre digitale Datei-Ablage strukturieren.

Ja, wenn die Themen für Sie interessant sind. Sie haben zum einen, und ich packe sie in die Shownotes, einen Chatbot, wo Sie weitere Fragen an das Buch stellen können. Und auf dieser Seite finden Sie auch den Link, das Buch zu bestellen. Am besten bei einem Buchhändler Ihres Vertrauens um die Ecke. Sollte der zu weit weg sein, können Sie natürlich auch gerne bei Amazon bestellen. Den Button habe ich Ihnen auf meiner Seite auch mit draufgepackt und mit dem Buch bekommen Sie eine ganze Menge an Video Content mit dazu.

Ja, ich wünsche Ihnen damit eine Menge an Inspiration, damit Technik Ihnen nicht das Leben leichter macht, sondern eben, halt!, nicht schwerer macht, sondern leichter macht. Das ist die Idee. Das ist meine Mission, dass Technik eben nicht ein Nervfaktor ist, sondern dass Technik Sie produktiver macht.

In diesem Sinne freue ich mich auf nächste Woche bei Digital 4 Productivity.

Ihr Thorsten Jekel.