Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital4productivity und heute wieder einmal zum Thema Microsoft 365. Der Anlass dazu ist, dass mich der liebe Herr Krüger, der Chefredakteur der BI, der Bankeninformationen, gebeten hat, einen Artikel zum Thema Microsoft 365 in der VR-Bank zu schreiben. Und den habe ich geschrieben und da möchte ich einmal gerne die wichtigsten Erkenntnisse mit Ihnen teilen.
Grundgedanken
Sollten Sie jetzt keine VR-Bank sein, sondern ein in Anführungsstrichen normales Unternehmen, ist diese Episode für Sie sicherlich auch interessant. Denn natürlich gibt es Spezifika beim Thema Banken, aber die Grundthemen sind sicherlich relativ generativ. Denn Sie wissen, ich habe ja unterschiedliche Unternehmen, unter anderem Pfizer, ein Stück weit begleiten dürfen bei dem Thema produktive Nutzung von Microsoft 365. Und für mich ist es ein wesentlicher Bestandteil einer IT-Strategie heute Microsoft 365 so einzusetzen, dass sie die Komplexität nicht steigern, sondern die Produktivität.
Ja, also für diejenigen, die von Ihnen vorgeschlagenen Raiffeisen-Banken sind, wissen Sie, dass die Atruvia ja gerade dabei ist, schrittweise im Rahmen des Way-to-Digital-Work-Projektes Microsoft 365 auszurollen. Und natürlich geht es da nicht nur darum, Lotus Notes zu ersetzen durch Outlook, sondern ein ganz neuer Werkzeugkasten für digitales Arbeiten wird dort bereitgestellt. Gilt auch für normale Unternehmen und die Atruvia wird 14 Module zur Verfügung stellen. Also deswegen ist es sogar noch relativ überschaubar. In normalen betrieblichen Umfeldern haben Sie oft eine dreistellige Anzahl sogar schon an Microsoft-365-Apps, aber allein schon normal haben sie da 20, 30 Apps, wo man sich immer die Frage stellt, okay, was mache ich denn damit.
Die Fehler bei der Einführung von Microsoft 365
Ja, vielleicht schon mal, bevor wir ins Detail gehen, was sind für mich die zehn größten Fehler bei der Einführung von Microsoft 365?
Fehler Nummer eins: Das mangelnde Verständnis für die sinnvollen Möglichkeiten von Microsoft 365.
Der zweite Fehler: Eins zu eins Umsetzung bekannter Arbeitsweisen in Microsoft 365, statt neue Arbeitsweisen durch neue Systeme neu zu denken und umzusetzen.
Dritter Fehler: Mangelnder Konsequenz bei der Fokussierung auf eine M365-App pro Anwendungsbereich.
Vierter Fehler: Keine einheitlichen Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit Microsoft 365.
Fünfter Fehler: Einführung neuer Tools in Arbeitsweisen, ohne dafür andere Tools in Arbeitsweisen abzuschaffen.
Sechster Fehler: unzureichende Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden.
Siebter Fehler: mangelnde Nutzung der Möglichkeiten des iPads vor allem für die Nutzung von Notizen und den Datenaustausch.
Achter Fehler: Vorhandenes Know-how und Ideen der Mitarbeitenden werden zu wenig genutzt.
Neunter Fehler: Mangelnde Konsequenz in der Einforderung verarbeiter Arbeitsweisen durch die Führungskräfte und „last but not least“
der zehnte Fehler, mangelnde Anpassung der Arbeitsweisen bei Updates von M365.
Wenn Sie beim zehnten Punkt nicht mehr wussten, was der erste war, kein Problem. Sie kriegen wie immer von mir gerne die Show-Notes. Dann können Sie das Ganze auch noch einmal nachlesen.
Mangelndes Verständnis für die sinnvollen Möglichkeiten von M365
Ja, wir fangen mal mit dem ersten Thema an. Mangelndes Verständnis für die sinnvollen Möglichkeiten von M365. Ja, mit der Einführung von M365 erhalten VR-Bank noch weitere 13 M365-Apps zusätzlich zu Lotus Nodes und andere Unternehmen teilweise deutlich mehr als diese 13 Apps. Und selbst für erfahrene Microsoft-365-Nutzer ist es manchmal schwierig, den Überblick über die Möglichkeiten und die sinnvollen Anwendungsbereiche dieser Apps zu behalten. Ja, erschwerend ist natürlich dadurch auch noch, dass sich Funktionen einiger Apps überschneiden, also die Sie auch manchmal sogar noch alternativ oder ergänzend nutzen können. Das führt dann in der Praxis häufig zu unterschiedlichen Arbeitsweisen und Redundanzen, einfach in der eigenen Organisation. Und deswegen ist es einfach wichtig, sich vor Start mal Gedanken zu machen, zu sagen, okay, welche M365-Apps gibt es denn? Welche Möglichkeiten haben die? Und für welche entscheiden sie sich? Und ganz wichtig, fast noch wichtiger zu sagen, für welche entscheiden Sie sich nicht? Also wenn ich jetzt mal gucke, was einfach eine große Chance ist, dass man einfach sich mal Gedanken macht über neue Möglichkeiten. Ich gebe Ihnen mal drei Beispiele. Erste Chance, neu zu denken und zu arbeiten, ist das Arbeiten mit Verlinkungen auf nur einmal gespeicherte Dateien, um Versionskonflikte und Redundanzen zu vermeiden, statt die ganzen eben immer hin und her zu mailen. Das Zweite eben die Nutzung von Teams-Kanälen als Ersatz zu Tausenden von CC E-Mails. Und das dritte die Nutzung der Planner-Kanban-Boards für Projekte und Besprechungsprotokolle. Sie werden merken später, der Planner kommt ein paar Mal. Ich bin ein großer Fan des Planners. Für mich so ein typisches Beispiel. Die Idee dieser Kanban-Boards kommt aus der Produktion aus den 50er, 60er Jahren des letzten Jahrtausends und wir feiern das hier gerade als „Latest ??? Up“ bzw. heißt es, „nee, das funktionierte nicht. Also ich sage mal, wenn wir in der Produktion so arbeiten würden wie im Büro, dann würden wir ein Auto nie fertig kriegen. Und vielleicht ist es andersherum eine gute Idee, sich mal die eine oder andere Idee von den Kolleginnen und Kollegen aus der Produktion zu klauen.
1:1-Umsetzung bekannter Arbeitsweisen in Microsoft 365
Ja, nicht nächstes Thema eins zu eins Umsetzung bekannter Arbeitsweisen in Microsoft 365, statt neue Arbeitsweisen durch neue Systeme neu zu denken umzusetzen. Der erste natürliche Impuls vieler M365 ist natürlich, sich zu fragen, wie man die bisherigen Arbeitsabläufe mit Outlook eben möglichst eins zu eins durchsetzen kann. Also hat sich ja bewährt. Also. Und natürlich macht es auch Sinn, bewährte Arbeitsweisen mit Microsoft 365 mit zu übernehmen. Aber halt nicht alles macht entsprechend Sinn. Weil manchmal werden halt auch wenig produktive Arbeitsweisen einfach zu wenig hinterfragt und die neuen Möglichkeiten nicht genutzt. Also dann wird halt so ein Lotus-Notes-Posteingang beispielsweise so eins zu eins einfach mal migriert. Ich bin ein großer Vorteil, die alten Sachen eben nicht zu migrieren, sondern zu sagen, bei Bedarf habe ich sie noch im Zugriff, aber ich starte mit einem frischen System. Also auch meine Überlegung, dann zu sagen, wie kann ich da mit einem Zero-Inbox-Ordner arbeiten oder wie, typisches Thema, auch Besprechungsnotizen werden immer gern dann in OneNote gemacht statt in einem Papier Notizbuch. Finde ich völlig schwachsinnig, weil es macht einfach viel mehr Sinn, beispielsweise den Planner dafür zu nutzen und dort einen Kanban-Board zu haben, wo man sagt mit einer Spalte, was sind Themen, die wir besprechen, was sind Themen im aktuellen Meeting, was ist in Arbeit, was ist erledigt. Und jeder sieht sofort, was Phase ist. Also deswegen, wenn Sie nur eins mitnehmen, nehmen Sie mal das Stichwort Planner mit. Erfahrungsgemäß witzigerweise ein so ein Ding, was in den wenigsten M365-Einführungen als erstes mit eingeführt wird. Bei mir ist es immer das Master Tool nach dem Thema Microsoft Teams. Ja, dann und Sie werden noch merken, die Dinge schließen aneinander an das Thema mangelnder Konsequenz bei der Fokussierung auf eine Microsoft 365 App pro Anwendungsbereich. Also wenn Sie sich anschauen, manchmal gibt es halt viele Möglichkeiten, manchmal auch zu viele. Also im Bereich Aufgabenmanagement gibt es beispielsweise mit Planner, mit ToDo, mit List, da mal drei Möglichkeiten zur Aufgabenorganisation. Und wenn man die Aufgaben noch mal von Outlook mit dazunimmt und so die eigenen Excel-Tools, dann haben wir so fünf unterschiedliche Arten der Aufgabenorganisation. Und in vielen Unternehmen und Banken erlebe ich sogar noch mehr Varianten. Und das führt eben häufig zu einer erhöhten Komplexität bei den Anwendern und, was man auch nicht vergessen darf beim Support. Wollen Sie fünf unterschiedliche Apps für einen Aufgabenbereich supporten? Ich glaube sicherlich nicht. Also deswegen eben von daher meine Empfehlungen fokussieren sich pro Anwendungsbereich auf eine Möglichkeit für alle. Und bei den Aufgaben empfehle ich eben beispielsweise die konsequente Nutzung des Planners. Damit kann man sowohl eigene Aufgaben, Projekte und Besprechungsprotokolle wunderbar gemeinsam im Blick halten.
Keine einheitlichen Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit M365
Ja, das Nächste keine einheitlichen Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit M365. Jetzt erlebe ich eben, dass der eine oder die andere im Unternehmen in der Bank schon sagt, jawoll, ich nehme eine App pro Anwendungsbereich. Das Blöde ist, dann macht der eine eben den Planner, der andere macht ToDo, der nächste macht Lists. Und wenn die zusammenarbeiten, dann gibt es eben klassische Schnittstellenprobleme und die führen dann wieder dazu, dass extrem viele E-Mails hin und hergeschickt werden mit Dateiversionen. Da sind wir wieder im letzten Jahrtausend. Ja, idealerweise sollte diese Fokussierung auf eine M365-Anwendung pro Anwendungsbereich abteilungsübergreifend einfach für alle einheitlich vereinbart werden. Also nicht nur für die Einzelnen.
Im Bereich Aufgaben heißt es dann beispielsweise, dass der Planer der Standard für das Management von Aufgaben, Projekten, Besprechungsprotokollen ist. Das ist in der Praxis nicht immer ganz einfach. Da müssen Sie vielleicht den einen oder die andere auch mal ein Stück weit überzeugen. Aber eben wichtig ist, diese Überzeugungsarbeit in der Konsequenz lohnt sich einfach im Nachgang, weil Sie damit einfach lieber einmal ein bisschen mehr Aufwand in der Abstimmung als hinterher jeden Tag die Nerverei.
Alte Arbeitsweisen werde nicht abgeschafft
Ja, dann, was ich oft erlebe, da werden neue Tools und Arbeitsweisen eingeführt, ohne dass eben andere Tools und Arbeitsweisen abgeschafft werden. Das heißt, da wird mal eben gerne zu sagen, jawoll, jetzt gibt es und Sie kennen das, als damals die E-Mails eingeführt wurden. Kennen Sie es noch die Anrufer, wo jemand sagt, hast du meine E-Mail gelesen? Heute ist die nächste Evolutionsstufe, dass man eine E-Mail schreibt und dann im Chat noch mal schreibt, hier habe ich eine E-Mail von dir geschrieben. Natürlich kann man zu E-Mails auch chatten. Ja, da gibt es sinnvolle Funktionen. Aber ich erlebe es einfach, dass es dann nicht an Stelle, sondern zusätzlich gemacht wird. Da wird dann im schlimmsten Fall per Mail, per Chat, per Telefon, per Kanal-Kommunikation, per WhatsApp, per Threema. Also sieben-acht Varianten für ein Thema wird kommuniziert. Wichtig ist dann einfach ganz klar, deswegen liebe ich die 1-und-2-Methode. Das heißt, wenn Sie eine neue Arbeitsweise einführen, mindestens eine idealerweise zwei Arbeitsmethoden abklemmen. Also so kann man dann beispielsweise durch die Nutzung des Planners, E-Mails und Word-Protokolle ersetzen, sogar entsprechend noch OneNote. Das heißt, wir können sogar drei Sachen entsprechend ersetzen. Sollte man auch konsequent entsprechend durchsetzen.
Unzureichende Schulung & Support
Ja, dann das Thema unzureichende Schulung, Unterstützung bei Mitarbeitenden. Man denkt immer zu sagen, wir haben das doch im stillen Kämmerlein gemacht und jetzt überträgt sich das durch Osmose. Also zum einen ist es halt ganz wichtig, dass die Mitarbeitenden den Sinn verstehen, weshalb bestimmte Arbeitsweisen so umgesetzt werden. Das muss nicht immer so sein, dass sie begeistert sind. Aber wenn ein Mitarbeiter, eine Mitarbeiterin den Sinn versteht, dann ist es eben eine gute Voraussetzung. Und dann ist einfach wichtig, einmalig und laufend zu schulen, weil so selbsterklärend sind eben die Microsoft-Systeme nicht. Noch nicht mal ein iPhone oder ein iPad sind komplett selbsterklärend. Ich habe es erst letzte Woche wieder erlebt, wo ich einen Kunden hatte, wo ich sagte, Mensch, mach doch mal die E-Mail- und die Datei-Applikation nebeneinander auf und der sagte, eh, nebeneinander habe ich noch nie gemacht. Also manche Dinge sind nicht ganz so intuitiv auf den Systemen. Und ich sage immer nicht trainieren ist immer teurer als trainieren.
Mangelnde Nutzung der Möglichkeiten des iPads
Ja, ich sprach das Thema iPad schon an. Nächster Fehler mangelnde Nutzung der Möglichkeiten des iPads. Also ich sehe ja in vielen VR-Banken, in vielen Unternehmen sind iPads schon im Einsatz und bisher konnte man halt doch sehr schwierig an Netzlaufwerke andocken. Bisher konnte man schwierig Notizen synchronisieren, gerade so im VR-Bank-Umfeld und das geht mittlerweile mit OneDrive wunderbar. Man kann mit OneNote ein synchronisiertes Notizbuch machen. Allerdings natürlich auch der Planner – geht auch synchronisiert. Also das heißt hier in Outlook beispielsweise, was ich sehr empfehle auf dem iPad kann man statt Dateianlagen, Links auf Teams-Dateien schicken. Das ist halt eine komplett andere Arbeitsweise. Aber das Geniale ist, ich habe immer nur eine Datei. Da ist beispielsweise Outlook sehr viel leistungsfähiger. Wenn Sie mal schnell ein Dokument scannen wollen, dann ist die native E-Mail-Applikation besser. Deswegen empfehle ich immer sowohl Outlook als auch die native E-Mail-Applikation auf iPads auch im Banken-Umfeld zu installieren. Da höre ich immer von den ITlern zu sagen Nein, das ist ja unsicher, das muss ja kontenirisiert sein. Früher war dieser Einwand völlig berechtigt. Früher konnte man die native E-Mail-Applikation nicht schützen. Mittlerweile ist der agree21-MDM und auch andere Mobile-Device-Management-Systeme sind so weit, dass sie auch die nativen E-Mail- und Kalender-Applikation nutzen können, um dienstliche und private Daten sauber zu trennen. Ich sage dann immer, nein, bitte kontaminiert doch die privaten Sachen in einer E-Mail-Applikation, beispielsweise Spark. Die kann ich sogar kennwortschützen, das heißt, die IT kann noch nicht mal sehen, was da entsprechend drin ist. Die Konten legen die Mitarbeitenden in der Spark-App selbst an. Das heißt, hier hat man eine klare Kapselung der privaten Sachen und kann produktiv arbeiten mit den auch nativen Apps. Also deswegen ist für mich immer so ein Pseudosicherheitsargument, wo viel Usability kaputt gemacht wird und damit die Systeme dann in der Ecke liegen, weil sie nicht genutzt werden. Und jetzt sagen viele, ja, jetzt brauchen wir nicht mehr einen E-Mail-Container, jetzt nehmen wir halt Outlook. Und Outlook ist okay, aber ehrlich gesagt, die native E-Mail-Applikation kann einiges besser, wenn Sie mal mit einem Apple Pencel was zeichnen wollen beispielsweise, um ein weiteres Beispiel zu nennen. Also deswegen bitte immer nicht hier mit Pseudosicherheit dann die Dinger schon wieder kastrieren. Das macht immer keinen Sinn. Ja, dann vorhandenes Know-how und Ideen der Mitarbeitenden werden zu wenig genutzt. Man geht immer davon aus, ja, die Jungen, die Gen-Z, die treiben die Digitalisierung und die alten Knacker wie mich mit meinen 55, die haben es nicht mehr drauf. Ja. Meine Erfahrung ist zum einen überfordern wir häufig die jungen Mitarbeitenden, die zwar sehr schnell auf ihren Smartphones tippen können und in Social Media fit sind. Wenn es um produktives Arbeiten geht, brauchen die aber genauso viel Unterstützung wie andere Mitarbeitende auch. Und die Erfahrenen werden eben oft nicht gesehen. Und dadurch sind die dann auch irgendwann so, wenn ihr es nicht wissen wollt von mir, dann bringe ich mich auch nicht hier ein, sondern vielleicht eher in meinem privaten Sportverein, wo ich dann eben die Digitalisierung weitertrage. Also hier wird oft Potenzial nicht genutzt, was entsprechend da ist, also deswegen ganz, ganz wichtig zu sagen nutzen Sie die Ressourcen, die Sie haben im Haus sowohl die Jüngeren als auch die erfahrenen Mitarbeitenden.
Mangelnde Konsequenz
Ja, dann weiterer Fehler mangelnde Konsequenzen in der Einforderung vereinbarter Arbeitsweisen eben durch die Führungskräfte. Das heißt, wenn einfach hier gemeinsame Arbeitsweisen erarbeitet wurden, werden diese leider oft nicht konsequent genug in der Bank umgesetzt. Ich sage immer, es ist menschlich, dass so, ich sage mal, in der Hektik des Alltags sowas mal runterrutscht. Nur da müssen ein paar Führungskräfte dranbleiben. Also das heißt, Führungskräfte müssen hier einfach ganz klar Dinge vormachen, unterstützen, aber dann auch einfordern. Und ich bin ein großer Freund davon, auch die Frage, wie wir arbeiten, auch wie wir mit Microsoft 365 arbeiten, Bestandteil zum Bestandteil von regelmäßigen Meetings machen, wenn man sich ohnehin vielleicht einmal die Woche trifft, ein kurzer Programmpunkt zu sagen, wo stehen wir da und dranbleiben. Muss integriert werden in die tägliche Führungsarbeit.
Mangelnde Anpassung der Arbeitsweisen bei Updates
Ja, last but not least die mangelnde Anpassung der Arbeitsweisen bei Updates von Microsoft 365. Mit der einmaligen Einführung von Microsoft 365 ist es in der Praxis leider nicht getan. Das Gute ist, Microsoft bringt eben regelmäßig kleine und große Updates zu Microsoft 365. Das kann im Extremfall zu Wegfall von Apps führen. Also so was wie Jammer ist dann irgendwann mal ersetzt worden durch Viva Engage. Vom Grundsatz her keine riesen Änderung, aber es ist einfach dann so, dass man da logischerweise die Mitarbeitenden begleiten muss, dass man logischerweise auch Entscheidungen treffen muss, welche Systeme man eben einsetzt und welche man nicht einsetzt. Manchmal gibt es auch so kleine Updates, die einfach deutlich die Produktivität erhöhen können, die man einfach mal so übersetzt und überliest. Und deswegen ganz wichtig zu sagen, schaffen Sie sich Multiplikatoren, holen Sie sich externe Sparringspartner mit rein. Also ich beispielsweise begleite viele Kunden mit so einem monatlichen M365-Video-Call, wo wir einfach sagen So, ich gebe Ihnen einfach mal ein Update, was ist diese Woche neu, diesen Monat neu dazugekommen und wir tauschen uns darüber aus zu sagen, was macht davon Sinn in Ihrem Haus einzuführen und was vielleicht nicht. Hier kann auch der Austausch mit anderen VR-Banken natürlich sehr hilfreich sein.
Fazit
Ja, Fazit. Microsoft 365 bietet viele Chancen zur Optimierung der Abläufe in Ihrer Bank und natürlich auch in Ihrem normalen Unternehmen. Diese Potenziale gilt es einfach mit dem professionellen Projektmanagement und mit laufender konsequenter Führung zu heben.
Ja, wenn Sie dabei Unterstützung haben wollen, stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung. Wenn Sie eine Volks-und Raiffeisenbank sind, ist immer die Frage, wie passt das denn gemeinsam in diesen Atruvia-Angebots-Teil mit rein, und zwar hier ganz konkret, vor dem ersten Vorbereitungsworkshop mit dem Management empfehle ich immer einen Workshop zu machen, wo wir uns einmal genau über die Frage unterhalten, was kann Microsoft 365, was von dem, was die Atruvia Ihnen anbieten wird, setzen Sie sinnvollerweise ein, was nicht? Was sind Erfahrungen aus anderen Projekten? Das machen wir davor. Und dann idealerweise so, wenn die wichtigsten Systeme eingerichtet ist, ein weiterer Workshop zum Thema, wie Sie das iPad eben einsetzen mit Microsoft 365. Da legt die Atruvia in ihrem Rollout-Prozess so keinen Wert drauf. Und optional, Sie wissen es, bei der Atruvia gibt es auch optional Angebote, dann optional eben so einen monatlichen Call, wo ich dann einfach mit Ihnen mal durchgehe zu sagen, was sind Updates, was sind Fragen, wo es auch Austauschmöglichkeiten mit anderen Volks- und Raiffeisen-Banken gibt. Also das Ganze in Zusammen mit der ADG. Sie wissen, ich bin langjähriger Partner der ADG, habe viele VR-Banken begleitet bei der produktiven Nutzung des iPads und begleite sie auch gerne bei der produktiven Nutzung von Microsoft 365.
Sollten Sie keine VR-Bank sein sondern eben eine Steuerberatung, dann wissen Sie, ich bin auch Partner der DATEV, gebe dort regelmäßig Präsenz- und Online-Seminare auch zum Thema Microsoft 365, unterstütze dort auch gerne Ihre Mandanten und Ihre Mandanten oder andere in Anführungsstrichen normale Unternehmen, die hier zuhören.
Sollten Sie zum Thema Microsoft 365 jemand brauchen, der die Management- und die IT-Brille ideal zusammenbringt, freue ich mich, wenn Sie mich anfunken.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ganz viel Erfolg und freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind.
Ihr Thorsten Jekel.