Keine nervigen Belegsuchen mehr – mit GetMyInvoices

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Einführung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital 4 Productivity. In den letzten Episoden haben wir uns ja etwas stärker wieder mal mit KI-Tools beschäftigt und zwischendurch finde ich, ist es immer wieder mal wichtig, ein Stück weit zurückzudreht, noch mal zu überlegen: Gibt es denn auch pfiffige IT-Tools, die gar nicht so viel mit KI zu tun haben, die mir aber das Leben unglaublich erleichtern können?

Weil wir denken immer, KI, KI, KI, immer dieses Thema Hype. Nein, it’s not about KI, it’s about automation. So, und deswegen möchte ich Ihnen heute einmal ein Tool vorstellen, mit mit dem ich seit Jahren arbeite und mit dem ich meine Buchhaltung von ursprünglich mal einem Tag, dann auf einen halben Tag, auf eine Stunde Aufwand bekommen habe. Und zum einen ist Buchhaltung für mich immer ein Nervthema. Also alle Steuerberatenden werden jetzt wahrscheinlich andocken können, dass sie sagen: Ja, das ist nicht der einzige Mandant, der sagt, das ist ein Nervthema. Für uns ist es nämlich natürlich ein Business-Thema. Was ist für mich die Idee, wenn ich immer sage, für mich als Unternehmer, wann schaffe ich Wert? Ich schaffe dann Wert, wenn ich so wie jetzt gerade Content für meine Kunden, für Sie, idealerweise auch persönlich erzeuge. Ich schaffe Wert, wenn ich mich persönlich weiterentwickle oder ich schaffe Wert, was ich eben tue, dadurch, dass ich seit Jahrzehnten schon mittlerweile nicht mehr Fernsehe, sondern YouTube in Blogs bin, in Social Media bin und immer wieder die Perlen für Sie eben zusammenführe und auf eine Schnur aufbinde, sodass sie sich nicht durch die Perlen durchwühlen müssen und sie aufknacken müssen und finden müssen, sondern sie kriegen von mir die fertige Perlenkette. Bin der Perlentaucher für Sie.

Belege bearbeiten ist ein echter Zeitfresser

Und eben zu sagen, die Idee ist einfach, dann schaffe ich Wert und ich schaffe Wert, wenn ich eben am Unternehmen arbeite, zu sagen: Wie kann ich mein Geschäftsmodell optimieren? Wie kann ich eben nachhaltig erfolgreich sein, sodass ich mein eingesetztes Kapital eben möglichst gut verzinse. Ja, und das ist Das ist hoffentlich bei Ihnen nicht anders. Und Belege zu sortieren, eine Belege irgendwo von links nach rechts zu geben, offene Belege dort zu suchen, zu finden, ist etwas, wenn ich das mal machen muss, das hasse ich wie die Pest, weil das einfach Tätigkeit ist, wo ich sage, wenn man das beim ersten Mal vernünftig macht, dann muss man hinterher nicht an den Symptomen arbeiten.

Was da eben oft so ist, dass man merkt, okay, dass es dann so ein Stück weit wie Nasenspray statt eben an dem Thema der Erkältung vernünftig eben einmal arbeiten. Ja, das heißt, ich hatte früher immer die Situation, dass ich beispielsweise, weil ich immer noch, acht Seiten MasterCard-Abrechnung habe, mit viel Kleinscheiß drauf, so wie eben Amazon, wie Lufthansa, wie eben EasyJet, wie Ryanair, wie die Telekom, wie eins und eins IONOS beispielsweise. Also viele Dinge, wo man irgendwo auf eine Seite gehen muss, wo man sich Rechnungen runterladen muss, wo man die vielleicht per E-Mail bekommt oder was weiß ich.

GetMyInvoices

Und das Tool, was ich dafür seit Jahren Nutzer heißt GetMyInvoices. Und die Idee ist, dass Sie bei GetMyInvoices dort praktisch einmal eingeben alle Ihre Plattformen und dann zieht sich GetMyInvoices alle diese Rechnungen automatisiert in das eigene System und gibt sie dann, wenn Sie es einmal konfiguriert haben, an Ihren Steuerberatenden eben über die DATEV-Connect-Schichtstelle. Jetzt höre ich schon den Aufschrei, der eine oder die andere ist beim Joggen gerade vor Schreck gegen den Baum gelaufen, zu sagen: Was? Ich muss ja alle meine Zugangsdaten zu all meinen Portalen an Get more invoices geben. Ist das denn sicher? Also erstens glaube ich, dass das ein seriöser Anbieter ist, wo ich ein gutes Gefühl dabei habe. Und wenn Sie es nicht haben, gibt es auch die Möglichkeit, dass Sie die Rechnungen eben automatisiert weiterleiten per E-Mail. Also Sie kriegen dann eine eigene E-Mail-Adresse und alles, was an diese E-Mail-Adresse geht, wird automatisch dem zugeordnet. Sie haben dort ein bisschen weniger Komfort, vor allen Dingen der Steuerberater, aber, wenn Sie sagen, Sie vertrauen dem nicht, dann können Sie es weiterleiten. Wenn Sie sagen, Sie richten Ihre Portale ein, dann können Sie wunderbar pro Portal immer sehen: Was sind die ganzen Rechnungen? Was sind entsprechend Dinge, wo Belege vielleicht noch fehlen? Und das Intelligente ist, dass Sie beispielsweise bei Amazon das System so schlau ist, wenn Sie dort etwas bestellen und da gibt es noch keine Rechnung, dann schickt das System automatisiert E-Mails, so lange, bis Sie eine Rechnung davon bekommen.

Also somit hat sich meine Liste von offenen Posten, also im Sinne von Buchungen, wo Belege fehlen, von einer Seite pro Monat auf maximal eins, zwei Buchungen pro Monat reduziert. Und das Ganze ist eben ein signifikanter Game-Changer, wenn Sie viel Kleinscheiß haben.

Wenn Sie nur einmal im Jahr irgendwas bestellen bei Amazon, dann lohnt sich das nicht, das einzurichten. Wenn Sie, so wie ich, 30-40 Online-Portale dort haben, wo einfach viel Klärungsbedarf in der Vergangenheit war, dann kann man das so machen. Und das ist auch vielleicht für die Steuerberatenden von Ihnen, die hier mit dabei sind. Ich unterhalte mich ja ab und zu mal mit dem einen oder anderen sehr innovativen Steuerberater und dazu gehört für mich auch der Cornelius hat beispielsweise. Und der sagte mir schon vor ein paar Jahren: Lieber Thorsten Jekel, also buchen kann heute schon in der und morgen die KI. Dafür braucht man keinen Steuerberater mehr.

Braucht man überhaupt einen Steuerberater?

Wofür braucht man einen Steuerberater? Man braucht ihn zum einen für Wirklich die steuerliche Beratung auf der Basis der automatisiert gebuchten Dinge. Und in Österreich beispielsweise übernehmen das Thema Buchen schon viele Banken damit, weil die ohnehin die ganzen Transitionen haben. Und die sagen: Ich habe eben dieses Thema neben der steuerlichen den Punkt betriebswirtschaftliche Beratung. Und ich finde es immer wieder erschreckend, es gibt eben mit iControl beispielsweise ja auch ein wunderbares Tool, wo Steuerberatende mit ihren Mandanten durch die Zahlen durchgehen können. Und immer, wenn ich im DATEV-Seminar das iPad im das Chefseminar des iPad im Kanzlei-Alltag, das vorstelle und frage: Wer nutzt das hier, dann melde sich kaum jemand. Also leider gibt es da noch viele, die eher in der Buchungslogik sind und sagen: Ki ist so schlimm. Wo ich sage: KI ist für die, die schlimm, die eben ihre Rolle nicht verändern. Also, wenn Sie, ich gehe mal ein paar Jahrzehnte, Jahrhunderte zurück. Wenn Sie sich als jemand sehen, der eben Kutscher ist und nicht als jemand sehen, der Menschen von A nach B transportiert, dann wird es für ist es für mich halt schwieriger, wenn Kutschen durch Autos eben ersetzt werden. Und als Kutschen durch Autos ersetzt worden, gab es da zwei Menschen. Die einen haben gesagt, ich bin Kutscher und keiner, der sich auf so ein stinkendes Gefährt setzt. Und die anderen haben gesagt, wie geil ist das denn. Ich schaffe es jetzt nicht, nur eine Tour am Tag zu sondern vier oder fünf Touren am Tag zu verkaufen. Ich muss vielleicht am Anfang ein bisschen mehr investieren in dieses stinkende Ding, aber ich kann es auch einfach abstellen in die Ecke und muss es halt nicht jeden Tag füttern, wenn ich es mal nicht brauche. Also jedes Teil hat seine Vor- und Nachteile.

Also natürlich gibt es noch Pferde, aber nicht mehr im Nutzbereich. Und genauso wird es auch so sein, dass man nicht mehr irgendwelche Pendelordner buchen muss, sondern dass eben auch Steuerberatende eher dann einen Sparrings-Partner in Steuerlichen, im Betriebswirtschaftlichen und ich finde auch zunehmend in der Frage der Prozessberatung werden. Eines meiner wesentlichen Auswahlkriterien für Steuerberatende ist mittlerweile, wie hilft er mir auch bei der elektronischen Optimierung der Abläufe. Der Scharm ist ja dieses Thema GetMyInvoices. Das ist so ein typisches Beispiel, dass das eben zwei Fliegen mit einer Klappe schlägt, nämlich der Mandant hat es einfacher und der Steuerberater hat es einfacher. Das ist ein Stück weit wie selbst Check-in bei der Lufthansa. Das ist eben etwas, wo die Lufthansa einen Haufen Bodenpersonal spart und wir sparen auch einen Haufen Zeit. Also das sind die besten Veroptimierungen mithilfe von Technik, wenn der Prozess durch sinnlose Dinge eben entschlagt wird.

Also beispielsweise sich einchecken für einen Flug, das habe ich noch nie verstanden. Mittlerweile mache ich das per KI, dass ich sage, wenn ein Flug entsprechend gebucht ist, stelle ich das beim Buchen schon so ein, dass mich das Ding automatisiert eben auf meinem Wunschplatz einbucht. Also auch immer so ein Denkansatz zu sagen, dann macht Technologie Sinn, wenn man Sachen automatisieren kann. Und GetMyInvoices, wie gesagt, ein wunderbares Tool.

Sonderkonditionen für Steuerberatende

Sollten Sie Steuerberatende sein, kriegen Sie sogar von GetMyInvoices noch mal Sonderkonditionen, die Sie dann an Ihre Mandanten weitergeben können. Und Sie haben, glaube ich, auch noch eine Möglichkeit, ein bisschen zusätzliches Taschengeld mit zu verdienen, was ich auch durchaus legitim finde, wenn Sie dort eben Kunden generieren. Ich finde es als Mandanten ein tolles Thema. Sollen Sie es als Steuerberater noch nicht kennen, für Mandanten, die dort mit vielen Belegen arbeiten, macht es auf alle Fälle Sinn. Und diejenigen, die sagen: Ich bin auf der anderen Seite, sprechen Sie auch mal den Steuerberater davon oder schauen Sie auch mal nach GetMyInvoices.

Fazit

Das ist für mich ein ganz tolles Tool für Automatisierung, denn dann macht Technik Sinn.

Ihr Thorsten Jekel.

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