Einführung
Schön, dass wir wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von TJs Technology Tuesday, dem Format, wo es darum geht, wie Sie als Führungskraft IT strategisch und auch für sich, für Ihren persönlichen Wettbewerbsvorteil nutzen.
Ja, heute einmal zu einer Frage, die ich ganz oft gestellt bekomme: Notizen. Wie kann ich denn Notizen am besten anfertigen?
Und meistens kriege ich so die Frage, zu sagen: Mensch, von GoodNotes gibt es eine neue Version auf dem iPad. Soll ich die jetzt nehmen, weil die kostet Geld? Die Kurzform: Nein. Und nicht aus dem Grund, den Sie jetzt gerade vermuten, dass Sie sagen: Kostet Geld? Nein, dann nehmen wir das natürlich nicht. Also: Geist ist geil, 20% auf alles, außer Praktika, weil die gibt es nicht mehr. Also, das heißt, hier eben dieses Thema Geld ist für mich nicht das Kriterium. Kriterium ist für mich: Was muss ein gutes Notizsystem können? Und ein gutes Notizsystem sollte in Nummer eins die Möglichkeit haben, dass es auf allen Ihren Systemen verfügbar sein muss, und zwar in beide Richtungen. Was heißt in beide Richtungen? Sie müssen auf jedem Gerät, das Sie haben, die Möglichkeit haben, Ihre Notizen zu lesen, und Sie müssen auf jedem Gerät auch die Möglichkeit haben, Ihre Notizen zu erstellen.
Notizprogramme sind auf allen Systemen zugänglich und in Teams einsetzbar
Und genauso wie Sie bei E-Mails nicht drüber nachdenken: Ja, wo habe ich denn jetzt? Habe ich die jetzt auf dem Smartphone? Habe ich die jetzt auf dem Tablet? Habe ich die jetzt auf dem PC geschrieben oder abgelegt? – genauso soll es auch mit Notizen sein, dass Sie eben nicht überlegen müssen: Auf welchem System habe ich das jetzt eingegeben? Und wenn Sie sich eben ein Notizsystem wie GoodNotes beispielsweise holen und Sie sind rein in der Windows-Welt unterwegs, in der Teams-Welt unterwegs. Dann gibt es zwar einige dieser Lösungen mittlerweile sogar für eben auch Windows, aber es gibt eben nur sehr beschränkt die Möglichkeit, dass dann auch in eine Teams-Umgebung mit zu integrieren. Und wo kann das Sinn machen? Ich gebe Ihnen mal den extremsten Fall, den ich vor kurzem hatte. Da sagte mir einer meiner Kunden, ein Bauunternehmer, er war in einer Baubesprechung, hatte einen Subunternehmer, und diese Subunternehmer waren mit dem iPad unterwegs, hatten dort OneNote drauf. Und alle Fragen, die sie nicht beantworten konnten, haben die in OneNote einfach in ihre Notiz eingetragen, und in der Zentrale saßen die Experten, die haben die OneNote-Notiz auch gehabt, und die mussten die Notiz nicht schließen, sondern während die auf war, konnten die lesen, die Fragen, und die haben die auch beantwortet.
OneNote – Notizprogramm von Microsoft
Das heißt, in der Notiz haben die unten schon wieder neue Sachen eingeschrieben. Da kamen oben die Antworten dazu. Das heißt, hier kann ich wirklich sogar eben real-time zusammenarbeiten. Und das ist genau der große Vorteil von Microsoft 365 und der Integration von OneNote. OneNote ist nicht das schönste Programm, gar kein Thema, aber OneNote gibt es schon, glaube ich, seit über 25 Jahren, so lange nutze ich es auch schon. Es ist eben für alle Plattformen verfügbar. Das heißt, vom Smartphone bis hin zum PC über eine Webbrowseroberfläche. Das heißt, ich kann mich eben auch für ein Gespräch vorbereiten, indem ich entweder selbst oder wenn ich jemand habe, der mir zuarbeitet, dann kann ich sagen, der oder die, die mir zuarbeiten, die können Sachen in mein Notizbuch reinpacken, und ich habe es eben da. Und egal, ob ich im Büro bin oder schon die ganze Woche unterwegs bin, es ist bei mir automatisch drauf. Und das sind dann die Positivitätsfortschritte, die sinnvoll sind. Also natürlich kann ich mir auch Notizen und solche Dinge immer wieder hin- und her-mailen. Dann bist du wieder mal bei zehn E-Mails mehr. Und so hat man es eben automatisiert, synchronisiert. Also das Notizhandling ist heute so, als würde man oft sich noch mal Mails an ein mobiles Endgerät weitermailen, dann hätte man eben das doppelt noch mal.
Das sollten Sie bei der Nutzung der Notizsysteme beachten
Würde man bei E-Mails nicht machen, machen Sie es bitte auch nicht bei Notizen. Also, das heißt hier, und wenn ich mir das auf den einzelnen Endgeräten angucke, bei OneNote beispielsweise eben auf dem iPad, finde ich hervorragend die Unterstützung mit dem Apple Pencil. Mit dem Apple Pencil haben Sie einen Stift, und in OneNote haben Sie eben einen Stift, der hat ein A, und A steht für Apple Pencil. Und dann können Sie eben einen handgeschriebenen Text schreiben, und der wird sofort in einen getippten Text umgesetzt. Und das funktioniert selbst mit meiner Sauklaue, die ich habe. Also wirklich hervorragend funktioniert das in der Praxis. Also deswegen wirklich ein Ding, wo ich Das funktioniert, das klappt wunderbar. Ich habe es auf dem iPhone drauf, ich habe es auf dem iPad drauf, ich habe es eben drauf auf dem PC, auf dem Mac, in Teams. Und Sie können eben sehr schön unterscheiden, auch bei OneNote, zu sagen: Welche Notizbücher sind denn privat? Welche Notizbücher gehören der Firma? Und jetzt hat vielleicht eben ein Mitarbeiter eben privates Notizbuch und Firmennotizbücher. Und wenn er ausscheidet aus dem Unternehmen, dann hat er eben weiterhin noch Zugriff auf seine privaten Notizbücher, aber nicht mehr eben auf die Dienstlichen.
Also hier sehr, sehr schön auch den Dienstlichen und den privaten Bereich kann man hier sehr, sehr schön trennen. Wichtig ist mein Impuls immer: Bitte sich nicht von shiny objects blenden zu lassen. Also die schönste Applikation ist nicht immer die Produktivste. Bei den Produktivitätsfragen ist immer die Frage: Synchronisation über alle Plattformen, Zusammenarbeit mit anderen, vor allen Dingen mit Microsoft 365, wo ich einfach sehr, sehr viel produktiver damit arbeiten kann, Verfügbarkeit auf allen Plattformen und auch Investitionssicherheit in dem Sinne von, wie lange wird es diese Lösung noch geben? Und bei Microsoft 365 bin ich da sehr optimistisch. Die nächste Frage, die ich immer bekomme: Loop gibt es doch jetzt mittlerweile, und jetzt gibt es noch die Pages in Copilot. Was ist da die Idee? Microsoft hat mit Loop ein Konzept eingeführt, wo ich eben einzelne Komponenten habe, wie auch beispielsweise Notizen, die automatisch verlinkt sind. Das heißt, ich kann ein solches Loop-Element in eine E-Mail reinpacken. Ich kann es in ein Team reinpacken, in ein Word-Dokument. Und egal, wo ich es ändere, wird es überall mit geändert. Also das ist sehr, sehr schön. Das heißt, ich habe hier verlinkte, wie der Art Widgets. Ich bin, viele sagen ja, ist das Thema Loop der Nachfolger von OneNote?
Ich glaube nein, denn Loop ist vor allen Dingen online gedacht. Das heißt, wenn ich in der Bahn bin, ich habe vielleicht mal – ich habe keine Internetverbindung. Wenn ich beim Kunden bin und ich habe keine Internetverbindung, dann habe ich eben alles offline in OneNote. Ich kann auch so was machen, wie wir Webseiten klippen beispielsweise. Das kann ich ebenso in Loop nicht machen beispielsweise. Also es ist eine Abgrenzung. Und das Gute ist, im Juli ist angekündigt worden, dass die Pages, das sind auch Loop-Komponenten, wo ich eben Ergebnisse aus dem Copilot-Chat auch in der Organisation teilen kann, die kann ich auch in Outlook-Notizbücher mit verknüpfen. Ich gehe mal davon aus, dass ich dafür dann eine Internetverbindung brauche, dass die nicht offline sind, aber ich kann eben sagen, Outlook ist, OneNote ist mein führendes Notizsystem, und da habe ich sogar dann die Notizkomponenten von Loop mit integriert. Das finde ich sehr, sehr intelligent, denn auch wenn Sie automatisierte Mitschriften machen von Meetings beispielsweise in Teams, das sind Loop-Komponenten, die Sie überall mit einbetten können. Und selbst für mich als Microsoft-Partner ist das manchmal verwirrend, wie Loop genau funktioniert. Und wenn man einmal den Namen verstanden hatte, dann nennt Microsoft das definitiv wieder anders und ordnet es anders an.
Das ist genauso, wie Sie es bei festgestellt haben, dass der Startbildschirm in Microsoft 365 früher eben mit den Apps war und den Dateien. Und jetzt haben Sie den Copilot-Chat. Wenn Sie den Schrägschicht eingeben, sehen Sie auch sofort Ihre Dateien – muss man aber wissen. Und wenn Sie eben unten links sind, da gibt es auch einen Registerlaschen oder einen Menüpunkt für die Apps, und die kann man sich dann auch bei den einzelnen Apps mit den drei Punkten auch wieder anheften an die linke Leiste. Also weshalb macht Microsoft das? Microsoft macht das deshalb, weil sie sagen, in der Vergangenheit hat man eben Word geöffnet für ein Dokument, Excel für eine Tabelle, PowerPoint für eine Präsentation. Die Zukunft wird sein, dass ich eben einen Co-Piloten habe. Deswegen mag ich diesen Namen auch gerne, kein Autopilot, sondern ein Co-Pilot. Einen Co-Pilot habe ich, dem gebe ich eine Aufgabe, und erledigt sie im Zusammenspiel mit mir. Und welche Apps er nutzt, ist im Prinzip völlig egal. Also schauen Sie sich mal Videos auch mit Satya Nadella an, dem Vorstandsvorsitzenden von Microsoft, der pusht klar diese Vision und ist aus meiner Sicht da wirklich gut unterwegs. Ich sage auch, im Unternehmenskontext alles außer Microsoft 365 ist Spielkram.
Also sollten Sie heute vor der Entscheidung stehen, normale Microsoft-Lizenzen zu kaufen oder M365, noch können Sie beides. Ich empfehle Ihnen auf alle Fälle schon Microsoft 365. Sollten Sie, aus welchem Grund auch immer das noch nicht wollen, dann gibt es noch mal einen Tipp: Man kann auch Office-Lizenzen gebraucht kaufen, und die haben den großen Vorteil gegenüber einem gebrauchten Fahrzeug, dass es nicht abgenutzt ist, und das ist auch legal. Und wenn Sie beispielsweise von dem stationären Office auf Microsoft 365 umsteigen als Unternehmen, dann können Sie auch Ihre vorherigen Lizenzen verkaufen. Und wenn Sie beispielsweise DATEV-Steuerberater sind, viele Systempartner haben das auch in ihrem Portfolio drin, dass die Lizenzen eben die und verkaufen in dem Bereich, sprechen Sie da gerne auch noch mal Ihren DATEV-Systempartner an. Ja, wie sind wir darauf gekommen? Über das Thema Notizen. Macht das Thema Papiernotizen auch noch Sinn? Selbstverständlich. Ich greife mal ganz kurz in meine Aktentasche. Habe ich die griffbereit? Moment. Good-old-Aktentasche. So, und Good-old-Aktentasche habe ich natürlich auch immer noch mal mit dabei. So, und in meiner Aktentasche habe ich, wenn ich eben auf Veranstaltungen unterwegs bin, auch immer noch mal ein kleines Notizbuch mit dabei.
Notizen wie früher zu machen, ergibt in bestimmten Situationen auch Sinn
Hier haben wir es, genau. So, das heißt, auf Abendveranstaltungen beispielsweise, hier dieses kleine Leder-Notizbuch. Dieses Leder-Notizbuch kriege ich halt in meine Sakko-Tasche. Ich habe in dem Leder-Notizbuch: Da ist auch noch mal die eine oder andere Papiervisitenkarte drauf, also meine iPhone, die ich gerne verschenke. Und ich kann hier also gerne empfehlen, hier diese von X47 sind die, sehr wertig aus Leder, die ganzen Dinge kann man noch mal mit dabeihaben. Ich habe hier so einen kleinen Tombo-Stift, den man gut reinkriegt, weil die Dinger von Montblanc manchmal ein bisschen zu dick sind. Das heißt, hier, wenn ich ein bisschen mehr Platz habe, habe ich noch einen Montblanc-Stift mit dabei. Auch das macht manchmal Sinn, weil es gibt immer mal Gesprächssituationen, da ist das einfach irgendwo passender. Oder man braucht gerade sein iPhone, und dann macht man sich eben noch mal schnell manuelle Notizen oder Dinge, die man später nie wieder braucht. Also manchmal ist Good-old-Paper auch ganz gut. Also ich bin weit davon entfernt, zu sagen, man muss alles digital machen. Wenn es aber Notizen gibt, die man auch später wieder braucht, dann sollte man sie auf alle Fälle digital machen. Und da ist aus meiner Erfahrung das Thema OneNote von Microsoft auf absehbare Zeit wirklich das System, was ich auf alle Fälle empfehle.
Fazit
Und Stichwort Empfehlung: Ja, ich bin Microsoft-Partner, war im Hintergrund natürlich auch eben dort nicht ganz interessenfrei, aber mein Schwerpunkt ist Personal-IT-Coaching für Führungskräfte. Das heißt, Sie erhalten von mir herstellerübergreifende sinnvolle Empfehlungen für Digitalisierung, die Sie persönlich und Ihr Unternehmen weiterbringen. Wenn das für Sie ein Thema ist, bis hin zum External-CIO.
Sprechen Sie mich gerne an, Ihr Thorsten Jekel.
