Ist WPS Office eine gute Alternative zu Microsoft Office?

Das Wichtigste in Kürze

• WPS Office ist eine vollwertige Alternative zu Microsoft Office für iPad-Nutzer, die kein Microsoft-365-Abonnement haben oder benötigen.
• Die App unterstützt Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie PDF und gilt als sehr kompatibel mit den Microsoft-Formaten.
• Ein besonderes Feature ist die Möglichkeit, in PowerPoint-Präsentationen direkt zwischen Folienansicht und Whiteboard-Ansicht zu wechseln.
• WPS Office hat die Integration in die Dateien-App des iPads verbessert: Über den iCloud-Button öffnet sich nun der bekannte Dateien-Manager mit allen verbundenen Speicherorten.
• Statt Cloudanbieter direkt in WPS Office einzubinden, empfiehlt sich die Nutzung der zentralen Dateien-App des iPads als einheitliche Schaltzentrale.
• WPS Office wurde vom BSI sicherheitstechnisch geprüft und wird laut Podcast in deutschen Behörden und Ministerien auf Android-Geräten eingesetzt.
• Die Gratisversion ist für die meisten Anwender ausreichend; kostenpflichtige Abos (VIP) kosten maximal 44,99 €/Jahr für Familien bzw. 32,99 €/Jahr als Einzellizenz.
• Diese Preise liegen deutlich unter den Lizenzkosten von Microsoft 365.

WPS Office vs. Microsoft Office: Der schnelle Vergleich

Kurzfazit: Für den Alltag ist WPS Office eine echte, günstige Alternative zu Microsoft Office. Es öffnet und bearbeitet Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien und lässt sich jetzt sauber in die „Dateien“-App des iPad integrieren. Microsoft 365 hat weiterhin die Nase vorn, wenn Sie auf fortgeschrittene Echtzeit-Zusammenarbeit oder tiefe Enterprise-Funktionen angewiesen sind.

Kriterium	WPS Office	Microsoft Office / 365
Preis	Kostenlose Version; günstige Premium-Version	Kostenpflichtiges Abo (Microsoft 365)
Word-, Excel- & PowerPoint-Dateien	Öffnet & bearbeitet alle gängigen Formate	Nativ
PDF-Bearbeitung	Integriert	Eingeschränkt (zusätzliche Tools nötig)
iPad „Dateien“-App-Integration	Funktioniert reibungslos (kürzlich verbessert)	Nativ
Offline-Nutzung	Ja	Ja
Echtzeit-Zusammenarbeit	Einfach	Fortgeschritten
Am besten für	Einzelpersonen & kleine Teams, die eine kostenlose, leistungsfähige Suite wollen	Organisationen mit Bedarf an tiefer Zusammenarbeit & Enterprise-Funktionen

Einführung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital4Productivity und wieder mal einem kleinen, aber feinen Tipp.

Sie wissen, wir wechseln ja immer zwischen mal Interviewepisoden, mal Themen zum Thema Digitalisierung, mal kleinen Tipps, mal natürlich aktuelle Nachrichten von Apple. Davon werden wir auch wieder berichten. Heute geht es zu einem Thema und zwar Office. Und zwar eine Alternative zu Microsoft Office, von der Sie von mir sicherlich schon ein paar Mal gehört haben. Und zwar WPS Office. Was gibt es aber so spannendes Neues, das ich zum Thema WPS Office eine eigene neue Episode mache?

Das was es neues gibt, ist eine verbesserte Integration in den Dateimanager, also in die Dateien-App des iPads. Was heißt das? Zum einen, bevor wir uns das anschauen, vielleicht noch mal eine Frage, wieso denn nicht Microsoft Office, weshalb der WP Office?

WPS Office kann Excel, Word, Powerpoint und sogar PDF

WPS Office ist eine Alternative zum Microsoft Office und ist für diejenigen von ihnen empfehlenswert, die kein Microsoft-365-Abonnement haben oder auch keines abschließen wollen. Denn nur mit einem Microsoft-365-Abonnement ist auch die komplette Officeversion von Microsoft auf einem iPad größer als 10 Zoll nutzbar. Wenn Sie das nicht haben, dann können Sie dort diese Eben Office-Version von Microsoft nicht nutzen. Dann gibt es mit WPS Office eine gute Alternative.

WPS-Office kann Excel, Powerpoint und auch sogar PDF. Ist somit ein Schweizer-Taschenmesser mit vielen Funktionen. Ich persönlich finde den PDF Expert noch leistungsfähiger, deshalb nutze ich ihn immer zusätzlich. Aber für World, Excel und Powerpoint muss ich sagen es WPS klasse. Manchmal ist es sogar kompatibler als das Original. Und es hat auch mittlerweile nicht mehr dieses Vertauschen von Tabs und Menübefehlen. Früher waren die Register-Laschen die Tabs in unterschiedlichen Exceldateien beispielsweise oben, die Befehle waren unten. Das hat WPS Office mittlerweile umgedreht, also somit das ist schon etwas länger, dass es angeglichen ist. Es ist auch sehr kompatibel. Das heißt, Sie können eben auch Worddateien, Exceldateien, Powerpointdateien sehr gut anzeigen und diejenigen, die es vielleicht schon mal genutzt haben, Sie können dort in Powerpoint sehr schön umschalten zwischen der Folien-Ansicht und einer Whiteboard-Ansicht. Und das ist eben ein Vorteil gegenüber Powerpoint, denn Powerpoint hat das nicht integriert. Da müsste man immer wechseln zu beispielsweise Thoughts - the Thinking App. Das ist die Applikation, die ich dafür immer empfehle. Aber innerhalb einer App mal schnell hin und her zu schalten, geht manchmal einfacher.

WPS Office als sichere Anternative zu Microsoft Office

Was für mich aber eben eine der tollsten Erweiterungen jetzt ist, die seit kurzem da ist, dass Sie, wenn Sie WPS Office nutzen, jetzt eben auch sagen können, im Bereich Cloud gibt es jetzt nicht die unmittelbare Bezeichnung Dateien, sondern da steht iCloud. Jetzt werden Sie sagen Moment mal, wir sind doch jetzt Bank, wir sind eine Steuerberatung, da darf ich doch die Cloud nicht nutzen. Haben Sie recht, aktuell ist die Cloud nicht DSGVO-konform nutzbar, vor dem Hintergrund nicht für den Firmenbereich einsetzbar. Jetzt ist es aber so das und das ist auch ein Tipp, den ich Ihnen gerne generell weitergeben mag, wenn Sie in einer Datei in einer Applikation sehen, iCloud, dann lohnt es sich da manchmal drauf zu tippen, dann geht nämlich in der Regel die Dateien-App auf. Früher war in der Dateien-App war, die hieß früher iCloud-App und in der iCloud-App war nur der Dateien-Manager oder der Dateien-Cloudspeicher-Dienst von Apple angebunden, nämlich iCloud Drive. Und diese Dateien-Applikation wurde eben erweitert für andere. Deswegen wurde es sogar irgendwann mal von iCloud umbenannt in die Dateien-App und die entspricht ziemlich genau der Funktionalität Ihres Dateimanagers oder Explorers aus der Windows-Welt bzw. Ihres Finders in der Musikwelt. Und die Idee ist so, dass Sie dort oben immer haben die entsprechenden Speicher-Dienste. Und immer, wenn Sie eine Applikation installiert haben, die eine Speicherung von Daten ermöglicht, wie beispielsweise One Drive, dann haben Sie dort auch das als Speicherort da, so wie Sie es auf dem PC her kennen. Oder wenn Sie beispielsweise Dropbox nutzen oder auch den Zugriff auf eigene Netz-Laufwerke über den File Browser Professional einrichten. Und das Schöne ist, so wie es jetzt in wird auf dem PC. Und auf dem Mac sagen Datei öffnen und dann öffnet sich der Dateimanager, also Explorer oder Finder, genauso geht das in vielen Applikationen auf dem iPad mittlerweile auch.

Die Anbindung von WPS Office

Und WPS Office war bis vor kurzem noch eine Ausnahme. Da musste man dann immer über den Bereich Cloud, dann beispielsweise einen WebDAV-Server mit verbinden oder man konnte dort auch beispielsweise Dropbox oder One Drive verbinden. Man musste es aber eben nochmal zusätzlich verbinden und das ist immer doof, also deswegen besser ist immer die Dateien-Integration und diese Dateien-Integration finden Sie mittlerweile in vielen Applikationen. Sie finden es in den Microsoft Office Applikationen sowieso. Sie finden es aber auch im PDF Expert. Da witzigerweise steht auch eben, jetzt muss ich halt mal schauen, wie es denn aktuell ist. Kleinen Moment. Ich schaue mal nach, wie denn die aktuelle (…) steht. Dateien mal steht iCloud, ich gucke gerade mal nach. Im PDF Expert steht mittlerweile auch Dateien, also in vielen Applikationen steht auch mittlerweile Dateien. Das ist weniger verwirrend, als wenn da eben steht iCloud. Bei WPS Office steht eben aktuell iCloud, aber in dem Moment, wo Sie drauf tippen, öffnet sich das bekannte Fenster, wo Sie praktisch in etwas verkleinerter Form die Dateien-App sehen, wo sie auf zuletzt benutzt gehen können, auf die Speicherorte gehen können, auf die Favoriten und natürlich auch auf die Tags, die Sie dort nutzen können, wo Sie sich schnell Dinge für die Selbstorganisation, für den schnellen Zugriff einrichten können.

Also WPS Office, wie gesagt, für mich schon immer eine gute Alternative. Jetzt noch mal toll gewesen. Und wenn Sie bisher dort separat noch mal eingebunden haben One Drive oder einen WebDAV-Server, dann würde ich es eher so empfehlen, dass Sie einen eigenen Server einbinden über den File Browser Professional, Clouddienste, über die entsprechenden Cloud-Applikationen und das dann entsprechend in der Dateien-App drin haben und dann über die Dateien-Integration reingehen.

Da dürfen Sie ausnahmsweise wirklich mal denken wie am PC, da haben Sie ja auch ein Dateimanager und binden nicht in jedem einzelnen Programm noch mal die Speicherdienste ein und es ermöglicht WPS Office auch.

Fazit

Ja, zum Abschluss vielleicht noch mal ein Wort zum Thema, wo WPS Office herkommt. Und da wird der eine oder die andere jetzt sagen hey, Moment mal, das ist ja ein chinesisches Softwarehaus, das das anbietet. Ja, das ist richtig. Und auch hier bietet sich wieder eine differenzierte Betrachtung an, und das ist eine Software, die sehr intensiv vom BSI evaluiert wurde. Denn Sie kennen vielleicht das berühmte Merkel-Phone von SEKU Smart, was dort entwickelt wurde für hochsichere Kommunikation.

Und das nicht nur für Frau Dr. Merkel bzw. jetzt für Olaf Scholz als den Nachfolger im Bundeskanzleramt, sondern auch für viele Ministerien. Hier wird im Regelfall nicht iOS, sondern Android eingesetzt, aus unterschiedlichen Gründen. Und die Officevariante, die hier in diesem Bereich aber im Regelfall eingesetzt wird und da schließt sich der Kreis, ist WPS Office, denn dieses Office-Paket gibt es auch für Android und ist dort sehr intensiv sicherheitstechnisch auf Herz und Nieren geprüft worden. Also vor dem Hintergrund ein weiteres Beispiel dafür, dass man gerade beim Thema Sicherheit auch mal differenzierter hinter die Pauschalaussagen dahinter schauen sollte. Und WPS Office ist definitiv eine Lösung, die ich auch aus Sicherheitsgründen sehr empfehlen kann und vor allen Dingen eben jetzt mittlerweile, weil sie eine noch bessere Integration in die Dateien-App hat. Sie haben sicherlich auch gesehen, dass diese Applikation ein Aboservice anbietet im Bereich In-App Purchases. Sehen Sie das, Sie haben dort jährlich ein Abo, maximal bei VIP als Familienabo von €44,99, als einzelne sind es entsprechend €32,99. Das ist deutlich weniger als die Lizenzgebühren, die Sie bei Microsoft 365 zahlen. Und wie immer starten Sie erst mal mit der Gratisversion. Die meisten meiner Kunden kommen mit der Gratisversion wunderbar klar. Da haben Sie relativ wenige Beschränkungen. Anschauen und präsentieren können Sie auch wunderbar mit der Gratisversion. Also ich habe lange Zeit mit der Gratis-Version gearbeitet. Damit sollten Sie auf alle Fälle erst mal starten.

Ja, in diesem Sinne sage ich Schön, dass Sie wieder mit dabei waren und freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind. Und nächste Woche schauen wir uns einmal ein Thema an, ob es denn die AppleWatch-Ultra sein muss oder ob die Kleinste SE nicht sogar reicht. Ich freue mich, wenn Sie wieder bis der nächsten Episode dann dabei sind. Bis dann.

Ihr Thorsten Jekel

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Häufige Fragen (FAQ)

Was ist WPS Office und für wen ist es geeignet?

WPS Office ist eine Office-Alternativ-App, die Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie PDFs verarbeiten kann. Sie ist besonders für iPad-Nutzer geeignet, die kein Microsoft-365-Abonnement abschließen möchten oder können, da Microsoft Office auf iPads größer als 10 Zoll nur mit einem solchen Abo vollständig nutzbar ist.

Kann WPS Office Microsoft-Office-Dateien kompatibel öffnen und bearbeiten?

WPS Office ist sehr kompatibel mit Microsoft-Office-Formaten und kann Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien zuverlässig öffnen und bearbeiten. Laut Podcast ist WPS Office in manchen Fällen sogar kompatibler als das Original.

Welche Besonderheit bietet WPS Office bei PowerPoint-Präsentationen?

WPS Office ermöglicht es, innerhalb der App direkt zwischen der Folienansicht und einer Whiteboard-Ansicht zu wechseln. Microsoft PowerPoint bietet diese integrierte Wechselmöglichkeit nicht; dort müsste man für ein Whiteboard zu einer separaten App wie Thoughts wechseln.

Was hat sich bei der Dateimanager-Integration in WPS Office verbessert?

WPS Office unterstützt nun die native Dateien-App-Integration des iPads. Tippt man im Cloud-Bereich von WPS Office auf „iCloud“, öffnet sich das bekannte Dateien-App-Fenster mit allen verbundenen Speicherorten, zuletzt geöffneten Dateien, Favoriten und Tags — ohne separate Einrichtung je Cloudanbieter.

Wie empfiehlt der Podcast, Clouddienste mit WPS Office zu verbinden?

Der Podcast empfiehlt, Clouddienste nicht direkt in WPS Office einzubinden, sondern stattdessen über die zentrale Dateien-App des iPads zu verwalten. Eigene Netzlaufwerke lassen sich über den File Browser Professional einbinden, Clouddienste über die jeweiligen Cloud-Apps.

Ist WPS Office auch für sicherheitssensible Bereiche geeignet?

WPS Office wurde laut Podcast intensiv vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) sicherheitstechnisch geprüft. Es wird demnach als Office-Lösung in deutschen Ministerien und Behörden auf Android-Geräten eingesetzt.

WPS Office kommt aus China – ist das ein Sicherheitsproblem?

WPS Office stammt von einem chinesischen Softwarehaus, wurde jedoch laut Podcast eingehend vom BSI evaluiert und für den Einsatz in deutschen Behörden freigegeben. Der Podcast empfiehlt eine differenzierte Betrachtung statt pauschaler Ablehnung.

Was kostet WPS Office und gibt es eine Gratisversion?

WPS Office bietet eine Gratisversion, die für die meisten Nutzer ausreicht und auch das Anzeigen und Präsentieren von Dateien ermöglicht. Die kostenpflichtige VIP-Version kostet laut Podcast 32,99 €/Jahr als Einzellizenz und bis zu 44,99 €/Jahr als Familienabo.

Wie unterscheiden sich die WPS-Abo-Kosten von Microsoft 365?

Die WPS-Office-VIP-Abos (32,99 € bzw. 44,99 € jährlich) liegen laut Podcast deutlich unter den Lizenzgebühren von Microsoft 365. Wer kein Microsoft-365-Abo benötigt, kann mit WPS Office erheblich sparen.

Kann WPS Office auch PDF-Dateien verarbeiten?

WPS Office kann PDF-Dateien anzeigen und verarbeiten und fungiert damit als eine Art Schweizer Taschenmesser für Büro-Dokumente. Für anspruchsvollere PDF-Aufgaben empfiehlt der Podcast ergänzend den PDF Expert, der als leistungsstärker gilt.

Erwähnte Tools & Ressourcen

• iPad – Haupt-Plattform, auf der WPS Office in dieser Episode besprochen wird
• Microsoft 365 – kostenpflichtiges Abonnement, das für die volle Microsoft-Office-Nutzung auf dem iPad benötigt wird
• WPS Office – Office-Alternative mit Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Unterstützung; vom BSI sicherheitstechnisch geprüft
• PDF Expert – laut Podcast leistungsstärkere Alternative für PDF-Aufgaben
• Thoughts – Whiteboard-App, die als Alternative genutzt wird, wenn PowerPoint keine integrierte Whiteboard-Ansicht bietet
• File Browser Professional – App zur Einbindung eigener Netzlaufwerke in die Dateien-App des iPads
• iCloud Drive – Apples Cloud-Speicherdienst, der in der Dateien-App des iPads integriert ist
• OneDrive – Microsoft-Clouddienst, der als Speicherort in der Dateien-App eingebunden werden kann
• Dropbox – Clouddienst, der ebenfalls über die Dateien-App eingebunden werden kann