Einführung
Herzlich willkommen zu einer weiteren Episode von TJs Technology Tuesday. Und letzte Woche hatte ich eine Episode zum Thema E-Books und wie ich meine Bücher mitnehme auf dem iPad gemacht und da habe ich doch die eine oder andere Rückfrage bekommen: Sag mal, du hast da irgendwie so einen Dateimanager, die Dateien-App auf dem iPad gehabt. Wie funktioniert denn das? Die gute Nachricht ist, Sie können bei dem iPad manchmal so denken wie auf dem PC. Und Sie kennen es doch: Beim PC haben Sie einen Dateimanager. Also das heißt, Dateimanager oder Windows-Datei-Explorer. Die Mac-Anwender kennen es unter Finder. Und genau die gleiche Möglichkeit haben Sie auch auf dem iPad. Und dazu schalte ich einfach mal auf mein iPad, sodass Sie es live sehen. Ja, auf meinem iPad ist es so: Dort gibt es, wenn ich hier mit dem Finger einfach in der Mitte nach unten ziele oder auf die CMD-Taste und Space gehe, geht die Suche auf. Und jetzt kann ich einfach auf Datei gehen und das ist hier diese Applikation, die so ausschaut wie ein Hängeregister. Und wie ist diese Datei-App aufgebaut? Die ist so aufgebaut, dass ich hier oben einen Verlauf habe. Da sehe ich die zuletzt benutzten Dateien.
So haben Sie Ihre Dateien im Griff
Ich sehe, was sind Dateien, die entweder mit Ihnen geteilt wurden oder die Sie teilen. Und jetzt ist interessant: Jetzt haben Sie hier die verschiedenen Speicherorte. iCloud Drive werden Sie mit Sicherheit dabeihaben. Das ist das, was Apple standardmäßig installiert. Und hier sehen Sie dort alle anderen Speicherorte. Das heißt, ich habe hier beispielsweise eben auch einen Google Drive, ich habe hier beispielsweise entsprechend einen Dropbox dabei, ich habe hier einen OneDrive dabei oder auch hier beispielsweise Firmeninterne. Und hier ist es so, wo man sich manchmal dann auch noch mal erst einloggen muss. Was Sie da drunter haben, sind Favoriten, wo Sie sich Dinge ohne eben großes Suchen zusammenpacken können. Und was Sie ganz unten noch mal haben, ist so ein Thema der Tags, wo ich beispielsweise, was ich sehr hoffe, ich brauche mein Referentenfoto beispielsweise, dass ich das nicht lang suchen muss, sondern das in diesen Tags wie so Klebezettel oder Kategorien mit dabeihabe. Wie kriegen Sie das rein? Weil hier unten steht bei Ihnen mit Sicherheit gelb, rot, blau, nämlich die Farben. Das ist der Standard. Sie können das hier bearbeiten hier oben. Haben Sie die drei Punkte? Dann sagen Sie Seitenleiste bearbeiten. Und jetzt ist es interessant.
Hier, Sie sehen auch, einige dieser Haken sind bei mir angehakt und nicht angehakt. Damit ein solcher Speicherdienst als Speicherort erscheint, müssen Sie die jeweilige Applikation installiert haben. Das heißt, wenn Sie eben Dropbox hier angezeigt bekommen mögen, müssen Sie die Dropbox-Applikation installiert haben. Wenn Sie OneDrive angezeigt mögen, dann müssen Sie eben hier auch die OneDrive-Applikation installiert haben. Und dann höre ich ab und zu: Moment mal, ich habe es doch hier angegeben, aber ich sehe es nicht. Dann liegt es oft daran, dass Sie eben diesen Haken nicht gesetzt haben. Da muss man den Haken setzen. Die Reihenfolge kann man hier mit diesen drei Strichen entsprechend hier noch mal verändern. Zu den Favoriten kommen wir später noch mal. Ich gehe mal hier auf die Tags, weil die können Sie hier gut bearbeiten. Das heißt, hier wo Heute steht, da können Sie eben sagen Gelb beziehungsweise Ich habe eben das auf Heute geändert und dann sagen Sie fertig. So, jetzt, wenn wir uns jetzt mal gucken am Beispiel von OneDrive. OneDrive ist ja auf der einen Seite kostenfrei über oneDrive.com zu kriegen, ist auf der anderen Seite aber da eben ein Bestandteil von Microsoft 365. Und ich sage mal, alles außer Microsoft 365 ist im Business-Alltag Spielkram.
OneDrive ist sicherlich nicht die schönste, aber dafür sehr praktische Lösung
Also irgendwann wird das Normale auch für sowieso abgekündigt und Microsoft 365 ist sicherlich nicht die schönste Lösung auf diesem Planeten, aber im Business-Bereich eine sehr Produktive. Und bei OneDrive mit Microsoft 365 ist es so, dass eben dort das auf deutschen Servern auch unterwegs ist. Und jetzt interessant: Sie haben hier Meine Dateien. Das ist entsprechend das, was Sie in Ihrem Dateimanager, dann, wenn Sie das auf dem PC installiert haben, unter OneDrive persönlich sehen. Und dann interessant: Unter Bibliotheken sehen Sie die Dateien, die Sie in Teams haben. Und das ist auch total genial, weil Sie haben damit immer den Zugriff auch auf die Dinge, die Sie eben nicht nur im eigenen OneDrive, sondern auch im Teams haben. Das heißt, ich habe jetzt hier eben ein Schulungsteam beispielsweise und dann kann ich eben hier reingehen und kann mir hier diese Dokumente entsprechend dort hier anschauen. Nehmen wir mal eins, wo was drin ist. So, gucken wir mal hier bei den Bibliotheken, nehmen wir mal dieses hier. Documents, hier habe ich eben dort beispielsweise dann Handbücher. Und jetzt gibt es hier diese drei Punkte und bei diesen drei Punkten kann ich eben, wenn es nicht schon offline wäre, könnte ich auch sagen, dass ich mir es offline herunterlade.
Sie sehen, hier habe ich dieses Symbol, dass es schon offline heruntergeladen ist. Das ist immer das Schöne. Das heißt, wenn ich jetzt auch mal hier in den Bereich Meine Dateien reingehe, dann sehe ich iPad-Seminar ist runtergeladen. Das ist nicht runtergeladen. Dann kann ich eben hier auf die drei Punkte gehen and kann sagen: Das Ganze möchte ich mir auch offline verfügbar machen. Denn woran merken Sie, da Sie in Deutschland sind? Sie haben schlechtes Internet. Und spätestens, wenn Sie einen Videofilm zeigen wollen und Sie haben eine schwache Internetverbindung und ruckelt es vielleicht so ein bisschen, da finde ich das einfach deutlich professioneller. Und jetzt können Sie natürlich immer in der jeweiligen App arbeiten. Also ich kann jetzt auch die Dropbox-App aufmachen und kann sagen, okay, Dropbox, gleiches Grundprinzip, aber Sie sehen, die Dropbox-App wird ein bisschen anders ausschauen. So, das heißt, jetzt habe ich eben hier meine zuletzt verwendeten Dinge. Ich habe hier meine Dateien und dann habe ich eben hier auch wieder zu sagen, okay, wo sind hier entsprechend meine Dateien. Das sieht man hier, ähnlich wie Sie das kennen von OneDrive. Es schaut aber eben anders aus. Und deswegen die Idee: Wenn Sie die Dateien-App haben, dann haben Sie praktisch so, wie Sie es im PC auch kennen, eine gemeinsame Übersicht und sagen: Jetzt habe ich beispielsweise hier meine Dropbox, oder Sie haben eben hier dann ihr OneDrive und das habe ich eben hier.
Und bei OneDrive haben Sie drei Dinge: Sie haben eben Bibliotheken, Sie haben Dateien und Sie haben geteilt. Und das sind die eigenen Dateien. Das heißt, hier haben wir vorhin auch gesehen, iPad-Seminar, Anlagen. Und hier sehen Sie auch so ein Wolkensymbol. Das heißt, wenn Sie hier drauf tippen, dann laden Sie es runter und können dort das genauso hier sehen. Jetzt sagen Sie: Dieses iPad-Seminar brauche ich doch häufiger. Dann können Sie hier tippen und halten und sagen dann: Ich möchte das als Favorit hinzufügen. Laden. Und jetzt sehen Sie, dann haben Sie sich an den Favoriten und dann können Sie eben direkt springen zu den Ordnern, die Sie als Favoriten definiert haben. Und wenn Sie es nicht mehr als Favorit brauchen, dann sagen Sie Tippen und halten und sagen: Ich möchte es aus der Seitenleiste entfernen. So, und jetzt sagen Sie: Mensch, ich brauche hier eben etwas, jetzt auf alle Fälle heute. Was können Sie dann machen? Dann können Sie eben sagen: Hier Tippen und halten und dann haben Sie diese Tags. Und jetzt können Sie bei den Tags sagen: Das brauche ich heute. Das brauche ich vielleicht für das Thema Entsprechend, was weiß ich, hier noch mal Heute und für das Thema Vorträge.
So, jetzt habe ich das getaggt und dann sieht man, dass ich es dann unter Heute drin habe und Sie sehen, ich habe auch noch einen zweiten Tag. Das kann man beispielsweise nutzen. Die Firma Radeberger, das ist ein Kunde von mir, die habe ich im Außendienst begleitet. Die haben so sechs Termine am Tag und haben sich einen Tag Termin eins, zwei, drei, vier, fünf, sechs und dann haben die so einen Ordner, Jever Fun, haben sie also für bestimmte Produkte. Dann können sie sagen, wenn ich übergreifende Dinge habe, auch mal die nicht kundenspezifisch sind, in die übergreifenden Tags reingehen. Oder ich kann dann bei Termin 1, sehe ich nur die Dateien, die ich für den ersten Termin brauche. Und dadurch, dass ich diese Tags mehrfach vergeben kann, muss ich die Dateien nicht kopieren, sondern ich habe das eben direkt im Zugriff. Also sehr, sehr praktisch. Und Sie können, wenn Sie das haben, können Sie auch sagen Hier tippen und halten, hier unten. Und wenn Sie Tippen und halten, dann sehen Sie auch die zuletzt genutzten Dateien hier. Das heißt, hier, wenn ich da draufgehe, kann ich eben sofort drauf zugreifen. Was ich hier auch habe, ist mein Microsoft 365 Copilot Widget.
Also diese Widgets kriegen Sie drauf, indem Sie tippen und halten. Und wenn Sie tippen und halten, dann können Sie eben hier sagen Bearbeiten. Und jetzt können Sie Widgets hinzufügen. Und da habe ich beispielsweise das Thema Microsoft 365 hinzugefügt. Und wenn ich da draufgehe, dann öffnet sich die Microsoft 365 App und die ist total klasse, weil hier haben Sie auch ein OneDrive-Symbol und hier sehen Sie sofort die Dokumente, die Sie zuletzt aufgehabt haben. Sie sehen hier entsprechend wieder und das aktualisiert sich. Sie sehen immer, wo öffne ich denn häufig? Wo war ich eben gerade drin? Was sind Favoriten, die ich hier habe? Hier habe ich eben meine Dateien wieder, hier habe ich meine Bibliotheken, so wie Sie das vorher eben auch gesehen haben. Also ich finde, das ist eine sehr übersichtliche Form und wenn Sie die bezahlte Version des Copilots haben, können Sie übrigens hier auch suchen nach Dateien, dann haben Sie in der bezahlten Variante nicht nur das Thema Web, das ist das, was Sie immer haben, sondern dann haben Sie eben auch diesen Bereich Geschäftlich und dann können Sie eben auch nach Dateien suchen oder hier auch Dateien beispielsweise zusammenfassen. Also auf der einen Seite ist es verwirrend, weil Sie sagen: Moment mal, ich habe doch jetzt hier meine Dateienbibliotheken, habe ich hier auch.
Also manchmal ist es aber sehr praktisch, gerade wenn Sie viel mit Microsoft 365 arbeiten, Sie finden immer die Datei, die Sie zuletzt auf dem PC bearbeitet haben, auch wieder auf Ihrem iPad beispielsweise. Und das Gleiche haben Sie eben natürlich auch auf dem iPhone. Da braucht man es vielleicht etwas weniger im Sinne von Bearbeiten von Dingen, aber darauf zugreifen ist super. Und die Zusammenführung haben Sie eben immer in der Dateien-Applikation. Und wenn Sie jetzt eine PDF-Datei haben, eben auch sehr schnucklig, Sie tippen drauf, das macht sofort auf. Sie können mit dem Apple Pencil direkt drauf schreiben und in dem Moment, wo Sie sagen, fertig ist es so, da geht er sofort raus und speichert es. Wenn Sie in den jeweiligen Applikationen wie OneDrive oder Dropbox sind, dann fragt er im Regelfall noch mal zurück, ob Sie abspeichern wollen. Das ist für mich zum Beispiel auch ein Kriterium, wenn ich sage: Okay, ich arbeite in meinen Dateien, arbeite ich lieber in dem Dateimanager, der Dateien-App, dort gar nicht mehr groß gefragt zu werden, wie Sie es abspeichern oder nicht. Wenn ich auf Teams-Verzeichnissen arbeite, dann fände ich es ganz gut, dass er noch mal fragt, ob ich das Ganze machen möchte.
Sie können diese Applikation übrigens auch zweifach aufmachen, indem Sie hin und her, wenn Sie was hin und her kopieren, von unten nach oben so leicht schieben und dann schiebe ich das einfach hier nach rechts nebendran. Jetzt haben Sie es zweimal auf, dann können Sie es nach links und rechts kopieren. Sie können auch hier ein Drittel, zwei Drittel, also Sie können sie so ein bisschen verteilen und wenn Sie eine Seite nicht mehr brauchen, schieben Sie es zur Seite. Diejenigen, die mit dem Schieben nicht ganz so klarkommen, Sie haben hier oben die Möglichkeit, drauf zu und dann sagen Sie Split View und dann tippen und dann sagen Sie Split View und dann tippen Sie hier noch mal drauf auf die zweite App und es kann durchaus hier die gleiche sein. Das geht nicht mit allen, aber mit der Dateien-App geht das wunderbar. Also das heißt, die Dateien-App aus meiner Sicht, eine der meist unterschätzten Applikationen auf dem iPad, weil ich die Möglichkeit habe, dass ich gerade im Kundengespräch einfach ganz schnell auf Sachen zugreifen kann. Und vielleicht noch mal abschließend: Bitte so ein iPad im Kundengespräch immer flach auf den Tisch legen, nicht mit der Tastatur, so im Pseudo-Tablet-Modus.
Fazit
Ich, und das sage ich auch vielleicht nächste Woche noch mal so als Impuls, wie ich meine Notizen eben dort auch mache und da lege ich sie im Kundengespräch flach auf den Tisch, dass der Kunde nicht denkt: Ich mache da irgendwie meine E-Mails nebenbei. Nein, ich mache Notizen. Weil technische Geräte haben eben den Charme, dass sie uns idealerweise immer in die Lage versetzen sollten, dass man alle Informationen immer griffbereit hat und dass ich auf jedem Gerät, was ich im Kundengespräch vielleicht dabei habe, auch Informationen eintippen kann. In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind.
Wenn Sie Rückfragen haben, einfach unten kommentieren und ich wünsche Ihnen noch eine sehr produktive Woche. Ihr Personal-IT-Coach für Führungskräfte, Thorsten Jekel.
