Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital4Productivity. Und heute gibt es einmal die Audio-Aware Version meines Smile-to-Webinars, die Best Practices und größten Fehler bei der Einführung von Microsoft 365. Ich wünsche Ihnen viel Spaß mit einer produktiven Stunde.
Wunderbar. Vielen herzlichen Dank, lieber Cemal, liebe Teilnehmende. Einmal kurz einen Daumen nach oben, wenn der M365-Best-Practices, die Startfolie zu sehen ist. Ich sehe einen Daumen nach oben. Wunderbar. Wie üblich liebe ich es. Wer mag gerne, die Kamera anzuschalten, dann sehe ich, ob die Kinnlade auf dem Schreibtisch aufschlägt oder ob ich dann doch die einen oder anderen hier erreiche. Und sollte ich mal nicht in die Kamera schauen, dann habe ich wie immer den Chat im Blick. Also deswegen gerne den Chat auch nutzen. Gerne mal eine „0“ rein, wer Microsoft 365 noch nicht einsetzt und mal eine „1“ in den Chat reinschreiben, wer Microsoft 365 schon einsetzt. Also würde mich mal interessieren, mal ein Gefühl dafür zu kriegen, wie es denn dann von der Verteilung ausschaut. Bisher haben wir lauter Microsoft 365-Anwender dabei. Wunderbar. Wir haben auch, genau, mit Stefan Anders jemand, der es noch nicht im Einsatz hat. Also wie immer. Sollte ich zu schnell sein, bremst mich. Der Standardmodus ist bei mir immer, den Chat gerne zu nutzen, aber natürlich auch bei der Größe können wir gerne auch über Mikrofon Ich habe wie immer ein bisschen was vorbereitet, aber kann jederzeit natürlich auch live rein wechseln. Ja, wie immer, mein Motto ist ja immer „erst Hirn einschalten, dann Technik“ und deswegen starte ich immer gerne mit der Frage, die sich natürlich auch jeder Teilnehmer hier stellt, zu sagen, okay, weshalb ist denn dieses Thema überhaupt für uns relevant? Das ist die erste Frage, weil was ich eben erlebe, es kommen 100.000 Apps, nicht nur auf die iPads – es ist ja auch ein Thema von mir – sondern bei Microsoft 365 gibt es auch fast jede Woche wieder neue Apps. Und wenn ich mir angucke, weshalb ist es relevant, sich mit diesem Thema mal ein bisschen intensiver zu beschäftigen, weil – und dafür gibt es Studien, eine habe ich mal hier mitgebracht von der AKAD Hochschule zusammen mit Bürokaizen – die Kollegen haben einfach mal gezeigt, wie verteilt sich denn einfach so ein typischer Büroarbeitstag?
So sieht ein typischer Büroalltag aus
Und da Das ist ungefähr so, dass wir 20% des Tages mit Suchzeiten verballern, 30% des Tages mit E-Mails. Da sind wir schon mal bei der Hälfte. Dann noch ungefähr ein Viertel an Besprechungen und dann bleibt ein knappes Viertel noch über für eigenes Arbeiten. Sagen viele, Besprechungen und E-Mails sind auch arbeiten. Ja, kann man unterschiedlicher Meinung sein, mal mehr und mal weniger. Aber selbst, wenn man alleine dieses Thema 20% Suchzeiten mal entsprechend rein nimmt, dann ist es bei 5 Arbeitstagen ist es mal auch irgendwie ein Tag, den man irgendwo am Rumsuchen ist. Und wenn man sich den spart, spart man einen Haufen Zeit, also ein altertiver Ansatz mal zur 4-Tage-Woche, auch mit dem Thema Digitalisierung.
Und ich habe immer sonst gerne zwei Bilder, wo ich sage, wie arbeiten wir denn eigentlich in anderen Bereichen auch? Und ich sage immer, wenn wir in der Produktion so arbeiten würden wie im Büro, dann würde wahrscheinlich ein Auto die fertig werden. Also stellen Sie sich mal vor, Sie sind bei Audi in der Produktion, da fährt eben so ein Audi vorbei und Sie sind gerade mit einem Kollegen dabei, ein Rad zu montieren. Und dann macht es bing und dann springen wir wieder zurück ins Büro, weil dann eine E-Mail reinkommt, springen wir wieder zurück, müssen natürlich ein Stück weiter laufen, weil das Auto weitergelaufen ist, schrauben die nächste Schraube an, mach es wieder Bing, wir springen wieder zurück ins Büro und das Ganze dreimal hin und her. Spätestens beim dritten Mal würde der Kollege wir fragen, sagen mal, hast du ein Rad ab? – im wahrsten Sinn des Wortes. In der Bürosituation machen wir das aber dauernd. Also immer das Erste, was ich bei Menschen immer deaktiviere, sind sämtliche Notifications für irgendwelche Benachrichtigungen. Und beim Thema Microsoft 365 ist es so, dass man auf einmal nicht nur Benachrichtigungen für E-Mails hat, sondern welche für Teams-Nachrichten, für Chats, für Planner und was weiß ich. Also dieses Thema, Bling, Bling und hierher springen, multipliziert sich sogar, statt es sich zu reduzieren. Also deswegen sage ich immer, mehr ist nicht immer besser. Ich erlebe es häufig so, dass durch Microsoft 365 sogar die Produktivität und die Komplexität meistens einfach steigt, weil es nicht reflektiert genutzt wird, sondern einfach mal so halt wie WhatsApp, zu sagen, da ballern wir halt einfach mal alles rein.
Digitaler Postbriefkasten
Zweites Thema ist, wenn Sie heute Abend nach Hause kommen, privat, haben Sie meistens wahrscheinlich von Ihnen einen Papierbriefkasten und wenn Sie den jetzt aufmachen, fliegen Ihnen da 2.648 Briefe entgegen. Und zwei sind schon geöffnet, die nehmen sie mal raus. Einen öffnen sie, stecken wieder rein, anderen nehmen Sie wieder rein, drücken sie wieder zu, haben 2.644 Briefe dann drin. Also ich glaube, wenn sie das machen würden, dann würde Ihr Nachbar fragen, was sie für ein Gras geraucht haben und wo Sie es herkriegen. Und wenn ich aber mal so in digitale Posteingänge gucke, dann so der Spitzenreiter, den ich mal hatte, ich frage das gerne mal ab, zu sagen, keine Sorge, heute nicht. Wie viele E-Mails hat denn jemand so im Posteingang? Und mein Spitzenreiter ist bisher 18.000, und da sehen Sie, wo dann dieses Thema Suchzeiten herkommt. Und was ich immer höre, zu sagen, ach, ich brauche mal Tipps für die Suchfunktion. Und ich sage mal, der beste Tipp für die Suchfunktion ist löschen, weil wenn man nichts mehr findet, dann hat man einfach zu viel. Das ist wie der Stapel auf dem Schreibtisch. Das Problem ist halt, den Stapel auf dem Schreibtisch, den sehen wir und deswegen räumen wir ihn irgendwann mal weg. In der digitalen Form sehen wir es nicht und bei Microsoft 365 ist eines der größten dass da halt einfach noch mal ein paar Stapel dazukommen und wenn wir da nicht von vornherein vernünftig sauber sagen, okay, wenn da was dazukommt, was nehmen wir weg, dann wird es einfach eine höhere Komplexität.
Also ein ganz großes Grundprinzip ist einfach, Dinge, wenn man die neu einführt, zu sagen, was mache ich dafür eben nicht mehr? Und was auch ganz wichtig ist, ist zu sagen, nicht bitte eins zu eins das auf Microsoft 365 und auf umsetzen, was man erlogt macht. Gibt man ein ganz konkretes Beispiel, Meeting-Protokolle in einem Notizbuch zu protokollieren, war schon immer eine beschissene Idee. Die wird jetzt nicht besser dadurch, dass ich es in einem digitalen Notizbuch in OneNote mache. Völliger Schwachsinn. In der Produktion würde nie jemand auf die Idee kommen, eine Ablaufsteuerung in Notizbüchern zu machen. Da gibt es eine Firma aus Japan, Toyota, die hat 1948 das Thema Kanban erfunden. Und wenn ich das Thema Kanban-Prinzip im Rahmen der Microsoft-365-Einführung vorstelle, schreibt mir gerne mal eine 2 in den Chat rein, wer den Planner einsetzt, schon bei sich mit Microsoft 365. Würde mich mal interessieren. Also wenn ich den Planner vorstelle und sage, so, Meeting-Protokolle macht man beispielsweise mit dem Planner, dann gucken mich die Leute immer an, als hätte ich irgendwie die Welt neu erfunden, wo ich sage, ja, es dürfen gerne auch mal Produktivitätsprinzipien aus dem Produktionsbereich nach, ich sage mal, knappen 100 Jahren gerne auch mal im Büro ankommen.
Das Inbox-Zero-Prinzip
Und dazu möchte ich ein Stück weit animieren und anstoßen. Und ich weiß, ich kann da manchmal anstrengend sein, weil sie melden sich für ein Seminar an und sagt, jetzt erwarte ich hier die besten Tipps und Kniffe und dass ich jetzt hier live das auf dem Bildschirm sehe. Und ich sage immer, Leute, der Hebel ist nicht der kleinste letzte Kniff, sondern der Hebel ist einfach, dass man so ein System vernünftig, sauber strukturiert aufsetzt. Also ich habe seit 14 Jahren oder schon, glaube ich, seit 20 Jahren, habe ich Inbox Zero beispielsweise. Also bei mir ist abends der Posteingang leer und gesendet ist leer. Und da sagen viele, ja, wahrscheinlich kriegen Sie nur 2 E-Mails am Tag. Ja, ich kriege so um die 400. Also von der Seite kriege ich so ein paar mehr. Und natürlich geht es eben nur, wenn man da auch ein vernünftiges System damit hat. Und da kann eben auch Microsoft 365 helfen, weil eben statt, dass ich sage, ich habe jetzt zusätzlich zu den E-Mails noch mal Chat-Nachrichten, ich habe zusätzlich zu den E-Mails noch mal Kanal-Berichtung, ist eben die Idee, dass ich sage, okay, wenn ich eben dann Teams beispielsweise in Kanälen habe, dass ich sage, okay, intern gibt es dann ein Verbot von E-Mails. Also das heißt, intern wird eben dann ausschließlich über den Weg kommuniziert. Also nicht so, das kennen Sie bestimmt. Jemand schreibt in eine E-Mail, dann schreibt er in einem Kanal, ich habe dir gerade die E-Mail geschrieben. Im Chat schreibt er das auch noch, idealerweise noch in der WhatsApp-Gruppe, die parallel dazu läuft, und dann ruft er noch an und sagt, hast du meine Nachrichten schon gelesen? Also das ist so die Pervertierung von dem, was man so zum Start der E-Mail-Zeiten hatte, als die Leute angerufen haben und gefragt haben, hast du meine E-Mail schon gelesen? Also da habe ich dann auch schnell immer gesagt, sag Stopp.
Also das heißt, solche Dinge sind, und ich mache das hier bewusst mal etwas krasser und jemand, der das auch sehr krass mal ausgedrückt hat, ist der ehemalige Chef der Telefonica, Kollege Heinrichs, und der hat mal eben sehr schön gesagt, wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie der Thorsten Dierks einen scheiß digitalen Prozess. Und das ist schon ein paar Jahre her, dass er das gesagt hat, aber da ist da ist ja nicht viel dran.
Digitalisierungs-Stufen
Also das heißt, wichtig ist einfach, es gibt beim Thema Digitalisierung gibt es so drei Stufen. Das eine ist Digitization und Digitization heißt, ich übersetze einen analogen Prozess eins zu eins in digital. Also da sind deutsche Behörden, beispielsweise Weltmeister, drin, dass man dann sagt, man hat ein Formular, das muss man ausdrucken, das schickt man dann per E-Mail, dann drucken die das wieder aus, füllen das aus, scannen das wieder ein und so weiter. Jetzt sagen sie, das gibt es doch nicht. Na ja, also, meine Frau ist Professorin an der staatlichen Hochschule. Also da erlebe ich dann schon manchmal Dinge, die ich dachte, bei meinem Berufsstart bei Nixdorff 1988 schon ausgerottet zu haben. Und in einigen Unternehmen ist das nicht viel anders. Deswegen schauen wir uns eben an, was sind vernünftige Grundprinzipien, wie geht man mit diesem Thema um? Natürlich schauen wir uns an, eben das Thema, welche Appsnd, und wir schauen uns eben an auch Best Practices. Ja, weil was ich erlebe eben, und das auch später kommen wir noch dazu, wenn man Microsoft 365 in Unternehmen einführt, die Frage immer zu sagen, okay, was nervt denn heute? Und das ist eine gute Frage, weil – Sie kennen wahrscheinlich alle auch dieses Thema – wenn man in Unternehmen ein neues System einführt. Dann habe ich gestern Abend zum Beispiel auf einer Vortragsveranstaltung hatte ich einen anderen Teilnehmenden und mit dem habe ich mich unterhalten und der hat für hat mich eine ganz tolle Formel gebracht. Der sagt, um einen Prozess in einem Unternehmen zu ändern, braucht er aus seiner 40-jährigen Erfahrung mittlerweile – also der hat vier Jahre mehr Berufserfahrung als ich – sagt der, braucht man ungefähr 25% der Zeit, die ein solcher Prozess gelaufen ist. Und da bin ich mal so ein bisschen in mich gegangen und da sage ich, da ist ziemlich viel Weisheit drin. Also kann ich durchaus in vielen Bereichen eben sagen. Und weshalb ist es so? Weil Änderung ist einfach nicht unser Standardmodus, mal unabhängig vom Thema, wie gut das Projektmanagement ist. Und die wichtigste Frage ist eben, einmal sie zu stellen und zu sagen, was nervt denn heute? Und das ist eine ganz andere Frage, dann kriege ich auch Drive rein. Und das gilt vor allen Dingen für Führungskräfte, aber auch natürlich für einen selbst, sich immer zu fragen: Was nervt heute, gerade in der Kommunikation mit anderen und wie kann ich es anders machen?
Ein anderes wichtiges Thema. Ich bin auf vielen Volks-und Reifeisenbanken beispielsweise unterwegs. Und was ich toll fand, der Ansatz war noch nicht mal von mir, sondern in der Volksbank in Leipzig, der Falck Helle, der sagt, wir haben früher das Grundprinzip gehabt, dass wir Dateien zur Verfügung gestellt haben und haben dann eben Rechte verteilt und haben gesagt, so nach dem Motto, nur der darf das sehen, nur der darf das sehen und ein wahnsinnig kompliziertes Rechte-Management, das die EDV sehr stark beschäftigt hat.
Welche Informationen sollte man teilen?
Und die haben das Grundprinzip umgedreht. Die haben gesagt, bei default darf erst mal jeder im Unternehmen alles sehen. Und ja, das geht auch in einem regulierten Umfeld. Das ist hauptsächlich so ein Kontrollthema, ist das auch, was man mit dabei hat. Wenn man dieses Grundprinzip aber umdreht und sagt, okay, natürlich gibt es Ausnahmen, wie Personalsachen, wie Betriebsratsthemen und so weiter. Also die nehmen die auch raus. Aber die haben halt auch gesagt, also wenn man ein Problem damit hat, dass die eine Vertriebsabteilung, die Umsatzzahlen der anderen Vertriebsabteilungen, man denkt, dass sie sich den ganzen Tag angucken und nicht arbeiten, dann hat man ein ganz anderes Problem, kein technisches, da hat man ein Führungsproblem. Also man löst per Technik auch kein Führungsproblem. Also deswegen ganz, ganz wichtig zu sagen eben, was dürfen nicht alle sehen, das ist die Ausnahme. Und hier schon mal ein konkreter Tipp auch. Und zwar, in Teams gibt es Kanäle und es gibt unterschiedliche Arten von Kanälen. Es gibt eben Kanäle, das sind die Standardkanäle. Da kann eben innerhalb eines Teams jeder alles dort machen. Dann gibt es geschützte Kanäle und geschützte Kanäle werden von vielen Unternehmen sehr, sehr gerne eingesetzt, weil sie sagen, ach, das darf ja nur die Geschäftsleitung sehen. Da sehe ich dann ganz viele geschützte Kanäle. Das Ding hat erstens das Problem, dass das relativ schnell schwierig wird von der Administration und das zweite, das ist immer noch so, die geschützten Kanäle in Microsoft Teams sind sehr funktionseingeschränkt. Also Sie können noch nicht mal, wenn Sie ein Teams-Video-Meeting machen wollen, dann können Sie noch nicht mal ein Video-Meeting planen in einem geschützten Kanal. Sie können kein Planner-Board machen. Es gibt ganz, ganz viele Informationen, die einfach funktionseingeschränkt sind. Was Sie bitte häufiger nutzen sollten in Teams, und das ist nämlich eine andere Art von Kanälen, ist, es gibt geteilte Kanäle. Das heißt, wenn ich redundante Informationen habe, kann ich einen Kanal in einem Teams anlegen und kann sagen, diesen Kanal sehe ich auch in anderen. Also ich erlebe immer, dass die geschützten Kanäle viel zu viel genutzt werden und dass die geteilten Kanäle viel zu wenig genutzt werden. Und das liegt vor allen Dingen an dem Grundprinzip eben, dass man es umdreht, nicht zu sagen, ich habe eine Datei, ich muss sie super schützen, sondern eben eher die Frage zu sagen, was dürfen nicht alle sehen? Und dann auch, wenn wir eben im regulierten Bereich sind, hier auch, ich bin ja in unterschiedlichen Banken, da bin ich in der Bank und dann heißt es, ja, in Microsoft 365, das können wir ja nicht nutzen, weil da ist nicht jeder einzelne Schritt dokumentiert.
Da erlebe ich oft so einen voraus eilenden Gehorsam, wenn ich dann in einer anderen Bank bin, wie eben in der Westerwaldbank beispielsweise, die sagen, wo steht denn das? Ich muss Beschlüsse dokumentieren, ich muss Ergebnisse dokumentieren, aber nicht jeden Prozessschritt. Also das heißt auch hier die Chance, wenn man Microsoft 365 einführt, auch zu sagen, okay, was muss denn wirklich dokumentiert werden. Also wir haben hier mit dem lieben Herrn Hoffarth beispielsweise, hallo lieber Peter Hoffarth, ja auch einen Steuerberater mit dabei. Und natürlich gibt es Dinge, die ich buchalterisch eben logischerweise rechtssicher auch archivieren und dokumentieren muss. Aber wenn mir der Peter Hoffarth, was Wir machen uns immer einen Tipp, den wir ab und zu mal machen, eine Mail schreiben mit irgendeinem Tipp, zu sagen, hier gibt es noch mal ein cooles digitales Tool und ich schreibe irgendwie zurück, vielen Dank und so weiter, das ist nichts, was ich irgendwie rechtssicher archivieren muss. Also das heißt, hier ist es so, dass wir es auch oft übertreiben in dem Bereich. Und wenn wir es da betreiben, findest du einfach nichts. Und wenn man jetzt sagt, okay, man ändert jetzt die Prozesse, dann hat mir der Frank Hehle auch wunderbar gesagt, okay, dann habe ich gesagt, sag mal, was ist denn bei Ihnen der Haupttreiber gewesen, damit die Mitarbeiter ihr Verhalten in Bezug auf Datei abspeichern und so weiter geändert haben? Der sagte ganz einfach, wann ändern die User eben ihr Verhalten? Wenn sie nicht 1.000 Möglichkeiten haben, sondern wenn sie keine Alternative haben? So, wenn du willst, dass die Jungs nur noch eben Orangensaft trinken, dann stellst du nur noch Orangensaft ins Regal. Und das haben wir ganz konkret gemacht, beispielsweise dort, dass wir gesagt haben, Dateien waren ja früher mal auf lokalen Laufwerken, dann waren sie auf Netzlaufwerken, dann waren sie in Teams und was ich eben immer wieder erlebe, dass dann auf genau diesen drei Dingen verteilt Dateien liegen, dann liegt noch was auf SharePoint. Und die haben zum Beispiel ganz konzernächtend gesagt, es gibt eben einen Ablageort, auf dem gearbeitet wird, das sind die Teams-Kanäle, die man entsprechend damit verbindet und damit weiß jeder, wo die Dinge zu finden sind. Ja, aber da können ja andere Leute drauf zugreifen. Ja, genau. That’s default. Und die Daten gehören auch nicht dem Mitarbeiter, die Daten gehören der Firma. So, das ist also nicht unanständig, wenn andere auch auf diese Informationen drauf zugreifen können. Und durch dieses „Meine Daten“ ist es immer so, gerade wenn man dann so ein Protokoll per E-Mail verteilt, habe ich die dann eben bei jedem User, wenn ich ein Protokoll von 10 Leuten habe, jeder hat es bei sich abgespeichert, jeder muss es für sich organisieren und so organisiert man es eben einmal sauber in Teams. Also deswegen bin ich ein großer Freund davon, auch so was strukturiert zu begleiten, weil der Hebel bei dem Thema Arbeitsorganisation ist deutlich größer als für die Frage, was ich eben mache. Also deswegen erst Hirn einschalten, dann Technik.
Die Empfehlungen aus der Praxis
Wir schauen uns jetzt aber auch mal ganz konsequent an, noch mal im Überblick zu sagen, was empfehle ich denn aus dem großen Dschungel? Und vielen Dank, lieber Peter Hoffarth, auch für die Bestätigung im Chat hier, also dass ich da nicht ganz daneben liege bei dem Thema, also was das anbelangt.
Ja, es gibt ja, wenn man Microsoft 365 aufmacht, gibt es ja eben Millionen von Apps. Also selbst ich wüsste, glaube ich, nicht bei allen Microsoft 365 Apps, was die können. Also das heißt, da gibt es natürlich die Apps, die ich regelmäßig nutze, aber es kommt dauernd was Neues dazu und es ist keine gute Idee, gleich mal alle Systeme mit reinzukippen, sondern eine gute Idee ist, einfach mal eine Idee davon zu bekommen, was sind so die Kernmodule Module, die man hat. Und deswegen mal hier so im Überblick: Was sind die wichtigsten Kernmodule? Und der liebe Cemal hat auch übrigens meine Charts als PDF zum Produkt mit hochgeladen. Also Sie können auch jederzeit hinterher das noch mal nachgucken.
Welche Apps empfehle ich zu nutzen
Ja, das, was eben ein Teilbereich ist natürlich das klassische Office mit Word, mit Excel, mit Powerpoint. Für die Selbstorganisation Outlook, To Do und OneNote, für die Eigenorganisation, und die persönliche Dateiablage eben OneDrive. Die gibt es übrigens in Leipzig auch noch, allerdings eben wirklich nur für 2% für die Sachen, die wirklich nur für den Einzelnen sind und es werden immer weniger. Und in Leipzig beispielsweise, die haben sehr, sehr konsequent den File Service, also technisch die Möglichkeit, Dateien abzuspeichern, auf dem Netzlaufwerk, abgeklemmt. Also das heißt ja, es gibt keine Möglichkeit. Und da hatte ich die gefragt, sag mal, gab es da nicht Ärger? Da sagt, ne, die Mitarbeiter waren sogar froh, weil es weniger verwirrend war, weil sie nicht überlegt haben, ja, wo muss ich es jetzt abspeichern? Und das führt immer zur Verwirrung. Dann eben der große Part, den es eben so im klassischen Office nicht gab: Teams als, ich nenne es immer Gruppen- und Arbeitsbereich. Also in der Pandemie war Teams oft die Notwehr. Das heißt, da musste ich halt dann Videokonferenzen damit machen, aber nur Videokonferenzen damit zu nutzen, ist einfach 3% von dem, was das kann, sondern die Idee ist eben, dass ich sage, ich habe dort Arbeitsbereiche, wo ich eben Konversationen habe, wo ich chatten kann, wo ich Dateien ablegen kann, wo ich gemeinsame Notizbücher habe, wo ich eben, wenn ich dann Notizen habe, wie beispielsweise Schulungsunterlagen, die kann ich wunderbar mal eben als OneNote-Notizbücher machen und dann stellt man die einmal ein und alle, die in diesem Team sind, haben sofort den Zugriff drauf. Wenn einer was ändert, haben es alle sofort, ohne dass man irgendwie eine Mail schreibt. Und Sie wissen, ich bin ja öfter mal mit unterschiedlichen Geräten unterwegs. Ich habe es halt auf dem Smartphone, ich habe es auf dem Tablet, ich habe es auf allen Geräten entsprechend mit dabei.
Ja, natürlich auch Listen. Ich kann Intranet, ein internes Facebook, nenne ich es da, machen. Ich kann, und das ist sehr leistungsfähig, mit Power Automate auch so Lücken schließen, die Microsoft immer noch hat. Also dass ich beispielsweise sage, wenn ich eine E-Mail, die ich bekomme, in einen Unterordner schiebe, dass dann automatisch eine neue Aufgabe im Planner erzeugt wird, wo all diese Informationen mit dazubekommen, oder Genehmigungs-Workflows, da komme ich nachher noch mal darauf zurück.
Ja, und ich kann eben über Windows-Programme, über Webbrowser, über Smartphones zugreifen und es gibt tausend andere Dinge. Was die Kollegen in Leipzig gemacht haben, und das fand ich eine sehr smarte Idee. Ich habe das etwas modifiziert, aber vom Grundsatz, die Idee kommt erst mal aus Leipzig. Die haben einfach folgendes gemacht: Die haben ein Schaubild gemacht, wo die gesagt haben, okay, es gibt Selbstmanagement und es gibt die Zusammenarbeit im Team. Das ist eben verschiedene Bereiche, nämlich Dateiablage, Kommunikation, Aufgaben und Protokoll und Notizen und Infos.
Und dieses Ding haben die so eingestellt, dass wenn die Mitarbeitenden ihren Rechner hochfahren, ist dieses dann gleich auch fertig ausgefüllte Schaubild immer als Bildschirmhintergrund auf dem PC zu sehen. Das heißt, jederzeit sehe ich sofort, wenn ich den Desktop habe, weiß ich, ach, wie war das noch mal? Wie tauschen wir da aus? Und da sortiere ich jetzt mal die wichtigsten Apps rein, Meine Empfehlung, dass ich sage eben, Dateiablage, die wenigen privaten Dokumente, sollte aber absolut die Ausnahme sein. In Leipzig überlegen die sogar, diesen Teil noch abzuklemmen. Aber eben das Hauptthema auf Microsoft Teams. Und dazu schalte ich mal kurz live rein und zeig mal einen kleinen Hack, den erfahrungsgemäß noch viel zu wenige Menschen in Teams nutzen, weil viele sagen, ja, Dateien in Teams ist doch total sperrig. Das ist doch blöd, weil die meisten setzen schon Teams ein, wie ich das gesehen habe. So, ich bin mal hier in einem Schulungsteams und ich habe jetzt hier Dateien. Und was natürlich total doof ist und total sperrig ist, ist, wenn ich jetzt sage, ich gehe jetzt hier irgendwie auf eine Datei, klicke die auf, bearbeite sie gegebenenfalls. Das dauert natürlich auch je nach Internetverbindung immer ein bisschen.
Also, dass dieses Datei-Handling, wenn da jemand sagt, also, sorry, Jekel, du sagst mir, Dateien in Teams, das ist sehr viel besser im Dateimanager. Und dann sage ich, stimmt, das ist im Windows-Dateimanager sehr viel besser geregelt. Und das Schöne ist, ich kann mir alle Teams-Dateien im Windows-Dateimanager anzeigen. Und die sind eben automatisch synchronisiert. Und wie funktioniert das? Das funktioniert so, dass es hier eben, und das sieht man immer mit den verschiedenen Registerlaschen, die es hier gibt, und hier gibt es Befehle. Und entweder, es ist wie bei mir, hinter den drei Punkten oder Sie sehen sofort hier diesen Befehl, synchronisieren. Das ist eines der ersten Dinge, die ich immer in Teams-Clients mache, wo ich sage, ich gehe immer hier in diese Register lasche Dateien und auf der obersten Ebene, da gehe ich als erstes immer rein und sage Synchronisieren. Und jetzt sage ich, okay, synchronisieren passt, mache ich. Und wenn Sie das machen, dann ist das eben so, dann haben Sie in Ihrem Dateimanager dann nicht nur Ihre normalen Netzlaufwerke und hier Ihre eigenen OneDrive-Dateien, sondern Sie haben jetzt hier unten noch mal, bei mir heißt es Jägel und Team, so heißt mein Teams. Tenant heißt das in der Fachsprache. So, hier habe ich jetzt meine entsprechenden Teams, weil ich es synchronisiere. Und jetzt kann ich eben hier auf die Handbücher beispielsweise gehen, Checkliste, E-Mails und jetzt bin ich ganz normal eben in der Umgebung, die man auch kennt, die wir gewohnt sind, kann eben aus jedem Programm heraus sagen, Datei öffnen, Datei abspeichern, und das mache ich entsprechend aber so, dass es halt in Teams mache. Und letztendlich, auch wenn ich mir das Thema Schulung dann angucke, ist – ich schalze hier einmal ganz kurz auf Stumm, ich will hier keinen zensieren, aber nicht, dass Sie hier noch vertrauliche Dinge besprechen und Sie sich dessen nicht bewusst sind. Das heißt … Danke schön. Das heißt, hier eben ganz wichtig zu sagen, diese Verknüpfung in den Dateimanager. Und dann hat man das eben wunderbar immer dabei. Und ich schalte mal kurz auf das iPad. Da zeige ich es auch mal, weil wenn ich jetzt auf dem iPad unterwegs bin, dann ist es ja auch toll im Rahmen von Microsoft 365, dass ich eben hier auf meine Dateien zugreifen kann. Und was die meisten eben jetzt machen, ach, ich arbeite doch mit Teams. Jetzt öffne ich mal die Teams-App auf dem iPad.
Teams-App
Und die Teams-App auf dem iPad ist so eine Applikation, die ich so gut wie nie benutze, ehrlich gesagt. Also die nutze ich sehr, sehr selten auf dem iPad. Da sieht man schon, dass er sogar hier die Funktionen dort optimieren muss. Ich kann natürlich hier reingehen. Ich kann jetzt auch ins Schulungsteams reingehen. Ich habe jetzt hier auch die Dateien Da kann ich jetzt auch reingehen und kann jetzt hier eben aber beispielsweise schon auf dieser Ebene hinter diesen drei Punkten nicht einstellen, dass ich diese Dateien auch offline zur zur Verfügung stellen kann. Weil, ich sage mal, woran merkt man, dass man in Deutschland ist? Schlechtes Internet. Ich bin heute früh mit dem Zug unterwegs gewesen. Spätestens da merkt man, dass es ganz gut ist, wenn man Sachen noch offline dabei hat. Deswegen empfehle ich Ihnen, auf dem iPad, aber auch unter Android, nicht die Teams-Applikation für das Dateienmanagement zu nutzen, sondern die OneDrive-App. Und die OneDrive-App hat den Scharm, dass ich eben hier den Bereich der Dateien habe. Das sind ihre eigenen OneDrive-Dateien. Sie haben hier den Bereich „geteilte, das sind Freigaben. Das sollten Sie bitte nur im absoluten Ausnahmefall machen, weil sehr viel intelligenter ist es, in den Bereich der Bibliotheken zu gehen. Und die Bibliotheken, was sind das? Bibliotheken sind genau die Schulungsteams, wo ich gerade drin war. Und wenn ich jetzt hier drin bin, kann ich eben sofort auf der obersten Ebene sogar sagen, ich habe es jetzt schon in offline. Deswegen sagt er aus offline entfernen. Ich kann jetzt sagen: „Bitte nehm es mir eben rein auch als Offlinedatei. Das geht so, zumindest nicht auf der obersten Ebene, geht es eben in der Teams-Applikation nicht. Und das Schöne ist, jetzt habe ich eben die Sachen, die ich immer brauche, habe ich eben offline. Und was auch Genial ist, was sehr stark unterschätzt wird, ist die Microsoft 365-Applikation. Die können sich sogar hier als Widget auf das iPad mit drauf packen. Also das heißt, diese Widgets kann man eben, wenn Wenn man irgendwo tippt und hält, kann man hier links oben dann eben auf dieses Plus gehen und dann gibt es eben auch für alle Applikationen, die man eben installiert hat, gibt es dann auch hier diese Widgets und da gibt es dann eben auch hier eine eben ist 365, die ich bei mir schon drauf habe, eben Microsoft 365. Und da sieht man schon, die zuletzt genutzten Dateien habe ich immer.
Das richtige Datei-Management
Und wenn ich jetzt mal hier drauf tippe, öffnet sich diese Applikation und das Geniale ist, dass ich eben hier sofort, wenn ich reingehe, nein, ich möchte jetzt keinen Scan machen, sondern ich möchte hier drauf gehen. Ich habe hier immer sofort in dem obersten Bereich sofort die Dateien, die ich zuletzt irgendwo bearbeitet habe. Und das ist total genial. Das heißt, ich habe hier mit OneDrive einen Dateien Hub, wo ich die ganzen Sachen sofort finde. Und wenn ich in die Outlook-Applikation gehe, auf dem iPad, dann ist es auch total genial, weil in der Outlook-Applikation kann ich sagen, ich schreibe jetzt eine neue E-Mail, das mache ich jetzt mal, und bei der neuen E-Mail möchte ich jetzt eine Anlage dranpacken. Und bei dieser Anlage sage ich jetzt einfach hier dieses entsprechende Klammer-Symbol, sage Datei einfügen. Und wenn man es jetzt eben konsequent auf Microsoft 365 hat, dann zeigt er mir nämlich vorgeschlagen, die letzten Dateien, die ich, sei es auf meinem iPhone, auf meinem iPad, auf dem PC, auf dem Mac bearbeitet habe. Das heißt, man kriegt immer genau das Letzte, was man gemacht hat. Das hat man eben nicht, wenn man das auf einem Netzlaufwerk hat.
OneDrive, Sharepoint, DMS der DATEV und andere virtuelle Speicherorte
Und wenn es jeder in seinem eigenen OneDrive hat, dann ist es wieder so, dass es jeder nur für sich hat. So haben es alle entsprechend mit dabei. Und dann kann ich eben sofort sagen, ich habe hier wieder meinen Schulungsteams, der ist doch so intelligent, dass der immer sofort auf die letzten Teams entsprechend draufgeht. Und jetzt kann ich sagen, okay, ich möchte dieses Handbuch, und jetzt kann ich sogar noch, wenn ich es schicke, kann ich eben sagen, gerade wenn ich es intern mache, ich verschicke da gar keine Kopie, dann habe ich wieder ein redundantes Ding, sondern ich verschicke einen Link. Und das ist auch eine ganz andere Arbeitsweise. Also man sollte eben idealerweise bei Microsoft 365 bei allen, die auch Zugriff auf dieses Teams haben, eben Links verschicken. Und jetzt kommt immer wieder das Team, ja, das ist ja beim geschützten Team. Ja, dann mach es nicht in ein geschütztes Team rein, sondern dann mach es bitte in ein Team, wo die Leute auch zugreifen können. Und das Ganze sogar, ich weiß nicht, wie Sie es machen, lieber Herr Hoffartht. Ich kenne sogar schon Steuerkanzleien, die auch mit Mandanten mit Teams schon zusammenarbeiten, also dass die sagen, okay, der Mandant und die Steuerkanzlei, die haben dort eben sogar einen gemeinsamen Arbeitsbereich.
Das heißt, die können dann dort Dateien reinschieben. Und es gibt mittlerweile, ich weiß nicht, ob noch mehr Steuerberaten da auch mit dabei sind. Sie kennen sie bestimmt schon, lieber Peter Hoffartht. Es gibt ja mittlerweile eine Schnittstelle zu DMS, also zum Dokumente Management System der DATEV, wo ich sagen kann, ich kann Dinge eben aus dem dem DMS, dem Mutterschiff, dem Dokumente Management System ins Teams schicken. Auf das DMS haben ja die Mandanten keinen Zugriff, aber aufs Teams haben die Mandanten Zugriff und dann kann ich eben andersherum Sachen eben rein-und rausschieben. Also wichtig ist auch immer, die So die Verknüpfung mit den Mutterschiffen, mit den anderen Systemen. Zurück zum Rechner wieder und eben zu sagen, habe ich hier nicht eine Doppelbesteuerung? Im Speicherplatz war hier noch mal die Frage, nein, und zwar lieber Willi Metzger. Das Schöne ist, das ist eine Verknüpfung. Das heißt, das, was Sie hier sehen, ist nicht eine Kopie, sondern die Daten liegen technisch im SharePoint. Also SharePoint ist so das, was unter der Modehaube bei Microsoft ist und man kann eben darauf zugreifen über die Weboberfläche, über Teams, über den Dateimedge, aber es ist auch nur eine Verknüpfung. Und gerade dadurch, weil was ich oft erlebe, ist, dass ich dann Mitarbeitende die sagen, ich habe jetzt hier in Teams, habe ich jetzt hier was drin und ich möchte diese Datei, die ich da habe, die möchte ich jetzt bearbeiten.
Dann erlebe ich es doch regelmäßig, dass die Leute sagen, ich lade mir das jetzt hier herunter. Also man kann das ja hier herunterladen und dann hier so, die laden das runter, speichern sich das auf Ihrer C-Festplatte ab, bearbeiten es und laden es wieder hoch. Also da langt sich schon mindestens der liebe Manfred Seiler gerade an den Kopf, aber ich erlebe Ich gebe das und ich frage dann immer, wieso machst du denn das? Und ich kriege, die Leute wollen ja nicht irgendwie, ich sage mal, die EDV ärgern, sondern ich kriege immer zwei Rückmeldungen. Die eine Rückmeldung ist, oh, ich wusste gar nicht, dass das auch anders geht. Die zweite Rückmeldung, also deswegen bin ich ein großer Freund davon, so was nicht einfach ins System zu kippen, sondern auch zu erklären. Das zweite ist, dass viele sagen, das ist aber doch so sperrig, wenn ich das jetzt hier im Teams bearbeiten soll, weil sie diesen Synchronisationsknopf noch nicht kennen. Also deswegen bin ich immer ein großer Freund davon, sofort eben auf der obersten Ebene, so wie ich das gerade gezeigt habe. Man geht einmal hier auf den Dateienbereich, hat man immer in der obersten Ebene das Thema Synchronisieren und man hat es nicht konkret, nicht doppelt.
Also ich hoffe, lieber Willi Metzger das beantwortet, die Frage. Die Frage von Carl Dönemann noch mal: Hier haben Sie eine Empfehlung für die Synchronisation von GoodNotes? Ja, ich habe eine. Wechseln Sie zu OneNote. Das ist nicht die Frage oder die Antwort, die Sie hören wollten, aber ich habe früher haben auch GoodNotes genutzt und GoodNotes kann man … Was geht in GoodNotes? Ich zeig es mal. Man kann zumindest in eine Richtung in GoodNotes, kann man zumindest eine automatische Sicherung erstellen. Also das geht. Und zwar, was man machen kann: Ich mache mal GoodNotes auf, dann gucken wir es uns mal live an. Also GoodNotes. So, da sind wir. Und wenn ich jetzt in GoodNotes bin, dann gibt es in GoodNotes hier rechts oben ja dieses Zahnrad. Und bei dem Zahnrad kann ich jetzt folgendes machen: Jetzt kann ich sagen, okay, ich gehe in die Einstellungen rein und sage, in den Einstellungen gibt es hier ein automatisches Backup. Und dieses automatische Backup, da bietet er mir eben auch OneDrive an. Und dann, was er dann macht, ist, wenn ich dann OneDrive eben hier eingebe, dann ist es so, dann macht er mir ein Verzeichnis in meinem persönlichen OneDrive. Und da ist es so, dass er in dem Moment, wo ich ein Notizbuch schließe, er mir dieses als PDF-Datei dann automatisch abspeichert.
Das heißt, man kann es ja auch im Originalformat machen, aber wenn man es als PDF macht, dann hat man zumindest die Möglichkeit, es auf dem Rechner, auf dem PC, sich anzugucken, was man eben leider nicht machen kann, dass man auf dem PC und eben gemeinsam daran arbeitet. Und ich habe das ja oft beispielsweise, ich weiß nicht, ob Sie es nutzen in der Kanzlei, lieber Herr Hoffarth. Nutzen Sie OneNote für Mandantengespräche? Noch nicht? Genau. Also es gibt ja die Idee beispielsweise in Steuerkanzleien, da kann ich den Kollegen Lange von der Meisterkanzlei sehr empfehlen. Der hat das schon seit Jahren propagiert und der ist selber Steuerberater, also jemand, der wirklich vom Fach kommt und der sagt, okay, wenn der sich vorbereitet auf einen Mandanten, dann druckt er eben die Sachen nicht in Papier aus, sondern er druckt sie sich in sein OneNote-Notizbuch rein und dann beim Mandanten macht er eben Notizen rein und das synchronisiert sich automatisch in ein Teams, auf das alle, die damit arbeiten, dann entsprechend Zugriff haben. Und das ist so etwas und Ich arbeite, glaube ich, schon seit 20 Jahren mit OneNote. Also die Wahrscheinlichkeit, dass OneNote eingestellt wird, halte ich für relativ niedrig.
Es wird auf allen Plattformen unterstützt. Also vor dem Hintergrund, lieber Carl Dörnermann, Sie können eben es über diesen Auto-Backup, so wie gerade gezeigt, zumindest schon mal eben automatisch sichern. Das ist schon mal besser, als wenn Sie es nur lokal auf dem iPad haben, weil wenn das iPad kaputt ist oder gestohlen wird, wären die Daten weg. Also vor dem Hintergrund ist das schon mal eine Option, die auch hoffentlich Ihnen ein Stück weit weiterhilft. Aber ich sage immer, das Wichtigste ist für mich immer und die volksten Reifeisenbanken können ja jetzt auch auf Microsoft 365-stufenweise gehen, mit OneNote, was den Nachteil hat, dass es einfach ein bisschen hässlich ist und dafür eben aber eine sehr gute Integration. Ja, Notion, der lieber Stefan Anders, ist ein möglicher Ersatz auch für Notion. Also Notion und OneNote sind Konkurrenzprodukte. Notion hat den Scharm, dass sie es etwas leichter im Internet teilen können. Also das ist etwas schöner. Der Vorteil von OneNote Note ist, dass es einfach hervorragend hier wirklich integriert ist. Das heißt, ich habe hier das Thema, dass ich hier sofort entsprechend hier so ein Schulungshandbuch … also dafür beispielsweise ist so was total geeignet. Und das Geniale ist halt, in dem Moment, wo ich hier wirklich irgendwas reinschreibe, erscheint mir das sofort auf allen meinen Geräten, ohne dass ich mir den Kopf machen muss.
Mit Dateien richtig umgehen
Und das ist für mich immer so ein Grundprinzip, wo ich sage, alle, die an Daten arbeiten müssen, ohne dass sie sich den Kopf machen müssen, auf alles immer Zugriff haben. Und das kann man eben mit Teams wunderbar machen. Dann sparen sich Suchzeiten, sie sparen sich Kopierzeiten, Synchronisationszeiten und diese ganzen Dinge. Was man machen könnte, Notion ist ja über eine Webseite entsprechend eben dort nutzbar und man kann hier jede Webseite auch in ein Teams integrieren. Auch in dem Fall, die Idee von Loop in Microsoft 365 ist eine spannende Und zwar die Idee von Loop ist, dass es sind kleine Komponenten, die verlinkt sind. Das heißt, ich kann beispielsweise eine Umfrage machen, die kann ich eben mit Loop machen und diese kleine Loop-Komponente kann ich eben in eine E-Mail reinpacken, die kann ich in einem Teams haben, die kann ich auf einer Webseite intern haben und das ist immer verlinkt auf das Gleiche. Also das ist die Grundidee von Loop. Der Nachteil von Loop: Es gibt keine offline fähige Loop-App für des Smartphones und ich habe das ganz häufig, dass ich eben auf dem Smartphone auch unterwegs mal Informationen brauche. Also Loop ist, zumindest Stand heute, rein online fähig nur und braucht immer eine Internetverbindung.
Und da ich eben, ich sage mal, sehr, sehr viel im Zug beispielsweise unterwegs bin, ist für mich Loop keine Option, weil ich brauche immer Dienste, die eben auch offline 100% funktionieren, sowohl dienstlich als auch privat. Also wir waren jetzt beispielsweise wieder fünf Wochen mit Ich bin im Camper-Man unterwegs. Ich habe eben in meinem OneNote, sammle ich schon seit Jahren Stellplätze, wo man eben gut stehen kann und wenn ich irgendwo bin, sage ich einfach schnell auf OneNote und wenn ich eben kein Internet habe, habe ich die Stellplatzinformation noch offline auf dem Handy. Dabei. Also deswegen aber es immer natürlich lieber Geschmacksache. Und wenn Sie, liebe Frau Dietrich-Lorens, beispielsweise eben in einer Arbeitssituation sind, wo Sie immer Internet haben, herzlichen Glückwunsch, dann kann man auch wunderbar mit Loop arbeiten und ich habe durchaus auch Kunden, die sagen, für die ist es die passendere Lösung. Also es gibt auch nicht immer die eine Lösung, wo man sagt, so muss man es machen, sondern es gibt eben die passende Lösung. Und deswegen wieder zurück zum Schaubild, zu sagen, okay, was sind denn Dinge, wo ich sage, die ich eben empfehle, zu sagen, Dokumente eben auf Teams in der synchronisierten Form, so wie ich es Ihnen gerade gezeigt habe, die Kommunikation über die internen Teams-Kanäle. Und hier bitte auch, es gibt so die großen Versuchungen, die man immer mit dabei hat und dazu schalte ich wieder mal auf die Windows-Welt drüber, was ich immer sehr schön und sehr schnell erlebe, dieser Bereich der Chats, der explodiert. So, das heißt, die Leute sagen, ach, hier gibt es einen Chat, ist der wie WhatsApp? So, und das heißt, darüber ist der Standardmodus erst mal der Chat. Also wenn Sie eine Volks- und Reifeisenbank sind, dann ist es zum einen so, dass die Atruvia, und das finde ich gut, ich würde sogar noch kürzer machen, die löscht nach zwei Jahren die Chats. Und wenn Sie sagen, okay, Sie wollen ein paar Sachen eben rechtssicher dokumentieren – keine gute Idee. Deswegen aber auch, selbst wenn Sie das nicht haben, bin ich immer viel größerer Freund davon, das hier in Beiträge reinzupacken. Und bevor sie sagen, ja, aber ich habe doch Dinge, die sind relevant für alle Teams beispielsweise, dann machen sie es doch idealerweise so, dass sie einen geteilten Kanal haben oder sie haben ein allgemeines Teams, weil ich erlebe sonst immer diesen WhatsApp-Gruppeneffekt. Also kennt doch bestimmt jeder, oder? Ich sage mal, dass sie dann so Gruppen haben, die dann irgendwann einfach laut sind.
Produktivitäts-Killer
Also spätestens seit meiner Schwiegermutter WhatsApp entdeckt hat, also wird die Familiengruppe geflutet mit irgendwelchen wilden Memes und Zeug. Und ich sage mal, für mich ist eh, ich sage mal, neben TikTok, WhatsApp einer der größten Produktivitätskiller in ganz Deutschland. Und leider sind dann viele so, dass sie sagen, ach, das ist ja wie WhatsApp, das kenne ich, das mache ich. Ich bin sehr frequent, dass ich sage, ein Chat ist wirklich nur im absoluten Ausnahmefall, zumal es hier auch noch ein großes Sicherheitsthema gibt, weil in einem Chat auch ohne Probleme können Sie Dateien austauschen. So, wenn Sie das machen, dann erteilen Sie dem anderen Chatpartner automatisch eine Freigabe auf ihr OneDrive mit dieser Datei. Jetzt sagen Sie, okay, den Chat brauche ich nicht mehr, den lösche ich, oder der Mitarbeiter verlässt eben die Abteilung beispielsweise, soll da vielleicht keinen Zugriff mehr haben, dann müssen Sie nicht nur den Chat löschen, sondern Sie müssen diese Freigabe auch noch wieder zurücknehmen. Das macht in der Praxis keiner. Also, und vor dem Hintergrund haben Sie da ein großes Compliance-Thema. Also das heißt, Dateien über den Chat ist sowieso ein absolutes No-Go. Also, wenn Sie das für sich privat machen, Solopreneur, gar kein Thema.
Compliance in größeren Unternehmen
Im Unternehmensbereich haben Sie ein riesen Compliance-Thema. Also deswegen da bitte nicht über die Chats arbeiten. Das ist wieder so dieser erste Impuls, den man einfach hat. Das ist wie OneNote für die Besprechungsprotokolle. Ist das der erste Impuls? Aber der erste Impuls ist nicht immer das, was man idealerweise machen sollte. Also deswegen, natürlich, wenn man Externen hat, wenn es noch nicht geht, dann kann man auch noch mit E-Mails kommunizieren.
Es gibt übrigens in Teams auch die Möglichkeit, dass Sie für jeden Kanal eine E-Mail-Adresse sich abrufen können. Das heißt, Sie können sagen, ich möchte eben Externe, die keinen Zugriff auf das Teams haben, die möchte ich aber bitte, dass, wenn da eine Mail reinkommt, dass es gleich im Teams ist. Das geht. Sie können dazu im Teams sich dort hier eine E-Mail-Adresse holen. Das heißt, jeder Kanal, den Sie haben, hat hier immer die weiteren Optionen. Sie sehen, Sie haben immer die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse abzurufen und können sagen, wenn jemand an diese E-Mail-Adresse was schickt, dann geht es eben so, dass man dort sofort entsprechend dann das in dem Teams drin hat. Also da gibt es auch die Möglichkeiten der Übergabe und die werden immer besser, die Möglichkeiten.
Ja, dann. Genau. Wunderbar, lieber Peter Hoffarth. Schön, dass Sie wieder da sind. Genau. Dann auch hier eben zu sagen: Wissensmanagement. Ich bin in der Microsoft 365-Welt da ein großer Freund von OneNote und Teams, wenn sie Microsoft 365 haben. Sonst Jetzt gibt es auch spezielle Lösungen dafür. Im wissenschaftlichen Bereich, auch mit dem Thema KI beispielsweise, gibt es eine Lösung, die ich sehr empfehlen kann, die kommt aus dem wissenschaftlichen Bereich. Aphorei heißt die. Ich habe es mal reingeschrieben in den Chat. Und Aphorei beispielsweise ist eine Lösung, die ist ursprünglich mal gedacht für Leute, die eine Masterarbeit oder eine Promotion schreiben und die müssen halt viele Quellen irgendwie verwalten und das nutze ich für ganz viele Zwecke. Also wenn wir mal in Ihrem Bereich bleiben, lieber Herr Peter Hoffarth, ich habe gerade eine Steuerprüfung. So, und was habe ich gemacht? Ich habe eben alle meine ganzen Belege, nicht nur im DATEV und so weiter, sondern ich habe sie bei mir einfach einmal alle in Aphorei auch reingekippt und dann frage ich einfach, zu sagen, sag mal, was war denn hier der Beleg über so und so viel bei Amazon? Was war das? Und dann zeigt er mir sofort den Beleg.
Also das heißt, hier eben gibt es auch Systeme, die eigentlich aus einem anderen Bereich kommen, wie Aphorei für den Bereich auch wunderbar geeignet. Ja, Aufgaben und Protokolle, da bin ich ein großer Freund davon, dass über selbst logischerweise Outlook und To-Do mit der Integration den Planner für Teams immer entsprechend hier mit dem Planner. Und hier ist auch etwas, was in Leipzig zum Beispiel, da stand eben dieses Thema Protokolle, stand da OneNote, bevor ich da im Haus war, wo ich gesagt habe, nein, ich halte OneNote für keine gute Idee, sondern ich halte das sehr viel besser, eben mit Planner zu machen, dass man sagt, so, was ist der Themenpool? Themen, aktuelles Meeting. Was besprechen wir jetzt gerade? Wo warten wir jedenfalls drauf? Was ist erledigt? Was ist dokumentiert? Und dann hat man eben ein Board statt bei jedem Jour Fix, jede Woche eben X E-Mails oder Notizen. Also das heißt, so ist die Idee, dass ich sage, Notizen natürlich gerne eben OneNote eben im Team oder mit Viva Connections kann ich ja dann ein richtiges schönes auch Intranet bauen und da werden die Systeme immer besser. Das heißt, wenn ich mir das eben hier anschaue, so ein Planner Board, sage ich mal, hier ein Kunde vor mir, die haben 50 Jour Fixe gemacht und ich habe die Sekretärin mal gefragt, sagen wir mal, wie viel E-Mails hast du denn in der Vor-und Nachbereitung, da sagte die, so 20-30 E-Mails. Ich habe gesagt, mach mal die untere Kante, 20 E-Mails, 6 Teilnehmer. Wenn man das mal multipliziert, bist du bei 6.000 E-Mails, die durch das System eben gondeln und das haben wir mal eben ersetzt durch ein Planner-Bot.
Teams vs. Meistertask
Und das ist so etwas, wo ich sage, wenn Sie nur eins mitnehmen, schauen Sie sich unbedingt den Planner an. Der ist mittlerweile eben auch so, dass man diesen Planner sogar auch für sich selbst nutzen kann. Früher musste man da immer ein Teams dafür haben. Mittlerweile kann man den auch selbst nutzen. Also ich bin auch ein großer Freund der Eigenorganisation mit dem Planner. Das habe ich schon eben genutzt, als es nur in einem Teams eben ging. Wenn Sie … Meistertask, auch superklasse. Genau, OCR-Erkennung hat man dort komplett drin. Hervorragend. Er findet mehr als mein normaler Finder auf alle Fälle findet auch mehr als … Ich habe den Vergleich zum DMS nicht beim DATEV, wie gut da die OCR ist, aber zumindest finde ich da mehr als in meiner Kundenansicht. Meistertask, auch eine tolle Lösung. Meistertask ist gleiches Grundprinzip, hat eben den kleinen Nachteil, dass es einfach nicht ganz so gut integriert ist in Teams. Und ich mag eben beim Planner auch diese Möglichkeit, dass ich es nach ganz anderen Sachen gruppieren kann.
Das heißt, ich kann hier gruppieren und kann sagen, ich möchte es eben die Spalten nicht nach dem Flow angucken, sondern ich sage mal, nach wem ist es beispielsweise zugeordnet? Ich kann es hin-und herschieben. Also ich muss sagen, MeisterTask ist schöner, wie auch GoodNotes deutlich schöner ist als OneNote. Also Microsoft verdient meistens keine Designpreise, was leider viele Menschen davon abhält, mit der Lösung zu arbeiten. Ich vergleichs immer gerne, als ich angefangen mit Unternehmen online. Ich kann mich noch gut daran erinnern, als ich angefangen habe zu scannen. Ich als hauptsächlich Mac-User habe ein wunderschönes Scan-Programm gehabt und dann kam dieses kotzenhässliche Scan-Modul der DATEV. Und dann habe ich gesagt, nein, ich scanne mit meinem Ding. Und dann habe ich es mal gemessen und ich war doppelt so schnell mit dem DATEV-Modul, weil das einfach vom Workflow her gedacht war und nicht vom Design her. Und deswegen auch ein Stück weit ein Appell zu sagen, lassen Sie sich bitte nicht von Bling Bling und Shiny dort ablenken, sondern wichtig ist, dass die Systeme sauber strukturiert sind. Und Stichwort sauber strukturiert, also was wir hier beispielsweise in der Bank gemacht haben, ist, dass wir einfach im Rahmen in der Microsoft-365-Einführung sehr, sehr konsequent einfach mal alle Prozesse aufgelistet haben, wo wir sagen, das könnten Prozesse sein und das ist eine von, ich glaube, insgesamt 500 Seiten im Ausdruck oder so, wo wir uns wirklich mal die ganzen Prozesse angeguckt haben und gesagt haben, wie mach man die? Und da waren übrigens Punkte dabei, wie hier Urlaubsplanung und Team beispielsweise, wo wir gesagt haben, okay, wird bisher über Excel gemacht, wird über geno.HR gemacht, wird über einen Kalender gemacht. Also wir haben da schon drei unterschiedliche Arbeitsweisen in dieser Bank festgestellt und da haben wir beispielsweise gesagt, wieso machen wir es denn in Zukunft? Da haben wir gesagt, wir machen es eben in Zukunft hier über geno.HR, weil wir gesagt haben, geno.HR ist dort im Verbund die beste Lösung. Also es muss nicht immer entsprechend eine Microsoft-365-Lösung sein. Also Also auch hier Lösung, wo wir sagen, eben hier in den vorherigen Reifenbanken, die können noch nicht mit Externen kommunizieren. In der Datens Steuerberatung geht das ja schon. Also da gibt es ja die Möglichkeit, dass man das auch macht. Kleiner übrigens noch mal Tipp, ich sage mal, schreiben Sie mal eine 1 rein, wer Steuerberater ist, der Steuerberaterin, in den Chat. Also bei Petra Hoffarth weiß ich es. Also da habe ich es natürlich schon gesehen. Also der weiß es wahrscheinlich, aber wir haben noch mehr Steuerberatende. Genau, sorry, wenn ich das nicht mehr so Präsenz hatte. Bei der DATEV gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie die Microsoft-365-Lizenz nutzen können.
Welches ist günstiger, DATEV oder Microsoft 365?
Die eine Möglichkeit ist, dass Sie die von der DATEV kaufen. Die andere Möglichkeit ist, dass Sie die Lizenz einbringen. Und das gilt eben sowohl, wenn Sie eine eigene Serverlösung haben, als auch in der ASP-Lösung. Und mein Tipp ist, bringen Sie es idealerweise selber ein. Gerade wenn Sie vielleicht … Ich habe einige Kanzleien, die haben vorher schon Microsoft 365 gehabt. Da müssen Sie Sie nicht umziehen, sondern Sie haben alles klappt und migrieren das einfach nur in die DATEV-Umgebung schnell erledigt.
Das zweite Thema, Sie haben den Vorteil von der DATEV, dass Sie ein einfaches Benutzerportal haben für die Administration. Aber wie oft legt man einen neuen Benutzer an? Das hat man ja nicht jeden Tag, dass man einen neuen Benutzer anlegt. Das hat man jetzt nicht so häufig. Der Nachteil ist aber eben, dass Sie, gerade wenn Sie mit Externen arbeiten, wenn Sie die Lizenz über die DATEV haben, müssen alle, inklusive Mandanten, immer mit einer Zwei-Fakter-Authentifizierung arbeiten. Und selbst als Steuerberatende beispielsweise, ich arbeite, wo es geht, mit Zwei-Fakter-Authentifizierung. Aber wenn ich gucke, wie schwierig sich die Mandanten mit dem Thema verschlüsselte E-Mails alleine schon tun, überfordern sie einfach viele mit dem Thema Zwei-Faktor-Authentifizierung. Und wenn sie das eben die Lizenz selber einbringen, dann kann man eben sagen, wir als Kanzlei machen eben Zwei-Faktor.
Gilt auch für normale Unternehmen, kann man sagen, wir machen unsere User Zwei-Faktor. Der Gastzugang, den mache ich eben ohne eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Also deswegen noch mal für die Steuerberatenden, aber auch für die anderen, noch mal relevant vor dem Hintergrund, wie man es administriert. Was ich auch sehr empfehlen kann, Power Ich habe es gesagt, wie ist der beste Zugang? Der beste Zugang ist, da gibt es Mustervorlagen und die kann man sich einfach angucken und dann kann man sich die auch kopieren und kann sagen, die nehme ich mal als Basis. Und das ist die beste Möglichkeit. Da sieht man eben schon, wir haben hier eine ganze Menge beispielsweise eben an Genehmigungs-Workflows. Und das ist ziemlich gut gelöst, weil hier kann ich beispielsweise sagen, ich fordere eine Genehmigung an und egal, wo die Chefin oder der Chef eben gerade ist, wenn er eben gerade in seiner Teams-Applikation ist, sieht das im Teams. Wenn er gerade per E-Mail ist, sieht er es per E-Mail. Das wird immer intelligenter, dass es auch nicht redundant, sondern eben auf einem Kanal ist. Und wenn er es dann auf einem Gerät irgendwo freischaltet, verschwindet es auch überall. Also Genehmigungs-Workflows kann man extrem gut mit Power Automate machen und da kann man so viele kleine Lücken noch mal damit schließen.
Die Übersicht der größten Fehler
Also deswegen lohnt sich auf alle Fälle mal anzuschauen. Ja, zum Abschluss noch mal so die Runde, was sind die größten Fehler, die meisten habe ich schon genannt, die man eben bei der Einführung von Microsoft 365 so sieht. Also dieses Thema Denken in IT statt in Prozessen. Also es ist viel wichtiger, eine Prozesse Inventur zu machen und zu sagen, wo hat der Prozess noch Schwächen? Wo knirscht das? Mit welchen Systemen machen wir das heute? Und ich erlebe das immer wieder, dass ich ein Unternehmen bin, dann werden in unterschiedlichen Abteilungen gibt es unterschiedliche Arbeitsweisen. Solange die nicht miteinander arbeiten müssen, alles okay, aber sobald die miteinander zusammenarbeiten müssen, wird es einfach schwierig. Und deswegen wichtig ist eben eher, die Ablauforganisationsbrille aufzuhaben, als die IT-Brille. Also Zero Inbox ist kein Thema, was man erreicht durch die richtigen Einstellungen in Outlook, sondern dadurch, dass man sich über Arbeitsorganisation einfach mal Gedanken macht. Ja, dann eben bitte keine Eins-zu-Eins-Umsetzung der Ist-Prozesse. Ich sage immer, für jeden neuen Prozess, den man einführt, mindestens einen Prozess, besser zwei Prozesse rausschmeißen, also damit ausmisten. Wir haben viele Prozesse auch bei Kunden, wo ich war, einfach gestrichen, weil wir gesagt haben, okay, braucht das noch jemand? Nö. Also ist das Kunst oder kann das weg, also im Zweifelsfall Dinge, die man nicht braucht, weg. Und eben dann zu gucken, dass man beispielsweise, wie mit dem Thema Planner, dass man einfach Möglichkeiten nutzt, weil das ist dann nicht Digitalization, das ist ja der erste Schritt, Sie erinnern sich. Digitization heißt Und der beschissene analoge Prozess wird ein beschissender digitaler Prozess und meistens wird der sogar noch schlecht in der digitalen Welt. Digitalization ist, dass ich sage, ich nutze die Möglichkeit, wie beispielsweise den Planner, und sage, mit dem Protokolle mache eben ein Protokoll, mache ich über Planner, ich nutze etwas, was so in der analogen Welt noch nicht möglich war. Das ist Digitalization. Und die höchste Stufe ist Digital Transformation. Das erreichen sie beispielsweise dadurch, dass sie KI nutzen, vielleicht bestehendes Videomaterial, was sie haben, was heute nur deutschsprachig ist, auch in Indisch, in Englisch, in Spanisch, in Französisch mit KI lippen-synchronen übersetzen zu können. Hatte gestern erst bei einer Vortragsveranstaltung eine Dame, die sagt, wir haben hier ein Geschäftsmodell, was wir eben bisher in Deutschland haben. Dank KI kann ich das jetzt eben weltweit skalieren, weil ich dort meine Videos und meine Materialen mit KI lippen-synchron automatisch übersetzen kann.
Das ist dann digitale Transformation, dass man neue Geschäftsmodelle und neue Märkte damit er schließt. Ja, zu viele Apps, eben vor allen Dingen für eine … Also es kann nicht sein, dass der eine mit OneNote arbeitet, der andere mit Notion, der andere arbeitet wieder mit GoodNotes, der nächste mit dem Apple-Notizenprogramm. Es muss einheitlich sein, gerade wenn eben gemeinsame Leute auch auf gemeinsame Dinge drauf sind. Auch keine gute Idee, zu viel auf einmal zu machen, die Mitarbeitenden zu überfordern, sondern erst mal mit den Basics zu starten und dann langsam einfach Schritt für Schritt. Lieber kleinere Schritte, bei denen die Leute mitkommen, als wenn sie als Inhaber, als Geschäftsführer, als Projektverantwortlicher schon 200 Meter weiter sind und die Mannschaft weiß gar nicht mehr, wo sie entsprechend langen muss. Ja, es ist definitiv ein Changement-Prozess, das ganze Thema. Und das muss man auch betrachten, so nach dem Motto mal eben reinkippen und das Thema erklärt sich von selbst, recht sich hinterher. Also ich komme häufiger mal in Firmen, wo es heißt, oh Jekel, wir haben das einfach mal so relativ unstrukturiert eingeführt. Jetzt brauchen wir jemanden, der dann ein bisschen ausmisstet und aufräumt. Sie wissen das: Das ist auch im echten Leben meistens mehr Aufwand, als wenn man es eben einmal vernünftig und sauber aufsetzt.
Dann eben mangelnde Unterstützung der Anwendenden. Es ist nicht selbsterklärend. Und auch übrigens die sogenannten Digital Natives. Wir denken immer, ach, nur weil die jung sind … Also ich habe eine 27-jährige Tochter. Nur weil die jung sind, sind die alle schon super fit in allen Office-Programmen. Die können dreimal so schnell WhatsApp-Nachrichten tippen wie wir und sind auch in TikTok schneller. Aber wenn die eine Excel-Tabelle bearbeiten müssen, dann brauchen die genauso Unterstützung, wie wir es damals gebraucht haben. Also wir überschätzen dort die Jungen und wir unterschätzen dann auch oft die Menschen, die so wie ich schon ein bisschen länger jung sind. Also ich bin 56, so oft heißt ja was schon über 50, digitaler Dino, den fragen wir ja gar nicht mehr. Und die Bärbel Radermacher ist heute, glaube ich, nicht mit dabei. Weil sie einen anderen Termin hat, aber die ist über 80 mittlerweile und die ist richtig digital unterwegs und mein Vater mit seinen 83 macht mir auch immer Dinge vor, wo ich sage, wow.
Fehlende Kommunikationsspielregeln
Wir haben es gestern Abend wieder gehabt in der Diskussion, war eine Mitarbeiterin, die sagte, die war da zwischendurch immer hektisch am E-Mail-Checken und dann sage ich, brennt denn die Hütte? Ne, aber bei uns ist so eine Kultur. Und dann habe ich gesagt, sagen Sie mal, haben Sie eigentlich mal Ihre Chefin gefragt, ob die das überhaupt erwartet, dass Sie eben 24/7 Ihre E-Mails eben abrufen? Und natürlich auch ich habe immer innerlich Haltung angenommen, wenn meine Chefs mir eine E-Mail geschrieben haben. Aber ich habe mir irgendwann mal angewöhnt, dann auch mit Chefs und Chefinnen dann auch mal Kommunikationsspielregeln zu verabreden. Und die meisten wissen es, ich habe zwei Uhren, die analoge hatte ich schon vorher. Das ist mein Notfallkanal, wo ich mit SMS dann entsprechend dann auch erreichbar bin. Ja, dann Wir sind die Weltmeister des Taten schutzes in Deutschland, also machen gerne so schön die Leitplatte quer auf die Straße. Ich sage mal, macht sie bitte eine, nicht nur eine, sondern zwei, links und rechts, aber bitte nicht eben quer auf die Straße, sondern rechts und links. Da macht das auch Sinn. Wichtig ist eben, die Führung mit zu integrieren und das auch in regelmäßige Meetings zu integrieren und vorleben. Also wenn Sie als Vorstand sagen, wir müssen alle digital werden und Sie lassen sich Ihre E-Mails ausdrucken, dann ist das genauso, wenn Sie sagen, wir müssen alle den Gürtel enger schnallen und Sie bestellen sich die S-Klasse in Vollausstattung.
Also das macht dann keinen Sinn in dem Fall. Und deswegen eben hier, Sie haben auch noch mal in In der Folie, sehen Sie auch noch mal die größten Fehler von Teams, die wir uns auch angeguckt haben. Vielen herzlichen Dank auch für das Thema Schutzblanke. Also auch ich lerne immer wieder was dazu in dem Bereich. Wunderbar. Was sind so Best Practices, wo ich sage, eben sich die Frage zu stellen, was nervt am digitalen Arbeiten, zu sagen, alle sehen eben alles mit definierten Aussagen. Es gibt halt keine Alternativen, zu sagen, this way or the Highway. Ganz klar zu sagen, wenn ich einen neuen Ablauf reinkippe, dann schmeiße ich zwei Abläufe raus. Auch übrigens so ein Thema Altlasten. Das fand ich jetzt in Leipzig super. Die haben halt gesagt, Wir ziehen uns auf Teams und die haben nicht die ganzen alten Dateien mit übernommen, sondern die haben gesagt, okay, ihr habt eben drei Monate. In den drei Monaten müsst ihr selber die Dateien verschieben vom File Service in Teams, die ihr noch braucht. Und danach sind die archiviert worden. Also nicht einfach alles rüber kopieren und rüber migrieren. Leer Start ist eine gute Idee. Man muss nicht immer alles eben dokumentieren, sondern man kann eben dort auch Ergebnisse sich darauf fokussieren.
Bei Erstschulungen, so sehr ich ein Freund von online bin, ist Präsenz aus meiner Sicht das etwas geeignetere Format, weil man kann doch mal auf die Bildschirme auch drauf gucken, also kann auch noch mal ein bisschen, ist näher drin. Diejenigen, die von Ihnen Betriebsrat haben, unbedingt mit einbitten, also gehört sich sowieso, aber eben empfehle ich immer einfach, damit man hier nicht Gegenwind bekommt. Und zu sagen, wenn Sie, Sie haben es gesehen, ich habe zwei, drei Mal aufs iPad umgeschaltet, nutzen Sie dann auch das, wenn ich jetzt schaue, beispielsweise eben mit der Vorbereitung auf dem PC, mit OneNote, das Ganze auf dem iPad mit dem Apple Pencil beispielsweise dann zu vervollständigen, das Ganze automatisch wieder drin zu haben und natürlich im Rahmen der Monatsabschlussroutine wieder ins DMS mit zu integrieren. Also bitte keine reinen Schnellbote ohne Anwendung und ganz klar in Richtung Changemanagement. Das heißt, eben zu sagen, am Anfang habe ich gesagt, Mensch, wenn wir so eben in der Produktion so arbeiten würden wie im Büro, würde nie ein Auto fertig werden. Das ist halt meine Frage zum Schluss, was wäre denn, wenn wir im Büro auch so arbeiten würden wie in der Produktion? Und die Charts hat der liebe Cemal natürlich schon ins Produkt mit reingepackt.
Fazit
Ich packe aber auch noch mal hier in den Chat meine E-Mail-Adresse, wenn da also Fragen dazu sind. Die meisten haben sie ohnehin schon mit dabei. In diesem Sinne bin ich nicht am Ende meines Lateins, aber am Ende der versprochenen Zeit. Sorry, ich bin drei Minuten drüber, aber wollte gerne einfach auch noch mal zwischendurch die eine oder andere Frage beantworten. Vielen Dank auch für die Fragen im Chat und die Ergänzungen. Und in diesem Sinne sage ich viel Erfolg, vielen Dank und ich gebe wieder zurück an den wunderbaren Gastgeber, unseren lieben Cemal Osmanovic.