Einführung
Herzlich willkommen zu einer weiteren Episode von TJs Technology Tuesday. Heute soll es wieder mal einen grundsätzlichen Impuls für Führungskräfte geben, nämlich die Frage: Muss es immer KI sein? Ich werde ja öfter mal gefragt, ob ich Angst vor künstlicher Intelligenz habe. Ich sage darauf immer: Ich habe weniger Angst vor künstlicher Intelligenz als vor menschlicher Dummheit. Und das Schöne ist, wenn ich jetzt mal schaue, ich war am letzten Wochenende zu einer Skitour und war im Auto mit einer auch Dame, die mit in diesem Kurs war und die fragt mich: „Sagen wir uns mal, du warst beruflich, und ich sagte: Mensch, ich helfe Führungskräften, IT einfach begreifbar zu machen. Das ist ja spannend. Was hast du so für Schwerpunkte? Und dann sagte ich: Ja, KI ist mein Thema. „ach, KI? Bei uns im Unternehmen, weißt du, bevor wir mit KI anfangen, wenn ich mal gucke, wie viele Prozesse bei uns noch so sind, dass das Papier ausgedruckt wird, dass da irgendwas von links nach rechts manuell kopiert wird. Ich glaube, da haben wir noch mal so ein paar Hausaufgaben zu tun, bevor wir mit künstlicher Intelligenz anfangen. Und das ist auch genau meine Erfahrung, dass ich immer sage: Leute, bevor wir mal anfangen, mit dem Kuchen, den mit einer wunderbaren Sahne zu verfeinern, sollte der Kuchen erst mal gut sein.
Wenn künstliche Intelligenz Sinn macht
KI ist so ein bisschen die Sahne obendrauf, nur wenn eben unten drunter der Kuchen ein trockener Butterkuchen ist, dann reißt die Sahne auch nicht mehr raus. Wenn ich natürlich einen super genialen frischen Erdbeerkuchen habe und dann noch oben frische Sahne packe, dann ist das Ganze natürlich supersmart und bringt sie weiter. Und dann macht ja EDV-Sinn, wenn EDV, wenn IT sie weiterbringt. Also deshalb auch noch immer die Frage: Ist es ein Sprint oder ist es ein Marathon? Künstliche Intelligenz im Unternehmen einzuführen, ist aus meiner Sicht ein Marathon. Ja, jetzt schauen wir uns mal an: Was ist denn der Kuchen? Womit sollte man sich denn zuerst beschäftigen? Wenn ich übrigens immer so ein bisschen zur linken Seite rüber gucke, dann liegt das daran, dass ich natürlich immer die Kommentare im Blick habe. Also sollten Sie Fragen oder Kommentare haben, immer gerne mit dazu. Ja, der Kuchen ist für mich vor allen Dingen das Thema im ersten Set mal: Daten, Daten, Daten. Also künstliche Intelligenzmodelle werden ja trainiert auf der Basis von Daten. Und gerade, wenn Sie künstliche Intelligenz in Ihrem Unternehmen nutzen wollen, dann sollten Sie vor allen Dingen darauf achten, dass Sie eine gute Datenbasis schaffen.
Also wenn Sie beispielsweise Kundenmuster auswerten wollen, zu sagen, wie Amazon das schon seit Jahrzehnten macht, eben zu sagen: Was hat denn ein Kunde gekauft? Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass er was anderes kauft? Dann sollten Sie Ihre Warenwirtschaftsdaten sauber haben. Die gute Idee ist, wenn Sie vielleicht sagen: Mensch, KI ist vielleicht noch etwas, wo wir gerade nicht so die erste Priorität haben, achten Sie schon mal darauf, dass Ihre Daten jetzt sauber sind, denn es gilt das berühmte GIGO-Prinzip, Garbage in, Garbage out. Und ich ergänze das immer noch das Nino-Prinzip, nämlich Nothing in, Nothing out. Also wenn Sie nichts reinpacken, kriegen Sie auch nichts wieder raus. Also deswegen ist Daten eine gute Idee. Und übrigens, by the way, wenn man sagt, es Kann es immer alles digital sein? Nein, ich habe mir hier handschriftlich einfach ein paar Ideen gemacht, die ich hier in diesem Talk heute machen will. Das habe ich gestern Abend gemacht, wo ich einfach mal schnell geschrieben habe: Was sind so meine Ideen? Ich habe mir das hier so daneben gepackt, dass ich so als kleinen Stichwortpunkt auch immer die Punkte auch nenne, an die ich gedacht habe. Das zweite ist, zu sagen, ganz, ganz wichtig immer an das Thema Customer Journey denken, also relevante Kundenprobleme zu lösen.
Relevanz vor Firlefanz: Nutzen Sie die KI wie Profis
Sie kennen meinen Spruch Relevanz vor Firlefanz. Es geht nicht darum, eine super fancy technische Lösung zu haben, wo ich Kunden teilweise sogar abhänge, sondern es geht darum, relevante Kundenproblemen zu lösen. Also Stichwort Kunden abhängen, fand ich mal ganz interessant. Sie kennen das bestimmt an der Kasse, dass sie bei Lidl und bei Aldi beispielsweise die schnellsten Kassierer in der Welt haben. Die haben teilweise sogar die Kassierin wieder angewiesen, das Tempo ein bisschen runterzunehmen, wenn etwas weniger ist, weil – das kennen Sie vielleicht selbst auch – es erzeugt dann irgendwann Stress, wenn sie nicht mehr hinterherkommen mit dem Einräumen ihres Einkaufswagens. Also das heißt, Geschwindigkeit, Speed, dann gut, wenn natürlich viel los ist, wenn man beispielsweise, so wie ich es jetzt gerade hier bei Lidl gesehen habe und bei vielen anderen auch, ich, wenn die Kasse voll ist, eben zum Self Checkout gehen kann und das so gemacht ist, dass ich dann eben nicht mehr anstehen muss und das Ganze möglichst einfach. Also das ist eben ganz wichtig. Also deswegen immer dieses Thema sinnvoller Digitalisierung vor dem Hintergrund, dass es Dass ich mehr Kundennutzen gibt, dass ich mehr Zeit für Kunden habe, dass ich entsprechend auch hochskalieren kann.
Das ist die Idee dieses ganzen Themas. Ja, dann, bevor wir mit KI anfangen, lass uns doch mal auch über andere Tools Gedanken machen. Also, was sind IT-Tools, die im ersten Step mal nichts mit KI zu tun haben, die aber super Produktivität bringen können? Und hier bringe ich mal drei ganz konkrete Beispiele. Und zwar das erste Beispiel aus dem Bereich Buchhaltung. Und ich finde diesen Spruch so schön: Zeit in Wachstum investieren, nicht in Belegsuche. Dieser Dienst, den ich seit Jahren nutze, heißt „Get my invoices und die Idee ist, dass GetMyInvoices, hier können Sie Ihre Portale mit verbinden und dann lädt in diese Software automatisch die Rechnungen von diesen Portalen runter. Und das ist einfach total genial, weil damit hat sich mein Thema Buchhaltung von einem Tag auf einen halben Tag auf eine Stunde im Monat reduziert. Und in dieser halben Stunde oder in dieser Stunde beschäftige ich mich damit nicht, welche Belege fehlen, sondern ich beschäftige mich mit meinen Zahlen. Und das ist genau das Thema. Das zweite Beispiel Aimfox, ein Add-on für LinkedIn. Und die Idee ist, Sie können dort beispielsweise, wenn Sie sagen, Sie haben eine Zielgruppe, dass Sie sagen, Sie wollen vielleicht BMW-Autohändler möchten Sie dort als LinkedIn-Kontakte hinzufügen, dann können Sie dort mit „Aimfox, ein Beispiel mal zu nennen, sagen: „Ich möchte gerne automatisierte Kontaktanfragen stellen an BMW-Händler, die das in Ihrem Profil entsprechend auch so drin haben.
Und dann kann ich eben Suchkriterien definieren und kann dann sagen: „Okay, ich habe hier eine personalisierte Anfrage. Und bevor Sie jedes Mal schreiben: „Hallo, ich bin begeisterter BMW-Fan, würde mich total freuen, wenn wir uns auch vernetzen, das können Sie mit Variablen, wie bei Newslettern, eben einmal schreiben, mit Hallo, Vorname, Nachname und das Ganze eben dann auch im Sinn eine Bestätigung, beispielsweise: Schön, dass wir jetzt vernetzt sind. Wenn Sie Fragen zu den und den Themen haben, sprechen Sie mich gerne an. Ich möchte in diesem Zuge bitte noch mal darauf hinweisen, das bitte nicht zu übertreiben. Also bitte nicht so vollautomatisierte Dinge, wo sie dann gleich verkaufen. Das ist so ein bisschen wie in die Bar reinrennen, die auf die schönste Frau zugehen und zu sagen: „Na, poppen. Ist jetzt auch nur bedingt zielführend. Also auch andersherum Nicht als Frau, wenn sie den schönsten Mann im Saal ansprechen, aber das erlebe ich eben teilweise bei Social Media, dass wenn ich mir solche Automatisierungstools angucke, dass das leider oft missbraucht wird. Aber wenn man das mit einer vernünftigen Balance macht, ist das wunderbar. Das dritte Beispiel, was ich Ihnen gerne mitgeben mag, ist Hippo Video. Was ist die Idee?
Früher habe ich E-Mails geschrieben, heute schreibe ich persönlich mündliche Videonachrichten. Und die Idee ist, dass ich praktisch einmal ein Video hier aufnehme. Das kann ich entweder, so wie ich es hier mache, im Büro machen, über den Browser, oder ich kann das Ganze sogar über mein Smartphone machen, überhaupt kein Problem, für unterwegs. Diese Seite, die ich hier gebaut habe, mit den entsprechenden Logos hier, mit den entsprechenden Videos hier, die ist immer gleich. Also ich habe einmal hier eine Seite, wo ich hier: Weshalb solltest du mit dabei sein? das ist eine Einladung für eine Veranstaltung. Ich habe hier eine PDF zum Event. Ich habe hier Videos von den Kolleginnen und Kollegen, die bei dieser Veranstaltung auch mit dabei sind. Jetzt kann ich sagen: Mensch, wenn du dich anmelden willst, wenn du das passt, dann entsprechend hier zur Anmeldung klicken. Also ein wunderbares Beispiel, wo ich mal drei Beispiele hier Ihnen zeige, die im ersten Stepp erst mal nichts mit KI zu tun haben, aber die einfach eine Systematik dahinter haben, nämlich Belege automatisch runterladen Um mehr Zeit für wertschaffende Tätigkeiten zu haben. Auf der anderen Seite eben das Thema Linkedin-Reichweite automatisch erhöhen und das dritte Beispiel, wenn ich dann jemand in meinem Netzwerk da entsprechen habe, den mit persönlichen Videobotschaften zu überraschen.
Ja, wir haben uns unterhalten, was ist der Kuchen? Die Frage: Muss es immer KI sein? Nein, es gibt auch nicht KI-Lösungen. Drittes Thema: Automatisierung. Automatisierung, gerade die große Sau, die durchs Dorf getrieben wird, wo es immer heißt: Was müssen wir automatisieren? Wichtig ist auch hier wieder, bevor Sie überlegen zu automatisieren, automatisieren Sie nur Dinge, die wirklich sinnvoll sind zu automatisieren. Also wenn ich jetzt beispielsweise mir hier schnell per Handschrift ein paar Stichworte mache, was ich dort erzählen will heute. Wenn ich das jetzt, könnte ich natürlich auch eine Riesen Automatisierung bauen, wo ich sage: Was sind die latest Trends noch mal? Der schafft mir das zusammen. Ich mache das. Also sorry, wenn Sie in Ihrem Thema nicht so drin sind, dass sie jederzeit mal schnell eher das Problem haben: Mist, was streiche ich raus, weil ich nur 15 Minuten habe? dann ist immer die Frage: Okay, künstliche Intelligenz ersetzt aus meiner Sicht keinen gesunden Menschenverstand und keine Erfahrung, sondern es ist immer noch mal ein Add-on. Also deswegen zu sagen: Automatisieren. Was macht beim Automatisieren Sinn? Dinge wie beispielsweise mit GetMyInvoices, die immer wieder manuelle Kapazität kosten, wo wo sie einfach bessere Dinge in der Zeit machen könnten.
Also wenn Sie beispielsweise – und dafür nutze ich es für Recherchefragen – regelmäßig immer neueste News haben wollen, dann ist das beispielsweise etwas, was man wunderbar dafür nutzen kann, also neueste Studien, sich immer aktuell runterzuziehen beispielsweise. Und wenn ich jetzt auch mal gucke, Microsoft Copilot. Microsoft Copilot ist ja in der Basisversion schon mal mit dabei, wenn Sie Microsoft 365 haben. Und Sie haben bestimmt alle schon mal von den Agents gehört. Über die habe ich ja auch schon mal was erzählt. Und was bei dem Thema toll ist: Ich kann natürlich mit diesen Copilot Agents, das sind eben Automatisierungen, die eben zwei Arten haben. Die erste Art sind vordefinierte Out-of-the-box. Das heißt, es gibt schon eine ganze Menge an Automatisierungen, die ich eben auch schon Out-of-the-box nutzen kann. Das zweite ist, ich kann mir eigene bauen. Das dritte aber ist, wo ich sage: Moment mal, was die meisten total vergessen, ist Power Automate. Mit Power Automate können sie sich sogenannte Flows bauen. Flows sind Automatisierungen, die eben nicht im Sinne von KI sind, dass sie sagen: Mensch, das ist das A, das ist B und lerne mal den Prozess, sondern wenn ich eben genau definierte Prozesse habe.
Also mal ein Beispiel: Sie haben hier bestimmte Genehmigungsprozesse in einem Unternehmen, wo Sie sagen, Freigabeprozesse. Wir würden sagen, in dem Moment, wo jemand was einstellt in einer Liste, sagt: Zu Genehmigung, kriegt es derjenige, der es genehmigen muss. Wenn der es ablehnt, geht es wieder zurück. Wenn er es genehmigt, geht es weiter. Also solche Themen, die auf der Basis von sehr strukturierten Abläufen sind, die kann man damit wunderbar abbilden. Also deswegen ein Plädoyer. Ich mache regelmäßig jetzt erst gleich wieder heute Nachmittag online und am Montag in einer Volksbank den ganzen Tag in Präsenz in der Westerwaldbank, beschäftigen uns damit: Wie können wir mit Power Automate eben noch besser werden und dort Standardabläufe automatisieren? Bei allem, was Sie digitalisieren, gibt es immer drei Arten der Digitalisierung. Es gibt eben Digitalization, es gibt Digitalization und es gibt Digital Transformation. Und wenn Sie das aussprechen können, dann sind Sie auch noch in der Lage, Auto zu fahren. Der ultimative Alkoholtest. Was ist der Unterschied? Digitization heißt, Sie übersetzen einen Prozess eins zu eins in digital. Ich gebe Ihnen mal ein Beispiel: Es war noch nie eine gute Idee, ein Meeting-Protokoll in einem Notizbuch mitzuschreiben, weil damit können Sie sehr schwer Ihre Aufgaben planen.
Das müssen Sie immer noch mal übertragen in ein anderes System. Das wird jetzt in der digitalen Welt nicht dadurch besser, dass Sie es mit OneNote machen. Das ist Digitalization. Und der Der ehemalige Chef der Telefónica hat mal gesagt: Wenn Sie einen beschissenen analogen Prozess digitalisieren, kriegen Sie einen beschissenen digitalen Prozess. Meine Erfahrung ist, dass der meistens sogar schlechter ist als analog. Was ist jetzt Digitalization? Digitalization ist, dass sie sagen: Okay, jetzt haben wir neue Möglichkeiten, beispielsweise mit dem Planner, ein Kanban-Tool. Jetzt habe ich eine Besprechung, kann ich sagen: Was sind die Themen, die wir besprechen wollen, der Themenpool? Was besprechen wir in diesem aktuellen Meeting? Was ist To Do? Wo haben wir Rückfragen? Was ist erledigt? Was ist dokumentiert? Das heißt, ein Kann-Bahn-Bord-Prinzip, was übrigens 1958 in der Produktion bei Toyota erfunden wurde. Also vielleicht können wir auch mal drüber nachdenken, ob wir langsam mal auch Produktivitätsideen aus der Produktion ins Büro mit übertragen. Ich sage immer, wenn wir so arbeiten würden in der Produktion, wie im Büro, würde nie ein Auto fertig werden und andersherum können wir da eben auch Dinge lernen, so wie es Professor Dr. Jörg Knoblauch mit seinem Büro Kaizen-Prinzip ja vorgemacht hat.
Fazit
Ja, das heißt, in diesem Sinne gilt es, wie immer zu sagen, erst Hirn einschalten, dann Technik. Das ist ja mein Leitspruch Nummer eins. Der zweite ist Relevanz vor Firlefanz und der dritte ist Technik einfach nutzen. Ja, in diesem Sinne wünsche ich Ihnen einen produktiven Umgang mit dem Thema Digitalisierung. Digitalisierung ist eine riesige Chance und für den, die Sie die Frage stellen: Werde ich durch KI ersetzt? Nein, Sie werden nicht durch KI ersetzt, aber Firmen und Menschen, die KI nutzen, haben einen deutlichen Vorsprung gegenüber Menschen, die KI nicht nutzen. Vor dem Hintergrund: Nutzen Sie KI, aber smart.
