Zusammenfassung
Bei den meisten Führungskräften beobachte ich, dass deren E-Mail-Postfächer überlaufen und sie das zunehmend frustriert.
Oft höre ich, dass Inbox Zero zwar toll wäre aber in der Praxis nicht umsetzbar sei.
Ich bekomme täglich bis zu 500 E-Mails und habe trotzdem jeden Abend nicht nur Inbox Zero, sondern auch Outbox Zero. Ein leerer Postausgang ist genauso wichtig, um den Überblick über delegierte Tätigkeiten zu behalten.
Hier meine wichtigsten Tipps:
- Vermeiden Sie unnötige E-Mails, z.B
- schreiben Sie keine internen „Danke“-Mails mehr
- Dokumentieren Sie Meetings nicht per E-Mails, sondern mit dem MS Planner als Kanban-Board
- Nutzen Sie RSS-Reader um Blogs zu folgen statt Newsletter zu abonnieren. Mit Feedly können sie sogar E-Mail-Newsletter lesen
- Lassen Sie als Führungskraft Ihre Assistenz Ihre E-Mails so weit wie möglich bearbeiten. Papierpost hat in der analogen Welt auch immer das Sekretariat vor-bearbeitet. In diesem Zusammenhang bin ich übrigens ein Gegner der Abschaffung von Assistenzen.
- Planen Sie jeden Tag als vorletzten Blog am Tag 60-120 Minuten Zeit für die Bearbeitung Ihrer E-Mails en Block ein. Davor checken Sie nur E-Mails, die Sie mit der VIP-Funktion gefiltert sehen. Ich nutze dafür meine Apple Watch. Als Notfallkanal bietet sich SMS an. Bei mir steht das sogar in der Signatur (Ich checke meine E-Mails einmal täglich am Ende des Tages. In dringenden Fällen schreiben Sie mir bitte eine SMS an +49 170-93 170 93). Als letztes planen Sie übrigens Ihren nächsten Arbeitstag, den Sie NICHT mit E-Mails beginnen, sondern beenden.
- Erstellen Sie mindestens folgende E-Mail-Unterordner:
- Montag, Dienstag, etc um Mails dort abzulegen, die Sie für Meetings and diesen Tagen benötigen oder die Sie an diesen Tagen bearbeiten werden. Diese Ordner befüllt übrigens auch mein Assistent, der einen Vollzugriff auf mein E-Mail-Postfach hat.
- Warten, um dort Mails die Sie gesendet haben, und bei denen Sie auf eine Rückantwort warten abzulegen.
- Ablage – ggf. nach Projekten unterteilt für Mails, die Sie (aus rechtlichen Gründen) archivieren müssen. Dazu gehören übrigens keine Danke-Mails 😉
- Nutzen Sie die 1-2 Regel, d.h. wenn Sie eine E-Mail in einen Unterordner schieben, löschen Sie mindestens 2 E-Mails aus diesem Ordner. Das geht immer. Wenn Sie nichts mehr finden, löschen Sie zu wenig. Wenn Sie eine Mail beantworten, sollten Sie übrigens immer gleich die eingegangene E-Mail löschen, denn sie ist in der Antwort enthalten und damit redundant.
Zusammenfassend ist meine Erfahrung, dass viele Menschen in der digitalen Welt sogar schlechter organisiert sind, als in der analogen Welt (den normalen Briefkasten leeren wir täglich). Mit der richtigen Organisation können sie die Digitalisierung aber auch dazu nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern. So können Sie z.B. an verschiedenen Orten gemeinsam mit Ihrer Assistenz verteilt arbeiten.
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