Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht für alle Nutzer: Wer ChatGPT, Copilot oder Claude im Unternehmen einsetzt, gilt nach dem EU AI Act als Betreiber und muss für KI-Kompetenz seiner Mitarbeitenden sorgen.
- Keine Bagatellgrenze: Der AI Act ist kein Konzernthema, er betrifft auch kleine Unternehmen und Einzelunternehmer.
- Schulung plus Richtlinie: Neben der Schulung braucht jedes Unternehmen eine KI-Richtlinie, die regelt, welche Daten in welche Werkzeuge dürfen.
- Use Cases statt Knöpfe: Gute Schulungen erklären Arbeitsabläufe und Anwendungsfälle, nicht nur Haken und Schaltflächen.
- Fünf Schritte genügen: Bestandsaufnahme, Rollen, Schulung, Dokumentation und regelmäßige Auffrischung machen ein Unternehmen AI-Act-ready.
- Der Nachweis schützt: Vor einem Bußgeld schützt nicht die Schulung selbst, sondern der dokumentierte Nachweis darüber.
Einführung
Die Amerikaner innovieren, die Chinesen produzieren und die Europäer regulieren, sagen böse Zungen. Ich bin trotzdem ein Freund sinnvoller Regulierung. Wer mit hohem Tempo auf der Autobahn um eine unübersichtliche Kurve fährt, ist dankbar für Leitplanken links und rechts. Leitplanken machen sicherer, und sie machen schneller, solange sie niemand quer über die Straße stellt.
Genau so sehe ich den EU AI Act. In dieser Episode geht es um die KI-Schulungspflicht nach Artikel 4, um drei typische Szenarien aus dem Alltag, um drei Irrtümer, die teuer werden können, und um einen Fünf-Schritte-Plan, mit dem Sie Ihr Unternehmen ohne Bürokratiemonster AI-Act-ready machen.
Die Schulungspflicht ist sanktionierbar
Artikel 4 des EU AI Act verlangt, dass Mitarbeitende, die mit KI arbeiten, über die nötige KI-Kompetenz verfügen. Mit der Stufe des AI Act vom 2. August 2026 ist diese Pflicht sanktionierbar geworden. Ehrlich gesagt ist das auch ohne Gesetz vernünftig: Niemand würde einem Auszubildenden am ersten Tag den Presslufthammer in die Hand drücken, ohne ihm zu zeigen, wie er damit umgeht.
Der AI Act sieht Bußgelder von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des Jahresumsatzes vor, je nachdem, was höher ist. Diese Höchstwerte gelten für verbotene KI-Praktiken wie Social Scoring. Aber auch die kleineren Beträge tun weh. Und bei vielem, was technisch möglich ist, sollten Sie prüfen, ob Sie nicht schon im Bereich der Hochrisiko-Anwendungen unterwegs sind.
Drei Szenarien aus dem Alltag
Szenario eins: Das Marketing nutzt ChatGPT für Kundentexte, eine Richtlinie gibt es nicht. Solange nur öffentlich verfügbare Informationen hineinfließen, wirkt das harmlos. Sobald aber vertrauliche Inhalte dabei sind, haftet die Geschäftsführung.
Szenario zwei ist noch heikler: Der Vertrieb lädt Kundendaten in ein KI-Werkzeug hoch, und niemand hat dem Außendienst erklärt, was hineindarf und was nicht. Deshalb gehört zur Schulung immer eine KI-Richtlinie. Sie sollten sie nicht nur erstellen, Sie müssen es.
Szenario drei: Copilot wird ohne Schulung ausgerollt, weil er ja Teil von Microsoft 365 ist und angeblich selbsterklärend. Copilot ist genauso selbsterklärend wie Teams, SharePoint, Lists oder Planner, nämlich gar nicht. Ich erlebe immer wieder, dass auf den Weg zur digitalen Arbeit das digitale Chaos folgt, wenn man nach dem Motto ausrollt: erst einführen, später schulen. Gute Schulungen sind deshalb nicht technisch, sondern auf Anwendungsfälle und Abläufe bezogen. Es geht darum, wie ein Team mit weniger E-Mails und ohne zehn Versionen desselben Dokuments produktiv zusammenarbeitet.
Drei Irrtümer, die teuer werden
Irrtum eins: Der AI Act sei ein Konzernthema. Es gibt keine Bagatellgrenze, jedes Unternehmen ist betroffen. Das finde ich nachvollziehbar, denn wofür man früher ganze Abteilungen brauchte, schafft heute eine einzelne Person mit KI.
Irrtum zwei: Wir entwickeln keine KI, also betrifft uns das nicht. Der AI Act unterscheidet zwischen Anbietern, also den Herstellern der Systeme, und Betreibern. Betreiber ist nicht der Hersteller von ChatGPT, Betreiber sind Sie, sobald Sie ChatGPT, Copilot oder Claude im Unternehmen einsetzen. Damit gelten die Pflichten auch für Sie.
Irrtum drei: Einmal kurz schulen reicht. Zehn Minuten Online-Schulung sind ein Anfang, mehr nicht. KI-Kompetenz muss aktuell gehalten werden, denn die Werkzeuge, die ich heute nutze, hatten vor wenigen Wochen noch nicht diese Leistungsfähigkeit.
Der Fünf-Schritte-Plan
Schritt eins ist die Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge sind im Einsatz, offiziell und inoffiziell? Studien zeigen, dass mehr Mitarbeitende KI nutzen, als Unternehmen sie freigeben. Wer keine guten Werkzeuge bereitstellt, macht seine Leute erfinderisch, bis hin zur Nutzung privater Geräte. Besser ist es, den Mitarbeitenden die Systeme zur Verfügung zu stellen, die sie für produktives Arbeiten brauchen.
Schritt zwei: Rollen festlegen. Wer sind Power-User, wer entscheidet, und gibt es ein KI-Gremium, das über Freigaben befindet? Schritt drei: Schulungen durchführen. E-Learning ist ein guter Baustein, ergänzt durch Präsenzschulungen oder Live-Fragerunden, in denen aus Wissen Umsetzungskompetenz für echte Anwendungsfälle wird.
Schritt vier: dokumentieren, also Teilnehmerlisten, Agenda und Materialien ablegen. Wer schreibt, der bleibt. Schritt fünf: regelmäßig auffrischen. Die wichtigste Botschaft dabei: Vor einem Bußgeld schützt nicht die Schulung allein, sondern der Nachweis der Schulung.
Wie viel Schulung ist angemessen?
Der AI Act sagt nicht, wie die geforderte Kompetenz erworben werden muss. Theoretisch könnte man eine zehnminütige Online-Schulung mit einem Zettel abhaken. Ich halte davon genauso wenig wie von wochenlangen Pflichtprogrammen. Ich selbst habe ein dreimonatiges Programm zu strategischer KI in Harvard absolviert, aber das ist für jemanden, der sich beruflich intensiv mit dem Thema beschäftigt.
Für Mitarbeitende ist eine gute Mischung sinnvoll. Mein EU-AI-Act-Kurs besteht aus 14 Lektionen mit Videos von fünf bis zehn Minuten, auf Deutsch und Englisch, jeweils mit Transkript, Zusammenfassung und einem Zertifikat am Ende. Er kostet 99 Euro pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, ist unbegrenzt nutzbar und wird regelmäßig aktualisiert. Ergänzend erarbeite ich mit Unternehmen ihre individuelle KI-Richtlinie und schule die Teams in Präsenz und online.
Achten Sie auf echte Erfahrung
Ganz gleich, ob Sie das Thema mit mir angehen oder mit jemand anderem: Buchen Sie niemanden, der gestern noch Thermomix-Experte war und heute KI-Experte ist. Achten Sie auf Menschen, die sich schon länger mit IT beschäftigen.
Ich habe mit 14 Jahren meinen ersten Computer bekommen, einen C64, und ein Jahr später mein erstes Buch über künstliche Intelligenz gelesen. Meine berufliche Laufbahn begann 1988 beim Computerpionier Nixdorf, später war ich unter anderem für SAP-Migrationen und CRM-Einführungen verantwortlich und zehn Jahre Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens. Seit 2010 gebe ich diese Erfahrung als Personal IT-Coach an Führungskräfte und ihre Teams weiter.
Fazit
Die KI-Schulungspflicht betrifft praktisch jedes Unternehmen, das KI nutzt. Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme, legen Sie Rollen fest, schulen Sie anwendungsbezogen, dokumentieren Sie jede Schulung und frischen Sie das Wissen regelmäßig auf.
Ergänzen Sie die Schulung um eine KI-Richtlinie, die klar regelt, welche Daten in welche Werkzeuge dürfen. So erfüllen Sie nicht nur die formalen Anforderungen, sondern Ihr Team arbeitet mit KI wirklich produktiver.
Erwähnte Tools & Ressourcen
- EU AI Act, Artikel 4: Die Vorschrift zur KI-Kompetenz: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen für ausreichende Kompetenz ihres Personals sorgen.
- KI-Richtlinie: Unternehmensinterne Regeln, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hineindürfen; sie ergänzt jede Schulung.
- Microsoft 365 Copilot: KI-Assistent in Microsoft 365, der ohne anwendungsbezogene Schulung schnell zu Chaos statt Produktivität führt.
- EU-AI-Act-Videokurs: Kurs von Thorsten Jekel mit 14 Lektionen auf Deutsch und Englisch, mit Transkripten, Zusammenfassungen und Zertifikat als Schulungsnachweis.
Häufige Fragen (FAQ)
Gilt die Schulungspflicht des EU AI Act auch für kleine Unternehmen?
Ja. Der EU AI Act kennt keine Bagatellgrenze. Jedes Unternehmen, dessen Mitarbeitende KI-Systeme wie ChatGPT, Copilot oder Claude beruflich nutzen, muss für deren KI-Kompetenz sorgen.
Bin ich Betreiber im Sinne des AI Act, wenn ich nur ChatGPT nutze?
Ja. Anbieter ist der Hersteller des KI-Systems, Betreiber ist jedes Unternehmen, das ein solches System einsetzt. Als Betreiber gelten für Sie eigene Pflichten, darunter die Sicherstellung der KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden.
Welche Bußgelder drohen nach dem EU AI Act?
Für verbotene KI-Praktiken wie Social Scoring sind Bußgelder von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes möglich, je nachdem, was höher ist. Für andere Verstöße gelten niedrigere Höchstbeträge, die für ein mittelständisches Unternehmen trotzdem empfindlich sein können.
Reicht eine kurze Online-Schulung, um die Pflicht zu erfüllen?
Der AI Act schreibt keine Form vor. Eine kurze Online-Schulung ist ein Baustein, sollte aber durch anwendungsbezogene Schulungen ergänzt und regelmäßig aufgefrischt werden. Entscheidend ist außerdem, dass die Schulung dokumentiert wird.
Was gehört zu einem Plan, um AI-Act-ready zu werden?
Fünf Schritte genügen: eine Bestandsaufnahme der genutzten KI-Werkzeuge, klare Rollen und Freigabeprozesse, Schulungen, eine saubere Dokumentation mit Teilnehmerlisten und Materialien sowie regelmäßige Auffrischungen.
Warum brauche ich zusätzlich eine KI-Richtlinie?
Eine Schulung vermittelt Wissen, eine Richtlinie setzt verbindliche Regeln. Sie legt fest, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hineindürfen, zum Beispiel keine Kundendaten in nicht freigegebene Systeme. Ohne sie haftet im Zweifel die Geschäftsführung.
