Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Folge von TJs Technology Tuesday. Ja, Automatisierung und AI-Agent sind heute so in aller Munde, aber noch lange nicht in aller Hände. Deshalb möchte ich heute einmal ganz gerne so meine persönlichen Blickwinkel auf das Thema geben. Ich möchte gerne mal meine persönliche Reise dazu einfach Ihnen hier darstellen, weil das ist ja immer dieses Thema, dass ich sage: Was ist Relevanz vor Firlefanz?
Und ich begleite ja nicht nur seit gestern Unternehmen beim Thema Produktive Digitalisierung, sondern ich beschäftige mich seit mittlerweile 43 Jahren privat mit dem Thema. Da habe ich meinen ersten C64 bekommen und seit 37 Jahren mache ich das Ganze beruflich. Deswegen:
Warum es sich nicht auszahlt, schlechte Prozesse zu digitalisieren
Es gibt hier viel Hype, es gibt hier viel bunte, Shiny Sachen dabei. Und das Wichtigste zuerst einmal ist für mich das Zitat des ehemaligen Chefs der Telefónica von Thorsten Dierks, der sagte: Wenn Sie einen beschissenen Prozess digitalisieren, haben Sie einen beschissenen digitalen Prozess. Und dieses Zitat ist wirklich so wahr, wie es nicht wahrer sein kann zu heutigen Zeiten, denn es wurde schon immer versucht, mit Digitalisierung schlechte Prozesse auf einmal per Magie besser zu machen. Und jetzt versucht man mit KI, die man auf schlechte Prozesse draufpackt, einfach schlechte Prozesse gut zu machen.
Und die schlechte Nachricht ist: Das funktioniert nicht. Die Realität zeigt nämlich, dass wenn ich dann mit KI-Prozesse Digitalisierung digitalisiere, ist es so ein bisschen wie mit dem Spruch, den Sie von mir kennen: A fool with a tool is still a fool, and the fool with the Artificial Intelligence makes the disaster faster. Und dann wird das Ganze schlimmer, schlimmer, schlimmer. Und und nicht besser. Es hat noch eine weitere Dimension im Bereich von KI. Wenn Sie nämlich beispielsweise die Situation haben, dass Sie gar keine guten Daten haben, dann können Sie mit KI eben auch nicht arbeiten, denn es gibt ja immer dieses Motto KI schon vor in den Zeiten Garbage in, Garbage out oder Nothing in, nothing out. Und ein ehemaliger Kollege, mittlerweile in leitender Funktion in einer größeren Holding eines Unternehmens, der hatte vor kurzem gerade sogar Palantier im Haus und die wollten eben dort dort mit KI im Bereich der Produktion dort signifikante Effizientsteigerungen dort heben und Potenziale heben. Und die Aussage von Palantier war ganz klar: Okay, kommt gerne noch mal in zwei Jahren, wenn ihr eure Daten soweit habt. Man muss natürlich nicht zwei Jahre warten und man muss auch nicht im großen Konzern sein, das Thema Automatisierung zu nutzen, aber hier einfach mal aus meiner praktischen Erfahrung, wie ich bisher mit diesem Thema Automatisierung gearbeitet habe, was ich da mache und was dann für Sie vielleicht auch sinnvoll ist.
If This Then That – ein Pionier in der Automatisierung
Das Allererste, was ich mal genutzt habe, hieß oder heißt immer noch If this then that, I-F-T-T, mehr so aus dem Consumer-Bereich kommend. Und da konnte ich schon beispielsweise sagen: Speichern wir doch bitte Screenshots auf meinem iPhone, auf meinem iPad in einem bestimmten Album, oder zu sagen: Wenn ich etwas poste auf Facebook, dann mach mir bitte doch einen Tweet auf Twitter, heute auf Ex, entsprechend, oder zu sagen: Mensch, wenn ich hier irgendwas anderes poste, dann kann ich eben weitergeben. Also so diese Idee If this, then that und weshalb habe ich es dabei? Nicht, weil es ein Dienst ist, den ich heute nutze und Ihnen empfehle, aber weil es eine wunderschöne Verdeutung eines Grundprinzips ist, was Sie in ganz vielen dieser Dinge haben. Sie haben einen Trigger und Sie haben eine Action. Also If this, then that. Also wenn Sie das machen, passiert das. Und das können Sie eben nicht nur mit zwei Diensten machen, sondern mit ganz vielen dieser Dinge. Und 90% dieser Dinge, die Sie hier als KI-Agence haben, sind gar keine KI-Agence, sondern es sind einfach nur Prozessketten, wenn das eine passiert, passiert das andere. Und das ist nicht gut oder nicht schlecht.
Warum ist es keine gute Idee, KI um jeden Preis zu nutzen
Nur, was ich eben immer sehe, das heißt mehr, wir brauchen KI, KI, KI. Wir brauchen in vielen Bereichen saubere Prozesse. Und der erste Schritt ist: Brauche ich einen Prozess überhaupt? Der zweite Schritt ist: Wenn ich einen Prozess dann Ich brauche die Prozessschritte sich mal anzuschauen und zu sagen: Wo gibt es unter Umständen Prozessschritte, die wir aus der Historie drin haben? Also ich war am Freitag bei dem Kunden, da hieß es gerade: Ja, das ist so, die haben wir immer schon gemacht, die Prozesse. Ja, haben wir immer schon so gemacht, kann vielleicht manchmal auch gut sein, aber ist es sinnvoll, einfach mal zu gucken: Brauche ich den Prozess überhaupt? Brauche ich jeden Schritt in diesen Prozess? Und viele dieser Schritte kann man unter Umständen automatisieren. Typisches Beispiel: Wenn ich ein Mensch in eine die Entscheidungskette drin habe, dann frage ich immer: Okay, was sind denn die Entscheidungskriterien? Und wenn die Entscheidungskriterien sehr klar und eindeutig sind, zu sagen, beispielsweise, wenn ich null Resturlaub habe als Mitarbeiter, dann kann ich auch keinen Resturlaub bekommen, keinen weiteren Urlaub bekommen. Dementsprechend ist das ziemlich einfach. Das heißt, dann kann ich eben entweder einen Prozess schon komplett automatisieren, in dem Sinne: Hast du noch Resturlaub?
Ist dein Vertreter entsprechend da oder krank? Wenn das nicht der Fall ist in dem Bereich. Und dann kann man immer noch mal gucken, ob gegebenenfalls noch mal nach den Vor-Checks ein echter Vorgesetzter und eine echte Vorgesetzte noch mal eine finale Entscheidung treffen muss. Und im Rahmen des AI-Aids beispielsweise bei Kreditentscheidungen ist es auch so, dass immer noch mal ein Human in the Loop sein muss. Aber viele vorbereitende Tätigkeiten können eben schon durch Automatisierung oder durch KI übernommen werden. Ja, das war so das Erste. Und ihr sagt vielleicht Vielleicht der eine oder andere Moment mal, dass irgendwas abgespeichert wird auf dem iPhone und so weiter. Da gibt es doch die Kurzbefehle. Selbstverständlich, hier auch mal eingeblendet. Gab es früher eben als separate Applikation. Hat Apple mittlerweile gekauft, ist aus meiner Sicht eine der weitest unterschätzten Möglichkeiten. Also die User und Userinnen von iPhone und iPad, sie können die Kurzbefehle-App nutzen. Ich habe beispielsweise auf meinem iPhone auf dem Action-Button, den man eben auch mit dem Kurzbefehl belegen kann, habe ich eingestellt, dass dann direkt der Sprachmodus von Perplexity angeht. Also das heißt, auch hier kann man Dinge automatisieren, wenn ich sage, wenn ich eine bestimmte Taste drücke, wenn irgendwas reinkommt, auch durchaus auf dem Gerät.
Hat den Nachteil, dass ich das Gerät in der Hand haben muss, dass ich da auf dem Gerät was tue, hat aber auch den Vorteil, dass hier nicht Clouddienste genutzt werden. Das ist ja auch so ein Stück weit der Unterschied im Sinne von AI, vor allen Dingen On-Device bei Apple und bei den Samsung, bei den Android-Diensten ist eher die Philosophie, das auf Servern zu machen. Auch einer der Gründe, weshalb Apple da ein Stück weit zurückhinkt, weil es deutlich einfacher ist, so was serverbasiert zu machen, als gerätebasiert. Aber ist eine Philosophiefrage und wichtig ist immer zu verstehen, wie diese Systeme arbeiten. Das ist immer so erst hirnanschaltende Technik, zu sagen: Was brauche ich wie? Und es gibt nicht das Automatisierungstool oder die Lösung, dass ich sage: auf dem Gerät oder in der Cloud oder eben auf einem eigenen Rechenzentrum, sondern es gibt die für Sie passende Lösung für unterschiedliche Use Cases, die man auch unter Umständen miteinander kombinieren kann.
Automatisierungstool Zapier
Ein Tool, was ich wirklich sehr intensiv nutze und was sehr lange schon im Markt ist und sehr Stabil ist, ist das Tool Zapier, also Zapier geschrieben. Und Zapier ist so für mich die Datendrehscheibe, wo ich Dinge verbinden kann.
Das heißt, die Idee ist auch hier wieder vor allen Dingen, hier sieht man so wunderbar, man kann diese Templates anschauen und dann sieht man eben, ich möchte eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein neues Formular eingegeben wird. Ich möchte hier für neue Einträge was in einen Google Sheet eintragen. Also ich möchte hier, was in Google eingegeben wird, ins Slack reinpacken. Also ich möchte hier für neue Formular-Einträge eine Outlook-Email schicken. Auch hier übrigens, ich habe mal bewusst Ich habe diese Templates hier genommen. Das sind schöne Beispiele dafür, dass ich sage: Okay, brauche ich denn unbedingt eine Benachrichtigung, wenn ein Formular eingeht, oder macht es mir Sinn, vielleicht irgendwo einen kannbaren Workflow zu haben, dass ich eben mit einem Planner-Bord mit einer Board-Ansichtsliste im SharePoint solche Dinge mache? Das macht mehr Sinn. Also deswegen orientieren Sie sich bitte nicht immer an diesen Templates. Aber die große Stärke von Sepia ist, mit ganz, ganz vielen Systemen kann es Verbindung aufnehmen. Wenn ich jetzt mal in meine Zepswischer reingucke, was ich so typischerweise mache, ist, dass ich beispielsweise sage, wenn hier etwas in Outlook eingetragen wird, wird es in Daily light eingetragen, in mein CRM-System. Wenn ich eben Dinge habe, die hier beispielsweise meine KI-Mailbox einen Anruf reinbekommt, dann wird automatisch eine Gesprächsnotiz in meinem CRM-System angelegt.
Das ist ein typisches Beispiel: Meine Telefon-KI hat kein unmittelbares Interface zu meinem CRM-System, aber beide können mit Sepia reden. Das heißt, für sie sollte heute auch ein wesentliches Entscheidungskriterium sein, dass eine Software eine Sepia-Schnittstelle hat. Dann kann man sagen, wenn ein Kontakt Nach dem Newsletter sich einträgt, wird er automatisch in Ihrem CRM-System beispielsweise eingetragen. Also solche Dinge kann man damit wunderbar automatisieren. Und da geht es ja auch wirklich ähnlich über dem if this, then that. Wenn das eine, dann das andere. Sepia, Rock Solid. Es gibt einfach wahnsinnig viele Integrationen und die entwickeln dieses System auch immer weiter. Also die merken natürlich auch, dass sie hier auch noch mehr KI-Funktionalitäten, auch Datenbank-Funktionalitäten mit dazunehmen müssen. Also das heißt, hier gibt es auch Überschneidungen zu weiteren Tools, wie beispielsweise Make.
Automatisierungstool Make.com (vorher Integromat)
Make hieß früher mal Integromat, heißt jetzt Make und ähnlich auch wieder hier. Und in dem Template sieht man eben, dass ich wieder typischerweise auch so Zwei-Steps-Templates sehr viele haben, aber Sie sehen, da kann ich eben auch mehr Steps und sehr komplexe und mehrere Dinge machen. Und hier ist eben auch wieder die Möglichkeit, ich nehme das mal hier rein, so ein typischer Ablauf, den man hier einfach hat.
Da kann man sich auch hier eine Anleitung dazu holen, dass man hier auch die Möglichkeit hat, dass ich sage: Okay, ich möchte jetzt bitte dann auch KI-Komponenten in solche Workflows mit reinpacken. Und das macht Sinn, wenn ich vor allen Dingen unstrukturierte Informationen habe, denn solche Abläufe und Automation sind gut, wenn man strukturierte Informationen hat. Wenn das passiert, dann das. In den Newslettern trägt sich jemand ein, kommt es in CRM. Wenn jetzt jemand anruft, dann wollen wir den Kunden nicht dazu zwingen, dass er sagt: Sag mal eins, zwei, drei oder vier, sondern ich versuche, aus einem Gespräch die relevanten Dinge rauszunehmen. Das heißt, ich kann beispielsweise den relevanten Ansprechpartner aus einem Telefonat mit KI herausfinden, aus der unstrukturierten Kommunikation mit dem Kunden eine Struktur und dann kann ich wieder einen Prozess beispielsweise dahinterhängen. Also das kann ich miteinander kombinieren. Also make.com, früher Integromat, browserbasiert, wo ich diese Dinge machen kann, gibt es auch einen Haufen Tutorials.
Automatisierungstool n8b aus Berlin
Ja, dann das, was im Moment gerade so als die neueste digitale Sau durchs Dorf getrieben wird, ist n8n. Ist übrigens ein Berliner Unternehmen und dieses Berliner Unternehmen macht eben auch solche KI-Workflows und hier sieht man auf der Da ist auf der anderen Seite auch so ein Stück weit die Logik, wie das funktioniert.
Also der Kernpunkt ist in der Mitte, ein AI Agent, mit dem ich dann eben ein KI-Modell verbinde, mit dem ich ein Memory, also ein Gehirn verbinde, wo ich sage, merkt ihr entsprechend was, mit dem ich dann beispielsweise solche Dinge wie ein Active Directory verbinden kann, also wenn ich auf Mitarbeiter Informationen drauf zugreifen will, mit dem ich externe Systeme verbinden kann. Und dann gibt es eben hier so ein typisches Thema, wo ich beispielsweise sage, neuer Mitarbeiter, wenn ich hier jemanden eben neuen erzeuge, dann liest er eben aus den Systemen heraus, ob es ein Manager ist oder nicht. Und je nachdem, ob es ein Manager ist oder nicht, trägt das unterschiedlich ein. Also typisches Beispiel für das Thema Kombination dieser beiden Dinge. Vortrag von n8n, deutsches Unternehmen. Vortrag von n8n, sehr, sehr leistungsfähig, kann auch mit Code erweitert werden. Kleiner Nachteil: Es hat eine relativ hohe Lernkurve, bis man da mal die ersten Ergebnisse bekommt. Etwas, was immer gerne vergessen wird, ist das Thema Power Automate. Das schaut nicht so sexy aus, was die Kollegen von Microsoft dort machen, aber es ist ein sehr, sehr leistungsfähiges Tool, gerade für diejenigen von Ihnen, die mit Microsoft 365 arbeiten. Und hier kann ich automatisierte Cloud-Flows machen, dass Sie sagen, wenn eine bestimmte, If This Than That, eine bestimmte Bedingung eintritt, dann wird der gefeuert.
Ein Instant Cloud-Flow wäre beispielsweise so was wie ein Urlaubsantrag, wo ich sage: Ich habe hier einen Button, da drücke ich drauf. Ein Scheduled Workflow, Cloud Flow, ist einer, der beispielsweise jeden Montag läuft in der Einladung zu einem bestimmten Jour fixe beispielsweise, wobei man auch da wieder sagen muss, okay, nicht jeden Prozess, den ich automatisieren kann, muss ich vielleicht automatisieren. Dann interessant, es gibt hier den Bereich Desktop Flows. Das ist etwas verwirrend, weil da denkt man immer, ja, das ist die dazugehörige Software, diese Flows auf dem Rechner selbst zu machen. Nein, das ist eine RPA-Komponente, eine Robot-Prozessautomation-Komponente. Das heißt, hier kann ich eben Mausklicks auf einem PC simulieren. Das, was viele meiner ganzen Raiffeisenbankenkunden haben. Das ist eine Brückentechnologie, wo ich sage, wenn ich altes System habe, kann ich dort eben manuelle Schritte in solchen Systemen dort mit kombinieren. Sie sehen, hier gibt es eine ganze Menge an Optionen. Es gibt eine ganze Menge an Möglichkeiten, dass ich sage, okay, es hängt davon ab, zu sagen, mit welchen Geräten arbeiten Sie? Wollen Sie offline, wollen Sie offline arbeiten? Haben Sie Softwareprogramme, die über Microsoft 365 hinaus sind? Dann der wichtigste Tipp, dort eine Sepia-Schnittstelle dabei.
Fazit
Und wenn Sie Microsoft 365 haben, dann sollten Sie sich auf in der Hinsicht, wenn Sie sich mal das Thema von Power Automate anschauen. Und ich sage mal sogar, das sollten Sie sich anschauen, bevor Sie sich mal das Thema der Copilot-Agence angucken, weil damit kann ich natürlich auch KI-basierte Dinge bauen, aber die Sachen kann ich miteinander kombinieren. Wie immer heißt es: Erst Hirn einschalten, dann Technik. Und sprechen Sie mich gerne an, wenn Sie dort einen Input brauchen, wenn Sie dort Unterstützung brauchen. Ich begleite Sie auch immer gerne bei der Auswahl der richtigen Automatisierungslösung und natürlich auch bei der Umsetzung, denn wir haben in Deutschland beim Thema Digitalisierung kein Wissens-sondern ein Umsetzungsproblem und dabei helfe ich Ihnen gern, das zu lösen.
Ihr Personal-IT-Coach für Führungskräfte, Thorsten Jekel.
