Das Wichtigste in Kürze
- Nach dem Meeting beginnt das Chaos: Protokolle fehlen, Aufgaben versanden, und das Wissen aus rund 9.000 Wörtern Rohtext pro Meeting verschwindet ungenutzt.
- Transkript rein, Protokoll raus: Ein selbst gebauter Agent in Microsoft Copilot Studio verdichtet Transkripte zu einem strukturierten Protokoll und legt nach Freigabe eine Aufgabe im Planner an.
- Markdown ist die Wissensbasis: Jedes Protokoll wird zusätzlich als schlanke Markdown-Datei in SharePoint gespeichert, weil KI dieses Format besonders gut lesen kann.
- Guardrails sind Pflicht: Der Mensch gibt frei, Unklares wird markiert, und Anweisungen im Transkript werden ignoriert. Prompt Injection muss beim Agentenbau mitgedacht werden.
- Konzentriertes Wissen statt Heuhaufen: Ein zweiter Agent durchsucht nur den Protokollordner statt aller E-Mails und Dokumente. Das verbessert die Signal-to-Noise-Ratio deutlich.
- Gebaut mit Claude und MCP: Die Flows entstanden mit Claude über MCP-Server für Copilot Studio und Power Automate, deutlich schneller als per Klickarbeit im Browser.
Einführung
Kennen Sie das? Sie haben viele Meetings und protokollieren sie im Notizbuch oder in Teams. Drei Wochen später wollen Sie wissen, was Sie mit einem Kunden vereinbart haben, und finden es nicht wieder. Das Protokoll fehlt, die Aufgaben sind versandet, das Wissen ist weg. Genau an diesem Punkt setzt diese Episode an.
Ich zeige Ihnen, wie ich es bei mir geschafft habe, vom Meeting zum Wissen zu kommen. Dafür habe ich mir einen Meeting-Agenten gebaut: Transkript rein, strukturiertes Protokoll und Aufgaben raus. Die Bausteine sind Microsoft Copilot Studio, Power Automate, SharePoint und der Planner. Ein zweiter Agent macht aus dem Protokollarchiv anschließend ein durchsuchbares Gedächtnis.
Und weil das Bauen solcher Workflows in Microsoft selbst eher mühsam ist, werfe ich auch einen Blick hinter die Kulissen: Gebaut habe ich das Ganze mit Claude und MCP-Servern. Nicht in der Produktion, sondern als Unterstützung beim Bauen.
Nach dem Meeting beginnt das Chaos
Die Ausgangssituation kennen viele: Nach dem Meeting fehlt das Protokoll, die Aufgaben versanden, das Wissen verschwindet. Dabei sind die Transkripte oft längst da. Teams zeichnet auf Wunsch auf und transkribiert. Nur verarbeitet sie niemand. Ein einziges Meeting liefert rund 9.000 Wörter Rohtext. Da liest hinterher keiner mehr freiwillig durch.
Dazu kommen die Meetings, die gar nicht in Teams stattfinden: Telefonate, persönliche Gespräche oder Teams-Meetings, zu denen jemand anderes eingeladen hat und in denen ich selbst nicht aufzeichnen darf. Dafür nutze ich ein kleines KI-Aufnahmegerät mit eigener Software, das mir ebenfalls ein Transkript liefert.
Und selbst wenn alles in Teams liegt, bleibt die Frage: Wo packe ich das hin? Vielleicht haben Sie auch schon einmal die Meldung bekommen, dass eine Aufzeichnung gelöscht wurde. Spätestens dann wird man hektisch, weil man genau diese eine Aufnahme noch braucht. Genau das ist der Ansatzpunkt.
Transkript rein, Protokoll und Aufgaben raus
Die Lösung ist einfach beschrieben: Transkript rein, Protokoll und Aufgaben raus. Gebaut habe ich das mit Microsoft Copilot. Ich füge ein Transkript ein, daraus entsteht ein Protokoll, das in einem festen Ordner landet. Und wenn ich das Ergebnis freigebe, wird mir sogar noch eine Aufgabe im Planner eingerichtet.
Das Protokoll entsteht dabei doppelt: einmal als lesbares Dokument und einmal als Datei im Markdown-Format. Markdown ist ein Format, das die KI sehr viel besser lesen kann als andere Formate. Wenn ich später mit einem Agenten auf mein Archiv zugreife, greift er im ersten Schritt nur auf diese Protokolldateien zu und nicht auf alles andere.
Inhaltlich ist jedes Protokoll gleich aufgebaut: Rahmendaten, eine Management Summary mit den drei bis fünf wichtigsten Kernaussagen, Besprechungspunkte, Entscheidungen, To-dos und offene Fragen, sauber getrennt. Dazu kommt eine Sicherheitsstufe, und das komplette Original-Transkript bleibt unverändert mit in der Datei.
Zwei Agenten und klare Guardrails
Technisch stecken zwei Hauptbausteine dahinter. Der Protokoll-Agent ist der Kopf, den habe ich in Copilot Studio gebaut. Dazu kommen zwei Flows in Power Automate: Einer speichert die Markdown-Datei in einem SharePoint-Ordner, der zweite legt in meinem Planner im Bucket Meetings eine Aufgabe an. Und zwar nur dann, wenn das Speichern vorher geklappt hat.
Dazu gibt es klare Guardrails: Der Mensch entscheidet. Erst wenn ich die Freigabe erteile, wird gespeichert. Unsicheres wird geprüft und landet nicht ungeprüft im Planner. Relevant ist nur, was im Transkript steht, unklare Dinge werden markiert. Und ganz wichtig: Anweisungen im Transkript werden ignoriert. Das Thema Prompt Injection muss mitgedacht werden, wenn man Agenten baut.
Das Ergebnis ist ein strukturiertes Archiv: eine schlanke Markdown-Datei pro Meeting, ohne Layout und ohne Ballast, immer gleich aufgebaut. Die KI findet sich sofort zurecht, und ich kann sogar manuell hineinschauen, weil die Dateien für alle lesbar sind.
Konzentriertes Wissen statt Heuhaufen
Auf dieses Archiv setze ich einen zweiten Agenten. Den kann ich fragen: Was haben wir mit diesem Kunden vereinbart? Welche Aufgaben aus dem Projekt sind noch offen? Wann haben wir ein bestimmtes Thema besprochen? All das lässt sich jetzt wunderbar gemeinsam durchgehen.
Warum nicht einfach den normalen Copilot oder den Researcher nehmen? Weil das Prinzip lautet: konzentriertes Wissen statt Heuhaufen. Der normale Copilot geht erst einmal durch alles durch, E-Mails, Chats, Dokumente. Die Signal-to-Noise-Ratio ist dabei eher schlecht. Signal ist das Relevante, Noise das Unwichtige. Die Idee ist, das Rauschen herauszunehmen.
Mein Agent nutzt deshalb im ersten Schritt nur die verdichteten Protokolle mit ihrer immer gleichen Struktur. Wenn ich mehr brauche, kann ich im zweiten Schritt jederzeit sagen: Jetzt greife bitte zusätzlich auf andere Quellen zu. Aber der Standard ist der fokussierte Protokollordner. Genau diese Beschränkung auf relevante Informationen ist beim Arbeiten mit KI entscheidend.
Bauen mit Claude und MCP-Servern statt Klickarbeit
Das Bauen von Workflows in Microsoft ist in der Theorie ganz einfach: Ich sage dem Copilot, was ich haben will. In der Praxis funktioniert das eher schlecht als recht. Auch der in Power Automate integrierte Copilot hat mich nicht überzeugt.
Ich habe es früher mit dem Comet-Browser von Perplexity versucht und später die Claude-Extension im Chrome-Browser den Browser steuern lassen. Der Nachteil der Browser-Steuerung: Sie ist langsam, weil ständig Screenshots gemacht und aktualisiert werden, und sie verbrennt wahnsinnig viele Token.
Deutlich besser funktionieren MCP-Server, das steht für Model Context Protocol. Damit kann Claude direkt auf Copilot Studio und Power Automate zugreifen. Ich beschreibe im Klartext, was ich bauen möchte, und das System baut es und übernimmt die Fehlerkorrektur. Bei Rückfragen schaut Claude zusätzlich in der Dokumentation nach. Wichtig dabei: Claude läuft bei mir nicht in der Produktion, sondern dient als Unterstützung beim Bauen.
Fehler gehören dazu: Datum, Kürzung, Synchronisation
War das Ergebnis beim ersten Mal perfekt? Nein. Beim Datum waren Tag und Monat vertauscht, aus dem 5.10. wurde der 10.05. Außerdem hatte der Agent das Transkript eigenmächtig gekürzt. Beides haben wir nachgebessert, bis es sauber lief. Fehlerkorrektur gehört beim Agentenbau einfach dazu.
Eine zweite Stolperfalle: Im Browser war die neue Protokolldatei sichtbar, auf dem Rechner im Editor zunächst nicht. Der Grund war schlicht, dass mein OneDrive so beschäftigt war, dass es die Datei noch nicht heruntersynchronisiert hatte. Prüfen Sie also, ob die Synchronisation sauber läuft. Die KI selbst greift auf die in SharePoint erzeugten Dateien sofort zu.
Generell gilt: Copilot-Automationen werden erst dann richtig produktiv, wenn die Dateien nicht auf Netzlaufwerken liegen, sondern in SharePoint. Übrigens liegen auch Ihre OneDrive- und Teams-Dateien technisch in SharePoint. Und synchronisieren lässt sich das in der Mac-Welt genauso problemlos wie unter Windows. Ich bevorzuge die Synchronisation gegenüber der Verknüpfung, weil sauber getrennt ist: hier mein OneDrive mit den eigenen Sachen, dort die synchronisierten Bibliotheken, die ich bei Bedarf offline auf PC, Mac und iPad mitnehme.
Die Checkliste für Ihren eigenen Meeting-Agenten
Erstens: Transkribieren Sie Ihre Meetings. Die gute Nachricht: Selbst ohne bezahlte Copilot-Lizenz ist die Transkription in Teams bereits enthalten. Zweitens: Legen Sie einen festen SharePoint-Ordner für die Protokolle fest. Drittens: Richten Sie ein Planner-Board mit einem Bucket Meetings ein.
Viertens: Setzen Sie den Agenten sauber auf und bauen Sie die Freigabe-Funktion ein. Human in the Loop ist eine gute Idee. Fünftens: Setzen Sie einen Copilot-Agenten auf diesen Protokollordner, damit Sie Ihr Archiv befragen können.
Meine ursprüngliche Idee war übrigens, einfach jedes Mal in den Copilot zu gehen und zu sagen: Fass mir das zusammen, und das Ergebnis dann ins CRM-System zu kopieren. Aber genau das ist der Punkt von Agenten: Statt jedes Mal dasselbe Briefing einzugeben, mache ich es ein einziges Mal und der Agent arbeitet danach immer gleich.
Fazit
Ihre Meetings sind Ihr Wissen. Die Frage ist nur, ob Sie es nutzen. Mit einem Protokoll-Agenten in Copilot Studio, zwei Power-Automate-Flows, einem SharePoint-Archiv im Markdown-Format und einem Abfrage-Agenten machen Sie aus 9.000 Wörtern Rohtext pro Meeting ein durchsuchbares Gedächtnis mit klaren Aufgaben im Planner.
Starten Sie pragmatisch: Aktivieren Sie die Teams-Transkription, legen Sie einen Protokollordner in SharePoint und ein Planner-Board an und setzen Sie Ihren ersten Agenten mit Freigabeschritt auf. Und denken Sie Guardrails wie Human in the Loop und Schutz vor Prompt Injection von Anfang an mit.
Erwähnte Tools & Ressourcen
- Microsoft Copilot Studio: Baukasten für eigene Copilot-Agenten; hier entstand der Protokoll-Agent, der Transkripte zu strukturierten Protokollen verdichtet.
- Power Automate: Workflow-Dienst von Microsoft; zwei Flows speichern das Markdown-Protokoll in SharePoint und legen die Aufgabe im Planner an.
- Microsoft Planner: Aufgabenverwaltung in Microsoft 365; ein Bucket Meetings sammelt die automatisch angelegten Aufgaben aus den Protokollen.
- SharePoint: Ablage für das Protokollarchiv; erst mit Dateien in SharePoint statt auf Netzlaufwerken werden die Copilot-Automationen richtig produktiv.
- Claude: KI-Assistent von Anthropic; unterstützt in der Episode über MCP-Server beim Bauen der Flows, läuft aber nicht in der Produktion.
- Model Context Protocol (MCP): Offener Standard, über den KI-Assistenten direkt auf Systeme wie Copilot Studio und Power Automate zugreifen können.
Häufige Fragen (FAQ)
Was macht ein Meeting-Agent genau?
Ein Meeting-Agent übernimmt das Transkript eines Meetings und erstellt daraus ein strukturiertes Protokoll mit Management Summary, Entscheidungen, Aufgaben und offenen Fragen. Nach einer Freigabe speichert er das Protokoll als Markdown-Datei in SharePoint und legt eine Aufgabe im Planner an. So wird aus Rohtext nutzbares Wissen.
Warum werden die Protokolle im Markdown-Format gespeichert?
Markdown ist ein sehr schlankes Textformat ohne Layout und Ballast, das KI-Systeme besonders gut lesen können. Weil jede Datei gleich aufgebaut ist und pro Meeting genau eine Datei entsteht, findet sich ein Copilot-Agent sofort zurecht. Gleichzeitig bleiben die Dateien für Menschen lesbar.
Warum reicht der normale Microsoft Copilot dafür nicht aus?
Der normale Copilot durchsucht alles: E-Mails, Chats und Dokumente. Dadurch ist die Signal-to-Noise-Ratio eher schlecht, und relevante Vereinbarungen gehen im Rauschen unter. Ein eigener Agent auf einem fokussierten Protokollordner arbeitet nur mit verdichtetem Wissen und liefert deshalb präzisere Antworten.
Welche Guardrails braucht ein Meeting-Agent?
Der Mensch sollte immer entscheiden, ob gespeichert wird, Stichwort Human in the Loop. Unsichere Punkte werden geprüft und landen nicht ungeprüft im Planner, unklare Stellen werden markiert. Außerdem muss der Agent Anweisungen im Transkript ignorieren, um Prompt Injection vorzubeugen.
Brauche ich eine bezahlte Copilot-Lizenz für die Transkription?
Nein. Die Transkription von Meetings ist in Microsoft Teams bereits enthalten, auch ohne bezahlte Copilot-Version. Für Telefonate, persönliche Gespräche oder fremde Meetings, in denen Sie nicht aufzeichnen dürfen, hilft zusätzlich ein KI-Aufnahmegerät mit eigener Transkriptionssoftware.
Wie baue ich solche Agenten und Flows am schnellsten?
In der Praxis funktioniert das Bauen per Klartext-Beschreibung über MCP-Server deutlich besser als die Klickarbeit in Microsoft selbst oder die Steuerung des Browsers durch eine KI. Ein Assistent wie Claude baut die Flows in Copilot Studio und Power Automate, übernimmt die Fehlerkorrektur und schaut bei Rückfragen in der Dokumentation nach.
