Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Folge von TJs Technology Tuesday. Heute einmal zur Frage: Muss es denn immer KI sein? Diejenigen, die mich länger kennen, die wissen: Ich habe meinen Spruch: Bevor wir mit künstlicher Intelligenz anfangen, lasst uns mal mit gesundem Menschenverstand starten.
Und was ich immer wieder erlebe, ist, dass ich Anfragen bekomme, wo es heißt: Dazu hätte ich gerne ein KI-Tool. Und ich frage dann immer: Wollt ihr ein KI-Tool oder wollt ihr eine Lösung für euer Problem? Und gerade, wenn es darum geht, repetitive Tätigkeiten zu automatisieren, denkt man zunächst erst mal an KI, an künstliche Intelligenz. Jetzt ist aber so, KI ist im ersten Moment mal eigentlich gar nicht dafür gedacht, immer gleiche und konsistente Ergebnisse zu produzieren interessieren. Vielleicht kennen Sie das: Sie stellen ein Prompt in ChatGPT rein und Sie stellen den gleichen noch mal ein, dann kriegen Sie zweimal eine andere Antwort. Weil die Frage ist ja: Für was sind diese Systeme denn gebaut? Und das ist wichtig zu verstehen. Die großen Large-Large-Language-Models, wie ChatGPT beispielsweise, die sind für zwei Aufgaben besonders geeignet. Einmal für die Aufgabe aus ganz viel Text eine Zusammenfassung zu machen, also etwas zusammenzufassen.
Was ist Power Automate und wozu nutzt man es?
Und das zweite, wofür diese Systeme super geeignet sind, ist, aus drei Zeilen Text ein ganzes Buch zu schreiben. Sicherlich etwas übertrieben, aber eben auf der einen der Seite, Inhalte zu konzentrieren und auch Inhalte entsprechend zu erweitern. Das sind die Bereiche, dafür sind die Modelle gut. Dafür sind sie trainiert, dafür sind sie gebaut. So, wenn ich jetzt aber einen Prozess habe, der möglichst automatisiert immer laufen soll, dann ist es vielleicht eine Idee, sich mal mit anderen Tools zu beschäftigen. Also das heißt, es heißt eben immer, wenn das passiert, soll das passieren? Dann sollten Sie sich auf alle Fälle mal mit etwas beschäftigen, was Sie meistens schon haben, nämlich Power Automate. Power Automate ist im Rahmen von Microsoft 365 mit verfügbar. Bis zu einem gewissen Grad können Sie es sogar kostenfrei oder innerhalb Ihrer Lizenz nutzen. Wenn Sie mehr Funktionalität brauchen, dann müssen Sie dort Lizenzen bezahlen. Was hier sehr, sehr interessant ist, ist, sich vor allem die Vorlagen anzugucken, weil der erste Einstieg ist nicht ganz so intuitiv. Für Sie, bevor wir in die Vorlagen reingehen, einfach möchte ich Ihnen mal zeigen, was kann man hier für Automatisierungen anlegen. Es gibt hier folgende Dinge: Automatisierten Cloud Flow.
Was heißt das? In dem Moment, wo ich einen Trigger habe, einen Auslöser, dann erfolgt eine Aktion. Also beispielsweise, es geht eine E-Mail ein von einem bestimmten Kunden, dann soll entsprechend was weitergegeben werden in einen Planner, dass was eingestellt wird. Oder es wird in einem Formular was eingegeben und sobald eine Eingabe da ist, soll diese Eingabe weiterverarbeitet werden. Das ist so die Idee automatisierter Cloud Flow. Sofortiger Cloud Flow heißt, ich habe einen Knopf, da drücke ich drauf. Also so ein bisschen wie ein Excel-Makro, wo ich sage, da kann man draufdrücken, dann rappelt er los. Also wenn ich beispielsweise sagen würde, ich habe jetzt eben eine Mail und die soll dort verschickt werden an zehn Leute gleichzeitig, dann kennt man das so ein Stück weit. In Outlook gibt es ja die Quick Steps, wo ich eben regeln, sind so, dass unter bestimmten Voraussetzungen passiert was. Das wäre wie einen automatisierten Cloud Flow. Und Quick Step ist in Outlook praktisch so wie ein Sofortiger, wo ich sage, in dem Moment, wo ich sage, jetzt führst du es aus, führt das entsprechend auch. Ja, ein geplanter Cloud Flow heißt etwas, was zu einer bestimmten Zeit regelmäßig gemacht wird. In ChatGPT kennt man das ja, da kann ich mir mittlerweile beispielsweise einstellen: Gib mir jeden Morgen zehn neue KI-Studien, die du findest.
So was kann man eben auch darüber organisieren. Dann gibt es hier noch zwei besondere Dinge: Desktop Flow zum einen. Das heißt, das ist die Idee, das RPA, Robot Process Automization. Das heißt, hier kann ich dann auch Systeme, die keine Schnittstellen haben, verbinden und kann sagen, in den Altsystemen kann ich Mausklicks praktisch ein Stück weit automatisieren. Das ist diese Idee. Und Prozess-Meinung, da kann man sogar dann noch mal im nächsten Schritt Prozesse optimieren. Ein sehr, sehr guter Einstieg ist, sich hier zu beschäftigen mit dem Thema der Vorlagen. Und hier, das ist nämlich wunderbar, kann man sagen, was ist so die häufigsten Auswahlen, die man hat? Und dann kann man einfach mal die Logik so nachvollziehen, wie das funktioniert. Das heißt, wenn ich jetzt beispielsweise sage: Ah, Moment mal, hier gibt es eben einen Flow, wo ich sagen kann, E-Mail an einen Kanal weiterleiten. Das heißt, die Idee, es kommt eine E-Mail rein und die soll in einen Teams-Kanal weitergeleitet werden. Ist unter Umständen beispielsweise interessant für Volks- und Reiffeisenbanken, die sagen, es gibt ja eine E-Mail-Adresse für einen Teams-Kanal, die ist aber aus Sicherheitsgründen von außen für Volks- und Reiffeisenbankenkunden nicht verfügbar, dann kann man diese Lücke schließen mit einem Power-Automate-Flow.
Und das ist so die Idee. Das heißt, hier habe ich Konnektoren, die muss man beim ersten Mal verbinden. Und dann kann man sich eben hier das Ganze mal anschauen und kann sagen, ich gehe hier in den erweiterten Modus, damit man sich mal anschauen kann, wie das funktioniert. Und jeder, der sich schon mal so ein bisschen mit dem Thema Programmablaufplan beschäftigt hat, muss ja nicht coden können. Also keine Sorge, man denkt immer: Ich muss programmieren können? Nein. Die Idee ist einfach, dass man so eine grobe Idee davon hat, wie Abläufe funktionieren. Und hier ist eben die Idee: Wenn eine neue E-Mail reinkommt, gibt mir hier denjenigen, von dem sie kam. So, Und dann hole ich mir die Nachricht, dann hole ich mir eben des Teams, ich hole mir den Kanal, gebe die Infos und exportiere die dort entsprechend rein. Dann den sogar ich sage: Gib mir noch eine Datei dazu und poste mir wieder in einen Kanal, in dem Fall als eine adaptive Karte. Beim ersten Mal wird man so ein bisschen erschlagen vielleicht sein, wenn man damit noch nie gearbeitet hat, aber das Gute ist wirklich, was ich sehr empfehlen kann, sich einfach diese Vorlagen anzugucken und alleine schon, bevor Sie mit so einer Vorlage loslegen und die anpassen, holen sich mal so Ideen davon, was man machen kann.
Also beispielsweise zu sagen, eine Nachricht nachverfolgen. Ich habe hier: Wenn ein Kanalbeitrag mit To-Do beginnt, dann kann ich sagen: Dann mach mir einen Kanalbeitrag, beispielsweise. Also ist so eine Idee, die man dort umsetzen kann. Zu sagen: Hier eine Seriennachricht planen, im Chat. hier einen Termin für ein Treffen mit dem Absender finden. Also kann man auch automatisch machen. Also das heißt, man hat hier viel. Und wo es hochspannend ist, es gibt hier den Bereich Genehmigung. Das heißt, ich kann hier Genehmigungsprozess starten, was man in vielen Unternehmen hat, die sagen: Mensch, wenn eine Datei zu SharePoint hinzugefügt wird, dann soll eine Genehmigung sein. Wenn ein Formular ausgefüllt wird, wie beispielsweise ein Urlaubsantrag, dann wird eben aus dem Active Directory herausgefunden, wer ist der Vorgesetzte oder die Vorgesetzte? Diejenige oder diejenige bekommt eine Genehmigungsanfrage und dann gibt es eine Bedingung zu sagen: Genehmigt oder abgelehnt. Und so kann man Dinge automatisieren und da geht eine ganze Menge. Und deshalb bin ich auch ein großer Freund des Microsoft 365 Universums, weil ich habe eben Outlook drin, ich habe Teams drin, ich habe meine eigenen OneDrive-Dateien, ich habe die Teams-Dateien im SharePoint, ich habe Teams, ich Formulare, die ich verbinden kann.
Automatisierungen: Von Formular zu Flow
Also die ganzen Komponenten können sie hier wunderbar miteinander verbinden und können dann eben sagen, was Sie machen. Und vielleicht mal so ein paar Ideen, was man damit machen kann. Wir haben hier beispielsweise mal für eine Volksbank haben Wir haben hier einen Flow gebaut, wo es eben darum geht, zu sagen: Okay, es gibt hier ein IT-Ticket. Und wie kann so was dann eben ausschauen? Ich sage Ihnen mal das Formular, was dagegen ist, was da entsprechend genutzt wird. Tab duplizieren. So, und wir holen uns einfach mal kurz das Formular, dass wir sagen Forms. So, das heißt, die Idee: Jemand gibt dann beispielsweise ein IT-Ticket ein. Das heißt, jetzt kann ich eben sagen: Jawohl, ich möchte hier dort in einem Formular sagen: Was ist es für ein Problem? Hardware- und Softwareproblem. Dann kann man anklicken: Was ist es? mein Telefon ist explodiert. Und jetzt kann ich noch sagen: Was ist es entsprechend? Und wenn das dann alles eingegangen ist, dann ist eben die Idee: Hier wird abgefragt: Gibt es da ein neues Formular? Wenn ja, hole mir diese ganzen Informationen aus diesem Formular, dann ziehe mir raus, wer das eingegeben hat, weil derjenige hat sie angemeldet. Das heißt, dann muss nicht noch mal die E-Mail-Adresse eingeben werden, Namen eingegeben werden und so weiter.
Also ich kriege immer einen Knall im Hotel, wenn ich sage: Leute, ihr habt alle meine Daten, wieso muss ich noch mal eingeben? Und das ist genau das Prinzip, man kann sich die Sachen ziehen. So, und jetzt kann ich sagen Okay, Bedingungen. Und jetzt sage ich: Okay, wie schaut es denn aus? Hier habe ich eben eine Bedingung, dass ich sage: So, da entsprechend steht halt was drin. Und dann kann ich sagen: Jawohl. Dann ist da eine Anlage drin und da macht er eben ein Element, packt die ganzen Anlagen dazu, weil wir hier Screenshots auch mit dabeihaben. Dann erstellt er eine Aufgabe noch im Planner. Man kann die Aufgabendetails aktualisieren und man kann dann noch eine Nachricht chatten, zu sagen: So, jetzt ist die Palette da. Und dann ist so die nächste Idee, dass ich sage: Okay, hier beispielsweise dann Genehmigung anfordert, sondern ist … Moment, jetzt muss ich einmal zurückgehen, ist der falsche Flow, den ich erwischst habe. Den ist es … So, jetzt kann ich beispielsweise sagen: So, jetzt ist es so, dass eben dann das IT-Team gesagt hat: Okay, jetzt habe ich hier meine IT-Tickets und jetzt sage ich, hier ändere ich einen Status und sage Okay.
Und diesen Status ist eine SharePoint-Liste. Die kann ich eben hier, da kann ich mir auch verschiedene Ansichten angucken, wie so ein Status Board. Und jetzt kann ich sagen, okay, jetzt habe ich was zu bearbeiten, das geht jetzt zur Genehmigung. Und in dem Moment, wo was zur Genehmigung geschoben wird, dann kann ich eben über einen Flow: Jawohl, wird jetzt was hier entsprechend geändert? Ist die Bedingung, dass ich sage, es wird was zur Genehmigung? Wenn da was ist, Abrufen von den Screenshots, dann mache ich eben eine Genehmigung, wo ich sage, dann kriegen wir eine Genehmigung. Ich warte auf die Genehmigung und dann kann ich fragen: Ist es dort genehmigt? Und wenn es genehmigt ist, wird es aktualisiert und wenn es nicht genehmigt ist, dann kann man beispielsweise noch mal eine Nachricht schicken: Schick mir noch mal einen Screenshot. Also das heißt, hier mal so ein Beispiel Beispiel, IT-Tickets in der Volks- und Raiffeisenbank, die wir darüber eben automatisiert haben. Das heißt, man gibt ein Formular ein, die EDV zieht es entweder sofort auf Verledigt oder sagt: Hey, ich schiebe das im Status Board weiter zur Genehmigung, dann kriegt es der User zur Genehmigung und wenn er es dann ablehnt, geht es wieder zurück und wenn er es entsprechend genehmigt, ist das Thema durch.
Also Dinge, die man ebenso typisches Ticket Aufträge, also Sachen, die man da wunderbar automatisieren kann. Also deswegen dieses Thema KI ist nicht tot, aber viele Dinge gehen einfach einfacher und konsistenter mit diesem Thema Power Automate. Also deswegen ist das immer Advoice, wo ich sage, da sollte man auf alle Fälle reinschauen. Und vielleicht noch für diejenigen, die schon ein bisschen weiter sind, ein kleiner Tech-Tipp noch für die Cracks: Wenn man hier einen neuen Flow erstellt, ich mache das mal und sage Okay, Test, dann wird man merken, dass ich, wenn ich einen Auslöser hinzufüge, kann ich hier Auswählen nach dem verschiedenen Auslösen. Und bei Planner, den ich ja liebe, gibt es leider sehr, sehr wenige Trigger. Da gibt es nur, wenn mir was zugewiesen wurde, wenn eine Aufgabe erstellt wurde, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde. Und das ist wenig. Das heißt, es gibt keinen einen automatischen Trigger, wenn ich sage, wenn eine Aufgabe weitergeschoben wurde in einen anderen Bucket. Das bräuchte ich eigentlich. Was es aber gibt, ist, in SharePoint kann ich sehr viel mehr machen. Und zwar in SharePoint kann ich eben hier, wenn ein Element geändert wird. Also da kann ich eben deutlich mehr machen.
Und hier kann ich eben sehr schön abfragen, was wie wo ist. Und das Gute ist, ich kann eben hier eine SharePoint-Liste auch mir anzeigen, zeigen als ein Board. Also das heißt, hier kann ich die Dinge so wie im Planner hin- und herschieben und die Flows sind immer so gebaut, dass die Anwender nicht auf die SharePoint-Liste kommen, sondern die haben immer nur die Interaktion über die Formulare oder über die Teams-Chat-Nachrichten beispielsweise. Auch noch mal etwas, was vielen nicht bewusst ist: Es gibt hier so eine Automate-Schaltfläche der Listenansicht, SharePoint Lists, und hier gibt es relativ frisch Quick Steps. Das heißt, so wie Sie das in Outlook machen können, dass Sie Quick Steps machen können, können Sie hier auch sagen: Mensch, ich möchte hier für ein Element, was ich markiere, oder 5, 6, 7, markiere ich und dann sage: Schreib mir eine E-Mail, starte ein Teams-Chat, ändere etwas oder pack einen Flow raus. Also auch noch mal super, da tut sich regelmäßig was. Also Power Automate ist wirklich etwas, wo ich sage, sollten Sie sich anschauen. Und wenn Sie sagen, das Ganze ist für mich jetzt wirklich sehr verwirrend, kommentieren Sie gerne im Chat. Ich unterstütze Sie auch gerne in-house beim Bauen solcher Flows.
Fazit
Also ich bin in mehreren Raiffeisenbanken gerade aktuell zurzeit, wo wir sagen, die Microsoft 365, einfühlen Sie jetzt durch. Aber so richtig viel produktiver sind wir jetzt nicht geworden. Wie können wir das denn noch auf eine etwas nächste Ebene bringen? Und da ist natürlich die große Atruvia mit den Lösungen, aber man kann da schon ganz schön viel auch innerhalb des Microsoft 365 Universums machen. Also deswegen funken Sie mich da gerne an. Auch in Nichtbanken bin ich gerade bei einem anderen Kunden in dem Projekt, wo wir uns eben auch anschauen, wie können wir hier Prozesse, die regelmäßig gemacht werden, eben zusammenführen. Ich werde in einer nächsten Episode mal sagen, wie man auch Power BI dazu nutzen kann, denn Power BI als BI-System von Microsoft kann man auch sehr, sehr gut mit ganz vielen Arten von Datenquellen umgehen, Dinge zu konsolidieren. Also deswegen, zum Anfang zurückzukommen: Ja, bevor Sie sagen, welche KI-Lösung gibt es, fragen Sie mal, welche intelligente Automatisierungslösung gibt es vielleicht dafür, gerade wenn Sie Sachen automatisieren wollen. Denn dann macht EDV Sinn, wenn Sie Dinge eben automatisieren können, mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu haben.
In diesem Sinne: Ihnen weiterhin viel Erfolg, Ihr Personal-IT-Coach für Führungskräfte, Thorsten Jekel.
