Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von Digital4Productivity und heute einmal zum Thema, wie Sie IT-Systeme miteinander verbinden können. Wozu sollte man denn IT-Systeme miteinander verbinden?
Warum sollten Sie IT-Systeme miteinander verbinden?
Nicht erst seit Zeiten der künstlichen Intelligenz war es schon nie so eine richtig gute Idee, Dinge, die man manuell immer wieder macht, auch manuell zu machen, sondern es war schon immer eine gute Idee, sich über Automatisierungen von manuellen wiederkehrenden Tätigkeiten Gedanken zu machen, die dann einfach Kapazität für mehr Wert schaffen.
Das heißt, wenn ich eben immer nur Sachen von links nach rechts rüber kopiere, ist das vielleicht keine gute Idee, so was digital zu machen und immer wieder dann mit System A und System B, sondern dann sollte man Digitalisierung auch so nutzen, dass Sie die Möglichkeit haben, dass das automatisiert funktioniert. Also das heißt, hier ersparen Sie Doppelarbeiten und Sie verhindern auch, wenn Sie mal beispielsweise an das Thema LinkedIn-Kontakte, Newsletter und CRM-System denken, überall haben Sie Kundenkontakte drin und fast in jeder Organisation laufen die so auseinander, dass dann immer gucken muss, okay, sind die jetzt schon im LinkedIn, sind die im CRM, sind die im Newslettersystem? Und das Schöne ist, dass man idealerweise die Systeme so verbinden sollte, dass die Dinge sich automatisch immer synchron halten.
Integrierte Schnittstellen
Ja, idealerweise haben alle ihre Systeme so eine integrierte Schnittstelle oder API, wie das so schön auf Neudeutsch heißt. Damit können Sie das wunderbar automatisiert machen. Leider finden Sie das aber nicht immer. Wo finden Sie es bei Ihren bestehenden Systemen? Suchen Sie einfach nach Integrationen oder nach APIs. Da finden Sie immer, mit welchen Systemen die zusammenarbeiten.
Ja, wenn die Systeme integrierte Schnittstellen besitzen, sollten sie diese immer idealerweise nutzen. Ja, was machen Sie jetzt, wenn dies nicht der Fall ist? Dann gibt es die Daten-Drehscheibe, wie ich sie immer nenne, The Glue of the Internet ZAPIER, geschrieben Z A P I R. Ich glaube, ZAPIER ist der richtige Name in Englisch ausgesprochen. Ich bin da aber auch nicht immer ganz sicher.
Die Idee ist, dass es einfach ZAPIER ermöglicht, dass Sie sagen, wenn ich als IT-System eine Schnittstelle zu ZAPIER baue, muss ich halt nur eine Schnittstelle bauen und nicht Schnittstelle zu 526.000 anderen Systemen. Und ZAPIER ist dann die Schnittstelle und es funktioniert immer so nach dem Trigger- und Action-Prinzip. Ich sage, wenn in dem einen System ein Trigger ausgelöst wird, wie beispielsweise ein neuer LinkedIn-Kontakt, verbindet sich mit Ihnen, dann wird in einem Zielsystem, nämlich zum Beispiel im CRM-System ein Kontakt eingetragen. Oder jemand trägt sich in ihr Newsletter System ein, dann wird dieser Kontakt auch automatisch eingetragen in ihr CRM-System. Oder vielleicht dann sogar gleich, dass es so läuft, dass automatisch eine Kontaktanfrage über LinkedIn gestellt wird. Also solche Dinge können Sie wunderbar über ZAPIER dort mit integrieren. Ich wähle mittlerweile meine IT-Systeme sogar danach aus, ob sie eine ZAPIER-Schnittstelle haben. Denn es bringt nämlich eine ganze Möglichkeiten-Arena an zusätzlichen zukünftigen Optionen. Sie wissen ja, ich bin immer ein großer Freund, möglichst zukunftssichere IT-Systeme auszuwählen, so dass Sie immer sagen, selbst wenn ich heute eine Anforderung nicht habe, sollte ein IT-System idealerweise möglichst plattformübergreifend sein, so dass Sie es auf Mac, auf Windows, auf Android, auf iOS, auf allen gängigen mobilen und stationären Plattformen nutzen können. Und es sollte idealerweise eben auch direkt integrierte APIs haben und idealerweise auch eine ZAPIER-Schnittstelle. Also das ist wirklich eine coole Methode. Sie können ZAPIER auch übrigens mal kostenfrei testen und dann gibt es, je nachdem wie viele Dinge Sie haben, gibt es dann entsprechend monatliche Gebühren. Für komplexere Automationen und auch ältere Bestandssysteme gibt es auch RPA-Systeme. Das steht für Robotik Process Automation. Habe ich oft so im Bankenbereich, wo dann einfach vereinfacht gesagt auch ein Stück weit Bildschirm-Eingaben dann simuliert werden. Und das hört sich so ein bisschen nach 1980 an, aber es ist eine gute Brückentechnologie. Also Brückentechnologie heißt immer, dass natürlich auch wie jetzt gerade beim Thema KI hat man im Moment so eine Brückentechnologie-Zeit, wo KI einfach so aufgeflanscht wird auf bestehende Systeme mit integriert wird. Die nächste Generation von IT-Systemen wird von vornherein gleich AI-basiert mitgebaut. Aber es macht trotzdem Sinn, dass man nicht unbedingt immer wartet, bis die Systeme fertig sind, sondern dass man solche Brückentechnologien auch wunderbar nutzt. Wichtig ist, dass diese Brücken dann idealerweise auch, ich sage mal keine Dauerlösung sind, sondern dass man dann langfristig wirklich auf voll integrierte Systeme entsprechend geht. Aber eben mit Zapier beispielsweise haben Sie heute eine sehr pragmatische Möglichkeit, wo Sie Systeme, die eigentlich nicht miteinander kombinierbar sind, wunderbar miteinander kombinieren können. In dem privaten Bereich übrigens gibt es auch noch ein „If this, dann that“-Dienst. Den können Sie beispielsweise wunderbar dazu nutzen, auch wenn Sie was auf LinkedIn posten oder auf Facebook, dass es gleich auf Twitter mit gepostet wird und solche Dinge. Also das heißt, es gibt auch da Überschneidungen. Also „If this, dann that“ heißt der Dienst, ist eben so nach dem Motto „Wenn das, dann das.“ Gleiches Grundprinzip ist eher so im Home-Automatisationsbereich zu Hause ist eher im Consumer Bereich. Manchmal nutze es aber sogar auch im Business-Bereich. Also ZAPIER und „If this, then that“ (IFTT) sind die zwei Systeme, die sich da idealerweise mal angucken sollten.
Fazit
Wie immer finden Sie die Show Notes mit den entsprechenden Links auch dazu. Und wenn Sie weitere Fragen dazu haben oder Sie als Führungskraft einen Sparringspartner als Personal IT-Coach suchen, freue ich mich, wenn Sie mich jederzeit gerne ansprechen. Sie erreichen mich unter t.jekel@jekelteam.de oder einfach in den Shownotes draufklicken, dann geht eine E-Mail an mich auf.
Ja, in diesem Sinne hoffe ich, dass ich Ihnen wieder mal einen kurzen, aber knackigen Impuls zum Thema sinnvolle Digitalisierung geben konnte. Denn das ist meine Idee, eben Digitalisierungsimpulse für Führungskräfte, die Sie umsetzen können, hier zu geben.
In dem Sinne Ihnen viel Erfolg. Bis nächste Woche.
Ihr Thorsten Jekel.
Das Wichtigste in Kürze
- IT-Systeme sollten miteinander verbunden werden, um manuelle Doppelarbeit zu vermeiden und Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen.
- Kontaktdaten in LinkedIn, CRM und Newsletter-Systemen laufen in vielen Organisationen auseinander – automatisierte Synchronisation schafft Abhilfe.
- Integrierte Schnittstellen (APIs) sind die erste Wahl; sie sollten genutzt werden, wann immer ein System sie anbietet.
- Zapier fungiert als universelle Daten-Drehscheibe nach dem Trigger-Action-Prinzip und verbindet Systeme, die keine direkte Schnittstelle zueinander haben.
- Bei der Auswahl neuer IT-Systeme sollte gezielt auf Zapier-Kompatibilität und plattformübergreifende Nutzbarkeit (Mac, Windows, iOS, Android) geachtet werden.
- RPA-Systeme (Robotic Process Automation) sind eine nützliche Brückentechnologie für ältere Bestandssysteme ohne APIs, aber keine Dauerlösung.
- IFTTT („If This Then That“) ist ein ähnlicher Dienst wie Zapier, jedoch eher im Consumer- und Home-Automation-Bereich angesiedelt.
- Langfristig sollten Unternehmen auf vollständig integrierte, KI-basierte Systeme setzen, die Automatisierung von Grund auf unterstützen.
Häufige Fragen (FAQ)
Warum sollte ich IT-Systeme miteinander verbinden?
Die Verbindung von IT-Systemen vermeidet manuelle Doppelarbeit und ermöglicht es, wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren. Dadurch werden Kapazitäten frei, die für wertschöpfendere Aufgaben genutzt werden können.
Was ist das typische Problem mit Kontaktdaten in verschiedenen Systemen?
In den meisten Organisationen sind Kundenkontakte gleichzeitig in LinkedIn, im CRM-System und im Newsletter-System gespeichert, laufen aber schnell auseinander. Ohne automatisierte Synchronisation muss man ständig manuell prüfen, welche Kontakte in welchem System vorhanden sind.
Was ist eine API und warum ist sie wichtig?
Eine API (Application Programming Interface) ist eine integrierte Schnittstelle, über die IT-Systeme automatisiert miteinander kommunizieren können. Wer prüfen möchte, ob sein System eine API besitzt, sollte im jeweiligen System nach „Integrationen“ oder „APIs“ suchen.
Was ist Zapier und wie funktioniert es?
Zapier ist eine Daten-Drehscheibe, die als universelle Schnittstelle zwischen verschiedenen IT-Systemen dient. Es arbeitet nach dem Trigger-Action-Prinzip: Ein Ereignis in System A (z. B. ein neuer LinkedIn-Kontakt) löst automatisch eine Aktion in System B aus (z. B. Eintrag im CRM).
Welche konkreten Automatisierungen sind mit Zapier möglich?
Mit Zapier kann man beispielsweise neue LinkedIn-Kontakte automatisch ins CRM-System übertragen, Newsletter-Anmeldungen direkt im CRM speichern oder automatisch eine LinkedIn-Kontaktanfrage stellen lassen. Solche Verknüpfungen lassen sich ohne Programmierkenntnisse einrichten.
Kann man Zapier kostenlos nutzen?
Zapier kann kostenlos getestet werden. Je nach Umfang und Anzahl der automatisierten Vorgänge entstehen anschließend monatliche Gebühren.
Was sind RPA-Systeme und wofür werden sie eingesetzt?
RPA steht für Robotic Process Automation und bezeichnet Systeme, die Bildschirmeingaben simulieren, um ältere IT-Systeme ohne APIs zu automatisieren. Sie werden häufig im Bankensektor eingesetzt und gelten als nützliche Brückentechnologie, bis vollständig integrierte Lösungen verfügbar sind.
Was ist IFTTT und wie unterscheidet es sich von Zapier?
IFTTT („If This Then That“) ist ein Automatisierungsdienst, der auf demselben Trigger-Action-Prinzip wie Zapier basiert. IFTTT ist jedoch eher für den Consumer-Bereich und die Home-Automation gedacht, während Zapier stärker auf Business-Anwendungen ausgerichtet ist.
Worauf sollte ich bei der Auswahl neuer IT-Systeme achten?
Bei der Auswahl neuer IT-Systeme empfiehlt es sich, auf plattformübergreifende Verfügbarkeit (Mac, Windows, iOS, Android) sowie auf direkte APIs und eine Zapier-Schnittstelle zu achten. Systeme mit diesen Eigenschaften sind zukunftssicherer und eröffnen deutlich mehr Automatisierungsmöglichkeiten.
Sind Brückentechnologien wie Zapier oder RPA eine dauerhafte Lösung?
Brückentechnologien wie Zapier oder RPA sind wertvolle Übergangslösungen, sollten aber nicht als Dauerzustand betrachtet werden. Das langfristige Ziel sollte der Einsatz vollständig integrierter, KI-basierter Systeme sein, die Automatisierung von Anfang an eingebaut haben.
Erwähnte Tools & Ressourcen
- Zapier – Universelle Integrations- und Automatisierungsplattform nach dem Trigger-Action-Prinzip
- IFTTT (If This Then That) – Automatisierungsdienst für den Consumer- und Home-Automation-Bereich
