Einführung
Herzlich willkommen zu einer weiteren Folge von TJs Technology Tuesday. Und in dieser Folge von Digital 4 Productivity geht es mal um die Frage, die ich ganz häufig gestellt bekomme: Wie kann ich denn KI am besten nutzen, um meine E-Mails schneller zu schreiben? Hier gibt es mehrere Stufen für mich. Der erste Punkt ist zu sagen, wo kann ich denn eine E-Mail überhaupt ersetzen? Also ich sehe in vielen Unternehmen, da wird die Kanban-Technologie noch nicht genutzt, wie man sie mit dem Planner beispielsweise in Microsoft 365 nutzen kann, dass ich sage, da gibt es eine Aufgabe, da gibt es irgendwo einen Bearbeitungsstatus, da gibt es eine Rückfrage, da gibt es eine Freigabe, da gibt es eine Genehmigung.
Regel Nr. 1: E-Mails vermeiden
Das heißt, wenn man über solche Kanban-Flows beispielsweise arbeitet, auch für wöchentliche Jour fixes, dann brauche ich gar keine E-Mail. Also das Wichtigste ist immer, wir sind E-Mail halt gewohnt als Medium. Das Wichtigste für mich ist im ersten Schritt immer zu sagen, kann ich die E-Mail denn vermeiden? Denn tendenziell kriegen wir eher zu viel als zu wenig. Vermeiden kann man das beispielsweise gerade als Führungskraft auch dadurch, dass man beispielsweise hier Assistenzen nutzt.
Ich bin ein großer Gegner der Abschaffung von Sekretariaten, Assistenzen. Ich habe seit 15 Jahren meinen eigenen Virtual Private Assistant. Also selbst wenn Sie sagen, ich möchte hier niemanden im Büro drin sitzen haben, eine Vollzeitkraft gibt es externe Dienstleister, mit denen man das wunderbar auch tun kann. Ich habe das sogar damals schon in meiner Zeit als angestellter Geschäftsführer gemacht, wo ich gesagt habe, okay, da habe ich mir auch noch mal externe Unterstützung geholt. Das war so der Impuls, den ich aus der 4-Stunden-Woche von Timothy Ferriss vor allen Dingen mir mitgenommen habe.
So macht es Sinn E-Mails mit KI zu bearbeiten
Also erste Stufe, erste Stufe: E-Mails vermeiden. Zweite Stufe ist dann eben zu überlegen, dauert es denn länger, wenn ich das Ganze mit KI, 25.000, drei, zwei oder 26-mal überarbeite. Das erlebe ich nämlich ganz häufig. Da heißt es dann, antworte mir mit dem Copilot beispielsweise. Und letztendlich muss ich dann so viel korrigieren, dass es dann länger dauert.
Hier gibt es mehrere Ansatzpunkte. Also ein Ansatzpunkt ist, Spielregeln zu haben, dass ich sage, ich antworte einfach, vor allen Dingen intern, nur mit okay, nein, ja oder Daumen auf oder Daumen runter. Dann kann man auch überlegen, ob man intern dann beispielsweise eher per Teams-Kanal kommuniziert. Auch hier wieder das Thema: E-Mails weglassen. Ja, zweiter Part ist, dass man dann sagt, wenn man über E-Mail kommuniziert, auch teilweise einfach nur mit dem Betreff kommuniziert.
Auch immer so, dass es ja wieder deutlich weniger ist. Wenn es dann eine E-Mail sein soll, dann auch mit Copilot, natürlich geht das in Outlook, dann sollte man aber darauf achten, dass man sich das vernünftig einstellt. Und ich zeige das mal. Ich habe mal hier das Outlook dort auf, und beim Outlook ist es eben so, dass es hier die Möglichkeit gibt, ja, sich den Copilot hier einzublenden, und dann kann man eben hier auch noch mal in die Einstellungen des Copilots gehen, so wie man das in anderen Programmen auch hat, so wie man das auch hat in der Edge-Browser-Einstellung beispielsweise, und da gibt es eben immer hier diese drei Punkte, und bei diesen drei Punkten habe ich die Möglichkeit, dann die Personalisierung einzustellen, so wie man sie kennt. Das heißt, so wie in anderen Diensten auch, gehe ich hier drauf, und auf diesen drei Punkten kann ich dann hier reingehen in das Thema der Einstellungen.
Und dann gibt es hier die Personalisierung und dann vor allen Dingen hier die benutzerdefinierten Anweisungen, die dann eben auch für das Verfassen von E-Mails gelten. Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit, dass ich in den Einstellungen hier im Outlook dann – und das ist hier das neue Outlook, ich zeige es gleich noch mal auch im klassischen – im neuen Outlook habe ich hier die Copilot-Einstellungen, und dort kann ich den Copilot aktivieren. Ich kann mir hier sogar noch E-Mails priorisieren lassen. Ich persönlich bin ja kein großer Freund davon. Und es gibt hier noch die Möglichkeit, auch benutzerdefinierte Anweisungen noch mal speziell für das Thema E-Mails reinzugeben. Sie sehen schon, bei mir stehen da keine drin, weil ich das tendenziell eher wenig nutze.
Ich zeige mal, wie das eben im klassischen Outlook ausschaut. Da schaut es eben so aus, dass Sie hier Copilot haben, und dann haben Sie auch diese drei Punkte für die Einstellungen. Sie haben aber nicht noch mal extra die Einstellungsmöglichkeit für das Thema der E-Mail-Einstellungen. Das ist im neuen Outlook schließlich auch drin. Ja, weshalb nutze ich es wenig? Ich nutze es deshalb wenig, weil ich eine andere Methode nutze. Und zwar, was ich als Methode stattdessen nutze, ist, dass ich spreche, dass ich diktiere, und dann wird mir das Ganze umgesetzt. Und das finde ich eine deutlich praktischere Variante. Und hierzu zeige ich Ihnen mal zwei Lösungen, die ich hier sehr empfehlen kann.
E-Mails diktieren statt schreiben – mit Wisprflow
Die erste Lösung, die ich hier empfehlen kann, ist Wisprflow. Und die Idee ist, dass man bei Wisprflow ein Mikrofon definiert und dann einfach durch Tippen und Halten der Control-Taste, das ist in dem Fall dort, dann das Ganze aufgenommen wird, und dann wird es sofort in getippten Text umgesetzt.
Ich mache die Applikation mal auf. So, das heißt, wenn ich sie aufhabe, da sieht man es. Und jetzt kann ich eben hier in den, eben, Einstellungen, die ich hier reinnehmen kann. Da gibt es eben einen Shortcut, den ich hier einstellen kann. Ich kann sagen, welches Mikrofon nehme ich dort mit dazu.
Ich habe hier zu sagen dann auch noch weitere Einstellungen, dass ich sage, es soll beim Start eben eingeloggt werden und so weiter. Und ich habe eben hier auch noch mal, wenn ich reingehe, die Möglichkeit, das Ganze in verschiedenen Abstufungen zu machen. Ich kann das Ganze eben in kostenfreier Variante machen, ich kann das Thema in der Pro-Variante, Enterprise machen. Unterschied ist vor allen Dingen die Menge der Sachen, die ich diktieren kann. Das ist aber wirklich etwas, hat auch die liebe Frau Rademacher beispielsweise, die für mich mein Leuchtturm ist mit ihren 84 Jahren, die dort aber immer hier dabei ist und die neuesten Sachen macht, jetzt auch ausprobiert, und die sagt, das ist wunderbar.
Voicely – eine Deutsche Alternative
Jetzt gibt es bei dem einen oder anderen den Hinweis der Berechtigten, zu sagen: Moment mal, wo sitzt denn diese Firma? USA? Gibt es so etwas denn nicht auch in Deutschland? Gute Nachricht: Ich habe vor Kurzem ein Webinar mitgemacht von Everlast AI, das sind die, bei denen ich auch meine Claude-Masterclass gemacht habe, kann ich auch sehr empfehlen. Und die haben vorgestellt eine deutsche Alternativ, nämlich Voicely.
Also, und das ist genau das Thema, schreibe 5-mal schneller in jeder App. Und das Gute ist nämlich, hier steht auch so schön, schreibe 5-mal schneller in jeder App. Es geht ja nicht nur darum, dass Sie E-Mails damit tippen können, sondern wenn ich auch mit Claude arbeite, mit dem Copilot und so weiter, statt zu tippen diktiere ich, aber ich habe eben einen Text der erscheint, den ich dann auch noch mal editieren kann. Finde ich noch mal etwas besser als den Voice-Modus. Und auch hier gibt es eben, und das ist der große Charme, dass hier die Daten eben in Europa bleiben.
Das heißt, da geht es eben nicht in Richtung USA. Also das ist noch mal ganz gut und funktioniert ähnlich gut, also ist hier in den verschiedenen Systemen eben nutzbar. Und es ist genau die Idee, dass ich sage, Mensch, man redet in seiner normalen Sprache und da spart ein Haufen Zeit dazu. Dazu gibt’s sogar aktuell noch ein spezielles Angebot. Ich habe hier keinen Affiliate-Link, aber ich habe es hier für 5 pro Monat, habe ich hier gebucht. Also das ist so ein 120-Euro-Deal für 2 Jahre. Also kann ich dort noch mal sehr empfehlen.
,Das heißt, ich habe die Möglichkeit, dass wenn ich im Büro bin, habe ich jetzt hier ein Mikrofon. Das geht aber genauso gut mit dem eingebauten Mikrofon Ihres Rechners oder mit den AirPods oder je nachdem, was Sie dabeihaben, oder ein Headset. Das heißt, das ist genau die Idee, dass ich eben statt zu tippen, ich entsprechend schreibe.
Alle Messaging-Dienste auf einem Platz – mit Beeper
Und das übrigens auch ein Hinweis. Also Sie wissen ja, ich bin ein großer Freund von Beeper. Beeper ist ja eine Lösung, mit der ich auch auf dem PC dort Social-Media-Messages verfassen kann, also auch WhatsApp beispielsweise. Ich mache es bei mir mal parallel dazu auf und dann gucken wir uns mal an, was ich damit meine. Also das heißt One Inbox for All Your Chats, hatte ich auch hier schon mal berichtet darüber.
Da ist die Idee, dass man eben alle seine Messaging-Dienste beispielsweise auch auf dem iPad, auf dem iPhone und auf dem Mac oder PC hat. Und das finde ich wirklich cool. Ich schmeiße es mal ganz kurz an hier, damit man das mal so im Überblick sieht.
Also, Sie sehen, die Idee All Chats in One App ist die Idee, dass ich sage, ich habe eine Applikation, wo die Sachen eben in einem Blick drin sind, und dann ist halt das Coole, wenn ich jetzt auf dem PC bin beispielsweise, dann kann ich eben dort auch in WhatsApp beispielsweise dort reingehen, kann sprechen, was ja viele sehr gern machen. Aber ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, ich hasse Sprachnachrichten. Und das Gute ist, Sie können diktieren und der Empfänger kann lesen und damit hat jeder was er hat, weil wir können sehr viel schneller reden und wir können sehr viel schneller lesen, als wir wieder hören können. Das heißt, da ist die Geschwindigkeit unterschiedlich und deswegen geht das wunderbar. Und es geht natürlich auf iPhones, iPads auch mit der eingebauten Diktierfunktion. Die gibt es auch häufig bei PCs und bei Macs. Allerdings ist da sowohl Wispr als auch Voicely deutlich besser, ist meine Erfahrung. Testen Sie es einfach mal aus. Sie wissen, mein Thema ist ja, produktiver zu sein. Und ein Thema ist natürlich, wenn Sie ganz schnell Zehnfingertippen können, dann ist es ein Riesenproduktivitätshebel.
Fazit
Ich musste zu meiner Schande gestehen, dass ich unsere Tochter zwar dazu fast gezwungen habe, einen Zehnfingertippkurs zu machen, worüber sie dankbar ist. Und ich habe ihn nicht mitgemacht, muss ich zu meiner Schande gestehen. Umso froher bin ich, dass ich heute diese Diktierlösung habe. Und vielleicht geht es ja Ihnen genauso, dass Sie sagen, ich kann schneller reden, als ich tippen kann. Und dann ist das Thema eben nicht nur in E-Mails, aber auch dort ein absoluter Produktivitätsvorteil.
Darum geht es hier. Als Personal-Technischer Führungskräfte wünsche ich Ihnen von Herzen viel Erfolg. Ihr Thorsten Jekel.
