Einführung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von TJs Technology Tuesday und Digital 4 Productivity. Wir haben uns in den letzten Episoden einmal angeschaut das Thema Agenten, wir haben uns angeguckt das Thema Programmierung mit KI, wir haben uns letzte Woche einmal einen etwas intensiveren Blick auf die Business-Strategie und die Optionen mit Cloud uns angeguckt. Und Sie wissen, ich bin ein großer Fan von Microsoft 365 und vor allen Dingen Power Automate.
Was ist Power Automate – und was man damit alles machen kann?
Jetzt sagen Sie, Power Automate ist ja sowas von 1980. Ja, ein Stück weit vielleicht ja, aber es ist einfach eine Komponente, die Sie zum einen in Ihrer Microsoft 365 Lizenz schon drin haben. Zum Zweiten merke ich in vielen Projekten, dass 80% Automation sind, 20% sind KI, und man sieht ja auch „Create your Automation with Copilot“. Das heißt, die Dinge wachsen immer näher zusammen.
Also vielleicht hier mal so im Überblick, was man damit machen kann. Also gibt es hier die Möglichkeit, als Einstieg über die Templates mit reinzugehen. Das ist immer eine gute Idee. Hier sehe ich in verschiedenen Bereichen die Möglichkeiten, die es gibt. Und wenn ich All Templates oder Top Picks habe, dann habe ich die Sachen, die am meisten verwendet werden, wobei man nicht immer sagen muss, okay, das macht unbedingt immer Sinn.
Also wenn ich sage, okay, „schedule a reply to send at the perfect time“, also dass ich sage, eine Antwort irgendwie zu timen.
Zum einen kann ich das schon in Outlook machen, also zum Zweiten ist die Frage: Macht das Sinn? Also gibt es hier in dem Bereich auch viele Beispiele, wo ich sage, da gibt es ganz viele Automationen für Dinge, bei denen ich sage: Wo ist das Problem? Also ganz wichtig, wenn Sie sich mit dem Thema Automatisierung generell auch beschäftigen, immer zu sagen: erst das Problem und dann die Lösung, und nicht erst die Lösung und sich dann das Problem suchen. Das sehe ich immer mit dabei. Und das, was ich super finde, ist der Bereich Approval, und das ist zum Beispiel sehr, sehr cool, wenn ich sage, okay, ich möchte, wenn ein Formular eingeht beispielsweise, dann möchte ich eben einen Genehmigungsprozess anschmeißen, und dann gibt es eben dort noch mal eine Benachrichtigung über Teams.
Das macht Sinn. Das heißt, hier sehe ich immer die Komponenten, also in dem Fall Forms. Hier ziehe ich mir Benutzerdaten aus dem Mitarbeitendenverzeichnis, hier habe ich eine Genehmigung, und hier gibt es dann noch einmal eine Rückmeldung über Teams beispielsweise. Jetzt werden die einen oder anderen sagen: Moment, das ist doch alles auf Englisch.
Sie können das auch auf Deutsch einstellen. Ich empfehle nur immer: Wenn Sie mit Automation, wenn Sie mit KI arbeiten, stellen Sie es immer auf Englisch ein, denn es gibt sehr viel mehr Dokumentation auf Englisch als auf Deutsch, weil es einfach viel mehr englischsprachige Menschen auf der Welt gibt als Deutschsprachige. Und bevor Sie dann eine englische Erklärung haben, bei der Sie für sich wieder sagen müssen: Bei mir heißen doch die Funktionen ganz anders, und bevor man beides lernen muss, also wie die deutschen und wie die englischen Begriffe heißen, stellen Sie es immer auf Englisch ein, machen Sie es von vornherein auf Englisch. Und ich sag’s jetzt mal ganz brutal: Wer heute nicht Englisch kann, ist morgen arbeitslos. Das hört sich jetzt ein bisschen brutal an, und ja, zu Zeiten von KI brauche ich das immer weniger.
Ich kann mir natürlich alles immer übersetzen lassen, auch vom Browser. Aber wenn man dann jedes Mal nachgucken muss, verliert man einfach viel Zeit. Also ist es immer noch eine sehr gute Idee, zumindest schon mal Englisch zu lernen, mal ganz unabhängig davon, dass man im Urlaub vielleicht den einen oder anderen persönlichen Kontakt mehr hat und man nicht immer ein Übersetzungs-Device hat. Also spätestens, wenn ich dann irgendwann in einem Land bin, wo ich mal wenig Internetverbindung habe, dann hilft mir eine gute Kenntnis der eigenen oder der englischen Sprache oder der lokalen Sprache ganz gut. Ja, hier habe ich eben diese Templates.
Damit kann man sich immer ein Stück weit orientieren, und die Idee ist eben immer, ich habe hier bei den Prozessen, das ist immer so, dass ich sage, ich habe eben immer einen Auslöser und ich habe mindestens eine Action. Das heißt, ich kann eben sagen: Wenn etwas passiert, was soll dann passieren? Das ist das Mindeste. Und man kann sich eben hier schon mal orientieren und kann sagen, okay, ich nehme mir einfach mal so einen, den ich hier mit dabeihabe, und sage Continue. Und dann kann ich eben sagen, okay, was möchte ich hier haben, und kann mir dann sagen, okay, ich bearbeite es mal im Advanced-Modus, dann sieht man gleich, wie das ausschaut.
So, jetzt habe ich praktisch diese Vorlage, und jetzt habe ich eben hier dieses Thema: Wenn eine neue Antwort in einem Formular ausgefüllt wird, dann hole den Nutzer entsprechend dazu, mache eine Genehmigung. Dann kommt hier sicherlich genau das Thema einer adaptiven Karte. Man kann eine Karte beispielsweise in Teams mit posten, sodass man es sich entsprechend anguckt, dann wartet man auf eine Genehmigung, und dann ist es so, dass ich sage: Genehmigung heißt ja dann eben, entweder ist es approved. Dann, ja, wenn es genehmigt ist, dann soll entsprechend hier informiert werden, und wenn nicht, dann soll auch informiert werden. Also das Ganze ist vom Grundsatz her gar nicht so kompliziert.
Das heißt, man kann sich hier eben an diesen Dingen orientieren. Wichtig ist: Der Teufel steckt da manchmal im Detail. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, sich immer über den Copilot helfen zu lassen, und können sagen: So, bau mir praktisch irgendetwas in der Richtung. Meine Erfahrung ist, dass das sehr, sehr rudimentär ist. Also da kommen manchmal Vorschläge, bei denen ich sage: Leute, du hast dir heute früh aber auch nicht die Schuhe zugebunden.
Ich schalte mal auf Chrome um, weil, wenn ich im Chrome-Browser bin, hier mal ein Beispiel, hier hatte ich einen Flow, also so heißen die Dinger, und da hatte ich einen Fehler drin, und hier habe ich praktisch eingeblendet, das kann man hier machen, eben als Erweiterung Claude von Anthropic. So, und hier kriege ich jetzt eine ganz, ganz andere Qualität. Das heißt, wenn ich mir hier angucke, okay, ich kann mir hier die ganzen Fragen angucken, jetzt kann ich ja sagen: fixe mistake. Das heißt, wenn ich jetzt hier etwas haben will, wo ich sage, da möchte ich gerne, dass ich dort die ganze History noch mit dabeihabe, genau, dann kann ich eben hier noch mal sagen: Mensch, guck mal gerade mal. Die Sprache kann ich auch wieder ändern. Ich würde es entsprechend auf Englisch lassen.
Hier kann ich sagen: Bau mir etwas um. Also hier könnte ich jetzt sagen: Mensch, wenn ich etwas habe, wo ein Fehler ist, fixe mir den Fehler. Das hat er in dem Fall gemacht. Ich kann sagen, ich möchte hier beispielsweise noch Verzweigungen eingeben, dann baut der das. Also Copilot macht meistens so einen Vorschlag, sagt, ich kann gar nichts bauen.
Claude baut richtig, baut meistens auch richtig. Also ist das aus meiner Sicht die deutlich leistungsfähigere Option, die man mit dabeihat. Ja, hier vielleicht einmal ein Überblick, welche Art von Flows es gibt. Es gibt hier, wie man im Bereich Create sieht, die Möglichkeit, dass ich sage, einen automatisierten. Das heißt, in dem Moment, wenn etwas passiert, soll etwas anderes passieren. Also eine E-Mail geht zum Beispiel ein, dann soll die Anlage abgespeichert werden, je nachdem, wie sie heißt, werden die Unterordner automatisiert.
Ein Instant-Workflow heißt, ich drücke auf den Knopf und dann frage ich beispielsweise eine Genehmigung an. Ein Scheduled Workflow ist ein Flow, der zum Beispiel jeden Tag läuft. Also: Guck mal auf das aktuelle Datum, hat heute ein Geburtstag, läuft jeden Tag praktisch. Ja, dann eben Describe to Design, der Traum, zu sagen: Ich habe jetzt hier die Möglichkeit, einfach mit dem Copilot etwas einzugeben. Meine Erfahrung ist, dass das meistens noch nicht so richtig gut funktioniert.
Desktop Flow ist eine extra Lizenz, ein sogenanntes RPA-System, also Robot Process Automation. Das heißt, da kann ich Prozesse auf dem Rechner praktisch so umsetzen, dass die Mausklicks simuliert werden. Es ist eine separate Lizenz, man braucht ein extra Programm dafür. Also ist es dabei. Und dann gibt es noch Process Mining, da kann ich mir die bestehenden Prozesse angucken und optimieren.
Da sieht man aber auch schon mal, dass ich mir hier wieder die Templates angucken kann. Also sieht man, hier gibt es auch wieder Vorschläge, wo ich von Templates starten kann. Interessant ist hier noch einmal, sich das Thema Connections anzugucken. Connections heißt, ich kann mich mit allen Systemen von Microsoft verbinden, selbstverständlich. Aber es gibt eben auch bei den Connections die Möglichkeit, hier zu suchen; beispielsweise hatte ich jetzt gerade bei einem Kunden den Fall, dass sie SMAP ONE einsetzen, und das heißt, hier gibt es auch die Möglichkeit, Fremdsysteme mit anzubinden.
Wichtig ist: Diese Systeme beziehungsweise diese Konnektoren sind immer unterschiedlich leistungsstark. Vom Grundsatz her kann ich damit eben arbeiten; einige haben nur das Thema Trigger, also wenn jetzt ein neues Formular in smapOne hochgeladen wird, dann kann ich praktisch sagen, was dann in Microsoft-Systemen passieren soll. Auch andersherum, dass ich sage, okay, es kommt irgendwas in Microsoft, dass ich eine E-Mail irgendwohin schreibe, dann soll eben beispielsweise ein Link zu einem smapOne-Formular irgendwohin geschickt werden. Und es gibt Systeme, die haben beides. Wichtig ist: Wenn Sie Fremdsysteme haben, die Sie anbinden wollen, immer mal zu gucken: Gibt’s dafür schon einen Connector? Wenn es keinen Connector gibt, sprechen Sie Ihren Dienstleister an, weil es oft welche gibt, die noch nicht offiziell im Microsoft Store sind.
Zapier MCP
Und so ein Ding zu bauen, ist auch keine Riesenraketenwissenschaft. Kleiner Tipp noch mal: Es gibt eben auch den Bereich MCP. Also wenn ich jetzt mal hier gucke, ich suche mal nach MCP, und bei MCP kommt einer. Und zwar da haben wir dann das Thema: Ich will eine neue Connection. So, und jetzt gibt es, so, gib mir hier SAP, und dann sieht man Zapier MCP. SAP ist eine Datendrehscheibe, und die Idee ist eben bei SAP hier, dass man sagen kann: Wenn in einem System was passiert, dann mache etwas in dem anderen.
Ähnliches Prinzip, wie man das praktisch in der Welt von Microsoft 365 hat. Und das Interessante ist, es gibt praktisch hier auch einen Connector, wo ich darüber fast unbegrenzt Systeme mit anbinden kann. Das ist der große Charme, dass ich hier Dinge mit anbinden kann und hier Sachen mit automatisieren kann. Wichtig ist beim Thema Automatisieren immer das Zusammenspiel zu verstehen zwischen den unterschiedlichen Komponenten. Das heißt, wenn ich jetzt hier Dinge habe, ich gehe mal hier in „My flows“ beispielsweise, und ich habe hier sowas wie eine Jubiläumsliste beispielsweise, dann haben wir hier schon mal wesentliche Elemente. Das heißt, ich habe hier so ein Thema ein Auslöser, ich habe hier so ein Thema, dass ich mir Elemente ziehe, Und die Elemente ziehe ich mir ganz, ganz häufig aus einer SharePoint-Liste.
Die Plugins von Anthropic
Also SharePoint-Listen sind die Grundlage, auf die man sich zieht. Dann ziehe ich mir Sachen zusammen und dann schicke ich mir eben hinterher eine E-Mail beispielsweise. Wenn man sich solche Listen aufbereitet, dann ist eine gute Idee, dass man auch hier dann nutzt die Plugins, die Erweiterungen von Anthropic. Also hier mal ein Beispiel: Ich habe jetzt mal hier, um so einen Testflow zu bauen mit Jubiläen, habe ich einfach mal gesagt, Okay, erstelle mir eine Jubilarliste mit zufälligen Namen, zufälligen Jubiläumsdaten, folgenden Spalten. Zack, hat er mir hier diese Tabelle erstellt. Wichtig ist immer, wenn man was importieren möchte in SharePoint, dass man diese komplette Tabelle eben einmal markiert. Hier habe ich schon gemacht, und deswegen hat er diese, diese zwei Dinger gemacht. Und dann muss man hier reingehen in Einfügen, Tabelle. Habe ich hier schon gemacht, weil dann kann man es importieren in SharePoint. Und dann kann man mit einer solchen Tabelle arbeiten.
Die Grenzen von SharePoint
Ja, wichtig ist immer von dem Verständnis, dass man auch beim Thema Automatisieren die Grenzen eben kennt von SharePoint. Das heißt, wenn ich jetzt mal hier reingehe, beispielsweise in ein Testszenario, was ich mal hier habe.
So, wir gucken mal in das Thema So, hier gibt es eben die Möglichkeit, dass ich eben hier auch verschiedene Ansichtenlisten definieren kann. Und das Interessante ist, ich kann eben hier auch Statusboards in SharePoint-Listen eben anlegen, wo ich auch sagen kann, okay, wenn ich das weiterschiebe, ist so ein bisschen wie man das kennt von dem Planner. Das Blöde ist nur, der Planner ist so gut wie nicht automatisierbar. Das heißt, wenn ich jetzt hier reingehe und sage, ich möchte eben einen neuen Flow machen, einen automatisierten, und ich skippe das mal, gehe jetzt manuell rein, dann muss ich eben einen Trigger dazufügen. Und wenn ich jetzt mal sage, ein Trigger heißt eben Planner, dann gibt es hier genau 3, auch wenn ich auf See More gehe. Ich kann hier beispielsweise nicht abfragen, dass ein Bucket verändert wird, also von „In Arbeit“ auf „Bearbeitet“ beispielsweise. Das kann ich nicht einstellen, und deswegen eben ganz, ganz wichtig, dass man sagt, okay, hier arbeitet man eben nicht mit dem Thema Planner, sondern hier arbeitet man dann mit dem Thema SharePoint, mit Listen. Und wenn ich jetzt mal gucke, die SharePoint-Trigger, da habe ich eine ganze Menge an mehr Triggern, dass ich sage, da wird mir ein Element erzeugt in dem Bereich. Wenn man in solche Flows reingeht, die schlechte Nachricht ist, dass ich, ich gehe mal hier rein in ein und sage mal, da haben wir beispielsweise so ein Thema Wettbewerbsscreening hier für einen Kunden, wo wir gesagt haben, okay, mach mir hier einen Webabruf. Auch das kann man eben beispielsweise machen.
Und wenn man jetzt hier diese Syntax beispielsweise eben überlegt, die selber zu bauen, no way. Der Copilot kriegt es auch nicht hin. Da, Sie erinnern sich, empfehle ich immer, in den Chrome-Browser zu gehen und sich dann die Syntax bauen zu lassen. Das funktioniert wunderbar.
Die Integration von KI-Prompts in Automatisierungen
Was Sie hier in diesem Beispiel sehen, es gibt hier noch die Möglichkeit auch, dass ich KI-Prompts mit integrieren kann. Also es gibt auch die Möglichkeit, dass Sie hier in Flows eben KI-Modelle mit integrieren kann, dass ich Dokumente auslesen kann, dass ich eben auch hier Prompts eben machen kann und auch bei Prompt sogar sagen kann, okay, integriere mir bitte die davor über den Weblink generierte Websuche hier mit dazu.
Wenn ich mir das jetzt eben angucke, ich schließe das jetzt noch mal hier und gehe mal hier in die ganzen Parameter beispielsweise, also dann werden Sie auch merken, okay, diese ganzen Parameter, diese ganze eben hier, ich sag mal, Syntax, die man hier dabei hat, das ist der kleine Nachteil von Power Automate. Das ist im ersten Moment nicht intuitiv. Die gute Nachricht ist, wenn Sie eben in den reingehen, in das Thema Cloude im Chrome-Browser, dann kann man sich eben hier helfen lassen und kann sagen, Mensch, erklär mir das, bau mir das beispielsweise. Man kann immer zugucken, was er macht.
Fazit
Wie immer gilt bei diesem Thema Automatisierung: Erst das Problem, dann die Lösung. Also bauen Sie keine Automatisierung für ein Problem, was Sie nicht haben. Zweites Thema ist zu sagen, welches Tool nutze ich denn dafür? Und Microsoft Power Automate hat den großen Charme, dass wenn Sie vor allen Dingen Dinge automatisieren, die Sie im Rahmen von Microsoft 365 machen, also Mails schreiben, Genehmigungen einholen, Dateien abspeichern, mit Outlook irgendwas machen, mit Excel irgendwas machen, mit SharePoint irgendwas machen, also solche Dinge, da ist Power Automate extrem leistungsfähig und Sie zahlen keine zusätzliche Lizenz. Ich empfehle immer, sowas nicht jeden User machen zu lassen, sondern hier Kompetenz aufzubauen in der IT-Abteilung.
Bei Bedarf unterstütze ich Sie da gerne im Rahmen von Power Power Automate-Schulungen oder auch in der, im Rahmen meines IT-Sparrings, wo ich praktisch regelmäßig dann einfach, immer wenn Sie sagen, jetzt müsste ich noch mal irgendwie eine Nacht dranhängen, die habe ich schon vor Ihnen drangehängt und ich kann Ihnen entsprechend helfen. Also schlechte Nachricht, es ist eine gewisse Lernkurve erforderlich für das Thema. Gute Nachricht, es ist sehr, sehr gut integriert.
Sie können eben von Power Automate auch Copilot eben KI-Funktionalitäten abrufen. Sie können aus dem Copilot-Studio auch Agenten abrufen, also Flows abrufen, das geht auch. Und wenn Sie da Unterstützungsbedarf haben, sprechen Sie mich gerne an, und bei Bedarf mache ich da gerne noch mehr.
In diesem Sinne: Erst Hirn einschalten an Technik, dann aber auch Technik einfach nutzen.
Ihr Thorsten Jekel.
